التنبؤ بالموارد في إدارة المشروع: دليل سريع

قبل الانخراط في مشروع جديد ، هناك أشياء معينة يجب أن تعرفها. هل التكلفة تستحق العودة؟ هل يمكنك إنجازها بشكل صحيح بحلول الموعد النهائي؟ هل لديك الموارد؟ التنبؤ بالموارد هو كيف يمكنك الإجابة على هذا السؤال الأخير.

الموارد هي كل ما تحتاجه لتنفيذ خطة المشروع. من فريقك إلى الأدوات التي يحتاجونها ، والمواد ، والمعدات ، والبرمجيات ، والمساحات المكتبية وما إلى ذلك. هل تريد أن تعرف سبب أهمية التنبؤ بالموارد؟ تابع القراءة.

ما هو التنبؤ بالموارد في إدارة المشروع؟

يعد التنبؤ بالموارد طريقة لتقدير عدد الموارد اللازمة لتسليم مشروعك بنجاح. إنها أداة يستخدمها مديرو المشاريع وفرقهم لمعرفة ما إذا كانت لديهم الموارد التي يحتاجونها لإكمال المهام المعينة في المشروع.

كما لوحظ ، يمكن أن تعني الموارد أشياء كثيرة. ومع ذلك ، فإن المورد الأكثر قيمة في أي مشروع هو الأشخاص الذين يقومون بتنفيذ هذا المشروع. عند الحديث عن التنبؤ بالموارد ، يبحث معظم مديري المشاريع في كيفية تخصيص فريقهم من خلال النظر في قدراتهم وعبء العمل ومستويات الاستخدام.

وهذا يعني امتلاك القدرة على معرفة من هو المكلف بالمهام وما إذا كان الفريق يشارك عبء العمل هذا بشكل عادل. إذا لم يكن لديك سوى القليل من الموارد التي تحمل ثقل الفريق ، فمن المحتمل أن يتم إحراق هؤلاء الأشخاص وستتآكل معنوياتهم. هذه ليست الطريقة للاحتفاظ بالقوى العاملة لديك أو إنجاز مشروعك في الوقت المحدد.

هناك حلول برمجية لإدارة المشاريع تتناول التنبؤ بالموارد. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يلتقط السعة في الوقت الفعلي لمساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل بشأن كيفية تخصيص مواردك. مخطط عبء العمل الخاص بنا مرمز بالألوان حتى تتمكن من رؤية الشخص الذي تم تحميله بشكل عام في لمحة ثم موازنة عبء العمل من هذا العرض للحفاظ على إنتاجية الفرق. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

التنبؤ بالموارد مقابل تخطيط الموارد

يستخدم التنبؤ بالموارد في تخطيط الموارد. لا يمكنك تخطيط مواردك إذا كنت لا تعرف الموارد التي لديك. يرتبط هذان الجانبان من تخطيط المشروع ببعضهما البعض.

تخطيط الموارد هو الطريقة التي ينظم بها المرء الموارد التي يحتاجها المشروع للوصول إلى الاكتمال. كما ذكرنا ، فإن الموارد واسعة وتغطي العديد من الفئات. تحدد توقعات الموارد هذه الموارد وما إذا كان بإمكانها تلبية احتياجات المشروع خلال إطار زمني محدد.

تحدد خطة الموارد ما تحتاجه بالضبط من حيث الموارد. يقوم بذلك أولاً عن طريق تقسيم الموارد إلى موارد قابلة للتخزين ، كما هو الحال في النقد إلى موارد غير قابلة للتخزين ، والتي تشمل فريقك ومعداتك وما إلى ذلك. سيؤثر جدول المشروع وميزانيته بشكل كبير على التنبؤ بالموارد.

التنبؤ بالموارد مقابل إدارة الموارد

إدارة الموارد هي المكان الذي يوجد فيه التنبؤ بالموارد وتخطيط الموارد. إدارة الموارد هي الممارسة الأكبر للتخطيط والجدولة وتخصيص الموارد لمشروع أو برنامج أو محفظة. الغرض من إدارة الموارد هو الحصول على أقصى قيمة من مواردك من خلال توفير المورد المناسب في الوقت المناسب للوظيفة المناسبة.

يعد التنبؤ بالموارد جانبًا مهمًا من جوانب إدارة الموارد لأنه عامل في تخطيط الموارد. إحدى الطرق للنظر إلى هذه الممارسات المتكاملة هي أن تكون دمية روسية حيث تكون واحدة داخل الأخرى. تحتاج إدارة الموارد إلى التنبؤ بالموارد لفهم الموارد المتاحة وما إذا كانت كافية للوفاء بأنشطة المشروع.

بدون التنبؤ بالموارد (وتخطيط الموارد) ، لن تتمكن إدارة الموارد من الوفاء بولايتها المتمثلة في تحسين الموارد وتخصيصها للمبادرات الصحيحة. هذا صحيح سواء تم تطبيقه على مشروع واحد أو برنامج أو مجموعة من المشاريع. تعمل إدارة الموارد على تقليل الفاقد والازدواجية لتبسيط العمليات وأتمتها لإضافة الكفاءة.

فوائد التنبؤ بالموارد

الآن بعد أن عرفت كيف تتكون إدارة الموارد من تخطيط الموارد والتنبؤ بالموارد ، فلنلقِ نظرة على كيف يفيد التنبؤ بالموارد المشروع. الأمر الأكثر وضوحًا هو أنه يسمح لمديري المشاريع بمعرفة ما الذي يعملون معه وكيفية استخدام هذه الموارد بفعالية لإنجاز المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

عندما يتعلق الأمر بفريقك ، يتيح لك التنبؤ بالموارد معرفة من تحتاجه لإكمال المشروع بنجاح ويظهر أي ثغرات قد تضطر إلى سدها. يخبرك التنبؤ بالموارد بالمهارات التي تحتاجها ويسهل عليك التركيز على الموهبة المطلوبة لتحقيق أهدافك.

يساعدك استخدام التنبؤ بالموارد على تحقيق التوازن بين العرض والطلب لديك من خلال التأكد من أن لديك الموارد التي تتوافق مع عبء العمل الذي تحتاجه. يخبرك من تحتاجه في فريقك للمشاريع القادمة. بدون التنبؤ بالموارد ، يمكن أن تفرط في الإنفاق أو ينتهي بك الأمر إلى تجاوز الجدول الزمني لأنك أخطأت في تقدير الموارد اللازمة لإكمال المهام المطروحة.

بمعنى آخر ، يوفر التنبؤ بالموارد كفاءة أكبر ، مما يؤدي إلى زيادة الأرباح. هذا لأنك تحقق المزيد من الإيرادات من خلال معرفة مجموعات المهارات التي تحتاجها للتكيف مع اتجاهات السوق المستقبلية. كما أنه يجعل تخطيط الموارد أكثر مرونة بحيث يمكنك التمحور مع تغير الطلب.

نصائح للتنبؤ بالموارد

نحن نفهم ماهية التنبؤ بالموارد ، وكيف يتناسب مع تخطيط الموارد وإدارة أكبر للموارد ، ولماذا يكون مفيدًا للمشاريع. دعنا نستكشف كيفية القيام بالتنبؤ بالموارد للاستفادة من هذه الفوائد.

ابدأ بفهم كامل للمهارات التي ستكون ضرورية للمشروع. هذا يعني معرفة خطة المشروع والتسليمات. من هذا ، يمكنك إنشاء ملفات تعريف أعضاء الفريق التي تحتاجها لتحقيق أهداف المشروع. يُعلمك هذا بقوائم الوظائف أو ، في حالة وجود برنامج أو محفظة ، مخزون المهارات الذي طوره مكتب إدارة المشروع (PMO).

ذات صلة: قالب خطة مشروع مجاني لبرنامج Word

بعد ذلك ، تجاوز المهارات لفهم نقاط القوة والضعف في فريقك. راجع أدائهم في المشاريع السابقة وأنشئ مخططًا يعيّن مستوى مهاراتهم وجودة عملهم ومدى سرعة إكمالهم للمهام. قد تضطر إلى الاستثمار في التدريب لرفعهم إلى المستوى الذي تحتاجه للمشروع أو البحث عن مجندين خارج مؤسستك. تأكد من الوصول إلى مديريهم ومديري المشاريع الآخرين للحصول على منظور حول أعضاء الفريق المحتملين.

البيانات التاريخية مفيدة أيضًا عند التنبؤ بالموارد. يجب أرشفة المشاريع القديمة وإتاحتها للمراجعة حتى تتمكن من معرفة كيفية استخدام هذه الموارد وما إذا كانت قيد الاستخدام أو تم استخدامها بشكل مفرط. تعد مراجعة الدروس المستفادة من التنبؤ بالموارد السابقة طريقة رائعة لتجنب الأخطاء القديمة.

ضع في اعتبارك أنك تحتاج إلى مطابقة المورد المناسب بالمهمة الصحيحة. يحدث هذا بعد تجميع فريقك والنظر في المشروع بأكمله. تذكر ، لا تضع افتراضات بناءً على المسميات الوظيفية واحرص على عدم التقليل من الوقت أو الموارد المطلوبة.

لا تنسى معدلات التناقص. سيؤثر أداء شركتك واتجاهات التوظيف على الموارد التي تجذبها. تمنحك معرفة السوق ميزة عندما يتعلق الأمر بتوظيف المواهب. يمكن أن يساعدك النظر إلى الاتجاهات السابقة في توقع اتجاه الموارد في المستقبل.

ProjectManager يساعد في إدارة الموارد

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يقوم بتخطيط الموارد وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي. تتيح لك ميزات إدارة الموارد لدينا إنشاء ملفات تعريف لأعضاء فريقك ، وتتبع تقدمهم وأدائهم وموازنة عبء العمل لديهم للحفاظ على إنتاجيتهم.

تخطيط وإدارة وتتبع الموارد في الوقت الحقيقي

تعد مخططات جانت رائعة لتخطيط المشروع وتنظيم المهام والموارد والتكاليف على جدول زمني. بمجرد تعيين خط الأساس ، يتم التقاط تلك الخطة ويمكن استخدامها لمقارنة استخدامك الفعلي للموارد في المشروع. تتم مشاركة هذه المعلومات عبر أداتنا مع تطور المشاريع. استخدم لوحة المعلومات في الوقت الفعلي للحصول على عرض عالي المستوى لتقدم المشروع وأدائه ، بما في ذلك عبء العمل والنسبة المئوية للاكتمال. ليس هناك أي إعداد مطلوب كما هو الحال مع المنتجات الرديئة ، وهو جاهز للعمل عندما تكون كذلك.

تتبع الوقت المستغرق في المهام باستخدام جداول زمنية آمنة

من صفحة الفريق ، يمكنك الحصول على نظرة عامة حول توزيع المهام عبر مشاريعك والتكبير في ملف تعريف عضو معين في الفريق. لمعرفة مستوى أداء كل عضو ، يمكنك عمل تقرير مخصص في الجدول الزمني الخاص بهم وعرض الوقت الذي قاموا فيه بتسجيل الدخول إلى مهامهم. أنت تعرف الآن ما إذا كنت بحاجة إلى إعادة تخصيص الموارد للالتزام بجدولك الزمني. تعمل جداولنا الزمنية الآمنة أيضًا على تبسيط كشوف المرتبات ويتم قفلها بمجرد إرسالها.

هناك تقارير أخرى قابلة للتخصيص بالكامل لمنحك رؤية كاملة للمشروع ، مما يسمح لك بالتركيز على التفاصيل التي تريد رؤيتها. يمكن أيضًا مشاركة التقارير بسهولة لإبقاء أصحاب المصلحة محدثين. يمكنك رؤية مدى التوفر لفريقك ، بما في ذلك أيام العطل العالمية ، لتسهيل تخصيص الموارد للمهام. لا يمكنك التنبؤ بالمستقبل ولكننا نساعد في جعل التنبؤ بالموارد وإدارتها أكثر دقة.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يمكّن الفرق من تخطيط مواردها وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ميزات إدارة الموارد القوية ، هناك أدوات لإدارة المهام والمخاطر تساعد في الحفاظ على إنتاجية المشاريع. انضم إلى الفرق في Siemens و Nestle و Avis الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.