إدارة متطلبات المشروع: دليل سريع

كل مشروع له متطلبات مما يعني أن كل مدير مشروع يجب أن يكون مستعدًا لخطة إدارة المتطلبات. كيف يعمل هذا؟ لنفترض أن مؤسستك تبني مركز توزيع جديد يقال إنه سيوفر مئات الوظائف الجديدة. وسيشمل موظفين جدد وموظفين جدد للموارد البشرية ومعدات جديدة.

ولكن بدون نظرة ثاقبة من جميع الجوانب - متخصصو دعم العملاء وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق وقاعدة العملاء - - كيف ستعرف متطلبات المشروع لإنجاح مركز التوزيع هذا؟

هذا هو السبب في أن إدارة المتطلبات هي جانب مهم يجب إتقانه لأنه ضروري لنجاح المشروع على المدى الطويل.

ما هي متطلبات إدارة المشروع؟

في إدارة المشروع ، المتطلبات هي مجموعة من المهام أو الشروط التي يجب إكمالها لإنهاء المشروع بنجاح. يمكن أن تشمل ميزات المنتج أو الجودة أو الخدمات أو حتى العمليات. الغرض من هذه المتطلبات هو التأكد من أن الموارد وأهداف الشركة طويلة الأجل متوافقة في نهاية المشروع.

وجود متطلبات إدارة المشروع في متناول اليد أمر ضروري لإدارة المشاريع وتنفيذها. ProjectManager عبارة عن برنامج به مساحة تخزين غير محدودة للملفات واتصالات في الوقت الفعلي ، تعمل كمحور مركزي لجميع متطلبات مشروعك. استخدم عرض القائمة الخاص بنا لمراجعة جميع متطلبات مشروعك بسرعة ، ولكن يمكن لأي من طرق عرض المشروع المتعددة الوصول إلى الملفات في أي مكان وفي أي وقت. إذا تم تحديث الملفات ، فسيتم إخطار الجميع عن طريق البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل التطبيق ، لذلك لا يوجد سوى مصدر واحد للحقيقة. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أنواع متطلبات المشروع

بشكل عام ، يمكن تصنيف المتطلبات بثلاث طرق: متطلبات العمل ومتطلبات الحلول ومتطلبات أصحاب المصلحة.

متطلبات العمل

متطلبات العمل هي الاحتياجات العامة للأعمال لتحقيق المشروع. المتطلبات التي تندرج في هذه الفئة هي احتياجات أساسية وطويلة الأجل تتماشى مع الأهداف طويلة المدى للمؤسسة.

متطلبات الحل

تكون متطلبات الحلول أكثر تركيزًا على المنتج وتتعمق أكثر قليلاً. يمكن أن تكون وظيفية أو غير وظيفية ، وتضمن أن النتيجة النهائية للمنتج تفي بكل من ما يحتاجه المنتج وما يجب أن يفعله المنتج.

مثل المثال أعلاه ، قد تتضمن متطلبات الحل متطلبًا وظيفيًا مثل تنفيذ الأدوات المناسبة التي يحتاجها فريق المبيعات لإنجاز مهمتهم باستخدام CRM الجديد. سيكون من المتطلبات غير الوظيفية أن تتضمن أداة CRM أيضًا تقويمًا لتسويق المحتوى لمساعدة فريق التسويق أيضًا ، ولكنها ليست بالضرورة حاجة.

متطلبات أصحاب المصلحة

تصف متطلبات أصحاب المصلحة موظفيك الرئيسيين الذين يوقعون على المعالم ، وينتجون العمل ، وينجزون التسليمات والمزيد. يمكن أن يكونوا عملاء أو أعضاء فريق أو شركاء أعمال أو قيادة رئيسية. يتطلب مدير مشروع عنيدًا للتأكد من أن متطلبات جميع أصحاب المصلحة المعنيين متوازنة جيدًا في جميع مراحل المشروع. إنه ضروري للإدارة الجيدة لأصحاب المصلحة.

ما هي إدارة المتطلبات؟

إدارة المتطلبات هي عملية توثيق وتحليل وتتبع وتحديد الأولويات والتحقق من متطلبات المشروع. بعبارات بسيطة ، يجب على مدير المشروع جمع المتطلبات من جميع أصحاب المصلحة لإنشاء خطة إدارة المتطلبات. ستعمل خطة إدارة المتطلبات كدليل يسرد جميع متطلبات المشروع ويحدد المبادئ التوجيهية والإجراءات اللازمة للوفاء بها.

ثم بمجرد بدء المشروع ، يجب على فريق إدارة المشروع التأكد من أن أنشطة المشروع والتسليمات متوافقة مع متطلبات المشروع التي تم تحديدها مسبقًا.

إدارة المتطلبات هي نشاط مستمر حيث يجب على مدير المشروع التواصل مع أصحاب المصلحة لمواكبة أي تغييرات يتم إجراؤها على المتطلبات الأصلية. يجب التحكم في أي تغييرات تطرأ على متطلبات المشروع بشكل صحيح من خلال سياسة إدارة تغيير محددة.

خطة إدارة المتطلبات (RMP)

من المهم أن يكون لديك خطة إدارة المتطلبات - أو خطة إدارة المبردات. تتضمن هذه الخطة عادةً قائمة التحقق التالية:

• أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة : هل تم تحديد هذه الأدوار؟ لكل مهمة ، هل تم تعيين مالك لمراقبة المخاطر وإدارة الأعمال اليومية؟
• عملية إدارة المتطلبات : هل تم استنباطها وتوثيقها وفهمها عبر جميع الإدارات وأصحاب المصلحة؟
• حدد أنواع المتطلبات الخاصة بك : ما هي المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية؟
• قم بتعيين عناصر المتطلبات الخاصة بك : يمكن أن يتضمن ذلك مستندات تكميلية لمراجعة أصحاب المصلحة.
• تحديد أولويات المتطلبات : ليس كل متطلب له نفس الأهمية. إذا كان أحد المتطلبات يحتوي على العديد من التبعيات ، فإنه ينتقل إلى أعلى في القائمة للتأكد من أنه لا يصمد أمام عدد من المهام الأخرى. ولكن إذا كانت حاجة قائمة بذاتها؟ ثم يمكن أن يتم تقليل أولوياتها.
• اجعله قابلاً للتتبع : يعد التتبع إلى حد بعيد أحد المكونات الرئيسية لإدارة المتطلبات الجيدة. يمنح تتبع متطلباتك أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق نظرة ثاقبة حول سبب وجود المتطلب ، وما هي التغييرات التي تم إجراؤها ، وما إذا كان المتطلب قد اكتمل.
• دمج نظام الترقيم أو الإصدار : هذا لمساعدة أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على حد سواء في الحصول على مقياس لعدد المراجعات التي حدثت في كل معلم رئيسي والتأكد من أن آخرها هو دائمًا ما يتم العمل عليه.
• تطوير خطة اتصال : كما ذكرنا سابقًا ، من الأفضل أن تكون شفافًا قدر الإمكان وأن توثق كل شيء. سيساعد هذا عندما يحين الوقت لمراجعة المكان الذي حقق فيه المشروع أفضل أداء وأين تم اختبار الفواق. يمكن لخطة الاتصال أيضًا أن تشجع على قبول الموظفين ، بالإضافة إلى إدارة التوقعات لكل من أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق.

عملية إدارة المتطلبات في 5 خطوات

يمكن أن يؤدي إدراج متطلباتك مبكرًا إلى كسر جدار الاتصال بين المستخدم والمطور وأصحاب المصلحة وعضو الفريق والشركة والعميل. دعونا نناقش عملية جمع تلك المتطلبات.

1. استنباط المتطلبات

كما هو الحال مع أي مشروع مخطط جيدًا ، ستبدأ عملية التخطيط من خلال إجراء المقابلات والتحقيق في متطلبات واحتياجات المشروع للآخرين. قد يكون هذا ملخصًا لقائمة أصحاب المصلحة بالكامل أو فريق دعم العملاء أو شركاء المبيعات واحتياجاتهم أو عملائك. تسمى هذه العملية باستنباط المتطلبات وهي الخطوة الأولى لتجميع المتطلبات لمشروعك. استخدم قالب جمع المتطلبات المجاني للبدء.

2. متطلبات التوثيق والفهم

اكتب كل شيء ووثق مواصفات المنتج حتى يتمكن أعضاء الفريق الآخرون من فهم نطاق المشروع من البداية. يسمى هذا الجزء من العملية بتوثيق المتطلبات وفهمها. كلما حصلت على تفاصيل أكثر ، كان ذلك أفضل.

3. التواصل في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان

اجعل وثائق متطلباتك سهلة الترجمة عبر الأقسام. حتى لو لم يجتمعوا معك مطلقًا ، يجب أن يفهموا بوضوح متطلبات المشروع ونطاقه من البداية. قم بتضمين ملاحظات محدثة من أصحاب المصلحة والاجتماعات الداخلية أيضًا حتى يشعر كل شخص مشارك كما لو كان لديه دعم للمشروع أثناء مشاهدته للتحديثات تتكشف.

افهم افتراضاتك

إذا فهمت افتراضاتك في مشروعك ، يمكنك موازنة المتطلبات بشكل أفضل. عادةً ما يتم التفاف الافتراضات حول ثلاثة أشياء: الوقت والميزانية والنطاق. يمكن أن تبدو الافتراضات أثناء إدارة متطلباتك كما يلي:

• نسيان عامل في أيام العطل ، PTO والإجازة المرضية
• عدم التفكير فيما إذا كانت الأدوات تعمل أم لا تحتاج إلى إصلاح
• على افتراض أن أصحاب المصلحة سيقدمون ملاحظات خلال المراحل الرئيسية في الوقت المناسب

4. رصد وتتبع المتطلبات

طوال مشروعك بالكامل ، تأكد من أنك تراقب وتتبع متطلباتك عبر جميع مستويات الفريق ، مما يضمن بقاء المخاطر منخفضة طوال كل مرحلة. ستتمكن أيضًا من استخدام هذه البيانات للتأكد من أن المشروع يسير على الطريق الصحيح من وجهة نظر الوقت والنطاق والميزانية ، حتى تتمكن من الإبلاغ عن نتائجك إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين عندما يحين وقت مراجعة المعالم.

5. إدارة المتطلبات أثناء تنفيذ المشروع

لا تُدار المتطلبات عادةً من قسم واحد في المؤسسة ؛ يتم إدارتها من التخطيط الاستراتيجي إلى إدارة المحافظ وإدارة البرامج وإدارة المشاريع والتحسين المستمر.

فوائد إدارة متطلباتك على مدار المشروع بأكمله خمسة أضعاف: فهي تساعد على تقليل التكاليف ، ويمكن أن تحسن جودة المشروع ، وتساعد على تقليل الوقت المستغرق لإكمال المشروع ، وتقليل المخاطر ، ويمكن أن تجعل خطة إدارة النطاق الخاصة بك فعالة.

كيف يمكنني التأكد من استيفاء المتطلبات؟

من المهم أن تراجع المشروع مع أصحاب المصلحة في كل مرحلة وأيضًا في النهاية. قم بمراجعة ما بعد الوفاة حيث يمكنك مراجعة أسئلة المقابلة الخاصة بك وقائمة مراجعة إغلاق المشروع لجمع المعلومات النهائية. يمكنك أيضًا طرح أسئلة إضافية للحصول على معلومات جديدة. يمكن أن يشمل ذلك:

• هل شعرت أن عملية المشروع تمت بسلاسة؟ نعم ام لا؟
• ما الذي كان يمكن تحسينه خلال عملية المشروع هذه؟
• ماذا تعلمت من عملية المشروع هذه؟
• ما الذي توصي بتضمينه في المشاريع في المستقبل؟

في نهاية المشروع ، كل شيء يتعلق بإمكانية التتبع. إذا كان بإمكانك إلقاء نظرة على أحد المتطلبات ورؤية جميع التغييرات التي مرت بها وكيف تم إكمالها ، فيمكنك أنت وفريقك قياس ما إذا كان حلاً حقيقيًا أم لا. يمكنك أيضًا معرفة ما إذا كان لديه أي متطلبات غير وظيفية ذات صلة.

يدور فهم نتيجة المشروع ومتطلباته حول إدارة إمكانية التتبع طوال دورة حياة المشروع حتى تتمكن من مراجعته بدقة بعد ذلك.

ProjectManager يساعد في إدارة المتطلبات

مفتاح أي مشروع عظيم هو تقليل المفاجآت. من خلال إدارة المتطلبات ، يكون الهدف هو: إنشاء بيئة يكون فيها الاتصال هو اسم اللعبة ، ويكون الجميع على نفس الصفحة ، لذا فإن المفاجآت محدودة. يحتوي ProjectManager على أدوات تجعل ذلك ليس ممكنًا فحسب ، بل يجعله بسيطًا.

باستخدام مخططات جانت القائمة على السحابة ، يمكنك أنت وفريقك رؤية خطة المشروع بالكامل من عرض واحد ، بما في ذلك جميع تبعياتها. هل تحتاج إلى تعديل مطلب؟ من السهل تعديل مخططات جانت الخاصة بنا ويمكنها استيعاب أي تغييرات ، مما يجعلها قابلة للتتبع.

يعد ProjectManager رائعًا للفرق التي تتطلع إلى التواصل بمزيد من الشفافية في جميع المجالات. باستخدام طرق عرض متعددة مثل مخططات جانت ولوحات كانبان وقوائم المهام ، يمكنك التعاون بسهولة من خلال عرض التعليقات من أصحاب المصلحة الرئيسيين أو أعضاء الفريق. بالإضافة إلى ذلك ، عندما يقوم أحد أعضاء الفريق بتحديث مهمة ما ، يتم إرسال الإشعارات إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

إدارة المتطلبات عبر فرق متعددة ليس بالأمر السهل. تأكد من أن جميع المشاركين في مشروعك موجودون في نفس الصفحة ، بغض النظر عن السبب. ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز ملتزم بمساعدة الفرق على التعاون بفعالية عبر منصات متعددة. اشترك اليوم في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.