العمل عن بعد: 5 خطوات لتهيئة بيئة يزدهر فيها الموظفون

أصبح الموظفون عن بُعد المعيار الجديد للشركات في جميع أنحاء العالم. وفقًا لبحث من Global Workplace Analytics ، يستفيد الموظفون من المرونة ومزيج البيئات التي تسهل التعاون داخل المكتب والتركيز بشكل أقوى على المهام عند بُعدها.

ومع ذلك ، فإن الانتقال إلى العمل عن بُعد ليس دائمًا انتقالًا سهلاً. يجب أن تؤخذ أنواع شخصية الأفراد وأنماط العمل في الاعتبار ، والحفاظ على التوازن الصحي والفصل بين عقلية العمل والوقت الشخصي هو المفتاح. بالإضافة إلى دعم الموظفين بالموارد اللازمة لدعم العمل عن بُعد ، يجب على المديرين وقادة الفريق وضع هذه النصائح في الاعتبار لتهيئة بيئة بعيدة إيجابية ومنتجة للجميع.

1. الثقة تأتي أولا

لا يمكن جعل الموظفين البعيدين يشعرون بالحاجة إلى إثبات أنهم يعملون أو منتجين. هذا مهم بشكل خاص للآباء ومقدمي الرعاية الذين قد يعملون نفس القدر من الساعات على مدار الأسبوع ، لكن لديهم فترات مختلفة من التوفر والتركيز عن الموظفين الموجودين في المكتب بشكل أساسي.

يبدأ بناء الثقة بالشمولية عن بُعد من الإدارة - قد يكون إشراك الموظفين عن بُعد أمرًا صعبًا بالنسبة للمديرين المعتادين على بيئة المكتب التقليدية. خذ الوقت الكافي لفهم الاحتياجات الفريدة لموظفيك عن بعد وبناء التواصل والتعاطف.

بالإضافة إلى ذلك ، اعلم أن المرونة الموجودة في الجداول البعيدة ليست شيئًا سيئًا بأي حال من الأحوال. تظهر الأبحاث أن العاملين عن بعد قد زادوا من الإنتاجية عندما يتبعون جداولهم الخاصة.

لا تعني مشاركة الموظف عن بُعد إجبار العاملين الخارجيين لديك على العمل في نفس الصناديق مثل موظفي المكتب. يتعلق العمل المرن بتعدد الاستخدامات ، وستقوم ببناء ثقافة قوية حول العمل عن بُعد إذا منحت الموظفين الحرية والثقة.

2. تعيين قواعد الاتصال والجدولة

هناك الكثير من الفوائد للعمل عن بعد وإدارة الفريق عن بعد. يمكن أن يساهم تقليل الانحرافات عن القوى العاملة التقليدية في زيادة الكفاءة وتقليل التوتر وزيادة الروح المعنوية.

على الجانب الآخر ، يمكن أن يساهم العمل عن بعد في الشعور بالعزلة والانفصال. يمكن للمحادثات المرتجلة ولكن المهمة حول العمل المستمر الذي يحدث وجهاً لوجه في المكتب أن تستبعد دون قصد العمال عن بُعد إذا لم يتم وضع قواعد الاتصال. تذكر أن جميع الاتصالات عن بُعد تقريبًا تحدث بشكل غير متزامن. يجب أن تتفق الفرق على ما هو مناسب لأنواع مختلفة من الرسائل (على سبيل المثال ، وقت استخدام Slack مقابل البريد الإلكتروني) ، وحظر التقويم ، والتوافر ، والرد على التوقعات وأوقات الاستجابة أثناء فترات الراحة أو فترات زمنية شخصية.

وضع معايير الفريق من حيث مشاركة وتوثيق المعلومات والتحديثات. تأكد من أن جميع الموظفين داخل المكتب وخارجه يمكنهم الوصول إلى نفس المعلومات والموارد والاتصالات حول مشروع أو مهمة معينة. يمكن أن يقلل ذلك من مشاعر الارتباك هذه ، ويقلل من مخاطر سوء الفهم ويضمن بقاء خطوط الاتصال مع العمال عن بُعد مفتوحة.

3. الاستثمار في كل من التكنولوجيا والتدريب

يحتاج العاملون عن بُعد إلى إنترنت عالي السرعة وموثوق به ، وهواتف خلوية بها نقاط اتصال ، وشبكات VPN وأجهزة رائعة. التزم بتوفير هذه الموارد لهم تمامًا كما تفعل مع الموظفين في الموقع. وبالمثل ، تأكد من أن مؤسستك بأكملها ، داخل المكتب وعن بعد ، مُجهزة بأدوات دردشة فعالة وخيارات المؤتمرات عن بعد. إذا كنت تستخدم محادثة الفيديو بشكل متكرر ، فقم بإعداد المعدات المناسبة في كل غرفة اجتماعات على قدم المساواة حتى لا يتم استبعاد العمال عن بُعد بناءً على توفر الغرفة.

من المهم أيضًا تزويد الموظفين عن بُعد بتدريب شامل على الخصوصية والأمن. بينما يتمتع العمال عن بُعد بالمرونة للعمل في المنزل ، أو في الأماكن العامة مثل المقاهي أو في أماكن العمل المشتركة ، فمن المهم أن يعرفوا كيفية تأمين المعلومات التي قد يتم عرضها على شاشتهم بشكل كامل ، أو موعد عقد اجتماعات مع المعلومات الحساسة. في بيئة أكثر خصوصية.

أخيرًا ، ينطبق هذا الاستثمار في التدريب أيضًا على المديرين. تأكد من حصول كل مدير في مؤسستك على تدريب رسمي على العمل بفعالية مع الفرق البعيدة والموزعة. يساعد هذا في بناء ثقافة شاملة للشمولية عن بُعد وتسوية أي تحيزات قد يكون لدى المديرين الفرديين بشأن العمل عن بُعد. سيخلق هذا فرصًا متساوية في جميع أنحاء مؤسستك لأعضاء الفريق للعمل عن بُعد وفقًا لاحتياجاتهم.

4. كن مدافعا

من السهل على العاملين عن بعد أن يتم إهمالهم في الاجتماعات والمناسبات الاجتماعية وحتى في القيادة. لا تدع ذلك يحدث. بناء ثقافة شمولية للعاملين عن بُعد تمتد من التجمعات الاجتماعية إلى اجتماعات الفريق.

تتمثل إحدى طرق ضمان شعور العاملين عن بُعد بأنهم مشاركين كاملين في الاجتماعات في تعيين محامي عن بُعد يمكنه مراقبة الاتصالات مثل الدردشة بالإضافة إلى خط أو شاشة المؤتمرات عن بُعد. بالنسبة لعمالك عن بعد ، فإن معرفة أن لديهم طريقة إضافية "لرفع أيديهم" وأن يلاحظهم هذا المدافع على الفور يساعد على تجنب الشعور بأنهم ليسوا مشاركين كاملين في الغرفة. بالنسبة للعاملين في المكتب ، تبني الدعوة عن بُعد عادات جيدة لإضافة فترات التوقف المؤقت وإجراءات تسجيل الوصول إلى الاجتماعات التي تساعد على ضمان قدرة كل فرد في الغرفة (سواء كان موجودًا فعليًا أو جسديًا) على سماع صوته.

أخيرًا ، تذكر أن الجميع ، بما في ذلك العاملين عن بُعد ، يريدون الاعتراف بجهودهم. حاول بث إنجازات الموظف عبر قنوات الاتصال الخاصة بك. تتيح لك القنوات الرقمية الاحتفال بالموظفين عن بُعد أو داخل المكتب برؤية متساوية. يعد بث إنجازات جميع أعضاء فريقك - بما في ذلك أولئك الذين يعملون عن بُعد - طريقة رائعة لضمان مشاركة الموظفين عن بُعد ، والحفاظ على إحساسك بثقافة الشركة.

5. خصص وقتًا لوجهك

عندما يتعلق الأمر بمشاركة الموظف عن بُعد ، تذكر أن التفاعل وجهًا لوجه يمكن أن يكون أحد أهم العوامل في إدارة عدم الثقة وتحسين علاقات زملاء العمل.

إذا كنت تعمل مع موظفين عن بُعد في مواقع متنوعة جغرافيًا خارج مكتبك الرئيسي ، فتأكد من تخصيص وقت لمقابلتهم عند زيارة منطقتهم. سواء انتهى الأمر باجتماع عمل أو زيارة شخصية ، يمكنك طلب توصياتهم حول المنطقة وبناء علاقات أقوى من خلال التعرف بشكل مباشر على المكان الذي يعيشون ويعملون فيه.

إذا كان من الممكن للعاملين عن بُعد زيارة المكتب من حين لآخر ، فدعهم يفعلون ذلك في الأحداث الكبرى مثل اجتماعات الفريق ربع السنوية والأحداث على مستوى الشركة. هذه فرص رائعة لكل من العاملين عن بُعد وداخل المكتب لإضفاء المزيد من الوجه والشخصية على الأشخاص الذين يتفاعلون معهم عادةً فقط من خلال الشاشات.

على نفس القدر من الأهمية ، مع ذلك ، فإن الموظفين الذين لا تسمح ظروفهم بالسفر لديهم فرصة للشعور بالاندماج الكامل في هذه الأنواع من الأحداث العرضية. ضع في اعتبارك إعداد اجتماعات الفريق بحيث يمكن الاتصال بالعاملين عن بُعد في محادثة الفيديو للمشاركة ، أو تخصيص وقت للمحادثات المفتوحة المنتظمة التي لا يجب أن تكون مدفوعة بأجندة عمل.

التحول لعصر العمل عن بعد

تعني إمكانية الوصول إلى الفرق الموزعة والحوسبة السحابية أن العمل المرن أصبح أكثر جدوى من أي وقت مضى. على الصعيد الأجيال ، من المرجح أن تزداد أهمية العمل عن بُعد ، حيث تعد المرونة الوظيفية واحدة من أعلى مزايا العمل مرتبة من قبل جيل الألفية.

كلما تمكنت من جعل ثقافتك مهمة للعاملين عن بُعد ، كان من الأفضل أن تضمن شعور جميع موظفيك كما لو أنهم جزء من نفس الفريق. فكر في كيفية جمع الأشخاص معًا للاحتفال بنفس القيم والتقاليد حتى يشعر جميع أعضاء فريقك بأنهم جزء من مجموعة متماسكة. يساعد هذا في رفع الروح المعنوية ومكافحة مشاعر الانفصال أو عدم الثقة التي يمكن أن تحدث في الفرق البعيدة. إن وضع خطة لإبقاء جميع الموظفين مشاركين وفي الحلقة سوف يفيد في النهاية جميع أعضاء فريقك. لمزيد من النصائح حول كيفية إدارة فريقك واستراتيجيتك الاجتماعية ، بغض النظر عن كيفية توزيع فريقك ، تابع Sprout على Twitter.