بيان نطاق المشروع: قم بتضمين هذه الأشياء السبعة

نطاق المشروع - إنه هدف متحرك وهدف تريد الحصول عليه قبل أن تضع خطة إدارة مشروعك . يُعرّف نطاق مشروعك بأنه مجموع كل أعمال المشروع ، وهو الحد الذي يوجد فيه مشروعك بالكامل.

لكن نطاق المشروع لا يتعلق فقط بإدارة العمل. لتعريفه ، ستحتاج إلى فهم أهداف المشروع ، وهيكل تقسيم العمل ، والمتطلبات ، من بين أشياء أخرى. بعد ذلك ، بمجرد تحديد نطاق مشروعك ، يمكنك إنشاء بيان النطاق.

ما هو بيان نطاق المشروع؟

بيان النطاق هو وثيقة تحدد جميع عناصر نطاق المشروع بالإضافة إلى الافتراضات ومتطلبات المشروع ومعايير القبول. سيعمل بيان نطاق المشروع الخاص بك كأداة أساسية لأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق للرجوع إليها واستخدامها كدليل لقياس نجاح المشروع بدقة.

بيان نطاق المشروع هو جزء من خطة إدارة النطاق ، وهو مستند أكبر يحتوي على جميع الاستراتيجيات والقواعد والإجراءات لإدارة نطاق مشروعك. بالطريقة نفسها ، تعد خطة إدارة النطاق مكونًا مهمًا لخطة مشروعك.

تعد مستندات المشروع الثلاثة هذه مهمة جدًا لنجاح مشروعك ، وكمدير للمشروع ، يجب عليك تتبعها. للقيام بذلك ، من المهم أن تستخدم برنامجًا قويًا لتخطيط المشاريع مثل ProjectManager. تم تجهيز ProjectManager بأدوات تخطيط مشاريع احترافية مثل مخططات جانت ولوحات كانبان وقوائم المهام وغير ذلك الكثير.

مخطط بيان نطاق المشروع

الآن بعد أن عرفنا ما هو بيان نطاق المشروع ، دعنا نتعلم كيفية كتابة وثيقة إدارة المشروع المهمة هذه. على غرار الأسئلة الخمسة للصحافة - من وماذا ومتى وأين ولماذا - من أجل توضيح بيان نطاق مشروعك بشكل صحيح ، يجب عليك معالجة هذه الأشياء السبعة:

1. أهداف وغايات المشروع

أهداف المشروع وغاياته هي التي تحدد الغرض من المشروع. أهداف المشروع هي الخطوات الأصغر التي تؤدي إلى أهداف المشروع ، والتي تكون أوسع. ابدأ بيان نطاق مشروعك من خلال شرحها. يجب توثيق هذه الأهداف والغايات في ميثاق المشروع أيضًا.

2. متطلبات المشروع

يجب أن يتوصل مديرو المشروع وأصحاب المصلحة إلى اتفاق حول نطاق المشروع ومتطلبات المشروع الأخرى مثل الجودة المتوقعة والمخاطر والفوائد والتكلفة ، من بين أمور أخرى.

3. وصف نطاق المشروع

قد يبدو الأمر سهلاً بدرجة كافية ، لكن هذه هي الخطوة الأكثر أهمية. هنا ستحدد نطاق مشروعك ، وهو كل العمل الذي يجب القيام به لإكمال المشروع. فيما يلي بعض الخطوات البسيطة لمساعدتك في تحديد نطاق المشروع.

• استخدم هيكل تنظيم العمل لتصور جميع مهام المشروع والتسليمات والمعالم الرئيسية.
• اذكر ما هو ضمن نطاق مشروعك وما هو خارج النطاق. يُعرف كل شيء غير مدرج في نطاق المشروع باسم استثناءات المشروع.
• حدد قيود المشروع ، وهي جميع القيود مثل الوقت أو التكلفة.
• قم بإنشاء خط أساس للنطاق لمقارنة تقدمك الفعلي بنطاق المشروع المخطط له.

تعتبر استثناءات وقيود المشروع مهمة للغاية لأنها تساعد في وضع حدود للمشروع في الوجود. كما أنهم يديرون توقعات / مدخلات أصحاب المصلحة ويمنحون أعضاء فريقك بعض القيود الإبداعية للعمل ضمنها.

4. استثناءات المشروع

في حين أنه من الضروري أن تحدد الحدود حول ما يتضمنه المشروع منذ البداية ، فمن المهم أيضًا أن تسرد ما لا يتضمنه هذا المشروع. فمثلا:

• تحديثات التطبيق المخطط لها لمشروع لاحق والتي لم يتم تضمينها عن قصد في هذا المشروع
• وصول العملاء المقيد أو المعاد جدولته إلى بعض خطوط الدعم / ميزات المنتج

5. قيود المشروع

قيود المشروع هي التي تجعل إدارة المشاريع مثل هذا اللغز لحلها. عادةً ما تكون أهم ثلاثة قيود لإدارة أي مشروع هي الوقت والمال والنطاق ، والمعروف باسم القيد الثلاثي لإدارة المشروع. إنها مترابطة ، مما يعني أنه إذا قمت بسحب رافعة واحدة على "النطاق" ، فإن رافعة أخرى على "المال" أو "الوقت" ستتحرك أيضًا.

ولكن هناك قيود إضافية للمشروع يمكن أن تظهر في أي وقت ، بما في ذلك المخاطر والموارد والتنظيم والطريقة والعملاء وغير ذلك. ضع قائمة بجميع القيود التي تتوقعها في مشروعك ، حتى تتمكن من محاولة وضع حلول جاهزة للتشغيل عند الحاجة.

6. افتراضات المشروع

تدور افتراضات مشروعك عادةً حول الأشياء ذاتها التي ينتهي بها الأمر إلى كونها قيودًا ، بما في ذلك الوقت والمال والنطاق. على سبيل المثال ، ستدرج في هذا القسم ، "سيكون فريق تطوير الواجهة الأمامية متاحًا خلال هذه الفترة الزمنية للمشروع" ، أو "سيتلقى فريق دعم العملاء تدريبًا على منتج جديد بحلول الوقت المحدد." من المهم سردها لأن هذا لن يخبر أصحاب المصلحة الرئيسيين فقط ما هي احتياجاتك من الموارد الأساسية لإنجاز المشروع ، بل سيعطيك أيضًا نظرة ثاقبة سريعة حول مكان تكمن أكبر عوامل الخطر لديك.

7. نواتج المشروع

قم بإدراج الإنجازات التي يحتاج أعضاء فريقك إلى إنتاجها من أجل تلبية أهداف العمل. يمكن أن يشمل ذلك المنتج نفسه ، وأدلة التعليمات والتثبيت ، والمواد التسويقية ، والبيانات الصحفية ، والحملات الإعلانية والمزيد.

سيساعد مخطط بيان نطاق مشروعك في العمل كعلامة أثناء إنشاء بيان النطاق الكامل الخاص بك. لأنه في حين أن التنبؤ بمستقبل المشروع مستحيل على هذا المستوى العالي ، فهذه هي الخطوة الأولى لجعل مشروعك أقرب ما يكون إلى النتيجة قدر الإمكان. من خلال البدء بالبيانات السبعة الأساسية أعلاه ، يمكنك الحصول على السبق في مشروع ناجح.

مخططات جانت هي أحصنة عمل لإدارة النطاق. ومع ذلك ، فإن معظم برامج جانت محدودة للغاية من حيث وظائفها. يحتوي ProjectManager على مخططات جانت الديناميكية عبر الإنترنت التي تقوم بالتنظيم المنتظم وتحديد الأولويات وربط التبعيات وإضافة المعالم. ولكن بخلاف الأدوات الأخرى ، يمكنك تصفية المسار الحرج. عندما تقوم بتعيين الأساس ، يمكنك مقارنة تقدمك الفعلي بما كنت قد خططت له. لا توجد طريقة أفضل لمراقبة نطاق المشروع.

نموذج بيان نطاق المشروع

قالب نطاق المشروع المجاني الخاص بنا هو الأداة المثالية لإنشاء بيان نطاق لمشاريعك. ما عليك سوى ملء الحقول التي قمنا بمراجعتها أعلاه وابدأ في إدارة العمل.

بيان نطاق المشروع مقابل نطاق العمل

هناك بعض الأشياء التي عادةً ما يتم الخلط بينها وبين بيانات نطاق المشروع ، بما في ذلك نطاق عملك. قد تبدو متشابهة ، ولكن فيما يلي الاختلافات الأساسية بين هذين.

نطاق عملك هو اتفاق عمل ، عادة بين المستشار والعميل ، والذي يوضح تفاصيل اتفاقية العمل الذي يتعين القيام به ، بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر:

• التسليمات / المنتجات / النتائج
• الجدول الزمني للمشروع
• معالم المشروع
• تقارير لفهرسة تقدم المشروع

على الرغم من أن كتابة نطاق عملك قد يستغرق وقتًا طويلاً ، إلا أنه يحدد المشروع نفسه وليس بالضرورة الخطة التي يجب اتباعها. بيان نطاق المشروع ، بدوره ، يفي بهذا الدور من خلال تفصيل ورسم خرائط لما يمكن توقعه بالضبط مع خطة المشروع والمشروع نفسه.

بيان نطاق المشروع مقابل خطة إدارة نطاق المشروع

قد تبدو متشابهة ، وقد تكون نتيجة المشروع متشابهة ، لكن بيان نطاق المشروع يختلف عن خطة إدارة نطاق المشروع. خطة إدارة نطاق المشروع هي ما يتبع بيان نطاق المشروع ، الذي يوضح بالتفصيل عملية إدارة النطاق من البداية إلى نهاية دورة حياة المشروع.

بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد في تحديد العمل الذي يجب القيام به على مدار المشروع ، ويتحكم في هذه العمليات ويراقبها. كما يوثق ويتتبع المراحل لتجنب زحف النطاق ، ويساعد في إغلاق المشروع ، بما في ذلك مراجعة الإنجازات وتقييم نتائج المشروع لعوامل النجاح.

بيان النطاق الخاص بك ليس معنيًا تقريبًا - إنه مجرد مظلة لخطة إدارة نطاق المشروع ، حيث يعمل بمثابة نموذج تقييم لأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق لاتباعه.

أفضل الممارسات لبيان نطاق المشروع الناجح

فيما يلي أفضل الممارسات التي يجب مراعاتها أثناء كتابة بيان نطاق مشروعك:

• تجنب استخدام لغة ثقيلة المصطلحات. ستتحدث إلى عدة أشخاص عبر أقسام وتخصصات متعددة ، لذا حافظ على اتساق اللغة ووضوحها.
• اختصر. نظرًا لأن هذا المستند يسعى للحصول على موافقة أصحاب المصلحة ، فمن المحتمل أن يكون هناك الكثير من التحرير الذي يتعين القيام به قبل الانتهاء منه ، وسيحتاج إلى أن يكون دليلًا مرجعيًا سريعًا في وقت لاحق. لذا ، اجعل الأمر بسيطًا واحتفظ بالإسهاب لخطة مشروعك الكاملة.
• ابتعد عن التصريحات الكاسحة. لا تريد الإفراط في تخصيص مواردك في المشروع حتى قبل أن يبدأ.
• تأكد من أنه يجيب على أسئلة ، مثل:
  • ما هي فوائد الأعمال طويلة المدى؟
  • ما الذي تقدمه لعملائنا غير الموجودين بالفعل؟
  • هل هذا أفضل مما نقدمه حاليًا في السوق؟

مدير المشروع وإدارة نطاق المشروع

يمكن أن تتطلب عمليات طرح المشروعات الكبرى وقتك وطاقتك. لا تدع الأمر يربكك قبل انطلاق المباراة. بالنسبة للمبتدئين ، يمكنك استخدام برنامج Gantt chart الخاص بنا لإنشاء WBS والحصول على صورة مرئية عن التسليمات ، بالإضافة إلى المهام المطلوبة لإكمالها قبل إرسال بيان نطاق المشروع الخاص بك.

من هناك ، يمكنك تجربة ProjectManager واستخدام ميزات إدارة المهام لدينا لتنظيم جميع المهام الضرورية وتحديد أولوياتها وفرزها حسب مرحلة المشروع. يمكنك حتى أن تطلب من أشخاص آخرين تقديم مدخلات: يمكن لأعضاء الفريق التعليق مباشرة على المهام حتى يظل الاتصال منظمًا ومباشرًا.

احتفظ بعلامات تبويب على مواردك ومهامك وإنجازاتك والمزيد حتى تتمكن من الحفاظ على مشروعك في المسار الصحيح. باستخدام ProjectManager ، يمكنك التدرب على تخطيط الجدول الزمني لمشروعك باستخدام مخطط جانت الخاص بنا ، وإدراج المخرجات باستخدام قائمة المهام أو أداة كانبان ودعوة أعضاء الفريق لمراجعة الجدول الزمني قبل إرسال بيان النطاق إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين. ابدأ تجربتك المجانية لمدة 30 يومًا اليوم.