إدارة الموارد: العمليات والأدوات والأساليب

تعتبر إدارة الموارد من أهم جوانب إدارة المشاريع. تشمل موارد المشروع المواد الخام والمعدات والموارد البشرية اللازمة لتنفيذ مهام المشروع ، والتي يجب أن تدار جميعها خلال أي مشروع معين.

ما هي إدارة الموارد؟

إدارة الموارد هي عملية التخطيط والجدولة وتخصيص الموارد لإكمال المشروع. مديرو المشاريع مسؤولون عن الإشراف على عملية إدارة الموارد من البداية إلى النهاية. للقيام بذلك ، يحتاجون إلى استخدام أدوات وتقنيات إدارة الموارد.

تتضمن إدارة الموارد إنشاء خطط وعمليات لإدارة الموارد بشكل أكثر فعالية ، ويمكنك استخدام جداول البيانات أو المستندات أو برامج إدارة المشاريع أو مزيج من الثلاثة.

من أجل إدارة الموارد ، يجب عليك مراقبة وتتبع أدائها خلال مشروعك. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع مزود بلوحات معلومات في الوقت الفعلي لمساعدتك في مراقبة موارد مشروعك. ليس هناك أي إعداد مطلوب ونحن نجمع تلقائيًا ستة مقاييس للمشروع ونعرض البيانات في رسوم بيانية ملونة وبديهية. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

عملية إدارة الموارد

كما هو مذكور أعلاه ، فإن إدارة الموارد هي عملية مستمرة تبدأ خلال مرحلة تخطيط المشروع وتستمر حتى إغلاق المشروع. يُعرف هذا بدورة حياة إدارة الموارد ، والتي تتكون من أربع مراحل يجب أن يفهمها مديرو المشاريع لإدارة موارد المشروع بشكل صحيح.

• تخطيط الموارد: بمجرد تحديد نطاق مشروعك ، تحتاج إلى تقدير الموارد اللازمة لكل مهمة. لا تنس حساب الموارد التي قد تكون مطلوبة لإدارة التغييرات وتنفيذ استراتيجيات إدارة المخاطر.
• جدولة الموارد: الآن بعد أن أصبح لديك موارد مشروع تحت تصرفك ، تحتاج إلى التأكد من توفر هذه الموارد بسهولة. للقيام بذلك ، ستحتاج ببساطة إلى مواءمة جدول الموارد الخاص بك مع الجدول الزمني العام لمشروعك وأن يكون لديك سلسلة توريد قوية في مكانها الصحيح.
• تخصيص الموارد: تخصيص الموارد هو عملية مستمرة يتم تعريفها ببساطة على أنها اختيار الموارد المناسبة في الوقت المناسب لتحقيق مهام المشروع. على سبيل المثال ، هناك مهام مهمة تحتاج إلى ترتيب أولوياتها عند إنشاء جدول الموارد.

ذات صلة: نموذج تخطيط الموارد

تقنيات إدارة الموارد

يقوم مديرو المشاريع بتنفيذ تقنيات إدارة الموارد التالية للتنبؤ بالموارد وتخطيطها وتخصيصها ومستواها وتحسينها أثناء تنفيذ المشروع.

1. التنبؤ بالموارد

يجب على مديري المشاريع بذل قصارى جهدهم لتقدير الموارد المطلوبة لمشروع ما وكيف تتناسب متطلبات الموارد مع الخطط الحالية للمؤسسة. للقيام بذلك ، يجب عليك تحديد نطاق المشروع الخاص بك لتحديد جميع مهام المشروع والموارد المطلوبة.

2. تخصيص الموارد

يتمثل تخصيص الموارد في تقييم الموارد المتاحة والقدرات وجدول الموارد والمهام التي يجب إكمالها للعثور على أعضاء الفريق ذوي المهارات الأكثر صلة والتأكد من أن لديهم جميع موارد المشروع التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.

3. تسوية الموارد

الغرض من تسوية الموارد هو تقييم مهارات أعضاء فريقك وإيجاد فرص لتخصيص الموارد بشكل أفضل. من خلال الفهم الشامل لما يمكن أن يقدمه أعضاء فريقك ، يمكنك تعيين المهام بناءً على قدراتهم لزيادة كفاءة الموارد إلى أقصى حد.

4. استخدام الموارد

التخطيط الدقيق للموارد لا يقل أهمية عن تتبع الموارد. يحتاج مديرو المشاريع إلى تتبع استخدام الموارد لاكتشاف أي موارد لا يتم استخدامها بكفاءة. ثم يمكنهم ببساطة إعادة تخصيص هذه الموارد أو إجراء تغييرات على خطة إدارة الموارد.

أدوات إدارة الموارد

هذه هي الأدوات التي يستخدمها مديرو المشاريع لتطبيق تقنيات إدارة الموارد لتخطيط موارد المشروع ومراقبتها.

خطة إدارة الموارد

تمامًا مثل أي جانب آخر من جوانب إدارة المشروع ، عندما تقوم بجدولة مواردك ، فأنت تريد أن تبدأ أولاً بخطة موارد. هذا هو الأساس الذي ستبني عليه عملية الإدارة الخاصة بك. قم بعمل قائمة مفصلة بجميع الموارد التي تعتقد أنها ضرورية لإكمال المشروع. شكرا على كل الحب والدعم.

الموضوعات ذات الصلة: أفضل برامج إدارة الموارد لعام 2022

نظرًا لأن هذه خطة ، سترغب في إشراك الآخرين في هذه العملية ، حيث قد يحتاج بعض أعضاء الفريق إلى موارد إضافية أكثر مما تتوقع. تأكد من تضمين الأفراد والمعدات الأساسية وغير الأساسية. من الأفضل التخطيط للأشياء وعدم طلبها في النهاية بدلاً من التدافع للحصول على قطعة من المعدات باهظة الثمن في اللحظة الأخيرة ، على سبيل المثال ، ودفع سعر أعلى. تخطيط الموارد ، باختصار ، هو التخطيط المالي.

هيكل توزيع الموارد (RBS)

الآن بعد أن أصبحت لديك قائمة كاملة بالموارد اللازمة لإكمال مشروعك ، فأنت تريد ترتيبها بطريقة ما. يمكنك إنشاء تسلسلات هرمية للموارد ، والمعروفة أيضًا باسم هيكل تقسيم الموارد (أو RBS) ، وفقًا لمؤسسة التوظيف (مثل هيكل التقارير أو التسلسل الهرمي للفريق) أو حسب المنطقة الجغرافية (مثل جميع الفرق أو المعدات المطلوبة في آسيا أو إفريقيا).

يجب أن تتضمن هذه التدرجات الهرمية الأساسية الموظفين ويفضل جميع الموارد التي سيتم إنفاق أموال المشروع عليها ، ولكن الأمر متروك لك لتحديد نوع التدرجات الهرمية ذات الصلة بمشروعك. لاحظ أن RBS يختلف عن هيكل تنظيم العمل في خطة مشروع نموذجية ، والتي تحدد المهام المرتبطة بالأجزاء الأساسية للمشروع.

مصفوفة تحديد المسؤولية

مع إدراج مواردك وتنظيمها ، يمكنك البدء في تحديد الموارد التي لها مستويات مختلفة من المسؤولية لإكمال مهام المشروع أو المشروع ككل. وهذا ما يسمى مصفوفة تعيين المسؤولية (أو ذاكرة الوصول العشوائي). هنا حيث يمكنك توضيح أدوار ومسؤوليات المشروع بأكمله.

يمكنك تقسيم هذا إلى من هو المسؤول عن القيام بالمهام ، ومن يمتلك تلك المهمة ، ومن يمكنه المساعدة إذا كانت هناك أسئلة حول المهمة ومن يحتاج إلى البقاء على اطلاع بشأن تقدم هذه المهمة. العديد من RAM هي مخططات بسيطة بأحرف مشفرة تحدد وظائف مختلفة للمساءلة ، بناءً على طريقة RACI. يشير R إلى "المسؤول" ، و A "مسؤول" ، و C "مستشار" و "أنا على علم". يمكنك القيام بذلك حسب الفرد أو الدور حسب احتياجات المنظمة.

الرسم البياني للموارد

يمكن استخدام الرسم البياني للموارد لتوفير صورة مرئية للموارد لأي شخص في المشروع يحتاج إلى البقاء في الحلقة. إنها طريقة سريعة وسهلة لعرض تخصيص الموارد الخاصة بك وملاحظة ما إذا كانت هناك زيادة أو نقص في تخصيص الموارد. يمكنك بعد ذلك التعامل مع المورد الزائد بشكل سريع وإعادة التخصيص حسب الحاجة إلى شخص يكون عبء عمله أخف. ومع ذلك ، في بعض أدوات برامج إدارة المشاريع ، يعد هذا أكثر من مجرد عرض بسيط. هذه أداة جدولة لإعادة تخصيص العمل بناءً على التوافر أو التخصيص الزائد أو التخصيص الناقص.

المصطلحات الأساسية لإدارة الموارد

لفهم إدارة الموارد للمشاريع بشكل أفضل ولمعرفة كيفية تطوير خطة موارد فعالة ، سنحتاج أولاً إلى تفصيل المصطلحات والعمليات المختلفة التي ترتبط غالبًا بإدارة الموارد. تذكر أن الموارد يمكن أن تكون بشرية أو غير بشرية ، مثل المعدات أو المكاتب. إنه كل شيء له تكلفة مطلوبة لإكمال المشروع.

إجمالي الموارد

يعني التجميع الإجمالي ببساطة عندما يتم إعطاء الشخص الكثير من العمل. لا يمكنهم إنهاء العمل في الوقت الذي قمت بجدولته أو تخصيصه لإكماله. يمكن أن يؤدي هذا إلى العمل الإضافي ، مما يؤثر على الميزانية ، أو يمكن أن يعيق مشروعًا أو يعرقله. من الأهمية بمكان أن تكون الموارد متوازنة ، لذا ستحتاج إلى طريقة للبقاء على رأس عبء عمل فريقك طوال دورة حياة المشروع.

لترى بالضبط كيف يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في إدارة مواردك ، شاهد الفيديو القصير أدناه. تتحد ميزات مثل مخططات جانت وتقويمات حجم العمل والجداول الزمنية وتقارير المشروع لتبسيط تجربة إدارة الموارد الخاصة بك. وعندما تكون هذه الميزات متصلة بالإنترنت ، تكون جميع بياناتك في الوقت الفعلي ، لذلك تكون تحديثات الموارد دائمًا ما تكون حديثة. يتعلم أكثر:

الاعتماد على الموارد

يشير الاعتماد على الموارد إلى نظرية مفادها أن المنظمة يجب أن تتجنب وضع كل بيضها في سلة فريق واحدة. أي أن الاعتماد المفرط على فريق واحد لإنجاز العمل الأساسي ، خاصة إذا كان فريقًا خارجيًا ، يمكن أن يؤدي إلى كتل أعباء العمل ونقص الموارد. تريد التخطيط ضد اعتماد غير صحي على فريق واحد أو مورد واحد لإنجاز العمل.

يمكنك التخفيف من ذلك عن طريق توزيع العمل عبر موارد متعددة أو وجود خطط احتياطية إذا أصبحت موارد المعدات المخطط لها غير متوفرة. تريد أيضًا التأكد من عدم حظر مواردك بسبب الاعتماد المفرط أو الاعتماد المفرط على مورد واحد أو أكثر. إذا كان أحد أعضاء الفريق لديه الكثير من المهام ولم يكن لديه وقت كافٍ لإنجازها ، فقد يعوق عمل الآخرين.

تذكر أنه ليس كل مورد يعمل فقط في مشروعك ، فقد يكون لديهم عمل آخر مخصص لهم. يجب أن تكون قادرًا على رؤية جميع مشاريعهم إذا كنت ستدير الموارد بشكل فعال حيث يكون تسوية الموارد في متناول اليد.

كيف يساعد ProjectManager في إدارة الموارد

تم تطوير إدارة الموارد لإدارة الموارد في مشروعك ، الأمر الذي يتطلب رؤية توفر الموارد وعبء العمل والمزيد. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يمنحك بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة عند إدارة الموارد.

تخطيط الموارد باستخدام مخططات جانت التفاعلية

يمكن جدولة الموارد والتكاليف مع المهام في طريقة عرض مشروع مخطط جانت. بمجرد تعيين خط الأساس ، يمكنك أيضًا الرجوع إلى التقدم المخطط له مقابل التقدم الفعلي لمشروعك الإجمالي للحصول على رأس ما إذا كانت هناك مشكلة في الموارد. يخبرك شريط التقدم بالتقدم الذي يتم إحرازه في مهمة معينة وفقًا للجهود المخطط لها. إذا كنت لا تستوفي خط الأساس الخاص بك ، فقم بإعادة تخصيص مواردك للبقاء على المسار الصحيح.

إدارة عبء العمل والحفاظ على إنتاجية الفرق

فريقك هو أثمن مواردك. يمكنك إعداد توفر فريقك وأيام العمل والعطلات و PTO في أي مكان يعمل فيه فريقك. بمجرد أن يبدأوا العمل ، فأنت لا تريد حرقهم أو تركهم في وضع الخمول. تتيح لك صفحة عبء العمل المرمزة بالألوان معرفة ما إذا كان أعضاء فريقك موزعين بشكل زائد أم لا يتم تخصيصهم في لمح البصر. يؤدي حمل العمل المتوازن إلى فريق أكثر إنتاجية وسعادة - وتكون الفرق الأكثر سعادة أكثر إنتاجية.

تتبع مواردك باستخدام لوحات المعلومات والتقارير في الوقت الفعلي

لقد خططت لإدارة الموارد الخاصة بك ، ولكن أثناء تنفيذ المشروع ، عليك مراقبة تلك الموارد. إذا لم تراقب كيفية استخدامك للموارد ، فإنك تخاطر بتجاوز الميزانية أو تفويت المواعيد النهائية. تجمع لوحة التحكم في الوقت الفعلي البيانات الحية تلقائيًا وتعرضها في رسوم بيانية ملونة ترسم ستة مقاييس للمشروع. بنقرة واحدة يمكنك إنشاء تقارير تتعمق أكثر في عبء العمل والوقت والتكاليف وغير ذلك الكثير. يمكن تصفية جميع التقارير ومشاركتها مع أصحاب المصلحة على النحو الذي تراه مناسبًا.

يساعدك برنامجنا على تخطيط موارد المشروع وإدارتها وإعداد تقارير عنها. يمكنك تخصيص تكاليف الموارد وتعقبها ، ومعرفة مدى توفر فريقك لإجراء التعيينات ومراقبة كل شيء باستخدام لوحات المعلومات التي تعمل كتقارير حالة فورية. احصل على كل ما تحتاجه لإدارة الموارد كلها في مكان واحد.

عندما تدير الموارد في مشروع ما ، هناك الكثير من الكرات التي يجب أن تبقى في الهواء ، ويمكن أن تصبح هذه العملية معقدة ومربكة. ومع ذلك ، باستخدام الأداة المناسبة عبر الإنترنت ، يمكنك تخطيط مواردك ومراقبتها وإعداد تقارير عنها بقدر كبير من التحكم والدقة. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع قائم على السحابة يمنحك الأدوات التي تحتاجها لتوجيه مشروعك إلى إنجاز ناجح. جربها بنفسك.