تحديد والتغلب على قيود الموارد في إدارة المشروع

الموارد هي ما تحتاجه لتنفيذ خطة مشروعك - الأشخاص والمعدات والمواد. تعد إدارة هذه الموارد جزءًا من كيفية تقديم مشروع ناجح.

سيكون لكل مهمة في خطة مشروعك موارد المشروع مثل الأشخاص والوقت والميزانية المرفقة. لذلك ، يجب أن تعرف مدى توفرها لجدولتها. هذا قيد على الموارد ، ويجب أن يتعلم مديرو المشروع كيفية إدارة هذه القيود من أجل الحفاظ على تقدم المشروع.

ما هي قيود الموارد في إدارة المشروع؟

قيد الموارد هو أي قيود و / أو مخاطر مرتبطة بموارد المشروع. يعد تحديد قيود إدارة الموارد نشاطًا أساسيًا لتخطيط الموارد يحدث أثناء مرحلة تخطيط المشروع. قيود الموارد هي حواجز يمكن أن تعرقل مشروعك وتمنع التسليم الناجح.

تؤثر القيود على كل جانب من جوانب دورة حياة المشروع. في الواقع ، يشار إلى القيود الأكثر شيوعًا في إدارة المشروع باسم القيد الثلاثي ؛ الوقت والتكلفة والنطاق. تحتوي المشاريع على ميزانية (تكلفة) وموعد نهائي (وقت) ويجب أن يعرف مدير المشروع بالضبط ما سيشمله المشروع (النطاق).

إن إدارة موارد مشروعك وامتلاك الأدوات اللازمة لتخصيص ما هو مطلوب بسرعة هو ما يفعله برنامج إدارة المشروع. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يتيح لك تنظيم وتتبع وتخصيص الموارد لمطابقة السعة. قم بإدارة مواردك باستخدام مخططات جانت عبر الإنترنت التي تعمل بسلاسة مع ميزات إدارة الموارد لدينا. جرب ProjectManager مجانًا اليوم!

التأثير المحتمل لقيود الموارد

غالبًا ما ترتبط قيود الموارد بالتكلفة. تحدد ميزانية المشروع خبرة ومهارات الفريق الذي تقوم بتجميعه ، بالإضافة إلى الموارد غير البشرية التي يمكنك اكتسابها.

هذا هو السبب في أن التوافر عنصر مهم في قيود الموارد. بدون إدارة توفر الموارد وتخصيص الموارد أثناء المشروع ، يمكنك أن تجد نفسك بسرعة بمواد ممتازة - ولكن لا يوجد فريق لاستخدامها. (أو فريق من الخبراء ليس لديه المعدات التي يحتاجها لتنفيذ مهامه).

لذلك ، فإن التكلفة والتوافر والوصول كلها منسوجة بإحكام مع إدارة قيود الموارد في المشروع. يكون هذا مؤثرًا بشكل خاص على المشروع عندما يكون مدير المشروع مسؤولاً عن الفرق الموزعة جغرافياً ، مما قد يزيد من تعقيد عملية إدارة الموارد.

أمثلة على قيود الموارد

القيود هي عوامل تحد من استخدام المورد أو تقيده. تتنوع قيود الموارد ، ولكن عادة ما تشترك في شيء واحد ؛ كلفة. الأشخاص والأماكن والأشياء كلها تكلف مالًا ، سواء بالراتب أو الإيجار أو الشراء.

إذا كنت تعمل في مشروع بناء وتحتاج إلى استئجار معدات ثقيلة في مارس لحفر حفرة ، ولكن جميع الآلات تخضع لعقد حتى فصل الصيف ، فهذا يمثل قيدًا على الموارد. يجب تحديد هذه القيود وحلها في مرحلة التخطيط لدورة حياة المشروع.

في المثال أعلاه ، سينظر مدير المشروع في حجز المعدات ، ربما عن طريق اختيار شركة تأجير بديلة. في كلتا الحالتين ، يجب عليهم اتخاذ هذه القرارات قبل وقت طويل من بدء أي أساس للمشروع. يتم توثيق هذه القرارات في خطة إدارة الموارد ، وهي وثيقة تخطيط المشروع التي تحدد كيفية إدارة موارد المشروع. يعد عدم القيام بذلك طريقة مؤكدة للتراجع عن الجدول الزمني وزيادة الإنفاق على ميزانيتك.

ذات صلة: قالب تخطيط موارد مجاني

نصائح لإدارة قيود الموارد

الآن بعد أن فهمنا قيود الموارد ، دعنا نناقش بعضًا من أفضل الممارسات لاستخدامها. يمكن أن يساعدك اتباع نصائح إدارة المشروع هذه في إدارة مواردك بشكل عام:

• كن استراتيجيًا: قبل أن تدير أي شيء ، تحتاج إلى تطوير استراتيجية والتأكد من أنها تتماشى مع استراتيجية الشركة. يتطلب هذا معرفة ما تحاول تحقيقه ، وكيف ستحدد النجاح وما الذي سيساعدك على تحقيق أهدافك.
• تعرف على متطلبات المشروع: تعرف على المواعيد النهائية والمعالم والأهداف والميزانية والمنافسين الرئيسيين. يستحق جمع المتطلبات الوقت الإضافي والجهد اللازمين لإعداد مشروعك للنجاح.
• لديك خطة طوارئ: يمكنك تحديد قيود الموارد والاستعداد لها ، ولكن ستكون هناك دائمًا مشكلات في إدارة الموارد تظهر فجأة. لا تدعها تهمشك. ضع خطة B أو C أو D لما هو غير متوقع. قد لا تعرف ما سيحدث ، ولكن يجب أن يكون لديك خطة طوارئ لمعرفة كيف ستستجيب.
• وقت التتبع: الموارد ، مثل المشاريع ، محدودة في الوقت المناسب. يجب أن تعرف المدة التي ستحتاج إليها وتتبع استخدام الموارد. هذا مفيد للغاية عندما تتعامل مع عمل متكرر. من المحتمل أنك لا تخصص القدر المناسب من الوقت.
• تحديد الأولويات: ليست كل المهام متساوية ، وبالتالي لن يتم توزيع جميع الموارد بالتساوي. خذ وقتك لتحديد أولويات عملك. حدد الفرق بين العاجل والمهم ، واعرف الجهد المطلوب حتى تتمكن من توفير جدولك الزمني بشكل صحيح.
• استخدام برامج إدارة الموارد: إن امتلاك برنامج إدارة الموارد الذي يخطط لمواردك ويتتبعها يوفر لك الوقت والجهد. تريد ميزات تمنحك بيانات في الوقت الفعلي وتسهل إعادة تخصيص الموارد عند الضرورة.

كيف نفعل جدولة مقيدة بالموارد

بدون جدولة محدودة الموارد ، تكون قيود الموارد مجردة فقط. تتعامل الجدولة ذات الموارد المحدودة مع السيناريوهات التي تكون فيها الموارد محدودة وتتيح لك ابتكار طرق لضمان إكمال المهام في الوقت المحدد.

يتطلب إكمال المشاريع في ظل قيود الموارد حل المشكلات. يتطلب الأمر مدير مشروع إبداعي للنظر في المشروع وتحديد كيفية تحويل الموارد لمعالجة القيود. للقيام بذلك ، يحتاج مديرو المشاريع إلى موازنة موارد القيود الثلاثية ، لذلك قد يعني هذا أخذ من الميزانية أو الجدول الزمني أو النطاق. أيًا كان القيد المستخدم ، يجب أن تكون النتيجة النهائية مشروعًا يستمر في الوفاء بالموعد النهائي والميزانية.

يمكن أن تفشل المشاريع ، أو لا تكتمل إذا لم تتمكن من حل قيود الموارد. غالبًا ما تكون الجدولة محدودة الموارد عملاً متوازنًا. إذا لم تتمكن من توظيف عدد كافٍ من الأشخاص لتصنيع منتج ما وتلبية الطلب ، فقد تبحث عن مواد أرخص أو تقلل المخزون.

هناك مخاطر على جودة ما تقدمه ورضا قاعدة عملائك بالطبع. يجب أن تأخذ في الاعتبار كل هذه النتائج أثناء عمل وتعديل الجداول الزمنية.

كيف يساعد ProjectManager في قيود الموارد

من الواضح أن إدارة قيود الموارد وإنشاء جداول زمنية محدودة الموارد تتطلب قدرًا كبيرًا من المرونة. أنت بحاجة إلى أكثر من جدول بيانات لإدارة كل هذه التغييرات. ProjectManager هو برنامج مستند إلى السحابة يمنح مديري المشاريع رؤية أعمق حول قيود مواردهم حتى يتمكنوا من الاستجابة بسرعة وفعالية.

قم بإنشاء خطة موارد على مخطط جانت

أول شيء تفعله هو تنظيم جميع مواردك ، وأفضل طريقة للحصول على هذه البيانات المعقدة في صفحة واحدة هي باستخدام مخططات جانت التفاعلية من ProjectManager. استخدمه لسرد مهامك وإضافة تكاليف الموارد المخططة إليها. يمكن ربط التبعيات وتعيين المعالم.

إدارة الموارد الخاصة بك في الوقت الحقيقي

الأشخاص هم أهم مواردك وغالبًا ما يكون من الصعب إدارتهم. تساعدك ميزات إدارة موارد ProjectManager على إدارة فريقك بشكل أكثر فعالية. أولاً ، يمكنك تحديد مدى توفرها. بعد ذلك ، أثناء قيامك بتعيين المهام لهم ، استخدم مخطط عبء العمل المرمز بالألوان. يمكنك إعادة تخصيص عملهم مباشرة من الرسم البياني لمساعدتهم على العمل بشكل أكثر إنتاجية.

اعرض تقدم فريقك على لوحات Kanban

احصل على الشفافية في سير عمل فريقك باستخدام لوحات كانبان. أنها تسمح للفريق بإدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم بينما يحصل المديرون على رؤية لعمل فريقهم. يمكنهم رؤية أي كتل قادمة ، وإعادة تخصيص الموارد للحفاظ على عمل الفريق.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز ينظم الجداول الزمنية ويحدّث الموارد في الوقت الفعلي لإدارة المشاريع بنجاح. تتبع موارد فريقك وغير البشرية لتسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. جرب ProjectManager مجانًا اليوم!