RFP: دليل سريع لطلب العروض (تم تضمين القوالب)
نشرت: 2022-08-23بمجرد الموافقة على المشروع ، من المحتمل أن يتطلب التنفيذ سلعًا وخدمات خارج نطاق اختصاص المؤسسة التي تدير العمل. تتم عملية طلب العطاءات من البائعين والمقاولين الخارجيين من خلال مستند يسمى طلب تقديم العروض أو ، بشكل أكثر شيوعًا ، طلب تقديم العروض.
من خلال هذه القناة يقوم مديرو المشاريع بجمع الأطراف المهتمة واتخاذ قرار بشأن من سيتعاقد معهم للمشروع. أفضل طريقة للتعرف على هذه العملية هي استخدام نموذج RFP ، والذي يسمح لك بملء الفراغات من أجل إنتاج RFP شامل. سنوفر بعض قوالب RFP التي يمكنك استخدامها أدناه ، ولكن أولاً ، دعنا نفهم بشكل أفضل ما نتحدث عنه.

ما هو طلب تقديم العروض؟
يتم استخدام طلب تقديم العروض (RFP) للبحث عن البائعين والمقاولين الذين يمكنهم تزويد مشروع الشركة بالمنتجات والخدمات الضرورية التي تقع خارج ما يمكن أن تقدمه المنظمة الطالبة داخليًا. طلب تقديم العروض ، إذن ، هو مستند لمصدر هذا العمل والسماح للبائعين والمقاولين بتقديم عطاءات للعمل.
يقدم طلب تقديم العروض لمحة عامة عن المشروع من أجل إعطاء الشركات المقدمة للعطاء وصفًا واضحًا لما هو مطلوب وكيف يمكنهم المساعدة في تحقيق هذه الأهداف. وسوف يشرح العملية وشروط العقد لتوجيه مقدمي العطاءات. تمارس معظم المنظمات أعمالها باستخدام طلبات تقديم العروض ، وستقوم الحكومات دائمًا تقريبًا بإدارة أعمالها بهذه الطريقة.
بعد إرسال العديد من طلبات تقديم العروض ، سيكون لديك مجموعة مختارة من الأطراف المهتمة الذين يمكنهم تقديم السلع والخدمات التي تحتاجها والتي تناسب احتياجاتك على أفضل وجه ، سواء بالنسبة للمهارات التي يقدمونها أو كيف يلبيون متطلبات ميزانيتك.
طلبات تقديم العروض ليست مجرد وسيلة لتبسيط التسوق للبائعين والمقاولين الذين يستوفون معايير مشروعك ؛ كما أنها توضح بالتفصيل نطاق العمل وما سيكون الدفع مقابل السلع والخدمات. يساعد وضع هذا بوضوح في طلب تقديم العروض على تجنب أي سوء تفاهم حول التعويض ومواعيد التسليم وغير ذلك.
ما هو الفرق بين RFP و RFI و RFQ؟
هناك العديد من أنواع نماذج الطلبات المختلفة التي يمكن أن تكون مربكة بعض الشيء للتمييز بينها. على سبيل المثال ، هناك طلب للحصول على معلومات (RFI) ، يتم استخدامه عندما تعرف شركة ما ما تريده من مقدم العطاء ، ولكنها تتطلب مزيدًا من التفاصيل. ولذلك فإن طلبات الحصول على المعلومات هي وثائق أقل طولاً لأنها تهتم أكثر بتوضيح المعلومات التي يقدمها البائع أو المقاول.
مستند عمل آخر غالبًا ما يتم الخلط بينه وبين طلب تقديم العروض هو طلب عرض أسعار (RFQ). هذه المستندات ، مرة أخرى ، أقل تفصيلاً وبدلاً من ذلك تركز فقط على مقدار ما يريده البائع أو المقاول من أجل سلعتهم أو خدمتهم. يمكن أن يطلب طلب عرض الأسعار أيضًا معلومات حول كيفية تلبية البائع أو المقاول لمتطلباتك.
باختصار ، تعد طلبات الحصول على المعلومات (RFI) وطلبات عرض الأسعار مجموعات فرعية من طلب تقديم العروض (RFP) ، وهي دعوة ذات مستوى أعلى لتقديم مقترحات لحل مشكلة عمل أو حاجة مشروع. عادةً ما يكون أكثر تفصيلاً ورسمية ، مع قواعد مشتريات صارمة ، بما في ذلك المحتوى والجدول الزمني وما إلى ذلك. غالبًا ما يتم استخدام جميع المستندات الثلاثة معًا ، في بعض المجموعات ، أو حتى بشكل مستقل في بعض الأحيان.
RFP في إدارة المشاريع
تعتبر طلبات تقديم العروض مهمة بشكل خاص في مساحة إدارة المشروع لأنها تساعد في الحفاظ على تنظيم مديري المشاريع ومساعدتهم على اتخاذ قرارات العمل الحاسمة. يحدد كل طلب عرض تقديمي خيارات بائع مختلفة كاملة مع تفاصيل حول التسعير وخطوات العملية وشروط العقد والمزيد.
من خلال طلبات تقديم العروض هذه يمكن لمديري المشاريع التدقيق في المعلومات لتحديد أفضل مسار للمضي قدمًا نيابة عن مؤسستهم. الأمر متروك لمدير المشروع لاختيار طلب تقديم العروض الذي يتماشى بشكل أفضل مع المشروع وأهدافه لاختيار البائع المثالي للمشروع.
مدراء مشروع RFP ليسوا فقط مفكرين نقديين وقادة فريق ولكنهم موجهون نحو التفاصيل وصبورون واستراتيجيون من أجل العمل كمدافع عن منظمتهم.
عملية طلب تقديم العروض: كيفية إنشاء طلب تقديم العروض
لا توجد قواعد محددة لإنشاء طلب تقديم العروض ، حيث يمكن أن تختلف من شركة إلى أخرى ومن صناعة إلى صناعة ومن المنظمات الربحية وغير الهادفة للربح. ومع ذلك ، فإنهم يتشاركون هدفًا مشتركًا ، وعادةً ما تصل عملية طلب تقديم العروض إلى هذه النقاط ذات الصلة.
1. إنشاء حدود المشروع
قبل أن يضغط القلم على الورقة ، تحدث إلى كبار المسؤولين في مؤسستك حول القيود المفروضة على المشروع ، مثل ما هي أعلى ميزانية يوافقون عليها ، ومرونة المواعيد النهائية ، والمتطلبات التي يجب توفرها و هكذا دواليك.
2. تحديد أصحاب المصلحة
طلب تقديم العروض هو أمر معقد يتطلب معرفة عميقة بالمشروع والمنظمة. حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين وحدد مجموعة تمثيلية مفتوحة للاجتماع مع من تقوم بتعيينه للإشراف على العملية حتى يتمكنوا من استخدامها كموجه صوت.
3. مقابلة أصحاب المصلحة
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة ، وأثناء قيامك بعملية تحديد من يمكنه الاتصال بأي أسئلة ، اطلب منهم أيضًا تحديد احتياجات المشروع. إجاباتهم لن تفيد فقط في عملية طلب تقديم العروض ولكن المشروع بأكمله.
4. اكتب طلب تقديم العروض
يمكن المساعدة في كتابة طلب تقديم العروض باستخدام نموذج طلب تقديم العروض ، والذي سنوفر روابط إليه أدناه. يتم تنظيمها بشكل عام على النحو التالي.
- الخلفية التنظيمية
- وصف قصير للمشروع
- متطلبات المشروع وأهدافه
- ميزانية المشروع
- المعالم والمواعيد النهائية
- مزيد من المعلومات و / أو الأسئلة
- معلومات الاتصال والموعد النهائي لتقديمها
5. إنشاء معايير التهديف
قبل إرسال طلب تقديم العروض ، قم بمراجعته مرة أخرى ، ولكن هذه المرة رتب أهمية الردود التي تتلقاها من البائعين والمقاولين الذين يستجيبون. هذه طريقة جيدة لاختيار مجموعة أصغر من المرشحين المؤهلين.
6. أرسل طلب تقديم العروض
بطبيعة الحال ، فإن بيت القصيد من هذه العملية هو إيصالها إلى أيدي البائعين والمقاولين المحتملين. لذلك ، تحتاج إلى معرفة أفضل مكان لنشر طلب تقديم العروض الخاص بك حتى يصل إلى الأشخاص المناسبين. من المفيد توظيف مستشارين لإرشادك خلال هذه المرحلة.

7. مراجعة الردود
بعد الموعد النهائي لتقديم الطلبات ، اجمع كل الردود وقم بقراءة سريعة للحصول على فكرة عن الحلول المقترحة. يمكنك بعد ذلك تطبيق نظام التسجيل الذي قمت بتطويره مسبقًا.
8. البحث
قد تحصل على بعض الردود التي تعرض حلاً لست معتادًا عليه. من المهم إجراء البحث ومعرفة ما إذا كانت قابلة للتطبيق ، حتى لو لم تكن على رادارك. يتضمن جزء آخر من البحث القيام بعمل في الخلفية بشأن البائعين والمقاولين الذين أجابوا للحصول على صورة أفضل لمن قد تتعاقد معهم في العمل.
9. حدد بائعًا أو مقاولًا
اختر البائع أو المقاول الذي يناسب معاييرك ؛ ثم قم بفحص الخلفية لتتبع سجلهم في العمل في المشاريع السابقة. سيؤدي هذا إلى بدء التفاوض ، لأن الاقتراح هو ذلك فقط. قد يتم قبوله كما هو ، أو قد يتطلب بعضًا ذهابًا وإيابًا. بمجرد أن يكون الجميع على نفس الصفحة ، قم بتوقيع عقد.
أمثلة على طلب تقديم العروض
لقد كنا عمومًا من حيث طلبات تقديم العروض ، ولكن هناك في الواقع عدة أنواع مختلفة تتحدث عن صناعة معينة أو مرحلة من مراحل تطوير المشروع. فيما يلي بعض الأمثلة على طلبات تقديم العروض ، ولكن هناك العديد من الأمثلة الأخرى ، ويمكن أن تختلف طلبات تقديم العروض في الأسلوب اعتمادًا على المؤسسة والصناعة.
- طلب تقديم العروض التسويقية: عندما تقوم وكالة تسويق بإنشاء موادها التسويقية ، سواء كانت دراسة حالة أو حملة ، فإنها غالبًا ما توظف المواهب من خلال واحدة من هذه.
- طلب تقديم العروض للعلامة التجارية: يتطلب إنشاء علامة تجارية لمؤسسة إرشادات ، وسيكون لدى المنظمة توقعات معينة ، والتي تم تحديدها في هذا النوع من طلب تقديم العروض.
- طلب تقديم العروض Design RFP: يستهدف طلب تقديم العروض هذا فناني الجرافيك لتطوير إعلانات مطبوعة أو ويب أو محمول أو إعلانات أخرى.
- طلب تقديم العروض لموقع الويب: عند إنشاء موقع ويب ، تحتاج إلى توظيف مطوري الويب وغيرهم من المواهب المحددة المتعلقة بتصميم الويب ، والذين سيردون على هذا النوع من طلبات تقديم العروض.
- طلب تقديم العروض الحكومية: يتطلب أي عمل يتم إنجازه لصالح وكالة حكومية طلب تقديم العروض الذي سيحدد المتطلبات المحددة المرتبطة بهذا المكتب.
- طلب تقديم العروض غير الربحي: عند العمل مع منظمة غير ربحية ، هناك معايير مختلفة عن تلك الخاصة بالأعمال الربحية ، والتي سيتم تفصيلها هنا.
- طلب تقديم العروض المالية: غالبًا ما تكون طلبات تقديم العروض في مجال التمويل استبيانات رسمية يرسلها المستثمرون إلى شركات الخدمات المالية لمساعدتهم في اختيار الشريك المالي المناسب.
- طلب تقديم العروض للإنشاءات: يمكن للمؤسسات الحصول على تفاصيل إضافية وفهم أفضل لكيفية تحقيق أهدافها من خلال طلبات تقديم العروض ، مما يساعدهم في النهاية على اختيار أفضل بائع.
- طلب تقديم العروض للمشتريات: غالبًا ما تكون طلبات تقديم العروض إحدى الخطوات الأولى في عملية الشراء وتساعد الشركات في اختيار البائع الذي يفي بقائمة المعايير الخاصة بها. غالبًا ما تتبع طلبات تقديم العروض في المشتريات طلب المعلومات (RFI).
- طلب تقديم العروض العقارية: في مجال العقارات ، قام الوكلاء بتجميع طلبات تقديم العروض نيابة عن المستأجرين لتحديد النقاط المهمة والمصطلحات الاقتصادية لكل صفقة.
قوالب RFP
تأتي قوالب RFP بجميع الأشكال والأحجام. ربما تكون أبسطها عبارة عن بضع صفحات فقط ، ولكن يمكن توسيعها إلى عشرات. هناك البعض الذي يحتوي على أوراق غلاف وعروض تقديمية براقة ، في حين أن البعض الآخر عبارة عن مستندات مجردة ، مجرد وثائق حقائق.
ما هو مناسب لك يعتمد على المشروع ومنظمتك أو ربما مجرد تفضيل شخصي. فيما يلي بعض المواقع التي تقدم نماذج RFP للتنزيل. قم بزيارتهم ومعرفة ما إذا كان هناك واحد يناسبك.
- Hubspot
- TemplateLAB
- تكسوب
- CRM لاندمارك
- مايكروسوفت
طلب تقديم العروض هو مشروع: جرب استخدام البرنامج لإدارة العملية
RFP ، حتى مع نموذج RFP لإرشادك ، ليس شيئًا يمكن جمعه معًا بسرعة. يتضمن البحث وتفصيلاً شاملاً للمشروع في المستقبل. في الواقع ، إنه مشروع داخل مشروع. من المنطقي إذن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع مثل ProjectManager في بناء طلب تقديم العروض.
خطط لطلب تقديم العروض الخاص بك باستخدام مخطط جانت التفاعلي ، والذي يقوم بجدولة جميع مهامك على جدول زمني. قم بتعيين معالم على الخط الزمني لتقسيم عملك إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة ، مثل تسليم وصف المشروع والأهداف والأهداف والميزانية.

تعد لوحات كانبان الخاصة بنا أداة مرئية تعرض سير عملك وتساعدك على تجنب الاختناقات من خلال الحفاظ على توافق الموارد مع السعة. اتخذ جميع الخطوات في عملية طلب تقديم العروض واجعل كل بطاقة كانبان ، والتي تحتوي على مساحة لوصفها ، ووسمها للأولوية والمزيد.

بمجرد التعيين ، راقب أثناء انتقاله من عمود إلى آخر للإشارة إلى مكانه في العملية. يمكن لأعضاء الفريق التعليق على مستوى المهمة إذا كانت لديهم أسئلة ووضع علامة على أعضاء المشروع الآخرين لإدراجهم في المحادثة حسب الحاجة. التعاون يساعد الجميع على العمل بشكل أكثر إنتاجية.
هل أنت مستعد لإنجاح هذا الطلب؟ لا تأخذ أي فرص ، استخدم ProjectManager ، وهو برنامج قائم على السحابة يساعدك على العمل بكفاءة أكبر. احصل على الميزات التي تحتاجها للتخطيط والمراقبة والإبلاغ عن عملك بشكل أفضل. جرب الأداة مجانًا مع هذه النسخة التجريبية لمدة 30 يومًا.