11 نصائح لتدقيق رسائل البريد الإلكتروني

يتيح لنا البريد الإلكتروني التواصل - أو إساءة الاتصال - بسرعة الضوء. هذا هو سبب أهمية تصحيح البريد الإلكتروني. تشير الأخطاء النحوية والروابط السيئة والمرفقات المفقودة إلى نقص الاحتراف ، ويمكن أن ترسل الجملة المربكة رسالة خاطئة تمامًا.

تعد استراتيجية التسويق عبر البريد الإلكتروني القوية في صميم معظم حملات التسويق الرقمي ، لذلك من المهم أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دائمًا احترافية ومصقولة. يمكن أن يساعدك هذا الدليل الخاص بالتدقيق اللغوي الفعال للبريد الإلكتروني - طالما أنك تتبع هذه النصائح:

1. خذ استراحة
2. اعرف أخطائك المعتادة
3. استخدم أداة التدقيق اللغوي
4. تحقق من الموضوعات والعناوين
5. تحقق من الأسماء والضمائر
6. قراءة بصوت عال
7. تحقق من الروابط والمرفقات
8. تحقق من الحقائق والتواريخ
9. تحقق من لهجتك
10. تبسيط
11. جلب الدعم

1. خذ استراحة

من الصعب تصحيح الأخطاء بينما لا تزال في نفس العقلية التي أنشأتها. خذ استراحة قصيرة ، أو اذهب في نزهة على الأقدام ، أو اعمل على شيء آخر لفترة - ثم عُد وأعد قراءة ما كتبته.

سيكون من الأسهل بكثير اكتشاف الصياغة الغامضة ومجموعات الكلمات المربكة والأخطاء النحوية عندما يكون عقلك منتعشًا. قم بالتدقيق اللغوي في اليوم التالي للرسائل المهمة التي سيتم إرسالها إلى أعداد كبيرة من الأشخاص ، مثل عروض المبيعات ، والنشرات الإخبارية ، ورسائل البريد الإلكتروني الآلية.

2. تعرف على أخطائك المعتادة

إذا كنت على دراية بأنماطك الخاصة ، فيمكنك استخدام ميزة البحث / التغيير بجهاز الكمبيوتر الخاص بك - ضمن قائمة "تحرير" في معظم المتصفحات والتطبيقات - للتحقق من وجودها.

تتضمن بعض الأخطاء الشائعة التي تتحول إلى عادات ما يلي:

• تباعد مزدوج بعد فترات
• استخدام مُعدِّلات غير ضرورية مثل "just" أو "kind of" التي تضعف رسالتك
• الأخطاء الإملائية الشائعة ، مثل "teh" بدلاً من "the"
• إساءة استخدام الفاصلات في الجمع
• الخلط بين كلمات معينة مثل كلماتهم / هناك / هم أو أيضًا / على / كلمتين
• استخدام عدد كبير جدًا من الفواصل أو لا يكفي

3. استخدم أداة التدقيق اللغوي

هل تعلم أن هناك مكونات إضافية مجانية يمكنها التحقق من القواعد النحوية وعلامات الترقيم أثناء الكتابة في المتصفح أو برنامج البريد الإلكتروني؟ Grammarly هو الأكثر شيوعًا ، ونسخته المجانية هي العمود الفقري الحقيقي. إنه يشبه نسخة موسعة من التدقيق الإملائي الذي يحدد جميع أنواع المشكلات بالكلمات وعلامات الترقيم.

استخدمه بنفسك ووصي به لفريقك ، بحيث تبدو جميع اتصالاتك المكتوبة احترافية ومصقولة.

4. تحقق من الموضوعات والعناوين

الأخطاء في سطور الموضوع هي آخر شيء ستلاحظه عند التدقيق اللغوي - لكنها أول شيء يراه القراء. تأكد من إعطاء سطور الموضوع نظرة ثانية.

إذا كنت تستخدم أداة التسويق عبر البريد الإلكتروني في Constant Contact لتنسيق الرسائل الإخبارية والحملات الاحترافية ، فإن هذه النصيحة تنطبق على العناوين الرئيسية وعناوين الموضوعات أيضًا. من المحتمل أن تتغاضى عن الأخطاء في العناوين ، لكن العملاء ليسوا كذلك.

5. التحقق من الأسماء والضمائر

مكان آخر يسهل إغفاله هو اسم المرسل إليه. كثير من الناس لديهم نفور شديد من رؤية أخطائهم في كتابة أسمائهم. يمكن أن يكون هذا بمثابة كسر للصفقة ، لذلك لا تعتمد على ذاكرتك - تحقق من مصدرك للتأكد من كتابة اسم المستلم بشكل صحيح. إذا كنت تستخدم ميزة دمج البريد ، فمن المهم أن تتأكد من أن قاعدة البيانات الخاصة بك لا تحتوي على أخطاء في أسماء جهات الاتصال الخاصة بك.

كن حذرا مع افتراضاتك حول الضمائر. يمكن أن يكون استخدام الضمير الحديث مرنًا. يذكر العديد من الأشخاص ضمائرهم المفضلة في سطور توقيع البريد الإلكتروني الخاصة بهم هذه الأيام ، بحيث يمكنك بسهولة تحديد ما إذا كنت تتحدث إلى هي / هي ، أو هم / هم ، أو هو / هو. إذا ذكر شخص ما تفضيلات ضمائرهم بوضوح ، فمن الحكمة تكريمهم.

6. اقرأ بصوت عالٍ

للتحقق مما إذا كانت رسالتك واضحة وذات تدفق سلس للأفكار ، اقرأها بصوت عالٍ. ستلاحظ على الفور أي حرج أو عدم وضوح.

قد يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بك قادرًا على قراءة رسالتك مرة أخرى - تحقق من قائمة "تحرير" للتطبيق الذي تستخدمه لأمر "الكلام". إذا كان تطبيقك يحتوي على ميزة الكلام ، فحدّد النص الذي تريد سماعه واختر "بدء التحدث". انظر بعيدًا عن الشاشة أثناء قراءتها ، وتحقق مما إذا كانت علامات الترقيم وخيارات اللغة توجه الكمبيوتر إلى النغمة الصحيحة.

7. تحقق من الروابط والمرفقات

اضطر معظم الأشخاص إلى إرسال رسائل متابعة مفادها "عفوًا ، قصدت إرفاق هذا المستند برسالة البريد الإلكتروني الأخيرة" أو "عذرًا ، هذا الرابط لم يعمل - إليك الرابط الصحيح."

من السهل ارتكاب هذه الأخطاء - ولكن من السهل تجنبها أيضًا إذا كنت تأخذ وقتًا في التدقيق اللغوي. تحقق يدويًا من كل رابط في بريدك الإلكتروني للتأكد من أنه يعمل وتحقق من أن كل ما كنت تقصد إرفاقه موجود قبل الإرسال.

8. التحقق من الحقائق والتواريخ

خطأ شائع آخر هو خلط الأرقام في بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، قد تفشل في تحديد منطقة زمنية ، أو تنسى تحويل مبلغ من اليورو إلى الدولار ، أو تحدد عن غير قصد مجموعة يوم / تاريخ غير موجودة - مثل قول "الجمعة ، 2 حزيران (يونيو)" عندما يوافق 2 حزيران (يونيو) فعليًا يوم الخميس.

من السهل ارتكاب هذه الأخطاء ، لكن الخلط الناتج قد يستغرق وقتًا طويلاً للتوضيح. إذا قمت بإرسال معلومات غير صحيحة بشكل متكرر ، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بثقة الناس بك كمصدر موثوق للمعلومات.

لا يستغرق الأمر سوى لحظة لإعطاء الأرقام والتواريخ في بريدك الإلكتروني سريعًا.

9. تحقق من لهجتك

يمكن أن تكون النغمة صعبة. ما يقرأ على أنه احترافي لشخص ما قد يشعر بأنه مقتضب ومفاجئ للآخر ، في حين أن الرسالة التي يُقصد بها دافئة وودودة قد تبدو زائفة أو حتى ساخرة للقارئ. هذه الاختلافات ثقافية وكذلك فردية - وإذا كان لديك بالفعل احتكاك مع المتلقي ، فقد لا يميلون إلى منحك فائدة الشك.

إذا لم تقم بتضمين أي حديث صغير في رسالتك ، أضف عبارة أو اثنتين. افتح رسالتك واختتمها بإجراءات رسمية ممتعة تركز على القارئ بدلاً من نفسك ، مثل "أتمنى أن تكون عائلتك بخير" أو "حظًا سعيدًا في هذا العرض التقديمي الأسبوع المقبل".

10. التبسيط

التحرير الجيد يتعلق بإزالة الأشياء - مثل الكلمات الإضافية أو الجمل غير الضرورية - بدلاً من الإضافة. عندما تقوم بالتدقيق اللغوي ، ابحث عن طرق لتبسيط رسالتك وتقصيرها.

الأقصر هو الأفضل دائمًا عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني. يمكن تحسين معظم الرسائل عن طريق خفض عدد الكلمات إلى النصف. الناس مشغولون ، وسوف يتجاهلون ببساطة الرسائل التي يرون أنها طويلة جدًا. أفضل طريقة لإظهار احترامك لهم هي احترام وقتهم واهتمامهم.

استبدل الكلمات المعقدة بأخرى بسيطة. اختصر الجمل الطويلة. قسم الفقرات الطويلة. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني ، من الأفضل استخدام فقرات لا تزيد عن 100 كلمة لكل منها.

يمكن أن تكون الفقرات المكونة من جملة واحدة قوية.

11. جلب الدعم

اطلب المساعدة إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا مهمًا للغاية - مثل عرض ترويجي لعميل محتمل ، أو مفاوضات دقيقة مع بائع ، أو رسالة ترحيب سترسلها إلى كل مشترك جديد لأشهر.

يمكن للشخص الثاني أن يرى أشياء في كتابتك لن تراها أبدًا لأنك ستقرأ دائمًا كلماتك بالروح التي قصدتها. إذا كانت هناك طريقة لإساءة تفسير رسالتك أو لهجتك ، فقد يكتشفها قارئ آخر.

اجعل البريد الإلكتروني يعمل من أجلك

يعد إرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية أمرًا سهلاً باستخدام القوالب والأدوات التي يوفرها Constant Contact. سيضمن اتباع نصائح تصحيح البريد الإلكتروني هذه أن يبدو عملك دائمًا مصقولًا ولا تشوبه شائبة.