جمع المتطلبات: دليل سريع

تخيل أنك تتولى زمام المبادرة في مشروع جديد لتكنولوجيا المعلومات يتضمن بناء مركز اتصال من الشبكة إلى الخوادم. سيضم مركز الاتصال نفسه مئات الوظائف وسيسد الفجوة بين العميل والمنتج.

هناك العديد من المتطلبات لمشروع كبير مثل هذا ، وبصفتك مدير مشروع ، يمكنك تتبعها جميعًا. جمع المتطلبات هو خطوة في عملية إدارة المتطلبات ، والتي تتكون من جمع وتوثيق وتحليل متطلبات المشروع.

سنبدأ بتعريف جمع المتطلبات ثم سننظر في العملية والأدوات التي يمكنك استخدامها.

ما هو جمع المتطلبات؟

جمع المتطلبات ، أو استنباط المتطلبات ، هو عملية تحديد جميع متطلبات المشروع. هناك نوعان رئيسيان من متطلبات المشروع ، الأعمال والمتطلبات الفنية.

تحدد متطلبات العمل ما ستنجزه المنظمة بالمشروع ، بينما توضح المتطلبات الفنية كيفية تنفيذ المشروع. يتم تجميعها أثناء مرحلة البدء في دورة حياة المشروع ، ولكن يحتاج مديرو المشروع إلى مراقبتها طوال المخطط الزمني للمشروع ، حيث يمكنهم التغيير.

يمكن أن تساعد برامج إدارة المشاريع في جمع المتطلبات. ProjectManager عبارة عن برنامج إدارة مشاريع وعمل قائم على السحابة ينظم متطلباتك. استخدم طريقة عرض مشروع قائمة المهام الخاصة بنا لجمع متطلبات مشروعك وترتيبها حسب الأولوية وتعيينها. بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد دخولهم في برنامجنا ، يتم تعقبهم في الوقت الفعلي باستخدام لوحات المعلومات المباشرة وميزات إعداد التقارير. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.

يبدأ جمع وإدارة المتطلبات الفعالة حقًا في بداية المشروع ، ويجب الإجابة على الأسئلة التالية:

• إلى متى سيكون الجدول الزمني للمشروع؟
• من سيشارك في المشروع؟
• ما هي مخاطر عملية جمع المتطلبات؟
• ما هو هدفنا النهائي في فهم متطلبات مشروعنا؟
• ما هي متطلباتنا الفنية والتجارية؟

يبدو الأمر بسيطًا إلى حد ما ، لكنه مهم للغاية. بمجرد أن يجمع فريق المشروع المتطلبات ، يجب تجميعها في مستند المتطلبات.

ما هي وثيقة المتطلبات؟

يتم استخدام مستند المتطلبات لشرح ما هو مطلوب من المنتج. من بين الأشياء التي تحددها هي رؤية المنتج وكيف يجب تحقيقها بنهاية المشروع. ومع ذلك ، فإنه لا يدخل في تفاصيل حول كيفية تسليمه. من المهم وضع المنتج في السياق ، مثل سبب الحاجة إلى المنتج أو المشكلة التي يحلها. لا يتم تضمين تفاصيل كيفية القيام بذلك.

ذات صلة: نموذج تجميع المتطلبات المجانية

ما سبب أهمية "تجميع المتطلبات"؟

تذكر العودة إلى آخر مشروع قمت بإدارته. ما هي المخاطر التي ظهرت؟ ما هي الموارد التي نفذت منها؟ هل كان هناك أي زحف في النطاق أو حوادث مؤسفة في الميزانية؟ وبشكل عام ، ما هي آثار تلك النواقص على المشروع ككل؟

المواعيد النهائية والنطاق وتجاوز التكلفة - بدون تحديد المتطلبات المناسبة في البداية ، ستتأثر جميع هذه العناصر. ستتأثر مشكلات التصميم الخاصة بالمنتج ، وستحدث تأخيرات في التطوير. في النهاية ، لن يتم إعداد منتجك لتحقيق النجاح الأمثل لأنه يواجه تجاوزًا في الميزانية.

عملية جمع المتطلبات

لذا ، كيف يمكنك جمع المتطلبات بأكثر الطرق فعالية وقابلية للإدارة الممكنة؟ عادة ، يتم جمع المتطلبات بضع خطوات منفصلة.

1. التعيين والتعيين

أول الأشياء أولاً: من سيكون الشخص الذي يخبر الجميع أنك مدير المشروع؟ تأكد من أن هذا الشخص يفهم سبب أهمية هذا الدور - يجب على الجميع الذهاب إليك مع جميع تحديثات المشروع ، حيث ستعمل كمركز المعرفة لتقدم المشروع.

ستحتاج أيضًا إلى تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين. سيكون هؤلاء هم الأشخاص الذين يقومون بتبادل الأفكار أو تحليلها أو الموافقة عليها أو رفضها لتحديثات المشروع. عادة ما تتكون من العملاء أو قادة الفرق أو مديري الأقسام أو أعضاء مجلس الإدارة أو شركاء الأعمال أو الشركات المصنعة. سيكون لهم الكلمة الأكبر في تقدم المشروع بشكل عام.

2. استخلاص المتطلبات والمقابلة

بعد ذلك ، سترغب في إجراء مقابلة مع جميع أصحاب المصلحة الذين حددتهم. اطرح عليهم أسئلة مثل:

• ماذا يوجد في قائمة الرغبات لتحديث هذا المنتج؟
• ما هو هدفك النهائي لهذا المشروع؟
• ما الذي تتمنى أن يفعله هذا المنتج ولا يفعله بالفعل؟
• ما الذي جعلك مهتمًا بهذا المنتج في المقام الأول؟
• ما التغييرات التي ستقنعك بالتوصية بهذا المنتج للآخرين؟
• ما الأدوات التي تحتاجها لإنجاح هذا المشروع؟
• ما هي اهتماماتك بشأن عملية المشروع هذه؟

3. اجمع ووثق

اكتب كل شيء على الإطلاق. اكتب حتى لا يمكنك الكتابة بعد الآن. سجل كل إجابة واحدة ، وأنشئ مستودعًا يسهل الوصول إليه حيث يمكن للآخرين (المعتمدين) الوصول إليه إذا احتاجوا إلى الإشارة إلى أي معلومات تم جمعها أثناء مرحلة جمع المتطلبات.

لن تكون هذه الوثائق مفيدة فقط في نهاية المشروع عندما تفكر مرة أخرى في الأهداف التي تم تحقيقها والتحديثات التي تم إنجازها والميزات المضافة والأخطاء الثابتة ، بل ستعمل أيضًا على المساعدة في إدارة توقعات أصحاب المصلحة ، والحفاظ على تركيز أعضاء الفريق وعلى المسار الصحيح.

4. سرد جميع الافتراضات والمتطلبات

هذا هو جوهر العملية. بمجرد قيامك بتوثيق أهداف وتوقعات الجميع ، يمكنك إنشاء خطة إدارة متطلبات قابلة للتنفيذ وقابلة للقياس وقابلة للقياس الكمي.

خلال هذه المرحلة سوف تجيب:

• إلى متى سيكون الجدول الزمني للمشروع؟ حدد مخططك الزمني ، ثم حدد متطلباتك على هذا المخطط الزمني. سيساعد هذا في حالة بعض المتطلبات متوقفة على التبعيات.
• من سيشارك في المشروع؟ هل ستكون فرق التصميم والتطوير بأكملها ، أم مجرد قلة مختارة من كل فريق؟ أعضاء الفريق الذين سيكونون متاحين؟ من أعضاء الفريق المتخصصين في أنواع القضايا التي سيعالجها المشروع؟
• ما هي مخاطر عملية جمع المتطلبات؟ حدد جميع الافتراضات ووثق جميع المخاطر التي قد تؤثر على متطلباتك. افهم أن افتراضاتك تنقسم عادةً إلى ثلاث فئات: الوقت والميزانية والنطاق. يمكن أن تتراوح من افتراض PTO والعطلات والأيام المرضية ، إلى افتراض أن أصحاب المصلحة سوف يقدمون التعليقات في الوقت المناسب.
• ما هو هدفنا النهائي في فهم متطلبات مشروعنا؟ ما هو الهدف المستند إلى الوقت وهدف الميزانية وهدف النطاق؟ هل ستكون المنافسة في السوق أكثر مباشرة مع منافس؟ هل سيكون حل مشكلة العميل أم إصلاح الخلل؟

من خلال الإجابة على جميع الأسئلة أعلاه بطريقة واضحة وموجزة ، سيكون لديك خريطة كاملة لمتطلباتك جاهزة لتقديمها إلى أصحاب المصلحة.

5. مراقبة التقدم

بمجرد حصولك على موافقة أصحاب المصلحة على المتطلبات التي قدمتها ، ستقوم بتنفيذها في الجدول الزمني للمشروع والعملية. في هذه المرحلة ، سترغب في التأكد من وجود طريقة لرصد وتتبع جميع متطلباتك عبر جميع الفرق لضمان بقاء محفزات المخاطر منخفضة.

ستحتاج أيضًا إلى استخدام هذه البيانات للإبلاغ عن تقدم المشروع لأصحاب المصلحة ، وإعطاء ملاحظات لمديري الأقسام ، والتأكد من أن المشروع يسير على الطريق الصحيح من وجهة نظر الوقت والنطاق والميزانية.

تقنيات جمع المتطلبات

الآن بعد أن عرفنا ما هو تجميع المتطلبات واستكشفنا خطوات عملية جمع المتطلبات ، سترغب في الحصول على مصادر جيدة للحصول عليها. المصادر الأولية هي أصحاب المصلحة ، مثل العملاء والمستخدمين ، وآخرون. يمكن أن تشمل المصادر الأخرى الخبراء والمحللين ومعلومات حول المنافسين.

بمجرد تحديد المصادر ، هناك عدد من التقنيات التي يمكن تطبيقها لجمع المتطلبات. هذه عملية تكرارية ولن يقوم أي شخص بتقنية جمع المتطلبات بتنفيذ المهمة بمفرده. سوف تحتاج إلى استخدام ما تشعر أنه ضروري. فيما يلي بعض أهم تقنيات جمع المتطلبات.

استخدام سيناريوهات الحالة

حالة الاستخدام هي مستند يشرح كيفية قيام المستخدمين بتنفيذ المهام على منتجك. إنه مكتوب من وجهة نظر المستخدم ويتم تنفيذه في خطوات تشمل: من يستخدم المنتج ، وماذا يريدون من المنتج ، وهدف المستخدم ، والخطوات التي يتخذونها لإنجاز مهمتهم وكيف يستجيب المنتج لعملهم.

العصف الذهني

قم بإجراء جلسة عصف ذهني مع مجموعة من المشاركين الذين يمكنهم قول ما يريدون عن المنتج طالما أنهم يشعرون أنه مهم. اطلب من الميسر قيادة المجموعة وتنظيم ردودهم وتحديد أولوياتها. ابدأ بشرح الهدف من جلسة العصف الذهني ، واجعل المجموعة تقدم أكبر عدد ممكن من الأفكار ، ولا تنتقد أو تناقش ، وعند الانتهاء اجمع كل المعلومات.

ذات صلة: قالب عناصر العمل المجاني

خريطة ذهنية

الخرائط الذهنية هي طريقة أخرى لجمع الأفكار. يتضمن إنشاء خريطة ذهنية ، والتي تبدأ بوضع الفكرة المركزية في وسط الصفحة. ثم استخدم الخطوط والسهام وفقاعات الكلام والألوان المختلفة لإظهار الصلة بين الموضوع المركزي والأفكار التي تنبع منه. يسمح بالتطوير العضوي للأفكار المتعلقة بفكرتك المركزية. يوضح كيف ترتبط الحقائق المختلفة.

أدوات جمع المتطلبات

في نهاية المشروع ، فإن القدرة على تحليل وفهم النجاح أو الفشل تتوقف كليًا على الأدوات التي تستخدمها لتوثيق كل شيء.

لذلك ، كما ذكرنا ، قبل أن تبدأ ، ستحتاج إلى مستودع لجميع وثائقك. ربما يكون هذا هو نظام مشاركة الملفات حيث يمكن الوصول إلى جميع المستندات من قبل عدة مستخدمين من نفس الخادم. أو تتضمن الأداة التي تحتاجها نظامًا لتتبع الوقت يمكنك استخدامه لتحليل الوقت الذي يقضيه كل عضو في الفريق في مناطق معينة من المشاريع السابقة لفهم المدة التي قد يستغرقها هذا المشروع.

سيكون من المفيد أيضًا تنزيل قالب يجمع المتطلبات للحصول على دعم لعملية مشروعك. سيساعد هذا الجميع على التوافق مع متطلبات العمل ومتطلبات المستخدم ومتطلبات النظام.

مهما كانت الأدوات ، تأكد من إمكانية الوصول إليها من مواقع متعددة ، على أجهزة كمبيوتر متعددة ، بغض النظر عن مكان تمركز كل شخص معني. سترغب في جعل التواصل وإرسال التحديثات وتقديم الملاحظات عبر جميع القنوات أمرًا سهلاً قدر الإمكان على الجميع.

قوالب جمع المتطلبات

مهما كانت التقنية أو مجموعة منها لجمع المتطلبات ، فستحتاج إلى جمعها في مستند. تعتبر القوالب أداة رائعة لجمع المتطلبات والمزيد. ProjectManager هو المركز عبر الإنترنت للقوالب المجانية المتعلقة بأي جانب من جوانب المشروع. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكن أن تساعدك في جمع المتطلبات.

نموذج تجميع المتطلبات

أول قالب مجاني هو قالب متطلباتنا لبرنامج Word. توجد صفحة غلاف لتمييز المتطلبات التي يتم تجميعها عن المشاريع الأخرى ومكان لتتبع أي مراجعات للمستند. ثم يمكنك وصف المشروع والغرض منه والنطاق والجدول الزمني. حتى أن هناك مساحة لأصحاب المصلحة لالتقاط أفكارهم.

نموذج تحليل اصحاب المصالح

عند الحديث عن أصحاب المصلحة ، سيساعدك قالب تحليل أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel على تحديد أصحاب المصلحة وإدارتهم. يمكنك استخدام هذا القالب المجاني لوصف أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع ، وما هي علاقتهم بالمشروع ومستوى الالتزام ، مما يساعدك على التخطيط لكيفية إدارتهم.

نموذج خطة المشروع

أخيرًا ، سيتعين عليك أخذ كل هذه المعلومات واستخدامها لإبلاغ خطتك. يساعدك قالب خطة المشروع المجاني لبرنامج Word على تحديد نطاق العمل وتحويله إلى مهام يمكن إدارتها. هناك أيضًا مساحة لإدارة عبء عمل فريقك. يأخذ قالب خطة المشروع جميع المتطلبات التي يتم تجميعها ويضعها موضع الاستخدام العملي.

ProjectManager يساعد في تلبية المتطلبات

مفتاح أي مشروع عظيم هو جمع كل المتطلبات منذ البداية. يتطلب هذا طريقة اتصال سلسة عبر جميع القنوات ومستودعًا يمكنه الاحتفاظ بالبيانات لفترة لا نهائية من الوقت. يحتوي ProjectManager على أدوات لا تجعل ذلك ممكنًا فحسب ، بل إنه سهل أيضًا. باستخدام برنامجنا المستند إلى السحابة ، يمكنك أنت وفريقك استضافة كمية غير محدودة من المستندات حتى تتمكن من تخزين أي طلبات من الأشخاص لأي فترة زمنية.

خطط لمشروعك على مخططات جانت التفاعلية

هل تحتاج إلى مخطط جانت متعدد الوظائف مع نظام تتبع الوقت؟ يستضيف برنامجنا أدوات مختلطة يمكن أن تتكيف مع تقدم مشروعك. يقوم Gantt الخاص بنا بكل ما يشتهر به Gantts وأكثر من ذلك. يمكنك تصفية المسار الحرج وتعيين خط أساسي لتتبع التباين بين جهدك المخطط والتقدم الفعلي.

استخدم طرق عرض متعددة للمشروع

يحتوي برنامجنا على طرق عرض متعددة للمشروع ، لذا يتم تحديث ما تخطط له على Gantt عبر الأداة بأكملها ، سواء كان ذلك في لوحة كانبان أو قائمة المهام أو الورقة أو طريقة عرض التقويم. يمكن للجميع العمل بالطريقة التي يريدونها والتواصل في الوقت الفعلي بغض النظر عن مكان وجودهم.

متعاونة حتى النخاع

يعد ProjectManager رائعًا للفرق التي تتطلع إلى التواصل بمزيد من الشفافية عبر مواقع متعددة. باستخدام برنامجنا ، يمكنك التعاون بشكل فعال وبسهولة عن طريق إضافة تعليقات من أصحاب المصلحة الرئيسيين أو أعضاء الفريق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمعيّنين جدولة المهام وإصدار تنبيهات لضمان إدارة العملاء بشكل جيد وبقاء الجدول الزمني سليمًا.

منصتنا هي المصدر الوحيد للحقيقة لمشروعك. تبقيك إشعارات البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل التطبيق على اطلاع دائم بالتعليقات والتقدم. توفر لوحات المعلومات في الوقت الفعلي والتقارير التي تعمل بنقرة واحدة البيانات الحية التي تحتاجها لاتخاذ قرارات ثاقبة لتقديم مشروع ناجح.

إن تجميع المتطلبات وإدارتها عبر فرق متعددة ليس بالأمر السهل. تأكد من أن أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة محدثون بغض النظر عن أي شيء. ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد الفرق على التعاون بفعالية عبر قنوات متعددة. ابدأ اليوم مجانًا.