كيف تكتب طلب عرض (RFP) يحفز الردود

بصفتك مسوقًا ، لديك الكثير من الأشياء على طبقك ولا يمكنك إدارة كل شيء بمفردك. علاوة على ذلك ، فإن بعض المهام ليست ممكنة أو عملية لإدارتها يدويًا. في مرحلة ما ، ستحتاج إلى العمل مع شركات أخرى تقدم أدوات أو خدمات لمساعدتك على أداء وظيفتك بشكل أكثر كفاءة. هذا هو المكان الذي يأتي فيه طلب تقديم العروض ، مما يتيح لك جذب البائعين المحتملين الذين يمكنهم مساعدتك في تحقيق أهداف عملك.

إذا لم تكتب طلب عرض (RFP) من قبل ، فقد لا تعرف كيفية البدء أو ما تحتاج إلى تضمينه. الخبر السار هو أننا هنا للمساعدة. يرشدك هذا الدليل خلال عملية كتابة طلب اقتراح ناجح يقود الردود من البائعين الأكثر قابلية للتطبيق. دعنا نتعمق في الأمر.

كيف تكتب طلب عرض يحفز الردود:

ما هو طلب تقديم العروض (RFP)؟

طلب تقديم العروض أو طلب تقديم العروض هو مستند يوفر قائمة بالمتطلبات التي يجب على البائعين الوفاء بها لإكمال المشروع. يتم إرسالها عادةً من قبل الشركات التي تحتاج إلى إيجاد الحل التكنولوجي المناسب أو الخدمة الاحترافية ، وهي بمثابة دعوة مفتوحة للبائعين لتقديم عروضهم. وهذا يمكنهم من جذب البائعين المحتملين الذين يمكنهم تزويدهم بالأدوات التي يحتاجون إليها أو الذين يمكنهم الاستعانة بمصادر خارجية لبعض أعمالهم.

من الأهمية بمكان الحصول على طلب تقديم عرض صحيح لأنه يفصل جميع المعايير التي يجب على البائعين الوفاء بها من أجل الفوز بالعطاء. على هذا النحو ، فإنه يمكّنك من جمع المقترحات من البائعين الأكثر صلة ، مما يجعل من السهل اتخاذ قرار بشأن الشخص المناسب لعملك.

8 خطوات لكتابة طلب عرض

لذا ، إذا كان طلب الاقتراح مهمًا جدًا ، فكيف تكتبه؟ تحقق من الخطوات أدناه لبدء كتابة طلب تقديم العروض الخاص بك.

1: تحديد المشروع والنطاق والميزانية

ابدأ بتعريف واضح لما هو المشروع وافهم الدور الذي سيلعبه البائع فيه. بمعنى آخر ، لديك فكرة مناسبة عما تحتاجه من البائع قبل أن تتمكن من كتابة طلب تقديمك. ناقش ما تحتاج إلى أن يفعله البائع ، وكيف ينبغي القيام به ، والمدة التي يجب أن يستغرقها بشكل مثالي حتى يكتمل.

بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج أيضًا إلى التحدث عن المبلغ الذي ترغب في إنفاقه على الخدمة أو النظام الأساسي. يوفر لك هذا أساسًا متينًا لطلب تقديم العروض الخاص بك لأنك تعرف بوضوح ما تبحث عنه.

2: تقديم مقدمة

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة واضحة عما تبحث عنه ، حان الوقت لكتابة مقدمة تشرح مشروعك وتوقعاتك. يجب أن تكون المقدمة قادرة على مساعدة البائعين المحتملين على فهم الغرض من طلب تقديم العروض وما يحتاجون إليه لمساعدتك على تحقيقه. ستكون هذه أيضًا فرصة جيدة لشرح ما إذا كنت تواجه أي تحديات وكيف يمكن للبائع مساعدتك في التغلب عليها.

إلى جانب هذه الأساسيات ، قد ترغب أيضًا في تضمين معلومات إضافية حول مشروعك. قد تكون هذه تفاصيل مثل متى تنوي بدء المشروع ومدة تشغيله. يجب أن تساعد المقدمة البائعين المحتملين في الحصول على فكرة أفضل عن احتياجاتك حتى يتمكنوا من تقييم قدرتهم على تلبيتها.

3: اشرح تاريخ شركتك ومشروعك

بعد ذلك ، حان الوقت لتقديم شركتك إلى البائعين. امنحهم تاريخًا موجزًا ​​لشركتك وما تفعله بالإضافة إلى المشروع الذي تقوم به. تحدث عن قيم علامتك التجارية وتاريخك ومعلومات أساسية أخرى مهمة. يجب أن تكون هذه المعلومات قادرة على مساعدة البائعين على فهم سوقك ومكان عملك حاليًا.

ضع في اعتبارك أن العديد من البائعين المحتملين ربما لم يسمعوا بشركتك من قبل. اجعل من السهل عليهم اتخاذ قرار مستنير من خلال إعطائهم فكرة عن هويتك كعلامة تجارية. يمكنهم بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لتقييم ما إذا كانوا مناسبين لاحتياجاتك وما إذا كانوا يريدون العمل معك.

4: صِفْ متطلباتك

الآن يأتي الجزء الأكثر أهمية حيث تصف بالضبط ما تحتاجه في البائع. قدم تفاصيل محددة حول الخدمات أو الحلول التي تبحث عنها لمساعدتك في تحقيق هدفك. تأكد من تضمين تفاصيل مثل مستوى الخبرة التي تبحث عنها (في حالة حلول الخدمة). بالنسبة لحلول البرامج ، قد ترغب أيضًا في تضمين تفاصيل مثل مستوى الوصول الذي تحتاجه بناءً على حجم فريقك.

من المهم أن تكون محددًا قدر الإمكان في هذا القسم حتى يتمكن البائعون المحتملون من معرفة ما إذا كانوا يقدمون الحل الذي تحتاجه. سيساعدهم هذا في تحديد ما إذا كان ينبغي عليهم إرسال عرض أم لا ، مما يسمح لك بتصفية خياراتك على الفور للحصول على مقترحات من العملاء المحتملين الأكثر ملاءمة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن وكالة تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، فقد تحتاج إلى وكالة يمكنها الاهتمام بتخطيط المحتوى والإنتاج والجدولة. بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج إليهم لإدارة مجتمعك نيابة عنك. في هذه الحالة ، قد تختار الوكالة التي لا تقدم إدارة المجتمع تجنب إرسال عطاء ، لذلك لا تحتاج إلى إضاعة الوقت في مراجعة عرضهم.

بدلاً من ذلك ، لنفترض أنك تبحث عن أداة لإدارة الوسائط الاجتماعية لفريق من ثلاثة أشخاص. وتريد أن تكون قادرًا على تخطيط المحتوى الخاص بك وجدولة منشوراتك ومراقبة تعليقاتك وتحليل النتائج كلها في مكان واحد. بهذه الطريقة ، فقط هؤلاء البائعون الذين يمكنهم تلبية المتطلبات المذكورة أعلاه سيرسلون عرضًا لك لمراجعته حتى تقوم بتصفية خياراتك على الفور.

5: إعطاء تعليمات التقديم

يجب أن يعرف البائعون الذين يخططون لإرسال عرض ما كيفية الاستجابة لطلبك لتقديم عرض. تأكد من أنك تقدم تعليمات واضحة حول الهيكل الذي يجب عليهم اتباعه في اقتراحهم بالإضافة إلى ما يحتاجون إلى تضمينه. عندما يتم تنسيق جميع المقترحات بطريقة مماثلة ، يصبح من السهل عليك معالجة المعلومات وتقييمها.

على سبيل المثال ، قد تطلب منهم تضمين عدد معين من العناوين. أو يمكنك حتى أن تطلب منهم تقديم قائمة بالنقاط تحت كل عنوان. بالإضافة إلى ذلك ، قد تطلب منهم أيضًا إرسال عينات من أعمالهم السابقة ودراسات الحالة والعروض التوضيحية لتقييم جودة عملهم أو إمكانات النظام الأساسي بشكل أفضل.

6: قم بتضمين معايير الاختيار الخاصة بك

من المهم أيضًا أن تقوم بتضمين قائمة مفصلة بالمعايير التي ستستخدمها في تقييم العروض. يعطي هذا البائعين فكرة عن كيفية تقييمهم حتى يتمكنوا من فهم فرصهم في الفوز بالعطاء. على هذا النحو ، سيستجيب البائعون الأكثر تأهيلًا لطلبك لتقديم العروض ، مما يسهل عليك فرز خياراتك.

قدم تفاصيل حول أولوياتك ومتطلباتك الأساسية وتفضيلاتك حتى يعرف البائعون بالضبط ما تبحث عنه وكيفية وضع عروضهم. على سبيل المثال ، يمكنك إعطاء الأولوية للوكالات المتخصصة في إنتاج المحتوى بخلاف خدمات التسويق الخاصة بها. قد تكون المتطلبات الأساسية هي القدرة على التخطيط لحملات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي وتنفيذها ، بينما قد تفضل الوكالات التي لديها خبرة في العمل مع الشركات في صناعة معينة.

7: حدد الجدول الزمني لطلب تقديم العروض

بالإضافة إلى ذلك ، من الأهمية بمكان أن يعرف كل من المعنيين جدولك الزمني المستهدف. متى تتوقع أن تتلقى الردود؟ متى سيتم الإعلان عن البائع المختار؟ تأكد من تضمين هذه المواعيد النهائية الرئيسية حتى لا يضطر البائعون إلى الاستمرار في التواصل معك للحصول على التحديثات عندما لا تكون قد حددت اختيارك.

إلى جانب ذلك ، قد ترغب أيضًا في تضمين وقت بدء المشروع ووقت الانتهاء. ستسمح معرفة هذه الجداول الزمنية للبائعين بتخطيط جداولهم وتقييم مدى توفرهم قبل أن يختاروا الرد. يفيد هذا كلا الطرفين لأنك لا تريد أن ينتهي بك الأمر إلى العمل مع بائع لن يتمكن في النهاية من مساعدتك في الوفاء بالموعد النهائي. أيضًا ، سيتمكن البائعون من فهم ما إذا كان بإمكانهم ملاءمة مشروعك في الاعتبار عبء العمل الحالي.

هذا مهم بشكل خاص لطلبات تقديم العروض الذين يبحثون عن حلول الخدمة. ضع في اعتبارك أنه بناءً على مدى تفصيل متطلباتك ، ستحتاج إلى تعديل مخططك الزمني وفقًا لذلك. إذا كان على البائعين تقديم عرض مفصل للغاية ، فقد يحتاجون إلى مزيد من الوقت لتخطيط استجابتهم.

8: قم بالتدقيق والمراجعة والبدء في البث المباشر

الآن بعد أن قمت بتدوين جميع المعلومات المهمة ، فقد حان الوقت لتصحيح طلبك لتقديم الاقتراح. ابحث عن الأخطاء الإملائية والنحوية بالإضافة إلى الجمل المعقدة التي قد يصعب فهمها. تريد الظهور كمحترف وجدير بالثقة مع تجنب أي فرص لسوء التواصل.

إلى جانب الأساسيات ، تأكد من أنك تبحث عن الأخطاء التي قد تكون ضارة بالجدول الزمني لمشروعك. على سبيل المثال ، قد يؤدي خطأ مطبعي في الموعد النهائي إلى خسارة البائعين المحتملين لأنهم لا يستطيعون الوفاء بها أو تأخير كبير في تلقي مقترحاتك. بدلاً من ذلك ، قد يعني عدم وجود 0 في ميزانية مشروعك خسارة البائعين المحتملين الذين رفضوا المزايدة لأن الأجر كان منخفضًا للغاية.

قم بإجراء أي تنقيحات ضرورية وامنح طلب تقديم العروض مرة واحدة للتأكد من أنه احترافي وواضح. ستتمكن بعد ذلك من البدء في عرض طلبك لتقديم عرض.

أفضل الممارسات لكتابة RFP فعالة

بالإضافة إلى اتباع الخطوات المذكورة أعلاه ببساطة ، هناك طريقة معينة للتأكد من حصول طلب تقديم العروض على الردود التي يستحقها. اتبع أفضل الممارسات هذه لكتابة طلب اقتراح فعال.

• اجعلها بسيطة وسهلة الفهم

لتجنب فرص سوء التواصل ، تأكد من استخدام لغة مفهومة للبائعين المحتملين. قد ترغب في تقليص المصطلحات الصناعية واللجوء إلى اللغة الإنجليزية البسيطة مع الاحتفاظ بها احترافية. حاول تجنب الجمل طويلة المدى وبدلاً من ذلك قصها إلى جمل أقصر وأكثر حجمًا يسهل معالجتها.

• حقق أقصى استفادة من العناوين والنقاط

تجعل العناوين والنقاط النقطية RFP أسهل في الاستيعاب مقارنة بمجموعات النص الكبيرة. حقق أقصى استفادة منها لتفريق طلب الاقتراح الخاص بك وجعله أكثر قابلية للفحص.

• كن مفصلاً قدر الإمكان

لا تفوت التفاصيل المهمة التي يمكن أن تساعد البائعين المحتملين على فهم مشروعك ومتطلباتك بشكل أفضل. من المرجح أن يستجيب البائعون بالاقتراح الصحيح عندما يكون لديهم فكرة واضحة عما تبحث عنه ونوع الدور الذي سيلعبونه.

مثال على طلب تقديم العروض

هل ما زلت غير متأكد من الشكل الذي يجب أن يبدو عليه طلبك للاقتراح؟ دعنا نلقي نظرة على مثال لكيفية ظهور طلب تقديم العروض النموذجي حتى تتمكن من الحصول على فكرة أفضل.

طلب عرض: خدمات وسائل التواصل الاجتماعي لشهر يونيو فينتاج
16 ديسمبر 2022
صادر عن: يونيو خمر
شخص الاتصال: جون فيليبس
[بريد إلكتروني محمي]
(445) 917-3069

مقدمة

يقبل June's Vintage ، وهو متجر بيع بالتجزئة يتعامل في الملابس القديمة ، مقترحات للعثور على وكالة موثوقة لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بنا نيابةً عنا.الغرض هو:

• ينمو مجتمع وسائل التواصل الاجتماعي لدينا.

• إشراك جمهورنا بشكل مستمر.

• حافظ على حضور قوي للعلامة التجارية عبر الشبكات الاجتماعية الرائدة (Instagram و Facebook و TikTok).

الهدف من طلب تقديم العروض هذا هو العثور على وكالة وسائط اجتماعية توفر أفضل قيمة شاملة وتقدم نتائج مبهرة.نأمل في تشغيل مشروع اختباري لمدة ثلاثة أشهر وبعد ذلك قد نقرر شراكة طويلة الأمد.

خلفية

تأسست أعمالنا التجارية القديمة في عام 2007 ومنذ ذلك الحين أسست قاعدة عملاء قوية في جميع أنحاء فيلادلفيا.معظم عملائنا هم من عشاق الموضة المحليين تقريبًا تتراوح أعمارهم بين 25 و 50 عامًا ويتسوقون في المتجر.ومع ذلك ، مع توسعنا في قنوات التسوق عبر الإنترنت ، هناك فرصة لتوسيع هذا الوصول إلى ما وراء المنطقة المحلية.لقد ثبت أن هذا يمثل تحديًا لأن وجودنا على وسائل التواصل الاجتماعي محدود إلى حد ما ونفتقر إلى الوقت والمعرفة لإشراك جمهورنا بنشاط على وسائل التواصل الاجتماعي.

ملخص المشروع

نود أن نكون قادرين على النشر والتفاعل مع الجماهير باستمرار عبر ثلاث منصات وسائط اجتماعية رئيسية - Instagram و Facebook و TikTok.على هذا النحو ، نحن نبحث عن وكالة يمكنها مساعدتنا في ما يلي:

• قم بإنشاء إستراتيجية قوية لوسائل التواصل الاجتماعي كاملة مع تقويم النشر.

• طوّر أفكارًا جديدة للمحتوى واعتني بإنشاء المحتوى وفقًا لتقويم النشر.

• جدولة ونشر المنشورات نيابة عنا.

• مراقبة والرد على تعليقات العملاء.

• قم بتشغيل حملة إعلانية لمدة أسبوع لجذب متابعين / عملاء جدد.

ميزانيتنا هي 2500 دولار شهريًا مع بعض المساحة للمرونة اعتمادًا على مستوى الخدمة التي يمكن تقديمها.من الناحية المثالية ، نود توظيف وكالة لديها خبرة في العمل مع متاجر البيع بالتجزئة الصغيرة والشركات المحلية.

إرشادات التقديم

يجب إنشاء جميع المقترحات باستخدام التنسيق أدناه (ستكون القوائم النقطية محل تقدير كبير):

• ملخص تنفيذي

• الخلفية التجارية

• تسليط الضوء على نقطة البيع الفريدة الخاصة بك

• قدم الخبرة ذات الصلة التي تجعلك مؤهلاً للمشروع

• تفاصيل المخرجات والخدمات المقترحة

• لاحظ أدوات إدارة الوسائط الاجتماعية التي ستستخدمها لإكمال المهام الضرورية

• ليس كيف سيتم مشاركة المحتوى معنا للموافقة عليه

• قم بتضمين أسعارك

• المراجع و / أو دراسات الحالة

• تقديم عينات من محتوى الوسائط الاجتماعية الذي تم إنشاؤه للعملاء السابقين

• شروط وأحكام إضافية للعمل مع وكالتك

يرجى تقديم اقتراحك بتنسيق pdf. إلى[email protected] بحلول 30 يناير 2023.

معيار التقييم

سيستخدم June's Vintage المعايير التالية لتقييم العروض واختيار البائع المناسب:

• خبرة في تقديم حلول وسائط اجتماعية كاملة الخدمات لمدة لا تقل عن 24 شهرًا

• الاستجابة للمتطلبات الموضحة أعلاه

• تنافسية أسعار الخدمة

• شهادات من عملاء سابقين / حاليين

• الأدوات والتقنيات المستخدمة في تنفيذ المهام الضرورية

الجدول الزمني

تتوقع June's Vintage إكمال طلب تقديم العروض والمشروع وفقًا للجدول الزمني التالي:

• إصدار طلب تقديم العروض - 16 ديسمبر 2022

• الموعد النهائي لتقديم العروض - 30 يناير 2023

• تاريخ اختيار البائع - 15 فبراير 2023

• الانتهاء من العقد ومناقشات المشروع الأخرى - 20 فبراير 2023

• تاريخ بدء المشروع - 1 مارس 2023

• اكتمال المشروع الأولي - 31 مايو 2023

البدء بطلبك الأول لتقديم عرض

الآن بعد أن عرفت بالضبط كيف يبدو طلب تقديم العروض وما الذي يجب تضمينه فيه ، فقد حان الوقت لكتابة طلب اقتراح خاص بك. هناك الكثير من القوالب المجانية المتاحة عبر الإنترنت والتي يمكن أن تساعدك في صياغة الطلب المثالي لتقديم العروض.