إدارة وقت المشروع: الإستراتيجيات والنصائح والأدوات

الوقت ليس في صالحك عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع. تتراكم الأعمال وتقترب المواعيد النهائية بسرعة. في حين أن مديري المشاريع لم يكتشفوا كيفية ثني الوقت والمساحة لعطاءاتهم ، إلا أن هناك تقنيات إدارة الوقت التي يمكنك استخدامها لإدارة الوقت الذي تقضيه في المهام.

لا ، هذا ليس خيالًا علميًا ، إنه إدارة وقت المشروع . تتطلب إدارة وقت المشروع التخطيط والجدولة والمراقبة والتحكم في المهام طوال دورة حياة المشروع. لكننا نتقدم على أنفسنا. لنبدأ من البدايه.

ما هي إدارة وقت المشروع؟

إدارة وقت المشروع هي عملية إدارة المشروع لتحليل العمل ووضع جدول زمني لضمان إكمال المشروع ضمن جدول زمني معين.

هناك ست خطوات عند إدارة وقت المشروع:

1. تحديد الأنشطة: تحديد جميع المهام اللازمة لإنتاج الناتج النهائي للمشروع.
2. أنشطة التسلسل: قم بتعيين ترتيب المهام والتسليمات.
3. تقدير الموارد: حدد الموارد المطلوبة (بالإضافة إلى الكمية) لإكمال المهام وإنتاج التسليمات.
4. تقدير المدة: اكتشف المدة التي ستستغرقها كل مهمة لإكمال وتقدير مدة الجدول الزمني للمشروع بأكمله.
5. تطوير الجدول الزمني: باستخدام المعلومات الواردة أعلاه ، قم بإنشاء جدول زمني للمشروع.
6. جدول التحكم: قم بتطوير إستراتيجية للتخفيف من المخاطر ومعالجة التغييرات في الجدول الزمني للمشروع عند تنفيذه.

تتطلب خطوات إدارة الوقت المذكورة أعلاه مدخلات من فريق المشروع الخاص بك ، وكذلك أصحاب المصلحة والأطراف الأخرى المشاركة في المشروع حتى تكون دقيقة قدر الإمكان. خطة إدارة وقت مشروعك ليست ثابتة ويجب مراجعتها ومراجعتها طوال دورة حياة المشروع.

لماذا تعتبر إدارة وقت المشروع مهمة؟

المشاريع مخيفة. هناك الكثير لفعله ، مع القليل من الوقت أو المال للقيام بذلك. ليس هناك مجال للخطأ ، والذي يمكن أن يكون مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً. يحب أصحاب المصلحة اليقين - وبينما لا يمكنك أن تعدهم بأن كل شيء سيعمل كالساعة ، يمكنك بالتأكيد بذل قصارى جهدك لإدارة الوقت.

تمنحك إدارة وقت المشروع فرصة لتقسيم المشروع إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة ، مثل المهام. في الواقع ، تعمل إدارة وقت المشروع بشكل مثالي مع إدارة المهام وإدارة الموارد لإبقائك في الموعد المحدد.

من خلال تخصيص الوقت لكل مهمة في مشروعك ، يمكنك التحكم في المخطط الزمني للمشروع والتسليم كما هو مقرر. سواء كان ذلك بقائمة مهام أو برنامج إدارة مشروع أكثر قوة ، يمكنك تحديد أولويات المهام وتحديد التبعيات وتعيين المعالم للمساعدة في تتبع التقدم.

يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشاريع في إدارة كل تلك الأجزاء المتحركة. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة ومجهز بأدوات إدارة الوقت لتتبع عمل فريقك في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا الحصول على نظرة عامة باستخدام لوحة معلومات مباشرة وتقارير بنقرة واحدة. جرب ProjectManager مجانًا اليوم!

استراتيجيات إدارة الوقت

هناك العديد من الإستراتيجيات لإدارة وقت المشروع في المشاريع:

• اتبع الخطوات الست المذكورة أعلاه: هذا أمر بالغ الأهمية لتنظيم وجدولة عملك. عليك أن تعرف كيف تقضي وقتك. يتضمن ذلك ساعات التسجيل لنفسك وفريقك.
• تعرف على المدة التي تستغرقها كل مهمة: قارن هذا بالوقت الذي قدرته. إذا كان هناك تناقض ، فابحث عن السبب واضبط جدولك. ربما يجب القيام بهذه المهمة عندما يكون فريقك جديدًا ، سواء كان ذلك أول شيء في اليوم أو الأسبوع.
• ركز على مهامك: حافظ على تنظيم قائمة مهامك. سواء كنت تستخدم قائمة مهام بسيطة أو برنامج إدارة مشروع ، فقم بتنظيم مهامك حسب تاريخ الاستحقاق لمعرفة متى يجب إكمالها.
• مهما فعلت ، لا تفرط في الالتزام: في بعض الأحيان يكون من الأفضل ترك مهمة تستغرق الكثير من الوقت والانتقال إلى المهمة التالية. قد يبدو الأمر غير بديهي ، ولكن هذا ما تدور حوله إدارة وقت المشروع: الكفاءة.
• استخدم قاعدة 80/20: تنص القاعدة 80/20 على أن 80 بالمائة من نتائجك تأتي من 20 بالمائة من عملك. ما يعنيه ذلك هو تعلم كيفية تحسين عبء عملك من خلال تحديد أولويات المهام والوقت.
• استخدم أدوات إدارة وقت المشروع المناسبة: يمكن لبرنامج إدارة المشروع توفير الوقت عن طريق تبسيط وأتمتة العمل الذي يعيقك أثناء اليوم.

أمثلة على أداة إدارة وقت المشروع

هناك العديد من الأدوات البرمجية التي تتناول إدارة وقت المشروع. بعض الأساسيات هي كما يلي:

الدوام

الدوام ضرورة. تريد الفرق الحصول على أموال ، وتبسط الجداول الزمنية عملية كشوف المرتبات مع إعطاء مديري المشاريع نظرة ثاقبة حول مقدار الوقت الذي تقضيه فرقهم في المهام. من خلال تتبع أدائهم ، يمكن للمديرين معرفة من يعمل بشكل جيد ومن قد يحتاج إلى موارد إضافية للعودة إلى الموعد المحدد.

التقارير

للحصول على مزيد من البيانات حول تقدم المشروع وأداء فريقك ، استخدم تقارير المشروع. تحتوي معظم برامج إدارة المشاريع على تقارير متعددة للمشاريع ، مثل تقارير الحالة وتقارير الوقت والتكاليف. يقدمون جميعًا وجهات نظر مختلفة حول المشروع وكيفية استخدام الوقت.

جدولة خط الأساس

من أجل تتبع تقدمك بدقة ، تحتاج إلى تحديد خط الأساس. يلتقط الخط الأساسي خطة الجدول الزمني للمشروع ، بحيث يمكنك مقارنة الخطة بالتقدم الفعلي. يوفر البرنامج المستند إلى السحابة بيانات تتبع الوقت المباشر ويتيح لك معرفة ما إذا كان المشروع يخرج عن المسار الصحيح.

بيانات تاريخية

للبقاء على المسار الصحيح ، تحتاج إلى تقديرات دقيقة للوقت. واحدة من أفضل الطرق للبحث في ذلك هي مقارنة مشروعك بمشروعات مماثلة في الماضي. يمنحك استخدام هذه البيانات التاريخية صورة أوضح عن مقدار الوقت الذي تتوقع أن تقضيه.

نصائح لإدارة الوقت

لأحد ، احتفظ بقائمة مهام. يبدو أنها خطوة واضحة نحو إدارة وقت المشروع ، لكن ستندهش من عدد الأشخاص غير المتعمدين عند محاولة العمل بشكل أكثر إنتاجية. يعد الاحتفاظ بعملك على قصاصات من الورق أو ملء شاشتك باستخدام Post-Its طريقة مؤكدة لتفويت عمل مهم.

بعد ذلك ، سترغب في إدارة الانحرافات. لقد أصبحت هذه مشكلة كبيرة ، حيث أن العديد من العاملين يؤدون وظائفهم عن بعد أو من المنزل. إذا كانت لديك مساحة متاحة ، فقم بإعداد مكتب منزلي في جزء منعزل من مساحة المعيشة الخاصة بك.

أخيرًا ، قم بإنشاء جدول زمني لنفسك. سواء كنت تعمل من المنزل أو في مكتب ، فإن حظر الوقت هو أفضل دفاع ضد الركود في جدولك الزمني. تعد جدولة المهام في مشروع ماكرو وجدولة عملك دقيقة. يربطون معًا عقدة ضيقة حول الوقت ويضغطون عليها أكثر من غيرها. افعل كل ذلك وأنت تدير الوقت بفعالية وتحسن مهاراتك في إدارة الوقت.

كيف يساعد ProjectManager في إدارة وقت المشروع

هل يوجد برنامج لإدارة المشاريع يمكنه فعل كل ذلك وأكثر؟ نعم. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يوفر بيانات في الوقت الفعلي لتتبع الوقت المستغرق ، مما يتيح لك مراقبة التقدم أثناء حدوثه. ولكن هذه مجرد بداية لما يمكن أن يفعله ProjectManager لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح وإدارة وقت المشروع بشكل فعال.

قم بإنشاء خطط من البداية إلى النهاية على مخططات جانت

قم بتنظيم مهامك على مخطط جانت عبر الإنترنت الخاص بـ ProjectManager. لا يمكنها فقط ربط التبعيات وتعيين المعالم ، ولكن يمكنك أيضًا تصفية المسار الحرج في مشروعك. بمجرد أن يكون لديك الجدول الزمني الخاص بك في مكانه ، قم بتعيين الخط الأساسي وخطة الجدول الزمني الخاصة بك مؤمنة. الآن ، بينما تقوم بجمع بيانات في الوقت الفعلي حول تقدمك ، يمكن مقارنتها بخط الأساس الخاص بك. اعرف على الفور ما إذا كنت ستخرج عن الجدول الزمني وعد إلى المسار الصحيح قبل أن تصبح مشكلة أكبر.

تتبع الوقت على جداول زمنية قوية

قم بإدارة ميزانيتك ووقتك بدقة باستخدام ميزة الجدول الزمني الآمنة لـ ProjectManager. وفر الوقت في إعداد الجداول الزمنية ، والتي يمكنها ملء مهام الأسبوع الماضي أو نسخها تلقائيًا إذا كان فريقك يقوم بنفس العمل. بينما تعمل الفرق على مهامهم ، يحصل المديرون على الشفافية في تقدمهم للتأكد من أنهم في الموعد المحدد. عندما يرسل أحد أعضاء الفريق الجدول الزمني ، يتم قفله وتأمينه. تتبع الوقت ، واحصل على تقديرات أكثر دقة وقم بإدارة تكاليف العمالة في ميزة واحدة.

إدارة موارد فريقك بسهولة

لا يمكن للفرق أن تكون منتجة إذا كان لديها الكثير من العمل. إن موازنة عبء العمل لديهم يجعل المشروع يسير في مقطع لائق ويوفر الوقت. استخدم ميزات إدارة موارد ProjectManager ، مثل مخطط عبء العمل المرمز بالألوان ، لمعرفة تخصيص عمل فريقك. إذا كان لدى شخص ما عدد كبير جدًا من المهام ، فيمكنك إعادة تخصيص عمله مباشرةً من المخطط والحفاظ على سير المشروع بسلاسة.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يستخدمه عشرات الآلاف من الفرق لإدارة وقت المشروع والعمل بشكل أكثر إنتاجية. تعرف على سبب تنوع المؤسسات مثل وكالة ناسا لبنك أمريكا ورالف لورين لاستخدام برنامجنا للالتزام بالجدول الزمني. جرب ProjectManager اليوم مجانًا.