خطة إدارة الجودة في إدارة المشروع

يعرف مديرو المشاريع كل شيء عن القيود الثلاثية: الوقت والنطاق والتكلفة. لكن بصدق ، يجب أن يكون هناك قيد رابع: الجودة. يمكن أن تؤدي جودة عملك إلى إنشاء مشروع أو كسره ، وهذا هو سبب أهمية خطة إدارة الجودة.

إذا قمت بالتنفيذ في الوقت المحدد وفي ظل الميزانية ، ولكن الجودة لا تلبي توقعات أصحاب المصلحة ، فإن المشروع لا ينجح. دعنا نستكشف التأثير الذي يمكن أن تحدثه خطة إدارة الجودة على المشروع ، وكيفية إنشاء واحدة وإلقاء نظرة على بعض القوالب لتبدأ.

ما هي خطة إدارة الجودة؟

خطة إدارة الجودة هي وثيقة تساعد مدير المشروع وفريق المشروع على تنفيذ إدارة الجودة وإجراءات ضمان الجودة. الجودة ، في سياق إدارة المشروع ، هي تلبية متطلبات المشروع وتلبية احتياجات العميل.

ستتضمن خطة المشروع الشاملة خطة إدارة الجودة ، والتي تصف الأنشطة التي ستطبقها طوال دورة حياة المشروع لتحقيق أهداف الجودة الخاصة به. أنت تصف أيضًا هذه الأنشطة (والموارد التي تحتاجها لوضعها موضع التنفيذ) في خطة إدارة الجودة.

من الحماقة توقع الجودة دون التخطيط لها. الجودة مقصودة وتتطلب تنفيذًا ماهرًا. خطة إدارة الجودة هي الخطوة الأولى لتحديد وتقنين الخطوات اللازمة لتحقيق توقعات الجودة للمشروع. من الأفضل القيام بذلك باستخدام برنامج إدارة المشروع الذي يمكنه تنظيم الخطة ومشاركتها مع فريق المشروع.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع وعمل قائم على السحابة وله العديد من طرق عرض المشروع التي تتيح لك إنشاء خطة إدارة الجودة وتنفيذها. يمكن لمديري المشاريع بناء خطة الجودة على مخططات جانت ، والتي تربط التبعيات وتضيف المعالم وحتى تصفية المسار الحرج. بعد ذلك ، يمكن للفرق تنفيذ الخطة على لوحات كانبان وقوائم المهام. يتم تحديث كل عرض عمل في الوقت الفعلي لمصدر واحد للحقيقة. ابدأ اليوم مجانًا.

لماذا تعتبر خطة إدارة الجودة في المشروع مهمة؟

تعد خطة إدارة الجودة مكونًا أساسيًا لتقديم مشروع ناجح لأصحاب المصلحة. لكنه ليس مجرد مشروع واحد يستفيد من خطة إدارة الجودة. يتوقع العملاء الاتساق ، ومن خلال وضع خطة للحفاظ على جودة الإنتاج لأي منتج أو خدمة تقوم بتصنيعها ، يمكنك تلبية توقعات الجودة الخاصة بهم باستمرار.

لا تقتصر إدارة الجودة أيضًا على فريق المشروع. عندما يفهم كل فرد في المنظمة الخطة ، تزداد الكفاءة. في حين أنه من الأهمية بمكان أن يستخدم كل من يشارك في عملية التصنيع خطة إدارة الجودة للإرشاد ، فإن وجود جميع الأقسام على دراية بالخطة يعزز الكفاءة ويخلق هدفًا مشتركًا يفهمه الجميع.

عند إنشاء منتج أو خدمة عالية الجودة ، سيلاحظ العملاء ذلك. السوق تنافسي ، والجودة هي الشيء الذي يجعل علامتك التجارية تبرز. تساعدك خطة إدارة الجودة على تقديم جودة متسقة. وهذا بدوره يجعل العملاء مخلصين لمنتجك أو خدمتك. يؤدي العملاء المخلصون إلى قيمة العلامة التجارية ؛ وهذا يعني الربحية.

بالطبع ، لا يوجد أحد مثالي ، وهذا سبب آخر لحاجة المشروع إلى خطة إدارة الجودة. وجود إرشادات ومبادئ لعمليات عملك يعني أن الجميع يعرف ما يجب القيام به. هذا يخلق خارطة طريق تقلل من الخطأ البشري. كلما قل عدد الأخطاء ، قل الوقت والمال الذي يتعين عليك إنفاقه على المشروع.

من شارك في تخطيط وتنفيذ والحفاظ على خطة إدارة الجودة؟

يتم إنشاء خطة إدارة الجودة من قبل مدير المشروع ، والذي يمكنه طلب التوجيه من بعض أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء. هناك بعض المشاريع والمنظمات التي قد يكون لها أدوار محددة لمهني ضمان الجودة أو خبير الجودة ، ولكن معظم خطط إدارة الجودة يتم تخطيطها وتنفيذها وصيانتها من قبل مدير المشروع.

بغض النظر عمن يمتلك خطة إدارة الجودة ، فإن كل فرد في فريق المشروع لديه دور ما يلعبه للتأكد من أن المخرجات تلبي توقعات الجودة:

• مدير المشروع: يطور مدير المشروع عملية إدارة الجودة للتأكد من أن جميع المخرجات تلبي توقعات الجودة.
• أعضاء الفريق: الفريق مسؤول عن تلبية توقعات الجودة للخطة أثناء قيامهم بتنفيذ مهامهم باتباع المعايير التي صممها مدير المشروع.
• المنظمة: تضع المنظمة معايير ضوابط الجودة في جميع المشاريع وتتأكد من تدريب موظفيها بالمهارات اللازمة لتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
• أصحاب المصلحة: يجب على أصحاب المصلحة أن يشرحوا بوضوح توقعات الجودة الخاصة بهم وهم مسؤولون عن الموافقة على تقديم هذا المنتج أو الخدمة.
• العملاء: يجب استشارة العملاء والمستخدمين مثل أصحاب المصلحة إذا كان المشروع مصممًا لإنشاء منتج أو خدمة للعملاء.

كيفية إنشاء خطة إدارة الجودة لمشروع

عند وضع خطة إدارة الجودة ، تحتاج أولاً إلى تحديد المكونات الرئيسية. وتشمل هذه مخرجات المشروع وعملية المشروع. تحتاج أيضًا إلى تحديد معايير الجودة التي ستقيس نتائجك وفقًا لها ، بالإضافة إلى المعايير التي تستخدمها لقياس رضا العملاء.

ستحتاج أيضًا إلى سرد أنشطة مراقبة الجودة ومعايير جودة العملية وتوقعات أصحاب المصلحة وأنشطة ضمان الجودة وإنشاء مخرجات الجودة. بمجرد الانتهاء من ذلك ، تتبع خطة إدارة الجودة هذه الخطوات الأربع:

1. خطة تطوير خطة إدارة الجودة

هذا هو المكان الذي تحدد فيه أهداف الجودة لعملائك من خلال البحث وإجراء المقابلات معهم. سترغب في جعلهم يعبرون عن احتياجاتهم بوضوح وموضوعية. بعد ذلك ، ستنظر في المعايير المهنية المتعلقة بمنتجك أو خدمتك ، مثل القانونية والبيئية والاقتصادية والرمز وسلامة الحياة والصحة.

يجب أن تجد خطة إدارة الجودة توازنًا بين ما يريده العملاء والتكلفة والجدول الزمني والمعايير المهنية. من هناك ، يمكنك البدء في تطوير خطة وعمليات لتحقيق أهداف الجودة الخاصة بك ضمن قيود مشروعك.

بعد ذلك ، سترغب في تطوير عتبات قياس الأداء للتأكد من أن الجميع متفقون على تحقيق أهداف الجودة. سيتعين على العملاء الموافقة على جميع أهداف الجودة وقياسات الجودة.

2. تنفيذ خطة إدارة الجودة

الآن بعد أن أصبحت لديك خطة ، فقد حان الوقت لوضعها موضع التنفيذ. تنفيذ المهام وفقًا لخطة ومعايير إدارة الجودة المعتمدة. الاتصال ضروري خلال هذه المرحلة ، من أجل الاستجابة بسرعة للديناميكيات المتغيرة في المشروع. وثق كل شيء واستكشفه في اجتماع الدروس المستفادة بعد الانتهاء من المشروع.

3. إجراء فحوصات الجودة

للتأكد من أنك تحقق أهداف الجودة ، من الضروري إجراء فحوصات الجودة ، مثل المراجعات الفنية ، والإشراف الإداري ، والتحقق من تلبية معايير الجودة. تحقق منها مقابل أهداف الجودة الخاصة بالعميل. سيقوم مديرو المشروع بإبلاغ أصحاب المصلحة بهذه النتائج في اجتماعات منتظمة. التحسين المستمر هو الهدف من هذه العملية.

4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية

إذا قمت ، أثناء مراقبة الجودة في مشروعك ، بالتقاط حالات شاذة ، فمن الضروري أن تستجيب لإعادة المشروع إلى خط الأساس للجودة. قم بتوثيق هذه التغييرات ، حيث يمكن أن تؤدي تحسينات الجودة إلى تغيير خطة إدارة الجودة والإجراءات وتخصيص الموارد.

قوالب مجانية لمساعدتك على إدارة الجودة

خطط إدارة الجودة معقدة. تحتاج إلى التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن التقدم المحرز ، مع التحلي بالمرونة الكافية لإجراء التغييرات بسرعة عندما تكون ضرورية. يحتوي ProjectManager على العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية التي يمكنك استخدامها مجانًا. فيما يلي بعض المعلومات المتعلقة بإدارة الجودة:

قالب مخطط RACI

يعد قالب مخطط RACI المجاني لبرنامج Excel أداة تساعد في التأكد من تحديث جميع أصحاب المصلحة لديك والعمل على تحقيق الأهداف المشتركة للمشروع. يتيح لك هذا القالب المجاني تحديد أدوار ومسؤوليات كل شخص مشارك في المشروع.

نموذج خطة إدارة المشروع

تعد خطة إدارة الجودة جزءًا من خطة مشروعك الأكبر. يساعدك قالب خطة الإدارة المجانية لبرنامج ProjectManager لبرنامج Word على توسيع نطاق المشروع بأكمله ، بما في ذلك جزء إدارة الجودة. بعد ذلك ، يمكنك جدولة المهام وتعيينها لفريقك.

نموذج سجل المخاطر

هناك مخاطر متأصلة في كل مشروع ، وإذا ظهرت هذه المشكلات ، فيمكن أن تؤثر على جودة عملك. لهذا السبب تحتاج إلى آلية لتحديدها وتتبعها. يحتوي قالب سجل المخاطر المجاني لبرنامج ProjectManager لبرنامج Excel على كل ما تحتاجه لتحديد المخاطر وتحديد أولويتها والتأثير المحتمل على المشروع. من خلال تعيين استجابتك للمخاطر مسبقًا ، من المرجح أن تحلها قبل أن تؤثر على مشروعك.

كيف يساعد ProjectManager في تخطيط إدارة الجودة

بينما تعد القوالب أداة جيدة ، إلا أنها باهتة مقارنة ببرامج إدارة المشروع. أكبر مشكلة هي أن القوالب عبارة عن مستندات ثابتة تتطلب الكثير من العمل لتحديثها. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يوفر بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة واتخاذ إجراءات أسرع لإبقاء مشروعك على المسار الصحيح.

احصل على طرق عرض متعددة للمشروع

يحب المديرون مخططات جانت ، لكنها ليست مثالية للفرق. يأتي ProjectManager مع العديد من أدوات المشروع التي تتيح للفرق العمل بالطريقة التي تريدها. لدينا مخططات جانت وطرق عرض الأوراق ولوحات كانبان وطرق عرض التقويم ولوحات كانبان التي تصور سير العمل. يتم تحديث جميع طرق عرض المشروع في الوقت الفعلي ، لذلك بغض النظر عن ما تعمل عليه ، فإنك تشاهد أحدث طريقة عرض.

استخدم الأتمتة للتحكم في الجودة

يمكن للمديرين تخصيص سير العمل وتعيين المشغلات لأتمتة العمل الروتيني المشغول. هذا يحرر أعضاء الفريق حتى يتمكنوا من التركيز على تقديم الجودة. يمكنك أيضًا التحكم في حالة المهمة من خلال الموافقات على المهام للتأكد من تقدم الجودة فقط للأمام في الإنتاج. أنت تفوض من سيتأكد من أن المهمة تلبي توقعات الجودة.

مراقبة الجودة في الوقت الحقيقي

لتتبع الجودة واكتشاف أي مشاكل بسرعة ، تحتاج إلى بيانات في الوقت الفعلي. تجمع لوحة المعلومات الحية في ProjectManager البيانات في الوقت الفعلي وتحسب الأرقام نيابة عنك ، والتي يتم عرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. لمزيد من التفاصيل ، استخدم ميزة إعداد التقارير بنقرة واحدة. قم بتصفية جميع تقاريرنا لإظهار ما تريد رؤيته ، ثم قم بمشاركتها بسهولة مع أصحاب المصلحة لتحديثها باستمرار.

ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشاريع حائز على جوائز يساعدك في التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن كل جانب من جوانب مشروعك. قم بإنشاء خطط إدارة الجودة وتعيين الفرق ومراقبة تقدمهم وإبلاغ أصحاب المصلحة لإدارة توقعاتهم. يمكنك أيضًا الحصول على ميزات إدارة الموارد والمهام. انضم إلى فرق NASA و Seimen و Nestle الذين يقدمون الجودة باستخدام أداتنا وابدأ اليوم مجانًا.