كيفية إنشاء نهج العمل عن بعد (+ نموذج)

العمل من المنزل حفلة عملاقة.

يمكنك في الأساس أن تفعل ما تريد. لا قواعد. لا توجد متطلبات. فوضى عارمة - انطلق ونم حتى الظهر ، ولا تقلق بشأن وقت الشركة.

... لا يبدو صحيحًا تمامًا ، أليس كذلك؟

على الرغم من أنني متأكد من أن هناك بعض الأشخاص يستغلون وضع عملهم عن بُعد ، إلا أن غالبية العمال عن بُعد يعملون بجد أكثر من أي وقت مضى. إنهم يريدون إثبات أن العمل عن بُعد فعال حتى يتمكنوا من الاحتفاظ بهذا الامتياز الهائل.

ولكن إذا كنت تريد التأكد من قيام العاملين عن بُعد بما هو متوقع منهم ، فستحتاج إلى إنشاء سياسة عمل عن بُعد أو سياسة عمل مختلطة.

إذن ما هي سياسة العمل عن بُعد بالضبط وكيف يمكنك إنشاء واحدة؟

لا تقلق - بنهاية هذا الدليل ، ستحصل على جميع الإجابات.

ما هي سياسة العمل عن بعد؟

هيا لنبدأ مع الأساسيات. ما هي سياسة العمل عن بعد؟

بشكل أساسي ، هو مستند يحدد القواعد والمتطلبات للعمل عن بُعد وترتيبات العمل المرنة.

كما أنه يضع التوقعات مع الموظفين ويحملهم المسؤولية عن أفعالهم أثناء العمل عن بُعد.

هناك عدة أنواع مختلفة من السياسات المتشابهة التي تستحق الاستكشاف ، لكن الاختلافات سطحية إلى حد ما ، حيث تؤدي جميعها نفس الغرض:

• سياسات العمل عن بعد. تحدد سياسات العمل عن بُعد القواعد والتوقعات للمواقف التي سيعمل فيها الموظفون عن بُعد معظم الوقت أو طوال الوقت.
• سياسات العمل المرنة. تركز سياسات العمل المرنة بشكل أكبر على الموظفين الذين لديهم ترتيبات عمل مرنة. على سبيل المثال ، قد يُسمح لهم بالعمل من المنزل من حين لآخر أو قد يُسمح لهم باختيار ساعات العمل الخاصة بهم.
• سياسات العمل الهجين. تم تصميم سياسات العمل الهجين للموظفين الذين سيقضون وقتهم مقسمًا بين العمل في المكتب والعمل من المنزل.

لأكون صادقًا ، يمكنك الاتصال بسياستك بأي شيء تريده.

كل ما يهم هو أن تحدد جميع توقعاتك من الموظفين بشكل واضح ومحدّد قدر الإمكان.

9 أسئلة مهمة يجب الإجابة عليها في سياسة العمل عن بُعد

قبل الجلوس لكتابة سياسة العمل عن بُعد ، ستحتاج إلى الإجابة على الأسئلة التالية.

1. متى يمكن للموظفين العمل عن بعد؟

هذا هو أكبر سؤال عليك الإجابة عليه.

هل ستجعل الموظفين يأتون إلى العمل مرة واحدة في الأسبوع لرؤية بعضهم البعض والتعامل مع الاجتماعات الكبيرة؟ هل ستكون منظمة بعيدة تماما؟ هل يمكن للموظفين تغيير حالة عملهم على النحو الذي يرونه مناسبًا؟ هل هناك أيام معينة لا يُسمح فيها بالعمل عن بُعد؟

لا توجد إجابات صحيحة أو خاطئة هنا ؛ ستكون كل منظمة مختلفة. لكنك تحتاج إلى فهم قوي لما تأمل في تحقيقه.

2. ما هي المتطلبات الأساسية للعمل عن بعد؟

إذا كان موظفوك سيعملون عن بعد ، فما هي المتطلبات الأساسية؟

على سبيل المثال ، هل يتعين عليهم الالتزام ببعض أفضل الممارسات الأمنية؟ هل يتعين عليهم القدوم إلى المكتب إذا سألتهم؟ هل هناك أهداف إنتاجية تريد تحقيقها؟

لا تخف من الخوض في التفاصيل هنا ؛ كلما كنت أكثر تحديدًا ، كان ذلك أفضل.

3. ما هو الجدول الزمني الخاص بك وتوقعات التوفر؟

كيف تتوقع أن يعمل الموظفون ويتواصلون ويكونون متاحين بشكل عام للتبادلات المتعلقة بالعمل؟

هل تحتاج إلى أن يكون الموظفون متصلين بالإنترنت ومتاحين للاجتماعات والمحادثات وفقًا لجدول زمني نموذجي من 9 إلى 5؟ أم أنك تمنحهم المزيد من المرونة في الجدولة؟ هل هناك ساعات معينة من اليوم يتوقع أن يكون فيها كل فرد في الشركة متصلاً بالإنترنت؟

4. كيف يتم توزيع الأجهزة التقنية والموارد الأخرى للعمل عن بُعد؟

هل ستمنح موظفيك البعيدين جميع الأجهزة والتقنيات والموارد التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح؟

على سبيل المثال ، هل ستقوم بتوزيع أجهزة الكمبيوتر المحمولة وملحقات الكمبيوتر الجديدة على موظفيك ، أم سيكونون مسؤولين عن توفير أجهزتهم الخاصة؟ إذا كنت تقوم بتوزيع الأجهزة ، فهل ستحتفظ الشركة بملكية هذه الأجهزة طوال فترة الترتيب؟

5. كيف ينبغي التعامل مع التكنولوجيا للحفاظ على الأمن؟

يعد الأمن السيبراني أكثر أهمية في عصر العمل عن بُعد. إذا كان أحد موظفيك عرضة للهجوم ، فقد يؤدي ذلك إلى انهيار مؤسستك بالكامل.

كيف تتوقع أن يتعامل موظفوك مع الأمن عند العمل في مؤسستك؟ على سبيل المثال ، هل هم مسؤولون عن تسجيل الدخول إلى VPN؟ هل يحتاجون إلى اتباع بعض عادات كلمة المرور؟ ما هي الشبكات التي يمكنهم الاتصال بها وما هي الأجهزة التي يُسمح لهم باستخدامها؟

5. هل سيكون المكتب متاحًا؟

هل لشركتك مكتب ، وإذا كان الأمر كذلك ، فهل يمكن للموظفين الحاليين استخدامه وفقًا لتقديرهم؟

هناك بعض القيمة في تزويد العمال عن بعد بخيار العودة إلى مكان العمل التقليدي عندما يحتاجون إلى تغيير المشهد أو مكان للتعاون مع زملاء العمل الآخرين.

ومع ذلك ، قد لا تتمكن من استيعاب هذا. هل ستقدم رواتب لمساحات العمل المشتركة أو الترتيبات البديلة إذا لم يكن المكتب متاحًا؟

6. هل سيتأثر الدفع أو المزايا أو الضرائب؟

كيف ستؤثر ترتيبات العمل عن بُعد الجديدة على أجور الشركة و / أو المزايا و / أو الضرائب؟

هل ستمنح الموظفين مكافأة إضافية لتجهيز أنفسهم بعمل لائق من إعداد المنزل؟ هل ستخفض راتبك أو تقلل المزايا الآن حيث لا يُتوقع أن ينتقل الموظفون إلى العمل أو الوقوف في وسط المدينة؟ ما هي الآثار الضريبية لموقع العمل الجديد هذا؟

7. كيف ستتغير ثقافة الشركة؟

سواء أعجبك ذلك أم لا ، ستتغير ثقافة شركتك.

لا يمكنك إنشاء ثقافة شركة لمكان عمل شخصي والحفاظ على كل شيء على حاله عند التحول إلى سياسة العمل عن بعد أو العمل المختلط ؛ من الصعب جدًا الحفاظ على تنسيق الأشخاص واتصالهم ببعضهم البعض.

استبق الأمور من خلال تحديد كيفية تطور ثقافتك من هنا (وكيف ستعززها).

8. من سيتولى إدارة الموظفين عن بعد؟

هل سيكون للموظفين عن بعد رئيس مباشر مسؤول عن تكليفهم بالمهام وتوجيه عملهم وتقديم المشورة والدعم لهم؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فكيف سيتم مساءلة الموظفين عن بعد عن عملهم؟

9. هل هذه الخطوط العريضة عرضة للتغيير؟

يمكنني الرد على هذا واحد من أجلك. الجواب الصحيح هو نعم.

يجب أن تترك دائمًا مجالًا للمرونة والتحسينات في المستقبل ؛ تأكد من أنك تنص على وجه التحديد على أن جميع سياسات العمل عن بُعد والعمل المختلط عرضة للتغيير.

من خلال الإجابات على هذه الأسئلة ، يجب أن يكون لديك كل ما تحتاجه لبدء صياغة سياسة العمل عن بُعد.

قالب نهج العمل عن بعد

فيما يلي نموذج لسياسة العمل عن بُعد يمكنك استخدامه:

-

مقدمة

ابدأ بكتابة مقدمة موجزة. اشرح ما هي هذه السياسة ، وما هي نواياها ، وكيف يجب على الموظفين قراءة هذا المستند واستخدامه. يجب عليك أيضًا توضيح أن هذا المستند يخضع لمزيد من التغييرات وأن الموظفين مسؤولون عن مراجعة أحدث الوثائق للتأكد من أنهم يتبعون القواعد الصحيحة.

التوقعات الأساسية

بعد ذلك ، قم بإنشاء قسم نظرة عامة يحدد التوقعات لموظفيك.

تأكد من تضمين الأقسام الفرعية في ما يلي (التي غطت معظمها عند معالجة الأسئلة في القسم السابق):

• التوافر والجدولة.
• التقنيات والأدوات.
• الاجتماعات والتواصل.
• التدريب والموارد.
• التعاون والثقافة.
• الدفع والضرائب والمزايا.
• الإعداد والتوثيق.

الأدوات والأمان

بعد ذلك ، ركز على الأدوات التي ستوفرها لموظفيك وتوقعاتك للأمان والخصوصية.

• الأجهزة والوصول إلى الإنترنت.
• البرمجيات والأدوات التقنية الأخرى.
• الشبكات الخاصة الافتراضية والتدابير الأمنية.
• التعويض عن الملحقات واحتياجات المكتب المنزلي الأخرى.
• مساحات اجتماعات مادية.

قواعد ونتائج مهمة

في هذا القسم ، ستضع أي قواعد مهمة يجب على الموظفين اتباعها ليظلوا جزءًا من الشركة. لا تخافوا من التكرار في الأقسام الأخرى ؛ يجب أن يكون هذا قسمًا مرجعيًا سريعًا يجيب على معظم أسئلة الموظفين في لمحة.

تأكد أيضًا من تحديد العواقب المحتملة لعدم اتباع القواعد. هل سيكون هناك نظام نمط "3 ضربات" معمول به للانتهاكات؟ هل يخضع الموظفون لشطب أو تعليق أو رواتب مرفوضة؟

ثقافة الشركة والتعاون

خصص هذا القسم لثقافة الشركة وتعاون الموظفين. كيف ستتغير توقعات التواصل والتعاون؟ ماذا ستفعل للحفاظ على ثقافة الشركة قوية قدر الإمكان؟

الحقوق القانونية للموظفين

أخيرًا ، تأكد من تحديد الحقوق القانونية لموظفيك ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

• المراقبة والخصوصية.
• أجر الساعات والعمل الإضافي.
• حقوق الامتيازات.
• أسباب الإنهاء.

4 تلميحات حول إنشاء وتوزيع نهج العمل عن بُعد

اتبع هذه النصائح لإنشاء وتوزيع سياسة العمل عن بعد.

1. قم بتوزيع سياسة العمل عن بعد في وقت مبكر.

احصل على سياسة العمل عن بُعد في أيدي موظفيك في أقرب وقت ممكن ، خاصةً إذا كانوا يعملون بالفعل من المنزل.

لا تريد أن تقضي ستة أشهر في ترتيب العمل عن بُعد وتغيير توقعات الجميع تمامًا من تلك اللحظة فصاعدًا. تريد أيضًا منح موظفيك متسعًا من الوقت لقراءة هذه السياسة وفهمها واتخاذ إجراءات بشأنها.

2. الحصول على مراجعة قانونية.

العمل مع محام. امنح سياسة العمل عن بعد مراجعة شاملة.

هل هناك نقاط ضعف أو ثقوب؟ هل هناك حقوق قانونية يتمتع بها موظفوك لم تطلبها مباشرة؟ هل هناك أي مطالبات أو قواعد قمت بوضعها والتي تعتبر غير قانونية من الناحية الفنية ، أو قابلة للطعن في محكمة قانونية؟

فرز كل هذا قبل إرسال السياسات.

3. الحصول على التوقيعات ومراجعة المعلومات.

تأكد من أن كل موظف يأخذ الوقت الكافي لقراءة السياسة والتوقيع على وثيقة تفيد بأنهم يفهمونها.

من أجل التكرار ، من الجيد أيضًا استضافة اجتماع حيث تقوم بمراجعة المستند مع موظفيك والإجابة على أي أسئلة (لأنه ، دعنا نواجه الأمر ، لن يقرأه بعض موظفيك على الأقل مهما كنت إفترض جدلا).

احتفظ بنسخ موقعة من سياسة العمل عن بُعد في الملف في حالة احتياجك للرجوع إليها لاحقًا.

4. إعادة تقييم وتحديث السياسة بشكل دوري.

يجب أن تكون سياسة العمل عن بُعد "مستندًا حيًا" يتم إعادة تقييمه وإعادة كتابته بشكل منتظم.

قم بمراجعة السياسة مرة واحدة على الأقل سنويًا ومعرفة ما إذا كانت هناك أي أقسام تحتاج إلى التحديث أو إعادة الكتابة ؛ إذا اكتشفت عيوبًا جديدة ، فتأكد من معالجتها وإعادة توزيع السياسات لتوقيعات الموظف الجديد.

إدارة الموظفين عن بعد بشكل أفضل

قد تكون إدارة فريق بعيد أمرًا صعبًا.

لكن الأمر أسهل كثيرًا مع سياسة العمل عن بُعد الجيدة والأدوات والمكان المناسبين.

وإذا كنت قد قرأت هذا الدليل ، فهذا يعني أنك بالفعل في منتصف الطريق.

إذا ما هو التالي؟

باستخدام EmailAnalytics ، ستحصل على النصف الآخر من المعادلة - الأداة المثالية لقياس إنتاجية الموظف ومشاركته وكفاءته. باستخدامه ، يمكنك تحليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها موظفوك ، وأكثر أوقاتهم ازدحامًا في اليوم ، وأكثر من ذلك بكثير.

لكن من الأسهل بكثير أن تظهر لك ، بدلاً من إخبارك. لذا قم بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية اليوم وشاهدها بنفسك!