ما هو تحميل الموارد ولماذا هو مهم في إدارة المشروع؟

لقد سمعته مرات لا تحصى. الفرق هي المورد الأكثر قيمة للمشروع. يقومون بالعمل. لكن يتعين على مدير المشروع ربط كل عضو في الفريق بهذا العمل. تحميل الموارد هو عملية للحفاظ على مشاركة أعضاء الفريق بشكل كامل طوال المشروع.

من المهم أن تكون قادرًا على موازنة عبء الموارد عبر فريقك. يساعدك تحميل الموارد في إدارة المشروع على تجنب التحميل الزائد ، مما قد يؤدي إلى تآكل الروح المعنوية وإضعاف الإنتاجية. لكن أولاً ، لنتحدث عن تحميل الموارد واستكشاف تحميل الموارد مقابل تسوية الموارد.

ما هو تحميل الموارد؟

تحميل الموارد هو المبلغ الكامل للساعات المعينة التي كلفت بها فريقك مقسومًا على عدد الساعات التي يجب عليك القيام بها. يمكنك عرض تحميل الموارد على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري أو مشروع.

تكمن مشكلة تحميل الموارد في أنه من السهل الإفراط في تخصيص أعضاء الفريق. على سبيل المثال ، إذا كان لديك أحد أعضاء الفريق تم تحميله بالكامل وعليهم التدخل للمساعدة أو استبدال عضو آخر في الفريق لأي سبب من الأسباب ، فسيتم تخصيص هذا العضو بشكل مفرط.

هذه إحدى الطرق التي تخرج بها المشاريع عن مسارها ، أو تفوت موعدًا نهائيًا ، أو تنفق بما يتجاوز ميزانية المشروع. يبحث تحميل الموارد في العمل الذي يجب إنجازه ويقسم ذلك على السعة الكاملة للمورد ، مثل يوم عمل مدته ثماني ساعات. تأكد من حساب الاجتماعات والعطلات ووقت الإجازة وحتى فترات الراحة على مدار اليوم.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في تحميل الموارد. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يسمح لك بمشاهدة الساعات المتاحة لفريقك ، بما في ذلك الإجازات العالمية للعاملين عن بُعد. يمكنك مراقبة ذلك من خلال مخطط عبء العمل في الوقت الفعلي والذي تم ترميزه بالألوان لتسهيل قراءته في لمح البصر. إذا قمت بإفراط في تخصيص شخص ما ، يمكنك إعادة تخصيص الموارد مباشرة من مخطط عبء العمل. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

تحميل الموارد مقابل تسوية الموارد

من السهل الخلط بين تحميل الموارد وتسوية الموارد. إنهما متشابهان من نواحٍ عديدة لكنهما يختلفان من حيث ما يعطيان الأولوية. كلاهما ، بالطبع ، يتعاملان مع إدارة الموارد ، لكنهما يركزان على موارد مختلفة.

كما غطينا ، فإن تحميل الموارد يتعلق بفريقك أو موظفيك أو قوتك البشرية. يتم تعيين مهمة أو نسبة مئوية من المشروع لكل عامل حتى يتم حجزه بنسبة 100 بالمائة. يتيح ذلك لمديري المشاريع تعيين فرقهم ومعرفة ما إذا كانوا سيحتاجون إلى تولي المزيد من أعضاء الفريق لإكمال جميع أعمال المشروع.

يهتم تحميل الموارد في المقام الأول بالقوى العاملة. يتم تضمين تسوية الموارد في الموارد أيضًا ، ولكن أيضًا مع الوقت ، كما هو الحال في تواريخ بدء المشاريع والميزانيات وانتهائها. تعمل تسوية الموارد على موازنة الجداول الزمنية والميزانيات مع الموارد ، وتقسيم الأشياء إلى الوقت والموارد المتاحة. يتم استخدامه في المشاريع التي يتم الضغط عليها من أجل الوقت.

باختصار ، يسمح لك تحميل الموارد بحساب مقدار العمل الذي تتوقع أن يكمله كل عضو في الفريق خلال فترة زمنية بناءً على مدى توفره وسعته. إنه استخدام الموارد. تتعلق تسوية الموارد بالتأكد من أن تخصيص الموارد هو الحجم الصحيح بناءً على الأولوية والجدول الزمني للمشروع والمعالم الرئيسية والميزانية. يتم تثبيت تحميل الموارد على تواريخ بدء المشروع وانتهائه ويمكن تعديل تسوية الموارد للاستجابة لتعارضات الموارد.

كيفية إنشاء مخطط تحميل الموارد

استخدم مخطط تحميل الموارد لمعرفة كيفية تخصيص عمل المشروع عبر الفريق. إنه مستند بسيط مشابه لجدول بيانات أساسي. وأفضل ما في الأمر أنه يمكنك بناء واحد في ثلاث خطوات.

1. قارن أعضاء الفريق بالمهام

باستخدام المصفوفة ، ابدأ بإدراج جميع أعضاء مشروعك أفقيًا في الجزء العلوي. ثم ، على الجانب الأيسر ، قم بإدراج جميع المهام الضرورية لإكمال المشروع.

2. حساب الساعات التي تنفق على المهام

اكتشف المدة التي يستغرقها كل عضو في الفريق في أداء مهامه في الأسبوع. اكتشف الآن مقدار الوقت الذي يقضونه في كل مهمة من مهام المشروع. افعل هذا للجميع في فريق المشروع.

3. قارن الساعات الفعلية مع الاستخدام المستهدف

خذ بيانات جدولة الموارد التي جمعتها وقارنها باستخدامك المستهدف. سيساعدك هذا في تحديد عدد الساعات في اليوم التي تريد أن تعمل فيها الفرق على مهامها.

أهمية تحميل الموارد في إدارة المشروع

بدون موارد ، مشروعك مجرد خطة. يساعدك تحميل الموارد عند تعيين فرقك من خلال التأكد من أن لديهم عملًا كافيًا ولكن ليس كثيرًا. عدد قليل جدًا من المهام وأنت لا تعمل بسعة كبيرة ، مما سيبطئك. هذا يعني التخلف عن الجدول الزمني وربما تجاوز الميزانية.

على الجانب الآخر من العملة ، يمكنك تخصيص مواردك بشكل مبالغ فيه. إذا قمت بذلك ، فمن غير المرجح أن تكون فرقك منتجة وستتأخر عن الجدول الزمني. حتى لو تمكنوا من مواكبة الوتيرة ، فهذا ليس مستدامًا. سيعاني فريقك من الإرهاق ، مما سيؤدي إلى إخراج العديد منهم من المشروع ، أو لن تتمكن من الاحتفاظ بأعضاء الفريق. في كلتا الحالتين ، إنها مشكلة تحدث عندما يتجاهل مديرو المشاريع قيود الموارد.

حافظ على إنتاجية فرقك

تحميل الموارد هو أسلوب يساعدك على إبقاء الفرق تعمل بقدرة من أجل تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. من حيث التخطيط ، يعد تحميل الموارد مكونًا رئيسيًا لجدول زمني وميزانية واقعية. يسمح للمديرين بفهم الموارد التي سيحتاجون إليها للمشروع ومقدار التكلفة المحتملة.

لا يساعد تحميل الموارد فقط في معرفة عدد أعضاء الفريق والتكاليف. من المهم أيضًا تحديد المواد والمعدات التي ستكون ضرورية للمشروع. ليس فقط ما ، ولكن أيضًا عندما تحتاج إليه. وكلها أساسية للتخطيط السليم للمشروع.

قوالب إدارة الموارد المجانية

يجب أن يكون واضحًا أن تحميل الموارد مهم. لكنه جزء صغير فقط من خطة إدارة الموارد الأكبر الخاصة بك. إدارة الموارد هي كل التخطيط والجدولة وتخصيص الموارد الخاصة بك ، والتي تشمل الفرق والمال والتكنولوجيا والمواد والمعدات - أي شيء تحتاجه لتنفيذ المشروع.

تُعلم إدارة الموارد كل جانب من جوانب مشروعك تقريبًا. إنه يتطرق إلى التخطيط والجدولة ، بالطبع ، ولكنه يتطرق أيضًا إلى مدى توفر ومهارات فريقك ، واستخدام الموارد ، والقدرة ، وتحديد الأولويات عند التخصيص وغير ذلك الكثير. إن وجود خطة إدارة موارد سليمة لا يؤدي فقط إلى الحصول على ما تحتاجه عندما تحتاج إليه ، ولكنه يعزز الروح المعنوية. الفريق السعيد هو فريق منتج.

يحتوي ProjectManager على أدوات رائعة لإدارة الموارد ، وسنصل إليها بعد قليل. إذا لم تكن مستعدًا للتحديث ، فدعنا نخبرك عن القوالب المجانية القابلة للتنزيل الموجودة على موقعنا. هناك قوالب لإدارة المشاريع لكل مرحلة من مراحل مشروعك. فيما يلي القليل منها الذي يتعلق بإدارة الموارد.

نموذج خطة الموارد

تحميل الموارد هو جزء من التخطيط العام للموارد الخاصة بك. إنه المكان الذي تحدد وتنظم فيه مواردك ، مما يساعدك على معرفة ما ستحتاج إليه لإكمال المشروع. يسمح لك قالب خطة الموارد المجانية لبرنامج Excel بتخطيط الموارد جنبًا إلى جنب مع جدول مشروعك وميزانيتك.

نموذج ميزانية المشروع

ميزانية المشروع هي ما يدفع لموارد المشروع الخاص بك. سواء أكنت تقوم بإبلاغ الموارد عن ميزانيتك أو العكس ، فأنت بحاجة إلى وضع كليهما في الاعتبار أثناء التخطيط للمشروع. يعد استخدام قالب ميزانية المشروع المجاني لبرنامج Excel أداة قوية لعمل تقديرات دقيقة لتكاليف المشروع ، بما في ذلك الموارد.

قالب جدول العمل الأسبوعي

عندما تقوم بتحميل الموارد ، يكون لديك فكرة أفضل عن كيفية تخصيص مواردك والحفاظ عليها تعمل بكفاءة. يتيح لك استخدام قالب جدول العمل الأسبوعي المجاني لبرنامج Excel تنظيم جدول العمل الأسبوعي لفريقك لإدارة سير العمل وعبء العمل بشكل أفضل للحفاظ على إنتاجيتهم.

مدير المشروع وتحميل الموارد

تعد قوالب المشاريع المجانية الخاصة بنا رائعة لإدارة الموارد وإدارة المشاريع ، ولكنك ستصطدم بالحائط الذي لا يمكن إلا لبرنامج إدارة المشاريع مساعدتك على إزالته. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعدك في تحميل الموارد ويمنحك الوصول إلى توافر فريقك في الوقت الفعلي وعبء العمل في الوقت الفعلي ويعيد تخصيصهم بسرعة وسهولة لتجنب الاختناقات.

احصل على عرض عالي المستوى للموارد

من أجل إعادة تخصيص الموارد بحكمة ، تحتاج إلى مراقبة مشروعك في الوقت الفعلي. تمنحك لوحة التحكم المباشرة الخاصة بنا نظرة عامة على المشروع وقتما تشاء. لا يوجد إعداد لإبطائك كما هو الحال مع المنتجات الرديئة. يمكنك رؤية الصحة والنسبة المئوية للمهام المكتملة والتكلفة وعبء العمل والمزيد ، كل ذلك في لمحة باستخدام المخططات والرسوم البيانية الملونة. تؤدي القدرة على تتبع هذه المقاييس في الوقت الفعلي إلى اتخاذ قرارات أكثر ثاقبة.

تعيين وتتبع الموارد على مخططات جانت

قبل أن تتمكن من مراقبة مواردك ، عليك التخطيط لها. يساعد تحميل الموارد ، ولكن يسمح لك استخدام مخططات جانت التفاعلية الخاصة بنا بمطابقة الموارد مع أعضاء الفريق مع تتبع التكلفة والجدول الزمني. يتم كل هذا عبر الإنترنت ، لذا من السهل مشاركته مع فريقك وأصحاب المصلحة. يمكنك ربط التبعيات لتجنب التأخير وتعيين خط أساس لمعرفة أداء مواردك الفعلية مقارنة بخطتك ، وإعادة التخصيص حسب الحاجة للبقاء في الموعد المحدد.

بالطبع ، هذا ليس كل شيء. لدينا إشعارات آلية لإطلاعك على التغييرات أو التعليقات المضافة إلى المهام. تتبع جداول الدوام عمل فريقك ولدينا أدوات إعداد تقارير سريعة وقابلة للتخصيص ومفصلة توفر لك المزيد من البيانات - بالإضافة إلى أنه من السهل مشاركتها مع أصحاب المصلحة لإبقائهم محدثين.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع حائز على جوائز ، وهو يمكّن الفرق ويمنح المديرين الأدوات التي يحتاجون إليها لتخطيط عملهم وإدارته وتتبعه بشكل أفضل في الوقت الفعلي. أكثر من مجرد إدارة الموارد ، هناك ميزات لإدارة المهام والمخاطر أيضًا. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

المحتوى ذو الصلة

إذا كنت لا تزال مهتمًا بإدارة الموارد ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. ProjectManager ليس مجرد برنامج متفوق ، إنه المركز عبر الإنترنت لكل ما يتعلق بإدارة المشاريع. لا تحصل على قوالب مجانية فحسب ، بل تحصل على منشورات مدونة منتظمة وكتب إلكترونية شاملة وأوراق تقنية والمزيد. إليك عينة من هذا المحتوى فيما يتعلق بموضوعنا.

• دليل تخطيط الموارد
• إدارة الموارد: العمليات والأدوات والأساليب
• كيفية قياس استخدام الموارد لمشروع
• كيفية عمل هيكل توزيع الموارد (RBS)
• ما هو الرسم البياني للموارد في إدارة المشروع؟