كيفية قياس استخدام الموارد لمشروع

يحتاج كل فريق مشروع إلى موارد لإكمال المهام. إنهم بحاجة إلى أدوات ومعدات ومواد وغير ذلك الكثير لإنجاز المهمة. تعد إدارة الموارد طوال دورة حياة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح ، وقياس استخدام الموارد هو الخطوة الأولى في القيام بذلك.

يجب أن يعرف أولئك المكلفون بإدارة المشروع وتسليمه بنجاح كيفية الحفاظ على إنتاجية فرقهم وتحقيق أقصى استفادة من استخدام الموارد. أحد أهم جوانب هذا هو التخطيط السليم والتأكد من وجود ما يكفي من الوقت والقدرة لفرق المشروع للقيام بما هو مطلوب منهم.

بمعنى آخر ، يجب على مديري المشاريع صقل المهارة الحاسمة لإدارة الموارد. مواردك أكثر من مجرد فريق ، ويلعب كل مورد دورًا في دفع المشروع إلى الأمام دون عوائق. عندما تتحدث على وجه التحديد عن وقت فريقك ، فأنت تتعامل مع استخدام الموارد.

ما هو استخدام الموارد؟

في إدارة المشروع ، يعد استخدام الموارد قياسًا لعدد الساعات القابلة للفوترة المخصصة للعامل. لذلك ، فإن معرفة استخدام مواردك مهم جدًا لفهم تكاليفك واتخاذ قرارات مثل تعديل خطة المشروع أو الميزانية أو الجدول الزمني.

استخدام الموارد هو كيف يكتشف مديرو المشاريع مقدار القدرة التي يمتلكها فريقهم على مدار فترة زمنية ، ويتأكدون من أي مواردهم أقل من اللازم أو يتم استخدامها بشكل مفرط. إنه يمنح المديرين نافذة لمعرفة عدد الساعات التي يقضيها فريقهم في المشروع. يختلف استخدام الموارد عن تخصيص الموارد ، وهذا الاختلاف مهم لفهمه.

يمكن أن يكون استخدام الموارد مربكًا بدون أدوات إدارة الموارد المناسبة. لقياس استخدام الموارد ، يستخدم مديرو المشاريع برنامجًا مجهزًا بتتبع الوقت وإدارة المهام وميزات تخطيط الموارد مثل الجداول الزمنية ومخططات جانت. ProjectManager لديه الأدوات المثالية لقياس وتتبع وإدارة استخدام الموارد. ابدأ مجانًا.

استخدام الموارد مقابل تخصيص الموارد

تخصيص الموارد هو كيفية اختيار مدير المشروع لفريقه أو فريقها وتعيين الموارد للمهام طوال دورة حياة المشروع. يتضمن ذلك أي عمليات إعادة تعيين وتغييرات على عبء عمل فريقهم حسب الحاجة.

ومع ذلك ، يعد استخدام الموارد أكثر استراتيجية من حيث أنه يقيس مدى فعالية مواردك. من الناحية المثالية ، ستنظم مشروعك من خلال تخصيص الموارد وتقود نجاحه من خلال قياس استخدام الموارد وتحسين كيفية استخدامك لوقت فريقك. تعمل كلتا العمليتين جنبًا إلى جنب ، لذلك من المهم أن يكون لديك أداة قوية لتخطيط الموارد يمكنها مساعدتك في قياس الفعالية.

أنواع استخدام الموارد

على الرغم من وجود تعريف واحد فقط لاستخدام الموارد ، إلا أن هناك طرقًا مختلفة لقياسها تُستخدم لأغراض مختلفة في تخطيط الموارد. فيما يلي الأنواع الأكثر استخدامًا لاستخدام الموارد.

الاستخدام العام

عند قياس الاستخدام الكلي للموارد ، يضيف مديرو المشاريع الوقت الذي يقضيه عضو الفريق في جميع الأنشطة الإستراتيجية القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة التي تم تعيينها له ويقارنها بالوقت الإجمالي المتاح له. يساعد هذا في تحديد ما إذا كان يتم استخدام وقت عضو الفريق بالكامل وكيف يمكن استخدامه بشكل أفضل.

استخدام قابل للفوترة

الساعات القابلة للفوترة هي ساعات العمل التي يتم تحميلها على العميل بمجرد اكتمال العمل. لذلك ، يتم حساب استخدام الموارد القابلة للفوترة عندما يحتاج العميل أو مدير المشروع إلى تحديد عدد الساعات القابلة للفوترة للعامل ، باستثناء الساعات والأنشطة الإستراتيجية غير القابلة للفوترة. تعد طريقة استخدام الموارد هذه مفيدة للغاية عند قياس أداء الموظف ومقارنته.

استخدام غير قابل للفوترة

يتم تصنيف جميع الأنشطة التي لا تعتبر قابلة للفوترة على أنها غير قابلة للفوترة. تُستخدم هذه الطريقة عندما يحتاج مديرو المشاريع إلى تقييم مدى كفاءة استخدامهم للموارد. قد يكون الاستخدام المرتفع غير القابل للفوترة علامة على أن الفريق يقضي الكثير من الوقت في المهام غير الحرجة.

الاستخدام الاستراتيجي

المنظمات لديها أهداف طويلة الأجل والتي هي جزء من خططها الاستراتيجية. لتحقيق هذه الخطط ، يحتاجون إلى تنفيذ المشاريع والبرامج الاستراتيجية. يقيس استخدام الموارد الاستراتيجي عدد الساعات التي يقضيها أعضاء الفريق في تلك الأنشطة الاستراتيجية.

الآن بعد أن تعرفنا على الأنواع المختلفة لاستخدام الموارد ، يمكننا استخدام صيغ استخدام الموارد لقياسها.

صيغة استخدام الموارد

هناك العديد من الصيغ التي تحسب استخدام الموارد. يتم استخدامها للحصول على رؤى مختلفة ويمكنك حتى إنشاء واحدة لتلبية احتياجات إدارة الموارد الخاصة بك. صيغة استخدام الموارد الأكثر شيوعًا هي صيغة المكافئ بدوام كامل (FTE):

استخدام الموارد = الساعات المخصصة للعامل / إجمالي الساعات المتاحة للعامل * 100

تحسب هذه الصيغة النسبة المئوية لاستخدام الموارد لكل عضو في الفريق أو للفريق ككل استنادًا إلى العلاقة بين إجمالي الوقت المتاح لديهم والساعات التي عملوا فيها. لقياس الأنواع المختلفة لاستخدام الموارد ، ما عليك سوى تغيير قيمة الساعات المخصصة للعامل إلى ساعات إستراتيجية قابلة للفوترة وغير قابلة للفوترة.

كيفية قياس استخدام الموارد

اليوم ، تستخدم معظم الشركات برامج إدارة المشاريع المجهزة بميزات تتبع الوقت وإدارة الموارد لقياس وتتبع وإدارة استخدام مواردها في أي وقت. فيما يلي بعض الخطوات العامة التي يمكنك اتباعها لقياس استخدام الموارد بمساعدة برنامج مثل ProjectManager.

الموضوعات ذات الصلة: أفضل برامج إدارة الموارد لعام 2022

1. تحديد الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة

تتمثل الخطوة الأولى لقياس استخدام الموارد بدقة في تحديد الأنشطة القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة التي سينفذها فريقك. بمجرد تحديد أنه يمكنك حساب الاستخدام الكلي والاستخدام القابل للفوترة والاستخدام غير القابل للفوترة.

2. تحديد الساعات المتاحة لكل عضو في الفريق

ستحتاج الآن إلى تحديد الساعات المتاحة لكل عضو في الفريق بناءً على عقودهم ، والتي يمكن أن تكون إما بدوام كامل أو بدوام جزئي أو تسعير الوحدة ، من بين أمور أخرى. الآن لديك المعلومات التي تحتاجها لتعيين العمل واستخدام الجداول الزمنية لتتبع استخدام الموارد.

3. استخدم الجداول الزمنية لقياس استخدام الموارد

تعد الجداول الزمنية أداة أساسية لقياس استخدام الموارد لأنها تتيح لك توثيق وقت فريقك واستخدام صيغ استخدام الموارد وقياس استخدامك العام للموارد.

4. استخدم صيغة استخدام الموارد

بناءً على احتياجاتك ، يمكنك اختيار قياس استخدام الموارد القابلة للفوترة أو غير القابلة للفوترة أو استخدام الموارد الإستراتيجية. ما عليك سوى استخدام معادلات استخدام الموارد أعلاه لقياس استخدام الموارد.

5. تحديد إنتاجية الموظف

استنادًا إلى تحليل استخدام الموارد الخاص بك ، يمكنك تحديد العمال الذين تم توزيعهم بشكل عام ، والذين لا يتم تخصيصهم بشكل كافٍ وأي منهم يتمتع بأداء منخفض بناءً على تحليل مقارن للأقران والعمل الذي قاموا به من حيث الإنجازات.

لماذا يعد استخدام الموارد مهمًا؟

يجب أن يكون واضحًا سبب أهمية استخدام الموارد لتشغيل المشروع ، ولكن لا يضر التعمق في فوائد هذه العملية. أولاً ، يعد استخدام مواردك أمرًا أساسيًا للبقاء منتجًا في مشروعك. إذا كان فريقك مثقلًا بالأعباء ، فلن يؤدي أداءه في المستوى الأمثل.

يوفر استخدام الموارد أيضًا رؤية لمشروعك. كلما زادت الشفافية وراقبت مشروعك بشكل أفضل ، قل احتمال تفويتك لخطوات مهمة. هذا يسمح لك باكتشاف المخاطر قبل أن تتطور إلى مشاكل يمكن أن تشتت انتباهك.

كل هذا يعني أنك ستحصل على المزيد من الفوائد مقابل أموالك — أو من حيث العمل ، عائد الاستثمار. إذا كنت تتأكد من عدم إرهاق مواردك أو الإفراط في استخدامها ، فستعمل بشكل أكثر كفاءة وتضيف الأموال إلى صافي أرباحك.

أخيرًا ، تمنح عملية استخدام الموارد مديري المشاريع الأدوات للعمل بشكل أكثر مرونة. لديهم المرونة في إعادة جدولة مواردهم بسرعة ، مما يعني أنه يمكنهم تجنب المشاكل أو فك ارتباطهم بالمشكلات بسرعة. إنها تحافظ على المشروع على المسار الصحيح.

قوالب إدارة الموارد

لدينا العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية لمساعدتك في إدارة مشاريعك. فيما يلي ثلاثة قوالب مفيدة جدًا عند قياس استخدام الموارد ويمكن أن تساعدك في تلبية احتياجات إدارة الموارد الخاصة بك.

نموذج خطة إدارة الموارد

يعد قالب خطة إدارة الموارد المجانية الخاص بنا أداة رائعة لتوثيق ساعات عمل فريقك وتتبعها في جدول زمني. يمكنك تخصيصه حسب الحاجة ثم استخدامه كملف Excel قابل للتنزيل أو استيراده إلى ProjectManager حتى تتمكن أنت وفريقك من الوصول إليه في أي مكان وفي أي وقت.

قالب مصفوفة RACI

تعد مصفوفة RACI أداة مثالية للحصول على نظرة عامة على مسؤوليات أعضاء فريقك ، وتحديد مسؤولياتهم ، والمساءلة والأدوار في المشروع. يعد قالب مصفوفة RACI المجاني مكانًا رائعًا لبدء عملية تحليل استخدام الموارد الخاصة بك.

قالب لوحة القيادة

تعد لوحات المعلومات طريقة رائعة لمراقبة سلامة مشروعك من منظور رفيع المستوى. باستخدام قالب لوحة معلومات إدارة المشروع ، يمكنك مراقبة التكاليف وأعباء العمل والمهام ، مما يجعلها أداة رائعة لتتبع استخدام الموارد

كيف يحسب ProjectManager استخدام الموارد من أجلك

يستغرق استخدام معادلات مختلفة لحساب استخدام الموارد وقتًا. ألن يكون رائعًا إذا كانت هناك أداة تقوم تلقائيًا بإجراء هذه الحسابات حتى لا تضطر إلى ذلك؟ ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يقوم بذلك بالضبط.

لدينا مجموعة كاملة من أدوات إدارة المشاريع المدمجة معًا ، مما يسمح لك بمشاركة البيانات والبقاء ضمن نفس البرنامج لإدارة مشروعك. إحدى الميزات الأساسية هي برنامج إدارة الموارد لدينا الذي يخصص الموارد ويتيح لك تتبع تكاليفها مع إعطاء رؤية لتوافر فريقك. يمكنك حتى موازنة عبء العمل الخاص بهم ، كل ذلك من أداة واحدة.

معلومات الوقت الحقيقي

وإليك كيف يعمل. نظرًا لأن برنامجنا قائم على السحابة ، فإن جميع بياناتك محدثة ، مما يساعدك على اتخاذ قرارات بشأن المعلومات في الوقت الفعلي. يمكنك دائمًا معرفة من يعمل على ماذا مع صفحة إدارة فريقنا. هناك ، تحصل على قائمة بأعضاء الفريق مع تفاصيل حول مهامهم وتواريخ الاستحقاق والتقدم المحرز.

قبل أن تتمكن من معرفة من يفعل ماذا ، حتى تتمكن من تعيين المهام له ، تحتاج إلى تحديد مدى توفرها. يمكنك إعداد هذا في صفحة إدارة الفريق ، والتي تتيح لك تحديد أيام عمل فريقك ، والعطلات ، والإجازات المدفوعة. يمكن القيام بذلك إذا كان فريقك في الموقع أو موزعًا في أي مكان في العالم ، مع ميزة العطلات العالمية الخاصة بنا.

مخطط جانت على الإنترنت

بمجرد حظر توفر فريقك ، يمكنك تخصيص الموارد على مخطط جانت عبر الإنترنت. من طريقة عرض المشروع هذه ، يمكنك أيضًا تعيين مهام لأعضاء الفريق من خلال معرفة عدد الساعات التي يتعين عليهم القيام بها لأداء عملهم. لاحظ ما إذا كانت أكثر أو أقل تخصيصًا. حتى الحصول على تقديرات لتكاليف الموارد.

ميزات قوية لإدارة الموارد

الخبز والزبدة لبرنامج استخدام الموارد الخاص بنا هو صفحة عبء العمل. هنا ، تحصل على مخطط مرمّز بالألوان لحمل عمل كل عضو في الفريق وما إذا كان لديه عدد كبير جدًا أو قليل جدًا من المهام الموكلة إليهم. لا توجد معادلات استخدام الموارد ضرورية. أفضل ما في الأمر ، إذا كنت ترغب في موازنة عبء العمل الخاص بهم لزيادة الإنتاجية وتجنب الإرهاق ، فما عليك سوى إعادة التخصيص مباشرة من صفحة عبء العمل. لا تقلق إذا كنت تدير العديد من الفرق ، فيمكنك تصفية الصفحة حسب المشروع أو الفريق أو التاريخ.

هناك الكثير الذي يمكن أن يفعله ProjectManager لإضافة الكفاءات إلى مشروعك. لدينا جداول زمنية يتم تحديثها تلقائيًا أثناء عمل الفرق على المهام. يمكنك تتبع ساعاتهم. هناك أيضًا لوحة تحكم في الوقت الفعلي لعرض عالي المستوى للتقدم وإعداد تقارير بنقرة واحدة للتعمق في البيانات. التخطيط والمراقبة والإبلاغ باستخدام أداة واحدة. تعرف على كيفية مساعدتك في أن تصبح أكثر إنتاجية من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.