شرح أوامر الشراء وعملية طلب الشراء

سيتم تنفيذ جزء كبير من مشروعك داخليًا ، ولكن من المحتمل أن تتعاقد أيضًا مع الموردين وغيرهم لتقديم المواد أو الخدمات المطلوبة. كيف تتأكد من أن البضائع من النوع الذي تحتاجه والكمية المتفق عليها والسعر الذي يلبي قيودك المالية؟

يتم الاتفاق على جميع هذه المعلمات من خلال أمر الشراء. إنها طريقة للتوصل إلى اتفاق حول الخدمات الخارجية المطلوبة في المشروع للتأكد من أنه يمكنك جدولتها في خطة مشروعك.

ما هو طلب الشراء؟

أمر الشراء (PO) هو عقد ملزم قانونًا بين المشتري والبائع يوضح بالتفصيل ما يريده المشتري وما يوافق البائع على تسليمه. تشمل هذه التفاصيل السعر والكمية وتاريخ التسليم وشروط الدفع.

تتضمن أوامر الشراء أيضًا رقم تتبع أمر الشراء. اعتمادًا على نوع النظام الذي تستخدمه ، يعد هذا أمرًا أساسيًا في تتبع الشراء - من وقت وضعه إلى وقت تسليمه ودفع ثمنه.

تنشأ أوامر الشراء كمستندات ورقية ولا تزال تستخدم بهذه الطريقة في العديد من الصناعات. ومع ذلك ، مع انتقال الشركات إلى أجهزة الكمبيوتر ، اتبع صندوق البريد حذوه. هناك أنظمة تبسط عملية الشراء للمساعدة في تتبع المخزون والدفع.

من يقوم بإنشاء طلب الشراء؟

قد يكون لدى الشركات الأكبر حجمًا قسم مشتريات مخصص للإشراف على أوامر الشراء. قد تعتمد الشركات الصغيرة على مديري العمليات أو المديرين الماليين أو مديري المكاتب أو حتى أصحاب الأعمال لإنشاء أمر الشراء.

قد تقوم فرق محددة بتعيين أفراد معينين لإنشاء أوامر الشراء. على سبيل المثال ، يجوز لشركات البرمجيات تعيين مديري مكاتب لإنشاء أوامر شراء بينما يجوز لشركة التمويل تعيين مديرين ماليين لإنشاء أوامر شراء. ستحدد كيفية إعداد الشركة لعملية الشراء الخاصة بها من يقوم بإنشاء أوامر الشراء.

من يوافق على أوامر الشراء؟

يعتمد من يوافق على أوامر الشراء على العملية المطبقة داخل شركة معينة. قد تكون الشركات الأكبر حجمًا قد أوضحت عمليات شراء تتكون من موافقات نابعة من مواقع وإدارات محددة. على سبيل المثال ، قد تنظر شركة برمجيات إلى كل من المديرين وكبار المسؤولين الماليين (CFOs) للموافقة على أوامر الشراء.

قد تلجأ الشركات الصغيرة إلى إما المدير المالي أو الرئيس التنفيذي للموافقة على أوامر الشراء مما قد يؤدي إلى إبطاء العملية في بعض الحالات.

لماذا تستخدم طلب الشراء؟

يوضح أمر الشراء بالضبط ما يريده المشتري من البائع. إنه يساعد على تجنب أي لبس فيما يتعلق بما يريده المشتري ، وكم منه ، وما ستكون التكلفة ، ومتى وأين سيتم تسليمه وما إلى ذلك. يعمل أمر الشراء على حماية المشتري والبائع. على سبيل المثال ، إذا لم يدفع المشتري على النحو المتفق عليه في الطلب ، أو إذا لم يفي البائع بتفاصيل الطلب ، فيمكنه اتباع السبل القانونية للحصول على أمواله أو سلعه أو تعويضه المالي.

بالطبع ، الدعوى ليست ما يريده أي مدير مشروع. لذلك ، يعمل أمر الشراء كمستند قانوني لتجنب أي خلافات من هذا القبيل من خلال إنشاء اتصال واضح بين الطرفين. يضمن أن كل من يشارك في المشروع يوافق على السلع أو الخدمات التي يتم شراؤها.

من الناحية العملية ، يساعد أمر الشراء ببساطة في تتبع الطلب ، وهو أمر ضروري مع تغير المشاريع ويجب إعادة تخصيص الموارد لتعكس تلك التغييرات.

عناصر طلب الشراء

يختلف أمر الشراء بالتفصيل ، لكن جميع العناصر تشترك في العناصر التالية:

• رقم أمر الشراء لتعريف وتتبع الطلب
• تاريخ أمر الشراء للقبض عليه عندما تم الاتفاق على الأمر
• معلومات البائع ، بما في ذلك اسم البائع وجهة الاتصال الخاصة به
• معلومات الاتصال بالمشتري
• تاريخ التسليم عندما تكون السلع أو الخدمات مستحقة
• طريقة الشحن ، في حالة شحن البضائع إلى موقع العمل
• أي متطلبات للشحن
• العناصر التي تم تضمينها في الطلب
• تكلفة كل عنصر
• التكلفة الإجمالية للشحنة بأكملها
• الضرائب على إجمالي العناصر المشتراة
• التاريخ المحدد للدفع
• شروط الدفع

قد يحتاج عملك إلى مزيد من التفاصيل ، وهذا أمر جيد ، ولكن إذا كان لديك على الأقل المعلومات المذكورة أعلاه في أمر الشراء ، فإن المالك والبائع محميان بموجب العقد. لذلك ، لحماية جميع الأطراف قانونًا ، من الأهمية بمكان أن يتم تحديد جميع تفاصيل الصفقة بوضوح والاتفاق عليها.

مثال على طلب الشراء

دعنا نلقي نظرة على مثال نظري لأمر الشراء للحصول على رؤية واقعية لكيفية عمل هذه العملية. للقيام بذلك ، سنستخدم نموذج أمر الشراء الخاص بـ ProjectManager.com ، والذي يمكنك تنزيله مجانًا هنا. تخيل وظيفة بناء ، حيث تدرك شركة Acme Construction أنها بحاجة إلى المزيد من ألواح الجسيمات.

اتصلوا بالبائع ، Joe's Lumber ، وناقشوا الطلب عبر الهاتف. بالتوصل إلى اتفاق بشأن السعر والتسليم ، تكتب Acme أمر شراء. وهي تتضمن اسم الشركة ومعلومات الاتصال الخاصة بهم ، وإنشاء رقم أمر الشراء والتاريخ ومعرف البائع لـ Joe.

معلومات الاتصال بالبائع

الجزء التالي من أمر الشراء هو معلومات الاتصال الخاصة بالبائع ، أو من تقوم Acme بالشراء منه. يتبع ذلك المكان الذي سيتم شحن البضائع إليه ، في هذه الحالة ، موقع العمل. يشار إلى تاريخ التسليم المعتمد وطريقة الشحن ، والتي تكون في هذه الحالة بالشاحنة.

بيانات الدفع

فيما يلي تفاصيل عن السداد ومتى استحقاقه وما إذا كان هناك أي شروط. في هذه الحالة ، يكون الدفع مستحقًا عند التسليم وفقط بعد قيام الشخص المسؤول المدرج في معلومات الشحن بفحص الخشب والموافقة عليه.

معلومات العنصر

توجد قائمة بالبضائع ، توضح العنصر ، ووصفه ، والكمية ، وعرض سعر الوحدة ، ثم إجمالي السطر. لهذا الطلب ، هناك بند واحد فقط ، ولكن يمكن أن يكون هناك العديد. على الرغم من وجود العديد منها ، يتم جمعها بعد إضافة ضرائب الشراء.

معلومات إضافية

يوجد مربع يمكن إضافة أي معلومات إضافية فيه. قد يكون هذا هو كيفية الوصول إلى موقع العمل ، وكيفية تعبئة البضائع ، وما إلى ذلك. بالنسبة لهذه الوظيفة ، لا توجد حاجة إلى معلومات إضافية ، ويمكن ترك المربع فارغًا.

التوقيع

أخيرًا ، هناك مكان لتوقيع البائع وتاريخ توقيع أمر الشراء. بمجرد التوقيع ، يصبح هذا عقدًا ملزمًا قانونًا.

عملية طلب الشراء

تتضمن عملية طلب الشراء كتابته حتى التسليم. تنقسم عملية أمر الشراء إلى الخطوات التالية.

1. الخلق

بمجرد تقديم طلب الشراء ، يتم إنشاء أمر الشراء ، عادةً بواسطة فريق المشتريات أو مسؤول المشروع.

2. الموافقة

إذا كان جميع المعنيين متفقين على البنود والكمية والسعر ومتطلبات التسليم ، تتم الموافقة على المستند بتوقيع البائع الذي يوافق على الشروط.

3. إيفاد

يتم إرسال أمر الشراء إلى البائع من خلال أي قناة تم قبولها. يمكن القيام بذلك شخصيًا أو ورقيًا أو عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني ، إلخ.

4. التسليم

يقوم البائع بتسليم البضائع الموضحة في أمر الشراء. يتم فحص هذه البضائع والموافقة عليها عندما تكون الجودة مقبولة ، مثل عدم وجود عيوب أو عناصر مفقودة. يتم ذلك عادةً بواسطة المسؤول أو مدير المشتريات في موقع العمل.

5. الإغلاق

إذا كان كل شيء على ما يرام مع الأمر ، يتم إرسال فاتورة الموافقة إلى التمويل لمعالجة الدفع. بمجرد الدفع ، يتم إغلاق أمر الشراء.

أمر الشراء مقابل الفاتورة

ربما تكون قد سمعت عن أوامر الشراء والفواتير المستخدمة بالتبادل ، ولكن من المهم التفريق بين الاثنين. تحدد أوامر الشراء البضائع والخدمات التي يهتم المشتري بشرائها ، وهي تتضمن تفاصيل مثل تاريخ الشراء وتفاصيل المشتري ومعلومات الطلب ومعلومات التسليم وشروط الدفع ورقم أمر الشراء. يرسل المشترون أوامر الشراء إلى البائعين للمساعدة في تتبع عملية الشراء.

من ناحية أخرى ، تعمل الفواتير كطلب دفع يرسله البائع إلى المشتري بمجرد تنفيذ الطلب. بالإضافة إلى سرد السلع والخدمات التي تم تسليمها ، فإنه يوضح أيضًا مقدار الأموال المستحقة. تحتوي الفواتير عادةً على رقم تعريف ومعلومات البائع وتفاصيل الدفع والمبلغ المستحق.

عند محاولة التفريق بين أوامر الشراء والفواتير ، تذكر هذه الاختلافات الرئيسية:

• يرسل المشترون أوامر الشراء إلى البائعين لمراقبة عملية الشراء والتحكم فيها
• يرسل البائعون الفواتير كطلب دفع رسمي إلى المشترين بمجرد تنفيذ الطلب

تعتبر كل من أوامر الشراء والفواتير مستندات مهمة تحدد تفاصيل العناصر التي يتم شراؤها.

كيف يمكن لـ ProjectManager.com المساعدة في عملية أمر الشراء

ProjectManager.com هي أداة لإدارة المشاريع حائزة على جوائز تنظم العمل لتحقيق كفاءة أكبر. يتيح لك استخدام برنامجنا لتبسيط عملية طلب الشراء إنشاء أوامر الشراء الخاصة بك وتتبعها وإغلاقها بسهولة حتى لا تضطر إلى الابتعاد عن إدارة المشروع.

إحدى طرق عرض مشروعنا هي لوحة كانبان ، التي تصور سير العمل. اللوحة عبارة عن سلسلة من الأعمدة ذات البطاقات المكدسة تحتها والتي يمكن سحبها وإسقاطها من عمود إلى آخر أثناء تحركها خلال عملية أمر الشراء.

بمجرد أن تكون لديك حاجة لشراء ، يمكنك استخدام الأعمدة القابلة للتخصيص لتوضيح عملية طلب الشراء المكونة من خمس خطوات. قم بإنشاء بطاقة لتمثيل أمر الشراء. قم بإرفاق أمر الشراء الفعلي بالبطاقة وانقله عبر اللوحة حيث يتم اعتماده وتسليمه وإغلاقه.

يمكن تتبع مشترياتك في لمحة للتأكد من تسليمها في الوقت المحدد من خلال إنشاء تاريخ استحقاق على البطاقة. أضف علامات لتخصيصها لقسم أو مشروع وتسهيل العثور عليها في البحث. يمكنك حتى تخصيص البطاقة لمدير المشتريات والتعليق لإبقاء خطوط الاتصالات مفتوحة.

ProjectManager.com هي أداة حائزة على جوائز تساعدك على البقاء منظمًا لتحسين الإنتاجية. يمكنه إدارة عمليات الشراء والتخطيط والمراقبة والإبلاغ عن المشاريع. انضم إلى منظمات مثل ناسا ، التي تستخدم بالفعل أداتنا لتشغيل مشاريع ناجحة. جرب هذا العرض التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا اليوم.