كيفية تتبع توافر الموارد في إدارة المشاريع

يتم التخطيط للمشاريع وجدولتها ، ولكن هذا مجرد مقدمة للعمل الحقيقي. يتطلب تنفيذ المشاريع للوفاء بالمواعيد النهائية دون زيادة الإنفاق على الميزانية أن يفهم مدير المشروع مدى توفر الموارد. إنها جزء من عملية أكبر لإدارة الموارد.

الموارد هي أي شيء يستخدم لتسليم مهام المشروع بما في ذلك المواد والمعدات والعمالة وأكثر من ذلك. سنتحدث عن الأنواع المختلفة لموارد المشروع ، ولماذا هي مهمة جدًا لإدارة المشروع وكيف يساعدك برنامج إدارة الموارد في إدارة توفر الموارد.

ما هو توافر الموارد؟

توافر الموارد هو فهم ما تحتاجه لتنفيذ المشروع ، عندما تحتاج إليه وتحت أي ظروف. تعد القدرة على تنسيق الموارد التي تحتاجها لتسليم مشروعك مفتاحًا لمشروع ناجح يفي بالموعد النهائي ويحافظ على ميزانيته.

إن معرفة كيفية توزيع الموارد وتخصيصها هو جزء من أي خطة فعالة لإدارة الموارد. أولاً ، يحتاج مدير المشروع إلى معرفة الموارد اللازمة للمشروع. القول اسهل من الفعل.

بعد ذلك ، يجب أن تعرف جميع الموارد ، من الأدوات التي سيستخدمها فريقك إلى الفريق الذي ستقوم بتجميعه. بمجرد أن يكون لديك قائمة شاملة بالموارد ، يجب عليك تجميعها مثل قطع الألغاز لتناسب جدولك الزمني بحيث يتم تسليمها عندما تحتاج إليها. خلاف ذلك ، ستكون هناك تأخيرات مكلفة.

يعد برنامج إدارة المشاريع المزود بأدوات إدارة الموارد ضروريًا لتخطيط وجدولة مواردك. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع حائز على جوائز مع مخططات جانت القوية التي يمكنها تنظيم مواردك وربطها بمهام مشروعك. يمكنك ربط جميع أنواع التبعيات الأربعة لتجنب التأخير وحتى تصفية المسار الحرج للمساعدة في تحديد أولويات العمل. عندما تحدد خطًا أساسيًا ، فإنك تلتقط خطة الموارد الخاصة بك ويمكنك تتبعها في الوقت الفعلي ، ومقارنة الجهد المخطط بالجهد الفعلي. تعرف على توافر الموارد الخاصة بك والبقاء في الموعد المحدد. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أنواع موارد المشروع

تكاد قائمة موارد المشروع لا حصر لها ، ولكن يمكن تقسيمها إلى فئتين ، ملموسة وغير ملموسة. الموارد الملموسة هي المعنى المادي والأشخاص والأماكن والأشياء. الموارد غير الملموسة ليست مادية ، مثل الطاقة والمعنويات والوقت والمعلومات وما إلى ذلك.

هذا لا يعني أن هذه الثنائية تحدد جميع موارد المشروع. هناك البعض الذي يصعب تصنيفه ، على سبيل المثال ، المال. من الملموس أنه يمكنك حمله في يدك وحسابه. لكنه أيضًا غير ملموس من حيث أن قيمته تعتمد على الدولة التي أصدرته.

لذلك ، تتطلب موارد المشروع مزيدًا من التفاصيل قليلاً لتحديدها بشكل مناسب. عند إدارة المشروع ، من المفيد النظر إلى الموارد مقسمة إلى هذه الفئات السبع: الأشخاص والمعلومات والمواد والأدوات والطاقة ورأس المال والوقت. دعنا نحدد كل مصطلح من هذه المصطلحات ونقدم مثالاً لتوضيحه من أجل فهم أفضل.

الناس

هذه هي مواردك البشرية ، مثل الفرق التي تجمعها لتنفيذ المشروع. يقال إن الناس هم أثمن مواردك. هناك سبب لذلك. بدون فريقك ، تكون الفئات الست الأخرى من الموارد خاملة. يمكنك الحصول على كل المال في العالم ومجموعة رائعة من الأدوات ، ولكن بدون طاقم ، كل ما لديك هو موقع عمل قاحل. خذ الوقت الكافي لتكوين فريق بالمهارات والخبرة التي تحتاجها لتحقيق أهدافك.

معلومة

المعرفة التي يجب عليك أنت وفريقك إكمال المشروع هي أيضًا مورد. سواء كان عليك تدريبهم أو أنهم يأتون إلى المشروع بهذه المهارات التي تم تعلمها بالفعل ، فإن هذه المعلومات لا تقدر بثمن لنجاح المشروع. يمكن أن تكون المعلومات كل شيء من معرفة كيفية استخدام الأدوات المطلوبة لتنفيذ المهام إلى فهم عمليات ومنهجيات المشروع. المعلومات مرنة ويجب أن تكون الفرق كذلك. مع تغير الأشياء ، يجب على الجميع التكيف بسرعة.

مواد

المواد سهلة الفهم لأنها ملموسة. تُستخدم هذه الأشياء في تنفيذ المشروع ويمكن أن تكون أي شيء من الطوب والملاط إذا كنت في البناء إلى الورق وأقلام الرصاص إذا كنت تعمل في بيئة أكثر تجريدًا. لكن بشكل عام ، ترتبط المواد بمشاريع أكثر واقعية ، مثل البناء أو التصنيع. يجب أن تتعامل هذه الصناعات مع إدارة سلسلة التوريد وتحديد مصادر المواد ، مما يضيف طبقة أخرى لتوافر الموارد.

أدوات

الأدوات هي مورد ملموس آخر. يتم استخدامها طوال دورة حياة المشروع ، على الرغم من ذلك ، وليس بشكل صارم أثناء مرحلة التنفيذ. تعمل الأدوات في سلسلة كاملة من أدوات البناء والتصنيع ، مثل المطارق والآلات الثقيلة ، إلى الأجهزة والبرامج. تُستخدم أجهزة الكمبيوتر في أي مشروع تقريبًا ، في حين أن البرنامج المستخدم مصمم بشكل أكبر لنوع المشروع الذي هو عليه. أيًا كان الحال ، فإن الأدوات هي موارد ضرورية لأي مشروع وتوفرها هو المفتاح لتحقيق نجاح المشروع.

طاقة

قد لا يدرج الكثيرون الطاقة في قائمة الموارد المطلوبة ولكنها ضرورية. قد تعني الطاقة الطاقة التي تدير الأدوات والآلات المستخدمة في المشروع إلى أداة أو برنامج يجعل فريقك منتجًا. بالنسبة لمعظم المشاريع ، الطاقة هي الكهرباء. يقوم بتشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وهو موقع العمل لتطوير البرامج والمزيد. لكن البناء وحتى بعض مشاريع التصنيع تتطلب أنواعًا أخرى من الطاقة ، سواء كانت البنزين أو الديزل. يعد التأكد من أن لديك مصدرًا غير منقطع للطاقة أمرًا بالغ الأهمية ويجب أن يكون جزءًا من أي تخطيط لتوافر الموارد.

الموضوعات ذات الصلة: 10 قوالب إكسل تصنيع مجانية

مال

يعلم الجميع أن المشاريع قد ماتت في الماء إذا لم يتم تمويلها ومع ذلك في كثير من الأحيان لا يتم تضمين الأموال في خطط توافر الموارد. ولكن ، بالطبع ، قبل أن يمضي المشروع قدمًا ، فأنت بحاجة إلى دعم مالي من أصحاب المصلحة. إذا لم يتم تمويلك بشكل صحيح أو تسيء إدارة ميزانيتك ، فلن يستمر المشروع. بالمال ، يمكنك الحصول على المزيد من أي مورد تقريبًا ، ولكن بدون المال ، أنت عالق.

وقت

الوقت مورد يمكنك إدارته ، لكنك لا تتحكم فيه أبدًا. لا توجد فترات توقف في إدارة المشروع ، لذا فإن الجدولة الدقيقة لمواردك لتكون هناك عندما تحتاج إليها هو جانب مهم آخر من جوانب إدارة الموارد. يعد وضع مشروعك في جدول زمني طريقة رائعة لعرض المشروع بأكمله من البداية إلى النهاية والعمل للخلف من الموعد النهائي الخاص بك للتأكد من أنه يمكنك إنجاز كل شيء في الوقت المخصص. الوقت عالمي ويؤثر على كل مشروع ، لكنه أحد أكثر الموارد المراوغة في هذه القائمة.

لماذا من المهم تتبع توفر الموارد؟

القدرة على تتبع قدرة الموارد هي مفتاح إدارة الموارد الخاصة بك. إذا كنت لا تعرف مكان وجود مواردك ، فلن تتمكن من نقلها إلى حيث يجب أن تكون عندما تريد أن تكون هناك. لهذا السبب يعد تخطيط موارد المشروع وجدولتها وتحسينها أمرًا في غاية الأهمية. خلاف ذلك ، فأنت تهدر موارد المشروع وسيكلفك ذلك الوقت والمال.

هناك طرق عديدة لتتبع توافر الموارد. ثلاثة من الطرق الأكثر شيوعًا هي جدولة الموارد وتخطيط الموارد وتحسين الموارد. استخدمها لمساعدتك في مراقبة مواردك حتى تتمكن من تطبيقها بشكل أكثر فعالية.

جدولة الموارد

تُستخدم جدولة الموارد لتخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءة للمهام أو المشاريع. جزء من ذلك هو جدولة تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء الذي ستحتاجه للموارد لإكمال المشروع. تستند هذه التواريخ إلى سعة الموارد وتوافرها.

تخطيط الموارد

يتعلق تخطيط الموارد بتحديد الموارد التي تحتاجها لمشروع ما وكيف ستكتسبها وتخصصها. هذا صحيح في إدارة المشاريع ولكنه أيضًا جزء مهم من إدارة المحافظ عندما يتعين عليك مشاركة الموارد عبر مشاريع متعددة.

تحسين الموارد

يشير تحسين الموارد إلى الطرق التي تتأكد من أن توفر الموارد البشرية والموارد غير البشرية تتوافق مع الجدول الزمني للمشروع. تتضمن بعض الأساليب لتحقيق ذلك تسوية الموارد (ضبط تواريخ البدء والانتهاء) ، وتجانس الموارد (الاحتفاظ بالمتطلبات داخل الميزانية لتجنب إضافة المزيد من الموارد) وتخصيص الموارد العكسي (بدءًا بالمهمة الأخيرة أو الأكثر أهمية والجدولة للخلف من هناك).

كيفية إدارة توافر الموارد الخاصة بك مع ProjectManager

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يمنحك الأدوات اللازمة لتخطيط وإدارة وتتبع مواردك في الوقت الفعلي. يحتوي برنامجنا على جداول زمنية تتيح لك تتبع تكاليف العمالة ومعرفة النسبة المئوية لمهام فريقك التي تم إكمالها. هناك أيضًا طرق عرض متعددة للمشروع ، مثل قوائم المهام ولوحات كانبان والمزيد ، مما يسمح لفرقك بالعمل بالطريقة التي يريدونها بينما يحصل المديرون على الشفافية في عملياتهم. يمكن للمديرين تحديد الاختناقات المحتملة وإعادة تخصيص الموارد بسرعة للحفاظ على عمل الفرق بكفاءة.

راقب عبء عمل فريقك باستخدام مخططات عبء العمل

تخطيط وجدولة الموارد الخاصة بك ليست سوى الخطوة الأولى ؛ عليك أيضًا تتبعها. باستخدام برنامجنا ، يمكنك سرد مهارات فريقك ومدى توفره ، بما في ذلك PTO والإجازات والعطلات العالمية ، مما يجعل عملية الإعداد أسهل وتعيين المهام في لمح البصر. عندما تقوم بالتبديل إلى صفحة عبء العمل المرمزة بالألوان ، يمكنك أن ترى في لمحة من الذي تم تحميله بشكل زائد. ما عليك سوى إعادة تخصيص مهامهم مباشرةً من المخطط لموازنة عبء العمل لديهم لجعل مواردك أكثر إنتاجية.

تتبع استخدام الموارد باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

أداة أخرى لتتبع الموارد في مشروعك هي لوحة التحكم في الوقت الفعلي. لا يتطلب تكوينًا مستهلكًا للوقت كما ستجده مع البرامج خفيفة الوزن. تجمع لوحة التحكم المباشرة الخاصة بنا على الفور البيانات في الوقت الفعلي وتعرضها تلقائيًا في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. يمكنك تتبع الوقت والتكاليف والمزيد. ما عليك سوى النقر فوق لوحة المعلومات للحصول على عرض عالي المستوى لمشروعك أو محفظتك.

إذا كنت تريد تفاصيل أكثر مما هو متاح في لوحة المعلومات في الوقت الفعلي ، فمن السهل إنشاء عدد من التقارير حول حالة المشروع وحالة الحافظة والتباين والجداول الزمنية والمزيد. كل تقرير قابل للتخصيص بحيث يمكنك تصفية البيانات لعرض ما تريد رؤيته فقط. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن مشاركة جميع التقارير بسهولة في مجموعة متنوعة من التنسيقات لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يمكّن الفرق من تخطيط أعمالهم وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي. إلى جانب إدارة الموارد ، هناك ميزات لإدارة المهام وإدارة المخاطر كلها على نظام أساسي تعاوني يربط الفرق عبر الأقسام والمناطق الزمنية. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون أداتنا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.