نطاق المشروع 101

يعد تحديد نطاق المشروع جزءًا مهمًا من عملية تخطيط المشروع. ذلك لأن نطاق المشروع يحدد حدود ما سيكون وما لن يكون جزءًا من عمل المشروع ، وهو أمر مهم جدًا عند إعداد ميزانية المشروع والجدول الزمني.

لذلك ، بطبيعة الحال ، تعد إدارة النطاق مجالًا مهمًا جدًا لإدارة المشاريع وهناك الكثير لنتعلمه عنها. لكن قبل أن ننتقل إلى ذلك ، لنبدأ بتعريف نطاق المشروع.

ما هو نطاق المشروع؟

نطاق المشروع هو الحجم الإجمالي للعمل الذي يجب القيام به لإكمال المشروع. إنه أيضًا أحد القيود الثلاثية لإدارة المشاريع. يعد تحديد النطاق جزءًا من عملية تخطيط المشروع ويساعد مديري المشاريع على تحديد أهداف المشروع والتسليمات والمهام والتكاليف والمواعيد النهائية.

عادةً ما يتم تحديد نطاق المشروع في مستند يسمى بيان النطاق ، بينما توضح خطة إدارة النطاق كيفية التحكم فيه. دعنا نتعرف على مستندات إدارة المشروع المهمة هذه.

بيان نطاق المشروع

كما ذكر أعلاه ، فإن بيان النطاق هو وثيقة إدارة المشروع التي تصف نطاق المشروع. عادة ما تتضمن العناصر التالية:

• أهداف المشروع وغاياته: متطلبات المشروع أو معايير القبول.
• تسليمات المشروع: نتائج مهام المشروع.
• استثناءات وقيود المشروع: بصفتك مدير مشروع تحتاج إلى شرح ما لا يمكن القيام به ولماذا.
• افتراضات المشروع: بعض الافتراضات الأولية لدى فريق إدارة المشروع قبل تنفيذ العمل.
• معالم المشروع: تحدد هذه اللحظات المهمة في دورة حياة المشروع ، مثل نهاية المرحلة.
• خط الأساس للنطاق: نطاقك الأصلي كما خططت له. يسمح لك النطاق الأساسي بمقارنة النتائج الفعلية مقابل ما هو موجود في بيان النطاق الخاص بك.

بيان النطاق هو أيضًا دليل إرشادي لمدير المشروع. يساعدهم في اتخاذ قرارات بشأن طلبات التغيير طوال دورة حياة المشروع. التغيير جزء لا مفر منه في أي مشروع ، بغض النظر عن مدى دقة خطة مشروعك ، لذا فأنت تريد تضمين احتمالية التغيير في بيان النطاق الخاص بك لإدارته بشكل أفضل لاحقًا.

قالب بيان نطاق المشروع المجاني هو الأداة المثالية لتحديد نطاق مشروعك. إنه قابل للتخصيص بسهولة حتى تتمكن من تعديله وفقًا لاحتياجات مشروعك. ثم يمكنك تجربة ProjectManager للحصول على خبرة قوية في إدارة المهام والنطاق.

خطة إدارة النطاق

تعتبر خطة إدارة النطاق أحد عناصر خطة المشروع. يتضمن بيان النطاق بالإضافة إلى خطة العمل التي سيتخذها فريق المشروع لمراقبة نطاق المشروع والتحكم فيه.

كيفية تحديد نطاق المشروع

يعني تحديد نطاق المشروع أكثر من مجرد تحديد جميع المهام والتسليمات والمعالم والتبعيات. اتبع هذه الخطوات للحصول على نظرة أكثر شمولية لنطاق مشروعك.

1. تحديد أهداف وغايات المشروع

أهداف المشروع وأهداف المشروع ليست هي نفسها الأشياء. الأهداف ذات مستوى أعلى من الأهداف ، وهي أكثر تحديدًا. يجب تحديدها في ميثاق المشروع خلال مرحلة بدء المشروع.

2. جمع متطلبات المشروع

يمكن أيضًا العثور على متطلبات المشروع في ميثاق المشروع. أصحاب المصلحة لديهم متطلبات الجودة والمالية وأنواع أخرى من متطلبات المشروع. ستساعدك هذه المتطلبات في تحديد ما يمكن وما لا يمكن تضمينه في نطاقك.

3. استثناءات وقيود المشروع

تشير استثناءات المشروع إلى أي شيء لن يتم القيام به. تحديد ذلك لا يقل أهمية عن تحديد النطاق. سيساعدك ذلك على تجنب أي سوء تفاهم مع أصحاب المصلحة في المشروع. من المهم أيضًا ملاحظة أي قيود مهمة مثل التكاليف التي قد تؤثر على نطاق المشروع.

4. تحديد المهام والتسليمات

هيكل تقسيم العمل (WBS) هو أداة تخطيط تساعد مديري المشاريع على تصور جميع المهام المطلوبة لإكمال المشروع وتنظيمها حسب التسلسل الهرمي وتحديد التبعيات والتسليمات.

5. ضع خطة لإدارة الموارد

الآن بعد أن حددت مهام مشروعك ، حان الوقت لتحديد الموارد المطلوبة لتنفيذها. وهذا يشمل أعضاء الفريق والمعدات والمواد. ستحتاج إلى تخصيص هذه الموارد لإنجاز كل مهمة في نطاق مشروعك. قدر هذه التكاليف وأضفها إلى ميزانية مشروعك.

6. تغيير عملية التحكم

يمكن أن يتأثر نطاق المشروع سلبًا عندما تمر التغييرات مثل متطلبات المشروع الجديدة دون أن يلاحظها أحد. هذا لأنهم يخلقون عملاً إضافيًا لا يتم احتسابه. هذا يسمى زحف النطاق. لتجنب ذلك ، تحتاج إلى تغيير إجراءات التحكم مثل طلبات التغيير حتى يتمكن فريق المشروع من تعديل خطة إدارة النطاق.

الآن بعد أن حددت نطاق مشروعك ، فقد أكملت الخطوة الأولى في عملية إدارة النطاق.

عملية إدارة نطاق المشروع

تعد إدارة النطاق واحدة من أكثر المجالات أهمية في إدارة المشروع لأن إدارة المشروع تقوم بالفعل بإدارة نطاقه. ذلك لأن إدارة النطاق تتمثل في تحقيق أهداف المشروع ضمن الوقت والميزانية المعتمدة من قبل أصحاب المصلحة. لكن هذه القرارات ليست ملزمة بالضرورة. تتغير الأشياء بالطبع ، ولكن عليك التأكد من أن هذه التغييرات تتماشى مع أهداف مشروع أصحاب المصلحة.

تعني إدارة النطاق منذ البداية أن لديك أنت وأصحاب المصلحة خط اتصال واضح. عليك أن تعرف رؤيتهم لمعرفة ما يتوقعونه في المشروع. بهذه الطريقة ، عندما يحدث التغيير ، يمكنك توجيهه لتحقيق أهداف المشروع مع الحفاظ على المشروع ككل على المسار الصحيح. لكن هذه مجرد البداية.

لإدارة نطاق المشروع ، عليك القيام بخمسة أشياء:

1. تحديد نطاق المشروع
2. اكتب بيان النطاق
3. قم بإنشاء خطة إدارة النطاق
4. حدد خط الأساس للنطاق للتحكم في النطاق
5. مراقبة والتحكم في نطاق المشروع الخاص بك خلال دورة حياة المشروع

نصيحة احترافية: يتم تعريف إدارة النطاق على أنها مجال معرفة إدارة المشروع من قبل معهد إدارة المشروع (PMI).

كيفية إدارة نطاق المشروع باستخدام ProjectManager

لدى ProjectManager مجموعة من الأدوات لمساعدة المديرين على تتبع نطاق مشروعهم. أولاً وقبل كل شيء ، من وجهة نظر مدير المشروع ، هو مخطط جانت عبر الإنترنت. استخدم مخطط جانت الخاص بنا لإنشاء خطة مشروع ، حيث تتم جدولة جميع مهامك المحددة مع المعينين والمواعيد النهائية. بالإضافة إلى ذلك ، تتميز مخططات جانت الخاصة بنا بأشرطة تقدم يتم تحديثها في الوقت الفعلي بينما يكمل أعضاء الفريق مهامهم ، بحيث تتمتع بأقصى قدر من الشفافية.

ميزات إدارة المهام للقيام بالعمل

يأتي ProjectManager بثلاث طرق عرض مختلفة للعمل على المهام. جانت ، التي ذكرناها ، لوحات كانبان وقوائم المهام. يمكن استخدام طرق العرض الثلاثة للعمل في نفس المشروع ، مما يعني أنه يمكن لأعضاء الفريق العمل على مهام المشروع بطريقتهم الخاصة. تعمل هذه المرونة على تحسين الإنتاجية عبر الفريق ، مع التأكد من تجنب زحف النطاق المخيف.

لوحات تحكم المشروع لتتبع أفضل

تعد لوحات المعلومات أفضل صديق لك عندما تحاول اكتشاف زحف النطاق. تمنحك لوحة معلومات المشروع في الوقت الفعلي نظرة حية على المقاييس المهمة عبر مشروعك. تتيح لك هذه البيانات الحية تحديد الاختناقات والمشكلات بشكل أسرع مما كنت تعتقد أنه ممكن. بالإضافة إلى ذلك ، يتم عرض كل ذلك في رسوم بيانية بسيطة يمكن مشاركتها بسهولة مع أصحاب المصلحة أو أعضاء الفريق.

أفضل طريقة لإدارة نطاق المشروع هي امتلاك أداة لإدارة المشروع عبر الإنترنت تمنحك بيانات في الوقت الفعلي حتى تتمكن من التصرف عند ظهور المشكلات وقبل أن تتحول إلى مشاكل. ProjectManager قائم على السحابة ، لذلك عندما يقوم فريقك بتحديث تماثيلهم ، أينما كانوا وفي أي وقت ، يتم تحديث هذه المعلومات على الفور ويمكنك مراقبة تقدم مشروعك بشكل أكثر دقة. انظر بنفسك من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.