إدارة مشتريات المشروع: دليل سريع

يحتاج كل عمل إلى موارد مثل العمالة والمواد الخام والمعدات والمدخلات الأخرى. يستخدم فريقك الموارد لتنفيذ مجموعة متنوعة من المشاريع مثل صنع المنتجات أو تقديم الخدمات. يجب أن تشتري مؤسستك هذه الموارد ، ويجب التخطيط لعملية الشراء وتنفيذها بعناية. هذا ما تدور حوله إدارة المشتريات.

ما هي إدارة المشتريات؟

تشير إدارة المشتريات إلى جميع الإجراءات والاستراتيجيات المتعلقة بدورة تحديد وتقييم واختيار موردي مدخلات الإنتاج. يتضمن ذلك إنشاء خطة إدارة المشتريات ، واختبار الجودة ، وإدارة عقود الشراء ، وتنفيذ عمليات الشراء وأي نشاط آخر ضروري للتحكم في كيفية إجراء عمليات الشراء في مؤسستك.

يُعد ProjectManager مثاليًا لتتبع خطط الإنتاج الخاصة بك حتى تتمكن من تقدير الوقت الذي ستحتاج فيه إلى شراء المعدات أو المواد أو الأجزاء أو أي شيء تحتاجه لمشاريعك بشكل أفضل. استخدم مخططات جانت الخاصة بنا لتخطيط المهام في عملية الإنتاج الخاصة بك ، وأتمتة مهام سير العمل باستخدام لوحات كانبان وتتبع التكاليف باستخدام مخططات عبء العمل والجداول الزمنية. ابدأ اليوم مجانًا.

يخلط معظم الناس مصطلح إدارة المشتريات مع إدارة المشتريات ، ولكن هناك فرق كبير مهم للغاية في الأعمال والتصنيع وإدارة المشاريع على حد سواء. إليك كيف يختلف هذان المفهومان المتشابهان.

إدارة المشتريات مقابل إدارة المشتريات

إدارة المشتريات هي مجرد جزء صغير من إدارة المشتريات ، وهو أكبر وأكثر استراتيجية. إدارة المشتريات هي ببساطة مجموعة المستندات والأدوات والإجراءات المستخدمة لإدارة عملية الشراء ، مثل طلبات الشراء وطلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء.

ما هي إدارة مشتريات المشروع؟

المشتريات ، من حيث إدارة المشروع ، هي عندما تحتاج إلى الشراء أو الإيجار أو التعاقد مع بعض الموارد الخارجية لتحقيق هدف مشروعك. هذه العلاقات ، مثل أي عملية في المشروع ، تحتاج إلى إدارة.

تعني إدارة هذه العلاقات الحصول على أفضل جودة من البائعين الخارجيين الذين توظفهم الشركة للمساعدة في ممارسة الأعمال التجارية. هناك قيود على إدارة البائعين تدور حول التكلفة والوقت. إدارة المشتريات هي وسيلة للتعامل بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية مع عملية التوريد ، وطلبات الشراء ، والطلب ، والتعجيل ، والتفتيش ، وتسوية المشتريات.

ومع ذلك ، قبل عقد الشراكات أو الشراء ، يجب الإجابة على السؤال عما إذا كانت السلع والخدمات مطلوبة من البائعين الخارجيين. وازن بين إيجابيات وسلبيات إنتاج السلع أو الخدمات داخليًا والتعاقد على التمرين. هل العلاقة مع الشركات الخارجية ضرورية وفعالة من حيث التكلفة على المدى الطويل؟ بمجرد اتخاذ قرار مستنير ، عندها فقط يمكنك المضي قدمًا بثقة أن الخطوات التي تتخذها سليمة من الناحية المالية وتناسب الإطار الزمني الخاص بك.

ما هي خطة إدارة المشتريات؟

تحدد خطة إدارة المشتريات متطلبات الشراء والمبادئ التوجيهية والعملية الشاملة التي ستتبعها منظمة لمشروع معين. يختلف مستوى تعقيد وتفاصيل خطة إدارة المشتريات من مؤسسة إلى أخرى ، ولكن على المستوى الأساسي ، يجب أن تكون خطة إدارة المشتريات الخاصة بك:

• تحديد معايير التقييم لاختيار الموردين
• حدد عملية تقديم العطاءات
• تحديد منهجية التكلفة التي سيتم استخدامها
• قم بتضمين تحليل التكلفة والعائد
• اشرح سبب الحاجة إلى أنشطة الشراء وكيف تتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.
• ضع جدولاً زمنياً لأنشطة الشراء
• تحديد أصحاب المصلحة في إدارة المشتريات
• تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لأنشطة الشراء
• ضع قائمة بأي قيود على الموارد أو افتراضات مشروع قد تؤثر على أنشطة الشراء
• تحديد شروط الدفع والقانونية العامة
• شرح الأدوار والمسؤوليات المختلفة لإدارة المشتريات
• قم بتضمين التكاليف المقدرة لمشروع الشراء
• ضع قائمة بالمخاطر المحتملة التي قد تؤثر على الشراء وأي استراتيجيات للتخفيف
• قم بتضمين عقود الشراء والوثائق مثل طلبات الشراء وأوامر الشراء وطلبات العروض وطلبات عروض الأسعار

وثائق المشتريات

هناك العديد من المستندات المطلوبة لعملية الشراء. فيما يلي بعض أهمها.

طلب المعلومات (RFI)

تستخدم هذه الوثيقة في عملية جمع المعلومات الرسمية. إنه موجه نحو موردي السلع والخدمات الذين قد ترغب في التعاقد معهم. يساعد RFI مديري المشتريات في العثور على المورد الذي سيقدم ما يحتاجون إليه وعندما يحتاجون إليه مقابل سعر يناسبهم.

طلب عرض (RFP)

عندما تتطلع إحدى المؤسسات إلى التعاقد مع بائع أو مقاول ، فإنها سترسل RFP توضح ما تريد القيام به. ثم يلتقط المستند وصف وسعر القيام بهذا العمل من قبل مجموعة متنوعة من الكيانات ، حيث يمكن اختيار الشخص لأنه يقدم أفضل صفقة شاملة.

طلب عرض أسعار (RFQ)

تُستخدم هذه العملية لمطالبة البائعين أو البائعين بتقديم عروض الأسعار الخاصة بهم للعناصر التي سيتم استخدامها في مشروع أو مشروع آخر. يسمح هذا للمرسل بمقارنة الأسعار مع البائعين المحتملين الآخرين الذين يتنافسون على الوظيفة. إنه جزء أساسي من اتخاذ القرار الصحيح بشأن من تتعاقد معه.

عملية إدارة المشتريات

بمجرد أن تصبح جاهزًا لشراء البضائع من البائع ، يتم تقسيم إدارة مشتريات المشروع إلى أربع عمليات.

1. خطة إدارة المشتريات

يتم تحديد المشتريات أولاً خلال مرحلة التخطيط للمشروع. لكل مقاول خارجي ، يجب أن يكون هناك بيان عمل (SOW) ليكون بمثابة وثيقة تحدد العمل الذي يتم التعاقد عليه.

قبل العقد ، مع ذلك ، هناك طلب عرض يقدم فيه مقاولون متعددون عطاءات على الوظيفة ، ويمكن لمدير المشروع أن يحدد من عطاءاتهم من سيحصل على العقد.

هذه الطلبات مدروسة جيدًا لأنها تعمل كوثائق إرشادية طوال المشروع. وأكثر تحديدا كلما كان ذلك أفضل. هذا يتجنب الالتباس لاحقًا ويساعد في وضع خطط أكثر دقة. يتم جمع هذه العملية في خطة إدارة المشتريات ، والتي تتضمن مستندات المتطلبات ، وسجل المخاطر ، ومتطلبات موارد النشاط ، والجدول الزمني للمشروع ، وتقديرات تكلفة النشاط والمزيد.

لتوجيه هذه القرارات ، توجد أدوات وتقنيات ، مثل تحليل الشراء أو الشراء ، والتي تساعد على تحديد ما إذا كان النشاط يحتاج إلى مورد خارجي أو يمكن إجراؤه داخليًا. طلب المساعدة من الخبراء وإجراء أبحاث السوق والاجتماع مع أصحاب المصلحة يساعد أيضًا في توجيه هذا القرار.

2. إجراء المشتريات

بعد الانتهاء من الأعمال الورقية للمرحلة الأولى ، تكون مرحلة إجراء الشراء عندما تقوم بدراسة العطاءات التي تعود وتحدد أيها تقبل. ومع ذلك ، قبل اتخاذ القرار ، يجب أن يكون هناك معيار معمول به لتحديد العطاء الأفضل للمشروع والذي يناسب إدارة الخدمات اللوجستية الخاصة بك. ثم يتم توقيع الاتفاقيات وتحديث خطة إدارة المشروع.

حدد الفائز بالتشاور مع مقدمي العطاءات ، ولديك تقنيات لتقييم العروض والحصول على تقديرات مستقلة للتأكد من أن العطاءات في النطاق الطبيعي. لا يضر طلب مشورة الخبراء في المجالات التي تتعاقد معها للحصول على وجهات نظرهم.

هناك أيضًا تقنيات تحليلية يمكنك تطبيقها. يُعد الإعلان طريقة جيدة للتأكد من أنك تقوم بإلقاء أكبر شبكة ممكنة ، حتى تتمكن من اتخاذ القرار بناءً على جميع المزايدين المحتملين. ثم هناك مفاوضات الشراء التي ستكون ضرورية لتعديل العقود النهائية لتلبية احتياجاتك والمقاول. يجب عليك استخدام أمر الشراء لتوثيق السعر والكمية ونافذة التسليم وشروط الدفع للسلع / الخدمات التي تطلبها. إنها وثيقة ملزمة قانونًا تضمن أنك وبائعك على نفس الصفحة. يمكن أن يساعدك قالب أمر الشراء الخاص بنا في إنشاء نموذج يناسب مشروعك.

3. مراقبة المشتريات

بمجرد توقيع العقود ، يجب دمج إدارة هؤلاء المتعاقدين في مسؤوليات الإدارة العامة. يمكن أن يكون للمقاولين تأثير سلبي على الميزانيات والجداول الزمنية ، مما قد يؤدي إلى خروج المشروع عن المسار الصحيح أو ما هو أسوأ.

لذلك ، تعد تحديثات الحالة المنتظمة ضرورية لمراجعة اتفاقيات المقاول ، والحصول على تحديثات التقدم ومراجعة أداء العمل للتأكد من أن المقاولين يستوفون المتطلبات الموضحة في عقودهم. على الرغم من أنك تستأجر متعاقدين لأنهم خبراء في ما يفعلونه ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى مراقبة وتتبع عملهم للتأكد من أنه يسير كما هو مخطط له.

من الأفضل التعاقد مع نظام للتحكم في التغيير وإجراء مراجعات منتظمة لأداء المشتريات ، بما في ذلك عمليات التفتيش والتدقيق للتأكد من أن العمل يسير بشكل صحيح. تساعد تقارير الأداء على إبقاء المديرين على اطلاع أيضًا. يجب أن يكون هناك نظام للدفع بالإضافة إلى إدارة المطالبات ونظام إدارة السجلات. يجب أن تتضمن أوامر العمل جميع التفاصيل حول العمل الذي يقوم به المقاولون لتسهيل مراقبة الأداء.

4. إغلاق المشتريات

مثلما توجد عملية لبدء الشراء ، هناك حاجة إلى واحدة جاهزة للانتهاء منها. يجب تفصيل ما يشكل العمل المكتمل في الاتفاقية الأولية مع المقاول حتى لا يكون هناك أي لبس من جانب أي منهما فيما يتعلق بوقت انتهاء العمل.

يتطلب التأمين والتأمين عادة إخلاء طرف رسمي للمسؤولية. هذا يضمن عدم وجود تغييرات معلقة تتعلق بقيمة وتاريخ الانتهاء من العقد.

تساعد عمليات تدقيق المشتريات في هذه العملية ، بالإضافة إلى إجراء مفاوضات شراء منظمة. ستكون هناك حاجة أيضًا إلى نظام إدارة السجلات لإدارة جميع الأعمال الورقية التي ستشارك في هذه المرحلة من عملية الشراء.

ما هو دور مدير المشروع في المشتريات؟

يشارك مدير المشروع في المشتريات ، مثل أي جانب آخر يتحكم فيه في عملية إدارة المشروع. ومع ذلك ، فهذه عملية قد لا يمتلكونها بنفس السلطة مثل الأجزاء الأخرى من المشروع.

في حين أن مدير المشروع لديه السلطة لعقد اتفاقيات مع المقاولين نيابة عن الشركة ، فإن مدير المشروع غالبًا ليس هو الشخص الذي يدير هذا العقد بمجرد إبرامه. بغض النظر ، من المهم أن يكون مدير المشروع في الحلقة.

وهذا يعني معرفة العمليات الست ضمن مجالات معرفة إدارة مشتريات المشروع على النحو المبين في هيئة المعرفة لإدارة المشاريع (PMBOK). الأول هو شراء الخطة والاقتناء ، مما يعني تحديد الموارد الخارجية اللازمة للمشروع. يتحكم مدير المشروع في هذا الأمر ، لأنهم أكثر دراية باحتياجات المشروع الإجمالية.

خطة التعاقد هو إنشاء المتطلبات لأي منتجات أو خدمات مطلوبة ، بما في ذلك الشركات التي تقدم هذه المنتجات أو الخدمات. يطلبون ردودًا من البائع عن طريق تضييق نطاق الشركات إلى حفنة ثم اختيار البائعين ، والذي عادة ما يكون هو الجهة الممنوحة لقسم المشتريات.

إدارة العقد هي إدارة العقد مع البائع. يعمل مدير المشروع يوميًا مع مدير حساب البائع. عند تنفيذ العقد ، يكون هناك إغلاق للعقد. عادة ما يتم التعامل مع هذا من قبل قسم المشتريات.

كيف يمكن لـ ProjectManager المساعدة في المشتريات

مثل أي جزء من المشروع ، فإن امتلاك الأدوات المناسبة يمكن أن يجعل شراء إدارة المشروع أكثر فعالية. يقدم ProjectManager مخطط جانت عبر الإنترنت يسمح لك بالتخطيط لعقد مشترياتك ، مع ملاحظة متى تبدأ ومتى يتم التخطيط لإنهائها. تنعكس تحديثات الحالة على الفور ، ويمكنك تتبع تقدم المقاولين للتأكد من أن المشروع لا يزال في الموعد المحدد. يمكن أن يساعد مخطط جانت أيضًا في جدولة المواد إذا احتاجوا إلى الانضمام في وقت معين في المشروع.

نظرًا لأن ProjectManager متصل بالإنترنت ، فإن جميع تحديثات الحالة ، بما في ذلك مدفوعات المشتريات ، تنعكس على الفور على لوحة التحكم في الوقت الفعلي. بعد ذلك ، تأخذ لوحة المعلومات في الوقت الفعلي تلك الأرقام وتطحن تلك البيانات ، والتي يتم تسليمها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. يمكنك الآن معرفة ما إذا كان المشروع يسير على الطريق الصحيح وإدارة أي مشتريات تم إجراؤها للمشروع.

المحتوى ذو الصلة

• إدارة المشتريات: دليل إرشادي بأفضل الممارسات
• نموذج الجرد
• كيفية عمل خطة إدارة المشتريات

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يحتوي على مخططات جانت عبر الإنترنت للمساعدة في الجدولة ولوحة معلومات في الوقت الفعلي تمنحك صورة محدثة عن تقدم المشروع. لم تكن إدارة مشتريات المشروع أسهل من أي وقت مضى. جربها بنفسك من خلال الحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.