إدارة السجلات: دليل سريع

سواء كنت تدير مشروعًا تقليديًا أو رشيقًا أو مختلطًا ، فجميعهم يشتركون في شيء واحد: التوثيق. اعتمادًا على المنهجية ، تتطلب إدارة المشروع الكثير من الأعمال الورقية ، وهذا هو سبب أهمية إدارة السجلات.

تساعد إدارة السجلات في التحكم في مشروعك الحالي وتمهيد الطريق للمشاريع المستقبلية. دعنا نحدد ما هي إدارة السجلات ، واستكشف دور مدير السجلات وحدد دورة حياة إدارة السجلات. بعد هذا الدليل السريع ، ستتمكن من إدارة أي مشروع بشكل أفضل.

ما هي إدارة السجلات؟

إدارة السجلات هي إنشاء سجلات المشروع والحفاظ عليها وتخزينها بشكل صحيح. إنها عملية منهجية تتيح للأشخاص الوصول إلى سجلات المشروع للاستخدام المستقبلي من خلال التنظيم والتخطيط والتتبع طوال تنفيذ المشروع. السجلات هي المستندات التي تحدد التفاصيل ذات الصلة بالمشروع وتتطلب مراقبة لإدارة المشروع.

عند التعامل مع إدارة السجلات ، تحتاج إلى تحديد نوع المعلومات التي يجب تسجيلها وكذلك عملية تسجيل البيانات. ستحتاج إلى معرفة كيفية التعامل مع السجلات وجمعها والفترة الزمنية للاحتفاظ بهذه السجلات وتخزينها. هناك أيضًا سجلات التخلص أو الحماية التي تتعلق بالأحداث الخارجية.

يعد إنشاء سجلات المشروع جزءًا من عملية إدارة السجلات. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يحتوي على تقارير بنقرة واحدة تلتقط بيانات المشروع في الوقت الفعلي. قم بإنشاء تقارير عن التكلفة والوقت وغير ذلك الكثير. يمكن تصفية جميع التقارير لإظهار المعلومات التي تريد رؤيتها فقط. تتم مشاركة هذه التقارير بسهولة مع أصحاب المصلحة وتخزينها على البرنامج بفضل سعة تخزين الملفات غير المحدودة. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.

كيفية الحفاظ على سجلات المشروع

يعد إنشاء مستند متطلبات الامتثال أمرًا ضروريًا لتحديد الإجراءات التي يجب على فريق المشروع اتباعها للتأكد من امتثال الجميع. هناك حاجة إلى خطة ملف لمعرفة نوع السجلات المطلوبة للمشروع. يجب أن تكون هناك طريقة لجمع المستندات القديمة عبر جميع مصادر السجلات ، بالإضافة إلى طريقة لالتقاط السجلات ومراجعتها. يتضمن ذلك نظامًا يمكنه مراقبة السجلات والإبلاغ عنها.

ليست كل مستندات المشروع عبارة عن سجلات. السجلات ، وفقًا لإدارة المشروع ، هي مستندات يتم الاحتفاظ بها لإظهار أنه تم اتخاذ إجراء معين. نظام إدارة السجلات هو أداة تسمح لك بفرز السجلات وغير السجلات ، مثل التكرارات والمسودات الأولية. تتضمن أمثلة السجلات متطلبات المشروع ، ونطاق المشروع ، والجدول الزمني ، والميزانية ، والتقارير المرحلية ، والعقود ، وما إلى ذلك.

دور مدير السجلات

مدير السجلات هو منصب إدارة المشروع ، وهذا الشخص مسؤول عن تنظيم وإدارة السجلات المادية والرقمية المتعلقة بالمشروع. يتحمل مديرو السجلات مسؤولية إدارة المعلومات التي يتلقاها المشروع وينتجها بدقة وأمان وفعالية. لا تحتوي جميع المشاريع على مدير سجلات وفي بعض المؤسسات ، يكون مدير السجلات هو أيضًا مدير المشروع. يمكن أن يقع أيضًا في دور علم المعلومات أو الإدارة ، أو مدير تكنولوجيا المعلومات أو مدير الشؤون التنظيمية أو أمين المحفوظات.

اعتمادًا على المشروع والمنظمة ، سيقوم مدير السجلات بإنشاء نظام إدارة السجلات والإشراف عليه. كما يقومون بتطوير الأنظمة الحالية وصيانتها والتحقق منها وتقييمها ، وإنتاج تقارير متنوعة حسب الضرورة لتسجيل إدارة المشروع بدقة.

عادةً ما يكون مدير السجلات هو الشخص المسؤول عن الاستفسارات وطلبات المعلومات التي تأتي من عملاء داخليين أو خارجيين. وهم مسؤولون عن اتباع المتطلبات واللوائح المالية والقانونية والإدارية. تقع على عاتقهم أيضًا مسؤولية أرشفة السجلات أو إتلافها والتأكد من إمكانية الوصول إلى السجلات المحفوظة.

ذات صلة: قالب RFI مجاني لـ Word

دورة حياة السجلات

دورة حياة السجلات هي المراحل التي يمر بها السجل أثناء إدارته خلال عمره الافتراضي. هناك ثلاث مراحل رئيسية لدورة حياة السجلات: الإنشاء أو الاستلام والتوزيع والاستخدام والتخلص. المرحلة الأولى هي استنساخ أو إنتاج البيانات المسجلة أو الموثقة. على سبيل المثال ، إنشاء تقرير أو ميزانية أو نطاق المشروع.

التالي هو مرحلة التوزيع والاستخدام. بمجرد إنشاء السجل ، يتم توزيعه إما داخليًا أو خارجيًا. سيتم استخدام السجل كثيرًا في هذه المرحلة من دورة حياته ويجب أن يكون الوصول إليه سهلاً. تختلف مدة هذه المرحلة حسب نوع المشروع ويمكن أن تتراوح في أي مكان من ساعات إلى سنوات.

المرحلة النهائية هي عملية التخلص التي يتم فيها إتلاف السجلات أو أرشفتها لاستخدامها كبيانات تاريخية عند التخطيط لمشاريع مستقبلية مماثلة في نطاقها لتلك التي اكتملت للتو. في بعض الحالات ، تنتهي فترات الاحتفاظ بالسجلات غير النشطة ، مما يشير إلى نهاية دورة حياتها. في هذه المرحلة ، سيحدد مدير السجلات ما إذا كانت السجلات قد تم إتلافها أو أرشفتها.

تصنيف السجلات

يمكن تصنيف السجلات بعدة طرق للمساعدة في تنظيم السجلات. لأغراضنا ، سننظر في ثلاثة تصنيفات للسجلات تنطبق على السجلات المادية والرقمية.

1. سجلات المؤسسة: ترتبط هذه السجلات بالأنشطة التجارية اليومية وهي شائعة بين معظم الشركات. يمكن أن تشمل كل شيء من إدارة الفريق وإشراك أصحاب المصلحة والمشتريات والمبيعات والعقود.
2. سجلات الصناعة: سجلات من هذا النوع شائعة أيضًا ولكنها تنطبق فقط على صناعة معينة. في حالة إدارة المشروع ، فهي سجلات فريدة للصناعة لا يمكن العثور عليها في الشركات الأخرى.
3. سجلات الحجز القانونية: السجلات التي يفوضها المستشار القانوني أو موظفو الامتثال والمطلوب الاحتفاظ بها لفترة معينة من الوقت من قبل الحكومة أو المؤسسة تسمى الحجوزات القانونية. إنها مرتبطة بقضايا حول عمليات تدقيق الامتثال أو التقاضي.

الموضوعات ذات الصلة: إدارة المشروع القانونية - دليل سريع

إدارة السجلات المادية

بينما تشترك إدارة المشروع مع معظم الصناعات في الانتقال من السجلات المادية إلى السجلات الرقمية ، لا تزال هناك سجلات مادية يجب إدارتها في معظم المشاريع. بينما قد يكون من الأسهل مشاركة الملفات الرقمية وتخزينها ، يمكن إدارة الملفات الفعلية بفعالية باستخدام نصائح إدارة الملفات الصحيحة.

تشغل الملفات الفعلية مساحة وقد تكون باهظة الثمن. في بعض الحالات ، يجب أن تكون انتقائيًا بشأن الملفات التي تحفظها. تأكد من عدم حفظ أي شيء فائض أو غير ضروري. بالنسبة إلى السجلات التي تخزنها بعيدًا ، تأكد من تناسقها في طريقة تسميتها. احتفظ بالمستندات المتشابهة في التفكير معًا ، مثل جميع الأعمال الورقية لمشروع واحد. سيسهل هذا العثور على ما تبحث عنه.

عندما تقوم بفرز ملفاتك ، فأنت تريد أيضًا فصلها عن طريق مستمر وكامل. على سبيل المثال ، يمكن أن يتم وضع المشروعات المكتملة في درج خزانة ملفات واحد بينما يجب تجميع المشروعات التي لا تزال قيد التنفيذ في درج آخر. قم بإنشاء مجلدات فرعية لتنظيم أوراقك بشكل أفضل ، ولا يضر إنشاء نسخ رقمية لأعمالك الورقية المهمة حتى لو كنت تفضل السجلات المادية ، فقط حتى يكون لديك نسخة احتياطية.

إدارة السجلات الإلكترونية

ومع ذلك ، سيكون لدى غالبية الشركات ملفات رقمية. كيف تدير سجلاتك الإلكترونية؟ أولاً ، يجب أن يكون لديك نظام يقوم بعمل نسخ احتياطية بشكل منتظم في حالة وجود مشكلة فنية يمكن أن تحذف بياناتك أو تفسدها. يتضمن خطة التعافي من الكوارث.

بالنسبة للتخزين ، يمكنك الاحتفاظ بملفاتك عبر الإنترنت ، أو على الخط القريب (في نظام إدارة مستندات القسم) أو غير متصل بالإنترنت. يمكن أن يكون الإنترنت مكلفًا بالطبع ، ويعتمد الأمان على الخدمة التي تستخدمها. عندما تكون الملفات متصلة بالإنترنت ، يمكن الوصول إليها على الفور من أي مكان يتوفر فيه اتصال بالإنترنت ، وهو أمر مفيد للعمل عن بُعد.

يمكن أن يكون التخزين عبر الإنترنت وقريبًا مكانًا آمنًا لحفظ سجلاتك. يمكن أن يتدهور التخزين غير المتصل بالشريط المغناطيسي والوسائط الضوئية دون عناية ، وهناك دائمًا خطر يتمثل في أن تغيير التكنولوجيا سيؤدي إلى عدم إمكانية الوصول إلى ملفاتك.

إدارة السجلات و ISO

ISO ، المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ، هي اتحاد عالمي لهيئات المعايير الوطنية. إنها منظمة غير حكومية تضم المعايير الخاصة بالعديد من البلدان حول العالم. تعد إدارة السجلات ISO 15489 أول معيار عالمي لإدارة السجلات وتم نشره في عام 2001 وتبنته أكثر من 50 دولة وأكثر من 15 لغة. استمرت المراجعة والاستشارة ثلاث سنوات وصدرت نسخة منقحة في عام 2016.

تشمل المفاهيم والمبادئ الأساسية للمعيار السجلات وأنظمة السجلات والسياسات والمسؤوليات والمراقبة والتدريب من أجل الإدارة الفعالة للسجلات. وهي تنطبق على إنشاء السجلات والتقاطها وإدارتها في جميع أنواع الأعمال والتقنيات. إنه متاح للبيع على موقع ISO.

كيف يساعد ProjectManager في إدارة السجلات

إذا كنت تبحث عن أداة رقمية يمكنها تنظيم مشروعاتك ومراقبتها وإعداد تقارير عنها ولكنها تعمل أيضًا كنظام غير محدود وآمن لإدارة السجلات ، فأنت بحاجة إلى برنامج ProjectManager والعمل وإدارة المشاريع. يمكن لأداتنا عبر الإنترنت إنشاء وتخزين السجلات التي تحتاجها لإدارة مشروعك والوصول إليها عند التخطيط لمشروعك التالي.

سجل الجدول الزمني والميزانيات باستخدام مخططات جانت عبر الإنترنت

بعض السجلات الأكثر أهمية لمشروعك هي الخطط التي تحدد جدولك الزمني وميزانيتك. تسهل مخططات جانت التفاعلية الخاصة بنا تنظيم عملك ، وربط التبعيات لتجنب الاختناقات وتعيين خط أساس لقياس تباين مشروعك في الوقت الفعلي أثناء تنفيذ الخطة. من السهل مشاركة مخططات جانت مع الفريق بأكمله ، حيث تعرض المشروع بأكمله في مخطط زمني مرئي ، والذي يمكن حفظه بعد ذلك للحصول على إرشادات مهمة عند التخطيط لمشروعك التالي.

إدارة السجلات في عرض قائمة قوي

مخطط جانت هو أحد طرق عرض المشروع المتعددة التي تسمح لك بإدارة سجلاتك باستخدام الأدوات التي تريدها. توجد لوحات كانبان وطرق عرض الأوراق والتقويم. حتى أن هناك طريقة عرض قائمة ، مما يجعل من السهل التقاط جميع سجلات مشروعك ، والاطلاع على حالتها كما تتوقع المشروع وحتى إرفاق الملفات والتعليقات لتعزيز تعاون أفضل مع الفرق في المكتب أو العمل عن بُعد.

إن وجود محور مركزي لسجلات مشروعك يتضاعف كأداة تستخدمها لإدارة وتنفيذ مشروعك يساعدك على العمل بكفاءة أكبر. تجعل ميزة البحث العالمي الخاصة بنا العثور على ما تبحث عنه سريعًا وسهلاً من خلال الملفات والمشروع والمهمة والمزيد. احصل على النتائج في الوقت الفعلي ، مما يعني أنك تنظر إلى ما يحدث حاليًا وليس لقطة من الماضي. أضف أتمتة سير العمل ، والموافقات على المهام ، وإدارة الموارد والمزيد ، مما يجعل برنامجنا متجرًا شاملاً لجميع احتياجات إدارة مشروعك.

ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشروعات حائز على جوائز يربط الفرق المختلطة على منصة تعاونية بمصدر واحد للحقيقة للحفاظ على عمل الجميع معًا بشكل أفضل. تنظيم العمل ومراقبة التقدم والإبلاغ عن الأداء ، وحفظ جميع سجلات مشروعك من خلال تخزين الملفات غير المحدود. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestle الذين يحققون النجاح مع برنامجنا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.