ما هو تحسين الموارد؟ التقنيات وأفضل الممارسات

يعد تحسين الموارد أمرًا أساسيًا لتقديم مشروع ناجح. الموارد ، بالطبع ، هي أي شيء يستخدم لتنفيذ المشروع ، بما في ذلك الموارد البشرية والموارد غير البشرية. تحافظ تقنيات إدارة الموارد على المشروع في الموعد المحدد.

للحصول على الموارد المناسبة في الوقت المناسب ، يحتاج مديرو المشاريع إلى فهم تقنيات تحسين الموارد. لنلقِ نظرة على كيفية استفادة تحسين الموارد من الانضباط العام لإدارة المشروع ، بما في ذلك بعض أفضل الممارسات عند إدارة مشروعك وحافظة المشروع.

ما هو تحسين الموارد؟

يعد تحسين الموارد مصطلحًا شاملاً يغطي مجموعة واسعة من الأساليب المستخدمة في إدارة المشروع لمطابقة موارد المشروع مع الجدول الزمني للمشروع. إنها تشارك في تخصيص وإدارة الموارد بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. يمكن أن تكون هذه الموارد أي شيء من المواد والمعدات إلى العمالة.

لكي تنجح أي مؤسسة وتظل قادرة على المنافسة في صناعتها ، يعد تحسين الموارد أمرًا بالغ الأهمية لأنه يساعد الشركات والمشاريع على العمل بسلاسة. إن معرفة الموارد المتاحة وجدولتها بكفاءة أمر ضروري لأي منظمة لتحقيق أهدافها الاستراتيجية في إطار زمني وميزانية.

بعض الطرق التي يعمل بها تحسين الموارد هي من خلال إدارة عبء العمل للموارد البشرية من خلال مواءمة مهام المشروع مع المواعيد النهائية والموارد المتاحة. هذه إحدى الطرق التي يمكن أن تظل بها المنظمة في حدود الميزانية. تشمل تقنيات تحسين الموارد الأخرى تسوية الموارد ، وتجانس الموارد وتخصيص الموارد العكسي.

يساعدك برنامج إدارة المشاريع في تحقيق أقصى استفادة من مواردك وإدارتها حتى تتوفر الموارد عند الحاجة إليها. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز مع ميزات إدارة الموارد التي تساعدك على مطابقة مواردك مع الجدول الزمني لمشروعك. عند إعداد فريقك ، قم بتعيين مدى توفره ، بما في ذلك PTO والإجازات والعطلات العالمية ، لتسهيل عملية التعيين. ثم قم بالتبديل إلى مخطط عبء العمل المرمز بالألوان وشاهد بسهولة من الذي تم تحميله بشكل زائد. قم بموازنة عبء العمل مباشرة من هذا المخطط للحفاظ على عمل الفرق بشكل أكثر إنتاجية. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا يعد تحسين الموارد مهمًا في إدارة المشروع؟

يعد تحسين الموارد أمرًا مهمًا في إدارة المشاريع لأنه يساعد المشاريع على زيادة الإنتاجية والأداء. وهذا يعني أنه يمكن استيفاء جداول المشروع والاحتفاظ بميزانيات المشروع. يبحث أصحاب المصلحة دائمًا عن التقدم المحرز للتأكد من أنك تلبي توقعاتهم للمشروع ، والتي تتضمن تحقيق المعالم الرئيسية وعدم الإفراط في الإنفاق.

قضية أخرى في إدارة المشروع هي معنويات الفريق. إذا كان فريقك غير سعيد ، فلن يعملوا بشكل جيد معًا أو أن يكونوا منتجين قدر الإمكان ، مما سيؤثر سلبًا على جدولك الزمني وميزانيتك. إحدى الطرق لإبقاء الفرق سعيدة لا تتمثل في إرهاقهم ، بل إبقائهم مخصصين لقدراتهم. يتيح ذلك لمديري المشاريع تحقيق أقصى استفادة من فريقهم دون حرقهم ، الأمر الذي لا يؤثر فقط على المشروع ولكن على الاحتفاظ بالموظفين.

عند التخطيط لمشروع ما ، سيبحث مديرو المشروع عن المسار الحرج لمعرفة المهام التي يجب إكمالها من أجل تسليم المشروع بنجاح. تؤدي معرفة المسار الحرج إلى تحديد أولويات المهام بشكل أفضل. يساعد تحسين الموارد مديري المشاريع على ضمان حصولهم على الموارد اللازمة لإكمال هذه المهام الهامة دون الحاجة إلى إجراء تعديلات على جدولهم الزمني أو ميزانيتهم.

تقنيات تحسين الموارد

لقد ذكرنا بالفعل ثلاثة من أكثر تقنيات تحسين الموارد شيوعًا: تسوية الموارد ، وتنعيم الموارد ، وتخصيص الموارد العكسي. كل منها مهم ويستحق التحديد وتقديم المزيد من التفاصيل لفهم كيفية عملها.

تسوية الموارد

تتم تسوية المورد عندما يتم تعديل تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء للسماح للمشروع بالانتهاء من الموارد المتوفرة لديه. يساعد هذا في إيجاد توازن بين الطلب وتوافر المورد وتجنب حرق فريقك. يستخدم مديرو المشاريع هذا لتخصيص المهام بالموارد المناسبة ، مثل عضو الفريق المؤهل للقيام بهذه المهمة المحددة.

يساعد ذلك في استخدام الموارد ويقلل من أوجه العجز مع زيادة كفاءة موارد المشروع. يمكن أن يساعد في تجنب الإفراط في التخصيص ويساعد على تقديم مخرجات عالية الجودة. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي إلى تأخير المشاريع الأخرى ، وزيادة الإنفاق على ميزانيتك وقد يتطلب منك تخصيص موارد إضافية.

تجانس الموارد

يتم استخدام تجانس الموارد عند التعامل مع قيود الوقت. يُطلق عليه أيضًا الجدولة المقيدة بالوقت ، تجانس الموارد يحافظ على المتطلبات ضمن الميزانية ويتجنب استخدام موارد أكثر من الموارد المخصصة للمشروع. للقيام بذلك ، يجب أن يكون لدى المرء حق الوصول إلى عبء العمل للموارد البشرية. يساعد هذا في التسليم في الوقت المحدد بطريقة فعالة من حيث التكلفة ولكنه يتطلب تحديد أولويات بعض المهام وتأخير البعض الآخر.

عكس تخصيص الموارد

يبدأ تخصيص الموارد العكسي بالمهمة الأخيرة أو الأكثر أهمية لديك ويعمل بشكل عكسي عن جدولك ، حيث يحصل على اسمه. سترغب في استخدام تقنية تحسين الموارد هذه عندما يكون هناك موعد نهائي محدد أو يجب أن تحدث المهام الحاسمة في تاريخ معين. هذا يسمح لك بتحديد تواريخ البدء للموارد المطلوبة.

الموضوعات ذات الصلة: 15 قالبًا لجدول بيانات Excel لتتبع المهام والتكاليف والوقت

فوائد التحسين الفعال للموارد

يُفضل دائمًا إدارة الموارد على عدم القيام بذلك ، ولكن هناك فوائد محددة مرتبطة بالتحسين الفعال للموارد. أولاً ، إنه يساعد في جدولة الموارد بحيث يكون لديك موارد بمجموعات المهارات المناسبة للمهام. كما أنه يساعد في التنبؤ بالطلب من خلال الاستجابة السريعة لطلب العملاء المتغير.

يساعد التحسين الفعال للموارد مديري المشاريع على جدولة مواردهم البشرية بشكل أفضل. لا يمكن تبسيط هذه العملية فحسب ، بل إنها تضمن حصولك على التغطية المناسبة ، مما يمنع تآكل الروح المعنوية وتقليل الإنتاجية.

هناك أيضًا وفورات في التكاليف عن طريق موازنة عبء العمل وتحديد الموارد التي لا تستخدمها وإزالتها. بالإضافة إلى ذلك ، كلما عرفت مواردك بشكل أفضل ، كان بإمكانك التخطيط بشكل أفضل للمشاريع المستقبلية والجداول الزمنية والميزانيات. الأهم من ذلك ، أنك تحصل على الشفافية عبر مشاريعك ، مما يبني الثقة ، والفهم الأفضل ، وبذلك تحقق نجاحًا أكبر.

ستحصل أيضًا على رؤية لمهارات فريقك. توفر أدوات البرامج مثل ProjectManager نظرة عامة على مجموعات مهارات فريقك بالإضافة إلى مدى توفرها. يسمح هذا لمديري المشاريع بمعاينة أعضاء الفريق المحتملين واختيار أولئك الذين لديهم مجموعات المهارات التي ستتماشى مع عمل المشروع في المستقبل.

أفضل ممارسات تحسين الموارد

لاكتساب الكفاءة في مؤسستك ، بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها ، ستحتاج إلى الاستفادة من تحسين الموارد. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها لتقديم استراتيجية ناجحة لتحسين الموارد.

1. قياس قدرة الموارد الخاصة بك

لجدولة الموارد بشكل صحيح ، تحتاج أولاً إلى تحديدها. يجب أن تبدأ عملية التخصيص بمعرفة الموارد المتاحة للتخصيص ثم التأكد من عدم تخصيص أي منها بشكل مفرط بما يتجاوز طاقتها. يتطلب هذا إجراء تقدير دقيق لمواردك قبل المشروع. بعد ذلك ، إذا لزم الأمر ، يمكن لمدير المشروع طلب موارد إضافية لسد الثغرات في خطة الموارد الخاصة بهم أو الاستعداد للنقص أو التجاوزات المحتملة.

2. تتبع استخدام الموارد

تحسين الموارد ليست سوى الخطوة الأولى. للحفاظ على استخدام الموارد ، تحتاج إلى مراقبة مواردك ، ويفضل أن يكون ذلك في الوقت الفعلي. يمكن القيام بذلك باستخدام مجموعة متنوعة من أدوات إدارة المشاريع ، مثل لوحات المعلومات والتقارير وميزات إدارة الموارد الأخرى. فهم يلتقطون استخدام الموارد ويعطون مديري المشاريع نظرة على أدائهم الفعلي ، والذي يمكنهم بعد ذلك مقارنته بأدائهم المخطط.

3. استخدم برنامج إدارة الموارد

تتطلب معظم أفضل الممارسات لتحسين الموارد استخدام برامج إدارة الموارد. ستحتاج إلى واحد عبر الإنترنت يمكنه تقديم بيانات في الوقت الفعلي لمساعدتك في اتخاذ قرارات أكثر ثاقبة أثناء إدارة مواردك. يجب أن تحتوي أيضًا على إمكانات إعداد التقارير التي تُظهر لك حجم العمل والتباين والمزيد ، بالإضافة إلى لوحة معلومات لتوفير عرض عالي المستوى للتقدم والأداء عند الحاجة إليه.

كيف يساعد ProjectManager في تحسين الموارد

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يزود مديري المشاريع ببيانات في الوقت الفعلي ويربط الفرق عبر الأقسام أو المناطق الزمنية. يحتوي برنامجنا على ميزات إدارة الموارد التي تساعدك على تكوين الفرق وتتبع عبء العمل في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا مراقبة عبء العمل والتكلفة والوقت والمزيد على لوحات المعلومات في الوقت الفعلي التي توضح هذه المقاييس في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة كلما احتجت إلى عرض رفيع المستوى للمشروع. لا يوجد تكوين مستهلك للوقت كما هو الحال مع الأدوات خفيفة الوزن. إنها ميزة التوصيل والتشغيل.

قياس تكاليف العمالة مع الدوام

يمكن أن تساعدك إدارة الجداول الزمنية لفريقك في تتبع تكاليف العمالة. يمكن للفرق تسجيل ساعات العمل في أي مكان ، إما عن طريق الاتصال بالإنترنت أو تطبيق الهاتف المحمول الخاص بنا. نظرًا لأنه يتم تحديث تلك الساعات في جميع أنحاء البرنامج ، يتم تحديث الجداول الزمنية تلقائيًا. يمكنك إضافة مهام من مشاريع مختلفة ، ونسخ الجدول الزمني من الأسبوع السابق إذا كنت تقوم بنفس المهام وحتى ملء الجداول الزمنية تلقائيًا حسب الحاجة. الجداول الزمنية الخاصة بنا آمنة ، وبمجرد تقديمها إلى المسؤول للموافقة عليها ، يتم قفلها ولا يمكن تغييرها. يمكنك إنشاء تقرير الجدول الزمني لمعرفة النسبة المئوية لمهام أعضاء الفريق المكتملة لمعرفة ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح.

جدولة الموارد مع طرق عرض تخطيط متعددة

بالطبع ، قبل أن تتمكن من مراقبة تكاليف العمالة الخاصة بك ، عليك أن تخطط لها. يحتوي برنامجنا على طرق عرض متعددة للمشروع ، مما يعني أنه يمكنك جدولة مشروعك على مخططات جانت القوية التي تربط جميع تبعيات المهام الأربعة لتجنب التأخير وحتى تصفية المسار الحرج. بمجرد تخطيط المهام والتكاليف والموارد الخاصة بك ، قم بتعيين أساس لتتبع تباين المشروع في الوقت الفعلي. يمكن مشاركة خطة جانت واستخدامها بسهولة عبر طرق عرض متعددة للمشروع. لدى الفرق خيار تنفيذ عملهم على لوحات كانبان أو قوائم المهام أو التقويمات أو عرض الورقة للحصول على الأدوات الأكثر ملاءمة لوظائفهم.

يتيح لك برنامجنا تخطيط مواردك وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي ، سواء كانت موارد بشرية أو موارد غير بشرية. لكن هذا جانب واحد فقط مما يمكن أن تفعله أداتنا. لدينا ميزات إدارة المهام وإدارة المخاطر التي تساعدك على الحفاظ على الإنتاجية وتجنب التأخيرات المكلفة التي يمكن أن تخرجك عن الجدول الزمني.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعدك في تخطيط وإدارة وتتبع مشاريعك في الوقت الفعلي. تتيح لك منصتنا التعاونية مشاركة الملفات والتعليقات والمزيد في أي مكان وفي أي وقت. انضم إلى الفرق في Avis و Siemens و Nestle الذين يستخدمون أداتنا بالفعل لإدارة مشاريعهم بنجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.