ما هو تقويم الموارد في إدارة المشروع؟

تتطلب إدارة المشروع أكثر من التخطيط والميزنة ، كما تتطلب الجدولة. بينما تكون التسليمات مستحقة في نقاط محددة في الجدول الزمني لمشروعك ، فإن إكمال هذه التسليمات في الوقت المحدد يتطلب جدولة مواردك البشرية باستخدام تقويم الموارد.

للقيام بذلك ، من المهم معرفة ما هو تقويم الموارد ، وكيف يتم استخدامه في إدارة المشاريع وكيف يمكن أن تساعد برامج إدارة المشاريع في جعل عملية الجدولة أكثر كفاءة.

ما هو تقويم الموارد؟

تقويم الموارد هو أداة للتأكد من أن فريق المشروع الخاص بك متاح للعمل عندما تحتاج إليه لتنفيذ المهمة. يُظهر من هو المتاح ومتى يمكن لمدير المشروع تعيينهم للمهام.

من المهم وجود أيام العمل المتاحة لفريقك ، وكذلك وجود ملف تعريف لكل عضو في الفريق. يساعد ملف التعريف في تقويمات الموارد من خلال السماح لمدير المشروع بمعرفة من يمكنه فعل ماذا. بمعنى آخر ، يُظهر الملف الشخصي المهارات والخبرة.

بدلاً من تتبع الموارد يدويًا ، يساعدك برنامج إدارة المشاريع في إدارة مواردك. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يسمح لك بتتبع الموارد في الوقت الفعلي. يمكن لمديري المشاريع معرفة عدد المهام التي كلفها فريقهم باستخدام مخطط عبء العمل الخاص بنا. إذا قمت بتخصيص شخص ما بشكل زائد في فريقك ، فقم بإعادة تخصيص مهامه مباشرةً من مخطط عبء العمل. الحفاظ على توازن عبء العمل لفريقك يجعلهم أكثر إنتاجية ويحافظ على الروح المعنوية عالية. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

ما هو الغرض من تقويم الموارد في إدارة المشروع؟

يعد تقويم الموارد أداة أساسية لمديري المشاريع حيث يسمحون لهم بالتخطيط المسبق مع العلم أن عضو الفريق الذي عينوه متاح لتنفيذ المهمة عندما يكون متوقعًا.

قد لا يبدو هذا مهمًا ، ولكن إذا كنت تعمل على مشروع معقد إلى حد ما ، فأنت بحاجة إلى معرفة أن الموارد متاحة عندما تحتاج إليها. أكثر من ذلك ، عادة ما تكون هناك تبعيات متعددة تزيد من تعقيد الجدولة. تعد إدارة مواردك على مستوى عالٍ أمرًا أساسيًا لتسليم المشروع بنجاح.

في الواقع ، يمكن لمدير المشروع أن يخطط لموارده ويكتشف أن المشروع غير ممكن. من الأفضل أن تعرف هذا في مرحلة التخطيط وليس بعد أن تلتزم بالعمل. آخر شيء تريده هو أن تكتشف في مرحلة التنفيذ أنك غير مجهز للتعامل مع المشروع بسبب قيود الموارد.

لكن هذا لا يعني بالضرورة ترك المشروع على الرف. مديري المشاريع لديهم خيارات ؛ يمكنهم تعديل نطاق المشروع والجدول الزمني وتخصيص الموارد والتكلفة لإيجاد مسار قابل للتطبيق إلى الأمام. ولكن بدون استخدام تقويم الموارد ، يكون هذا مستحيلًا تقريبًا.

تقويم الموارد ليس مجرد أداة لتعيين المهام بشكل أكثر فاعلية ولكنه يساعد أيضًا في تتبع كل من المعدات والموظفين. تتضمن إحدى ميزات تقويم المورد جداول زمنية تتعقب مقدار الوقت الذي يقضيه كل عضو في الفريق في المهام. هناك أيضًا مخططات لأعباء العمل لموازنة عبء العمل على الفريق والحفاظ على إنتاجيتهم. تعد مخططات جانت مفيدة في تتبع تكاليف الموارد لإبقائك على الميزانية.

الغرض الآخر من تقويم الموارد هو أنه مفيد إذا كنت تدير برنامجًا أو مجموعة من المشاريع التي تشارك الموارد. يساعد تقويم الموارد البرنامج أو مدير الحافظة في تحديد الموارد المشتركة ، مما يسهل عليهم التخطيط عبر مشاريع متعددة.

ما الذي يجب تضمينه في تقويم الموارد؟

إذا كان يبدو أن تقويم الموارد يقوم بالكثير ، فهو كذلك. تشمل الموارد أي شيء تحتاجه لإنجاز المشروع مثل الأشخاص والمعدات والمواد وما إلى ذلك. هذا كثير يجب إدارته ، لكن تقويم الموارد هو أداة متعددة الأوجه مصممة للتعامل مع تلك المسؤوليات المتنوعة. فيما يلي ما يتم تضمينه في تقويم الموارد ، وكلها يجب أن تكون في متناول مدير المشروع طوال دورة حياة المشروع.

معلومات أعضاء الفريق

عند انضمامك لفريقك ، تأكد من إضافة معلوماتهم إلى تقويم المورد. يمكن أن تكون هذه معلومات اتصال عامة مثل أرقام الهواتف المحمولة إذا كنت بحاجة إلى الوصول إليهم في حالة الطوارئ. لكنك سترغب أيضًا في إنشاء ملف تعريف لمهاراتهم وخبراتهم لأن هذه المعلومات مهمة عند تحديد الشخص الذي سيتم تعيينه لأي مهمة.

المواد والمعدات والموارد الملموسة الأخرى

في حين أن فريقك هو المورد الأكثر قيمة بالنسبة لك ، إلا أنه ليس اعتبارك الوحيد. من المحتمل أن تكون هناك مواد ومعدات وموارد ملموسة أخرى يجب أخذها في الاعتبار. ستحتاج إلى ملاحظة تكاليفها وكذلك مدى توفرها أو متى سيتمكن الموردون من شحنها حتى تتمكن من ضمان حصول الفريق على ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه.

برنامج

تحديد مواردك هو مجرد بداية لإدارتها. الآن ، حان وقت التقويم. يحتاج تقويم الموارد إلى تحديد موعد الحاجة إلى الموارد في المشروع. هذه هي الطريقة الوحيدة التي سيكون بها كل شيء حيث يجب أن يكون في الوقت المناسب. يمكن أن تكون تقويمات الموارد يومية أو أسبوعية أو شهرية ، حسب المشروع ومدير المشروع.

معلومات عبء العمل اليومية

غالبًا ما يأخذ تقويم المورد التعيينات والجدول الزمني لمواردك البشرية وينشئ معلومات عن حجم العمل. هذا مخطط يوضح تخصيص كل عضو في الفريق. إنها أداة مهمة تسمح لك بموازنة عبء عمل فريقك لزيادة الإنتاجية دون حرقها.

تقويم الموارد مقابل تقويم المشروع

بالطبع ، ليس تقويم الموارد هو التقويم الوحيد المستخدم في إدارة المشروع. هناك أيضًا تقويم للمشروع. لكن هل هم نفس الشيء؟ تم تطوير كلاهما خلال مرحلة التخطيط للمشروع. لقد لاحظنا بالفعل أن تقويم الموارد يُظهر مدى التوفر ، وهو مفيد عند مشاركة الموارد بين المشاريع المختلفة ويتضمن الموارد البشرية وغير البشرية.

يساعدك تقويم المشروع في تحديد أيام العمل والتحولات الخاصة بفريقك. بدون الشفافية في إجازة فريقك المدفوعة (PTO) والعطلات وأيام العمل ، من المستحيل جدولة مشروعك بشكل صحيح. يمكن أن يتكون جدول المشروع من العديد من تقاويم المشروع التي تحتاجها ، ويمكن تحديثها جميعًا حسب الحاجة.

كما ترى ، يتشابه كل من تقويم المورد وتقويم المشروع ولكنهما ليسا متماثلين. تعد تقويمات الموارد أكثر ديناميكية من تقويمات المشروع حيث يمكن أن تكون التغييرات في تقويم المورد متكررة. تقويم المشروع أكثر ثباتًا لأن العطلات وعطلات نهاية الأسبوع لا تتغير بالضرورة.

فوائد استخدام تقويم الموارد

تقويم الموارد هو جزء لا يتجزأ من جدول الموارد الخاص بك وخطة أكبر لإدارة الموارد. تم تطويره على مدار مرحلة التخطيط للمشروع ويحدد الطريقة التي سيتم بها تنسيق كل شيء للوفاء بالمواعيد النهائية للتسليم. ما هي فوائد استخدام تقويم الموارد؟ وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك.

جدولة أفضل للموارد

جدولة الموارد الخاصة بك هو المفتاح لتلبية الجدول الزمني الخاص بك. يسمح تقويم المورد لمديري المشروع بالجدول الزمني مسبقًا في الحالات التي يتم فيها محاذاة جميع الموارد اللازمة لإكمال مهمة ما. عدم وجود مورد واحد عند الضرورة سيؤدي إلى تأخير المشروع وإضافة التكاليف.

عبء العمل المتوازن لفريقك

كما هو مذكور أعلاه ، فإن عبء عمل فريقك هو عمل متوازن. تريد منهم أن يعملوا بقدرة ليكونوا منتجين قدر الإمكان ، لكن لا يُبالغوا في المهام حتى يحترقوا وتتحول معنويات الفريق إلى الحضيض. يسمح تقويم الموارد لمديري المشاريع بمعرفة من تم تعيينه وماذا إذا كان هناك عدم توازن ، فيمكنهم إعادة التخصيص حتى عبء العمل.

تحسين تتبع الموارد

قد يتم توزيع مواردك عبر فرق مختلفة ، وهي ميزة أخرى لتقويم المورد. يوفر مكانًا مركزيًا لتتبع موارد مشروعك أو حافظتك للحصول على رؤية كاملة.

قم بعمل تقويم للمورد باستخدام ProjectManager

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت مع ميزات إدارة الموارد بما في ذلك تقويم الموارد. يتم دمج أدوات الموارد الخاصة بنا في مجموعة كاملة من ميزات إدارة المشاريع التي تسمح لمديري المشاريع بالتخطيط والمراقبة والإبلاغ عن كل مرحلة من مراحل مشاريعهم. كل هذا يمكن القيام به في الوقت الحقيقي لإدارة الموارد بشكل أكثر فعالية.

قم بإنشاء تقويم إتاحة الموارد

من أجل توضيح مدى توفر فريقك ، فإن أول شيء يجب القيام به بعد إعدادهم هو تحديد خيار العطلة من القائمة المنسدلة للصورة الرمزية الخاصة بك. تتيح النافذة المنبثقة للعطلات للمستخدمين تحديد أيام العطلات وساعات العمل الشخصية والوطنية والعالمية. أنت الآن تعرف من هو المتاح عند الجدولة. ستظهر الإجازات باللون الأصفر على صفحة حجم العمل.

عندما تبدأ بعد ذلك في تعيين المهام ، ستظهر نافذة منبثقة كما هو الحال في مخطط جانت ، والتي تعرض التوفر في الوقت الفعلي لكل عضو في الفريق. أثناء إجراء التعيينات ، يعرف أعضاء الفريق ما الذي يعملون عليه. أثناء تحديثهم لساعات عملهم ، تنعكس هذه المعلومات على الفور عبر البرنامج.

وازن عبء العمل الخاص بك

يمكنك التأكد من موازنة مهام فريقك من خلال زيارة صفحة عبء العمل. ستنعكس جميع إعدادات العطلات التي أجريتها في مخطط عبء العمل. يسهّل التقسيم المرمّز لساعات أعضاء الفريق معرفة من هو في عطلة ومن يحتاج إلى المزيد من المهام أو مهام أقل.

إذا قمت بالنقر فوق اسم أحد أعضاء الفريق ، فسترى قائمة منسدلة بجميع مهامه. يمكنك أيضًا تصفية المخطط لإظهار جميع المهام أو إخفائها. تشمل خيارات التصفية الأخرى النطاق الزمني أو المشاريع المحددة أو استخدام شريط البحث. موازنة عبء العمل سهل ؛ انقر فوق المربع وستسمح لك نافذة منبثقة بإعادة تعيين المهمة لعضو آخر في الفريق.

عرض الموارد في الوقت الحقيقي لوحة القيادة والتقارير

لوحة القيادة هي نظرة عامة عالية المستوى على تقدم مشروعك وأدائه. يتم تحديثه تلقائيًا في الوقت الفعلي ويعرض ستة مقاييس للمشروع بما في ذلك مخطط عبء العمل ، والذي يمنحك نظرة عامة على تخصيص فريقك. إنه مخطط شريطي مع ترميز لوني لإظهار العمل المكتمل والمهام الذي تأخر عن موعده. على عكس أدوات إدارة الموارد الأخرى ، لا تتطلب لوحة القيادة الخاصة بنا أي إعداد.

للتعمق في البيانات ، استخدم تقاريرنا القابلة للتخصيص. هناك ثمانية تقارير مختلفة ، من الجداول الزمنية إلى التوافر وعبء العمل والتباين ، بالإضافة إلى حالة المشروع وحالة الحافظة. يمكنك تصفية التقارير للاطلاع فقط على نطاق زمني معين ، على سبيل المثال ، لمشاهدة الجداول الزمنية وعبء العمل والتوافر من أجل جدولة مواردك بشكل أفضل.

لدينا أيضًا مخططات جانت القوية لتخطيط جدولك الزمني ومواردك. يمكنك إضافة تكاليف الموارد المخططة واستخدام البيانات في الوقت الفعلي لتعقب تكاليف الموارد الفعلية بمجرد تعيين الأساس. يتيح لك ذلك إنشاء تقرير عن تباين المشروع أو تتبع تكاليف الموارد البشرية وغير البشرية على Gantt. لديك السيطرة على إبقاء الموارد تحت السيطرة طوال دورة حياة المشروع.

المحتوى ذو الصلة

إذا كنت لا تزال مهتمًا بالبحث عن موضوعات إدارة الموارد ، فلدينا الكثير على موقعنا على الإنترنت. إلى جانب كونه برنامجًا قويًا لإدارة المشاريع ، فإن موقعنا هو المحور عبر الإنترنت لجميع إدارة المشاريع. ننشر مدونات متعددة في الأسبوع ولدينا مقاطع فيديو تعليمية وكتيبات إرشادية وأوراق بيضاء ودراسات حالة وغير ذلك الكثير. فيما يلي بعض المقالات للتوسع في موضوع تقويم الموارد لدينا.

• الدليل النهائي لإدارة الموارد
• نموذج خطة الموارد
• أفضل برنامج لإدارة الموارد لعام 2022

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز مع أدوات إدارة موارد متقدمة. خطط لموارد مشروعك وراقبها وأبلغ عنها في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة عند تخصيص العمل. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.