كيفية عمل مصفوفة تعيين المسؤولية لمشروع (قالب مضمن)
نشرت: 2022-08-23أهم مورد ستستخدمه لتسليم المشروع هو الأشخاص. عليهم أن يتناسبوا مع الجدول الزمني ويحافظوا على ميزانية المشروع. يعد تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم عند تنفيذ المهام وتنفيذ أهداف المشروع جزءًا مهمًا من التحكم في المشروع.
كيف يمكنك التنسيق مع جميع الأشخاص المشاركين في المشروع حتى يعرفوا ما يفعلونه ولا يمنعون الآخرين من القيام بما تم تكليفهم به؟ يمكن أن يساعد استخدام مصفوفة تخصيص المسؤولية. تمنح مصفوفة المهام مشروعك فريقًا ينجز المهام.
ما هي مصفوفة تعيين المسؤولية في إدارة المشروع؟
مصفوفة إسناد المسؤولية (RAM) هي مخطط لإدارة المشروع يستخدم لتحديد وتعريف مختلف الأشخاص والمؤسسات وتحديد كل دور من أدوارهم في العمل على المهام أو تقديم جزء من المشروع.
يستخدم مديرو المشروع مصفوفة المهام لتوضيح ما تفعله الفرق متعددة الوظائف داخل حدود المشروع وعملياته العديدة. في بعض الأحيان تكون مصفوفة تخصيص المسؤولية مطلوبة عند الاستجابة لطلب تقديم عرض (RFP).
يمكن أيضًا تسمية مصفوفة تخصيص المسؤولية بمصفوفة RACI ، والتي تعني المسؤولية والمساءلة والاستشارة والإعلام.
- المسؤول: ملاحظات المسؤول عن تنفيذ المهمة ، والتي يتم تعيينها لهم بعد ذلك.
- مسؤول: يلاحظ من لديه سلطة اتخاذ القرار وكيف يتم تفويض هذه السلطة في جميع أنحاء فريق المشروع.
- تمت الاستشارة: ملاحظات حول من يمكنه تقديم نظرة ثاقبة للمهمة ، من أعضاء الفريق إلى أصحاب المصلحة.
- مطلعة: ملاحظات على من يتم تحديثه فيما يتعلق بالتقدم والأداء ، وكذلك متى وكيف يتم نشر هذه المعلومات.
يؤدي ذلك إلى إنشاء خريطة للاتصالات بين الأنشطة وأعضاء فريق المشروع. اعتمادًا على حجم المشروع ، يمكن أن يكون هناك العديد من مصفوفات المهام المستخدمة لمستويات المشروع المختلفة.
لماذا إنشاء مصفوفة تعيين المسؤولية؟
تحدد مصفوفة المهام مسؤولية كل فرد في الفريق ، مما لا يعني فقط ما هي واجباتهم ، ولكن كيفية مشاركتهم في المشروع. سيكون لدى البعض مهام محددة ، وسيقدم البعض الآخر المساعدة في العمل ، بينما هناك البعض ممن تم تعيينهم كصانعي قرار. كل هذه المجموعات لها هوية ووظيفة داخل المشروع للمساعدة في توجيهه نحو نهاية ناجحة.
يؤدي التواصل الواضح إلى مشاريع أكثر كفاءة. تسهل مصفوفة المهام التواصل بشكل أفضل بين أعضاء الفريق وتوفر الشفافية من خلال إنشاء نظام للتأكد من تحديث الجميع وعلى نفس الصفحة دائمًا. يمكن أن تؤدي الاتصالات التفصيلية إلى تعطل المشروع بالعديد من الاجتماعات غير المجدية والتفاعلات المربكة التي يحاول الأشخاص من خلالها فهم ما يفترض بهم القيام به. يساعد استخدام مصفوفة تعيين المسؤولية ، ولكن وجود برنامج لإدارة المشاريع يربط الفرق في الوقت الفعلي يعد أمرًا مثاليًا.
يدير ProjectManager معلومات المشروع من خلال السماح للفرق بإرفاق الملفات مباشرة بالمهام ، كما أن تخزين الملفات غير المحدود لدينا يبقي مستندات المشروع المهمة في متناول يدك في أي مكان وفي أي وقت. يمكن أن يؤدي التعليق على المهام إلى توفير الوقت ووضع علامات على الآخرين في فريق المشروع ، مما يؤدي إلى إنشاء عملية اتصال تتجنب مخاطر التكرار أو الاجتماعات غير الضرورية.
متى يجب إنشاء مصفوفة تعيين المسؤولية؟
سيتم إنشاء مصفوفة تخصيص المسؤولية في بداية المشروع. قد ترغب في أن يكون كل فرد في فريق المشروع على دراية بموقفهم من حيث مشاركتهم قبل أن يبدأوا في تنفيذ المهام.
بقدر ما يعد استخدامه تدبيرًا وقائيًا ، يمكن استخدامه بشكل إلزامي. إذا كنت تتعمق في المشروع ولم تتحرك الأشياء كما هو مخطط لها ، فقد يكون هناك توقف في الاتصال. إذا لم يكن أعضاء الفريق في الحلقة ، أو أساءوا فهم ما من المفترض أن يفعلوه ، فإن استخدام مصفوفة تعيين المسؤولية قد يفك تلك العقدة في قناة الاتصال.
إذا كانت هناك مشكلة في إبطال القيادة للاقتراحات حول كيفية المضي قدمًا في المشروع وكان يُنظر إلى ذلك على أنه مشكلة ، فمن المحتمل أن أدوار ومسؤوليات فريق المشروع بحاجة إلى تحسين. تحدد مصفوفة تخصيص المسؤولية من لديه السلطة لاتخاذ القرارات واستخدامها أو إعادة النظر يمكن أن تحدد ما إذا كان الأشخاص المناسبون في هذا المنصب.
في الواقع ، قد يحتاج أي من التعريفات إلى إعادة الفحص في أي مرحلة من مراحل المشروع. ربما تأخرت المهام عن الجدول الزمني. قد يكون هذا بسبب أن أعضاء الفريق ليسوا على دراية بالمهام التي يمتلكونها. في أي وقت يحدث تأخير ، فإن العودة إلى مصفوفة المهمة هي خطوة أولى جيدة ، حتى لو مررت بالعملية كما ينبغي أثناء مرحلة التخطيط للمشروع.
كيفية إنشاء مصفوفة تعيين المسؤولية
إن الإعداد الفعلي لمصفوفة توزيع المسؤولية ليس بالأمر الصعب مثل إشراك الجميع في أدوارهم ومسؤولياتهم.
لذلك ، فأنت تريد إشراك فريقك في هذه العملية والحصول على مدخلاتهم ثم الاشتراك في النهاية دون إنفاق الكثير من الوقت والطاقة في هذه العملية. اتبع هذه الخطوات للتأكد من أن الجميع متفقون وستحصل على مهمة مسئولية ناجحة.
- حدد جميع المشاركين المشاركين في المشروع ، من أعضاء الفريق إلى أصحاب المصلحة وكل من بينهم.
- قائمة بجميع التسليمات المرتبطة بالمشروع. استخدم هيكل تنظيم العمل للتأكد من عدم تفويت أي شيء.
- قابل أعضاء الفريق حول كيفية تنفيذ المهام لإنشاء النتائج. يجب مناقشة كل مهمة من حيث مسؤولية وسلطة الفريق.
- قم بصياغة مصفوفة تخصيص المسؤولية باستخدام جدول بمهام المشروع المدرجة في العمود الأيسر. في الجزء العلوي ، أضف اسم كل شخص في المشروع.
- عندما تفي المهام بأعضاء فريق المشروع ، حدد ما إذا كانوا مسؤولين أو خاضعين للمساءلة أو تمت استشارتهم أو إبلاغهم.
- عند الانتهاء ، شارك مصفوفة تعيين المسؤولية مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة وعقد اجتماعًا إذا لزم الأمر للتأكد من أن الجميع يفهم دورهم في المشروع. إذا كنت تعمل في مساحة مشتركة ، اطبع نسخة وانشرها.
قالب مصفوفة تعيين المسؤولية مجانًا
يعد استخدام قالب RACI اختصارًا يقوم بإعداد فريقك والمشروع لتحقيق النجاح. ProjectManager هو أكثر من مجرد برنامج حاصل على جوائز ينظم المهام والفرق والمشاريع لتبسيط العمل وزيادة الإنتاجية ، كما أنه مركز عبر الإنترنت لكل ما يتعلق بإدارة المشاريع.
من بين مئات منشورات المدونات والكتيبات الإرشادية ومقاطع الفيديو التعليمية ، هناك العشرات من القوالب المجانية التي يمكن أن تساعدك خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة مشروعك. سيساعدك استخدام نموذج RACI المجاني في توجيه جميع فرق المشروع بشكل أفضل ، مما يتيح لهم معرفة مكانهم فيما يتعلق بالمشروع ومستوى مسؤوليتهم ومسؤوليتهم.
استخدمه في بداية المشروع لتجنب التأخير وفك أي عقدة تواصل تمنع المشروع من التقدم كما هو مخطط له. للحفاظ على مشروعك في المسار الصحيح ، قم بتنزيل نموذج RACI المجاني وابدأ في بناء مصفوفة مهمة لتعيين المسؤولية.
أفضل الممارسات
يعد استخدام نموذج RACI المجاني بداية جيدة ، ولكن عليك التأكد من ملئه بشكل صحيح. تكون مصفوفة تخصيص المسؤولية جيدة بقدر الجهد المبذول في إنشائها. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك تطبيقها عندما تكون في طور بناء مصفوفة المهام الخاصة بك.
- إشراك الفريق: هم الذين سينفذون العمل. أنت تريد مدخلاتهم وتأييدهم لتجنب أي أخطاء مكلفة أو أسئلة تستغرق وقتًا طويلاً حول ما لم يتم توضيحه في بداية المشروع.
- حدد كل مهمة على حدة: حدد جميع المهام المطلوبة للوصول إلى النتيجة النهائية. بمجرد حصولك على تلك القائمة الشاملة ، تأكد من وجود شخص واحد فقط في الفريق مسؤول.
- قم بتحديث RACI الخاص بك بانتظام: تأكد من وضع علامة واضحة على كل إصدار جديد باعتباره أحدث إصدار ويتم توزيعه على كل فرد في الفريق. ستكون هناك أوقات تريد فيها إعادة النظر في مصفوفة تعيين المسؤولية أو تتطلب التغييرات في الموظفين تعديلًا.
- تقاسم المسؤولية بشكل قابل للتطبيق: لا ينبغي لشخص واحد أن يتحمل الجزء الأكبر من المسؤوليات للمشروع وتريد إعطاء السلطة في جميع أنحاء فريق المشروع وليس فقط بين فريق الإدارة العليا.
- تحسين المهام: يمكن للمديرين استخدام مصفوفة RACI لمعرفة ما إذا تم تعيين عدد كبير جدًا من أعضاء الفريق لمهمة ما. ربما يمكن توزيع هؤلاء العمال لزيادة الإنتاجية. قد يكون هناك عدد كبير جدًا من الأشخاص الذين تمت استشارتهم ، مما يؤدي إلى إبطاء العملية. مصفوفة التخصيص مفيدة إلى ما لا نهاية.
كيف يساعدك ProjectManager في إدارة المشاريع بشكل أفضل
ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تربط الجميع في الوقت الفعلي لتسهيل التخطيط والمراقبة وإعداد التقارير عن المشروع. إنه يعمل على منح كل فرد في فريق المشروع وظيفة والمعرفة بالمكان الذي يتمتعون فيه بالسلطة ومتى يتشاورون مع الآخرين ، بالإضافة إلى تحديد عملية إعداد التقارير.
لنلق نظرة على الأشخاص المسؤولين ، على سبيل المثال ، الفريق الذي ينفذ المشروع. بمجرد دعوتك إلى البرنامج ، يمكنك مشاركة خطة المشروع وتعيين المهام لها وإضافة توجيه مفصل وإضافة موعد نهائي وعلامة للأولوية والمزيد. يمكن للفرق بعد ذلك التعاون من خلال إرفاق الملفات والصور بالمهام والتعليق في الوقت الفعلي للعمل بشكل أفضل معًا.
يمكن لأولئك الذين يحتاجون إلى البقاء على اطلاع بالمشروع القيام بذلك من خلال دعوتهم أيضًا إلى المشروع ومشاركة الخطط والجداول الزمنية معهم. يمكن لأصحاب المصلحة البقاء على اطلاع دائم بميزات إعداد التقارير التي يمكنها إنشاء تقارير حول تباين المشروع والتكلفة والوقت والمزيد بنقرة واحدة. ثم شاركها كملف PDF. يمكن حتى تصفية التقارير بسرعة إلى الصفر في البيانات التي يهتم بها أصحاب المصلحة.
يمكن أن تساعدك مصفوفة تخصيص المسؤولية في إعادة تخصيص مواردك عندما لا تتقدم الأمور كما هو مخطط لها. استخدم برنامجنا للحصول على مزيد من البصيرة. تتضمن ميزات إدارة الموارد مخطط عبء العمل المرمز بالألوان بحيث يسهل معرفة من لديه الكثير من المهام ومن يمكنه القيام بمزيد من العمل. ثم يمكنك ببساطة إعادة تخصيص هذه الموارد من صفحة عبء العمل لمساعدة فريقك على العمل بشكل أكثر إنتاجية.
يجعلك ProjectManager منظمًا ، ويحافظ على تركيز فريقك على مهامهم وأصحاب المصلحة في الحلقة. اكتسب الكفاءات في كل جانب من جوانب دورة حياة مشروعك باستخدام مخطط جانت عبر الإنترنت لجدولة العمل ولوحات كانبان ، وهي ميزة سير عمل مرئية توفر الشفافية في الإنتاج. كل ذلك موجود على نظام أساسي تعاوني لإبقاء الجميع على اتصال. جرب ProjectManager اليوم مجانًا.