هيكل توزيع المخاطر للمشاريع: دليل كامل لبنك إسكتلندا الملكي

عدم اليقين هو اليقين في المشاريع. ستنشأ المخاطر وتهدد التسليم الناجح لمشروعك. استخدام هيكل تحليل المخاطر (RBS) هو كيف تستعد لما هو غير متوقع.

يعد هيكل تقسيم المخاطر أمرًا رائعًا لتحديد المخاطر وترتيبها حسب الأولوية حتى تعرف أيها سيكون أكثر أو أقل تأثيرًا. هذه هي الخطوة الأولى في تخطيط وإدارة وتخفيف المخاطر في مشاريعك.

ما هو هيكل توزيع المخاطر في إدارة المشروع؟

هيكل توزيع المخاطر هو أداة لإدارة المخاطر ، وهي أي أحداث لم تخطط لها أو لم تتوقعها. عادة ما يُنظر إلى المخاطر على أنها تأثير سلبي على ميزانية المشروع أو جدوله الزمني أو جودته. ومع ذلك ، هناك أيضًا مخاطر إيجابية يمكن أن تفيد المشروع.

في كلتا الحالتين ، يتعين على مديري المشاريع الاستعداد للمخاطر ، سواء كانت جيدة أو سيئة - يمكن أن تتداخل مع أهداف المشروع. هيكل توزيع المخاطر يقسم المخاطر في رسم بياني هرمي ، يبدأ من المستوى الأعلى وينزل إلى مستوى المخاطر الأكثر دقة.

في بعض الأحيان ، يقوم مديرو المشاريع بإنشاء هيكل تقسيم للمخاطر أثناء بدء المشروع لمعرفة ما إذا كان العمل قابلاً للتطبيق. في كثير من الأحيان ، ستتناولها أثناء مرحلة التخطيط عندما تقوم بتعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء فريقك.

الفئات الأربع للمخاطر في المشروع

هناك أربع فئات من المخاطر. يمكن تقسيمها بشكل أكبر ، لكن معظم هياكل انهيار المخاطر تقسم المخاطر إلى هذه الفئات الأربع:

• الخارجية: المخاطر الخارجة عن إرادتك ، مثل المخاطر البيئية والتنظيمية والموردين والمنافسين ، إلخ.
• داخلي: المخاطر التي تحدث داخل مؤسستك ، بما في ذلك نقص الموارد أو التأخير في التمويل أو الأخطاء في تحديد الأولويات.
• الفني: يستدعي النطاق والمتطلبات والمسائل الفنية الأخرى هذه الفئة.
• الإدارة: المخاطر المتعلقة بالتخطيط والتواصل والتحكم وما إلى ذلك.

على سبيل المثال ، فيما يتعلق بالمخاطر ذات المستوى الأعلى ، يمكنك البدء بموضوع واسع مثل المخاطر الفنية أو الإدارية أو الخارجية أو الجدولة. يمكن للمستوى التالي تحديد هذه الفئات على أنها مخاطر التصميم أو التمويل أو الموارد. يمكنك الاستمرار في الحصول على أدق وأدق في المخاطر الخاصة بك ، والوصول إلى مستوى محبب أو في المخاطر كما هو مناسب للمشروع. لا يمكنك التوقف أبدًا ، بالطبع ، لكن هذا سيأتي بنتائج عكسية.

لماذا نستخدم هيكل توزيع المخاطر في إدارة المشروع؟

يساعدك هيكل تحليل المخاطر على فهم المخاطر. يجعل من السهل تحديد وتقييم المخاطر في مشروعك. يمكنك معرفة المشاريع التي تتطلب اهتمامًا خاصًا وتحديد المخاطر المتكررة وتركيز المخاطر. يمكنك حتى استخدام الأداة لمعرفة إجمالي تعرض المشروع للمخاطر وتلخيص الخسائر المحتملة مع تحديد عملية إدارة المخاطر.

لإدارة المخاطر بشكل صحيح ، تحتاج إلى استخدام برنامج إدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يراقب عملك في الوقت الفعلي حتى تتمكن من اكتشاف المشكلة عند ظهورها ، وليس بعد حدوث الضرر بالفعل.

تم إعداد لوحة القيادة المباشرة لـ ProjectManager وهي جاهزة للعمل ، حيث تقوم تلقائيًا بجمع وحساب بيانات المشروع التي يتم عرضها بعد ذلك في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة. تتبع المقاييس في الوقت والتكلفة والتباين وغير ذلك الكثير والتقط الأشياء الشاذة بسرعة حتى تتمكن من التخفيف من تأثيرها. ابدأ مع ProjectManager مجانًا.

كيفية عمل هيكل لتقسيم المخاطر لمشروع

هيكل تقسيم المخاطر عبارة عن شبكة بسيطة ، مع تعريف واسع للمخاطر في الأعلى ، مع تعريفات أكثر تحديدًا أثناء تحركك إلى أسفل الشبكة. يمكن أيضًا إعداده كجدول بيانات مع زيادة تحديد المخاطر أثناء انتقالك من اليسار إلى اليمين.

عند بناء هيكل توزيع المخاطر ، عليك اتباع الخطوات الثلاث التالية.

1. تحديد فئات المخاطر لبنك إسكتلندا الملكي

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد فئات المخاطر الأعلى. كما لوحظ ، فإن الفئات الأساسية لهيكل توزيع المخاطر هي خارجية وداخلية وفنية وإدارية. اعتمادًا على الصناعة التي تعمل فيها ، يمكن تحسين هذه الفئات قليلاً.

على سبيل المثال ، قد يكون لتطوير البرامج قيود على هندسة المنتج وبيئة التطوير والبرنامج. بشكل عام ، تشمل فئات تحديد المخاطر الأعلى هذه ما يلي:

• برنامج
• الأمور المالية
• اِصطِلاحِيّ
• إدارة
• عميل
• تعاقدي
• طقس
• سياسي
• بيئي

يمكن أن تتمثل طريقة تحديد المخاطر لاكتشاف المخاطر في العصف الذهني مع فريقك وورش العمل والمقابلات لمراجعة البيانات التاريخية وإجراء تحليل لنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT) والمزيد. من الجيد أيضًا إنشاء مخطط RACI (مسؤول وخاضع للمساءلة ومستشار ومستنير) للمساعدة في تحديد إدارة أصحاب المصلحة فيما يتعلق بالمخاطر.

2. المخاطر المحددة للانهيار في بنك إسكتلندا الملكي

بعد ذلك ، تريد تقسيم فئات المستوى الأول إلى فئات من المستوى الثاني: وهذا يعني البدء على نطاق واسع وتحسين هذا الموضوع إلى أجزاء أصغر وأصغر.

على سبيل المثال ، ضمن فئة العميل ، يمكنك تقسيمها إلى مواضيع أصغر ، مثل فريق العميل وفريق المشروع والأهداف والتمويل والتكتيكات.

بعد ذلك ، ضمن فريق المشروع ، قد تلاحظ عدم وجود موارد كافية لإكمال المهام أو أن فريقك ليس لديه خبرة كافية ويتطلب المزيد من التدريب من أجل تنفيذ مهامهم بنجاح.

ثلاثة مستويات في المخاطرة ربما تكون كافية. أكثر من ذلك ، يمكن أن ينتهي بك الأمر إلى الوقوع في مستنقع التفاصيل دون الكثير من العائد للجهد.

3. سجل المخاطر والأثر

بمجرد تقسيم المخاطر ، سترغب في تسجيلها لتحديد أيها قد يكون له أكبر تأثير على المشروع. هذه هي بداية تحليل المخاطر الخاص بك. من خلال إعطاء الأولوية للمخاطر ، فأنت تعرف أيها يستحق الاهتمام الفوري ، وأي منها يمكنه الانتظار أو حتى يمكن تجنبه.

يتم ذلك عن طريق تسجيل كل خطر للتأثير المحتمل لحدوثه ، وإذا حدث ذلك ، التأثير المحتمل على المشروع. إن كيفية تقييمك لكل من هذه العوامل متروك لمدير المشروع ، ولكن القاعدة الأساسية الجيدة هي احتمال تقسيمها إلى أربعة:

• عالية (80-100 بالمائة)
• متوسط-عالي (60-80 بالمائة)
• متوسط ​​منخفض (30-60 بالمائة)
• احتمال ضعيف (0-30 بالمائة)

للتأثير ، يتم تقسيم ذلك تقليديًا إلى ثلاثة: مرتفع (حرج) ومتوسط ​​(متوسط) ومنخفض (ضئيل). ستكون نتائجك جزءًا من تقرير المخاطر الخاص بك ، ويمكنك تعيين أعضاء الفريق ليكونوا على اطلاع بهذه المخاطر. بمجرد حصولك على درجة المخاطر ، قم بإضافتها جميعًا إلى سجل المخاطر إذا ظهرت كمشكلات في المشروع.

فوائد استخدام هيكل توزيع المخاطر

المخاطر مجهولة ، لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك إدارتها. هيكل تقسيم المخاطر هو أداة تساعدك على تحديد وترتيب المخاطر في مشروعك. إنها الخطوة الأولى في تخفيف المخاطر. تسمح لك خطة إدارة المخاطر الخاصة بك بتحديد الموارد التي ستكون ضرورية لمعالجة المشكلات التي تظهر في مشروعك.

تؤدي القدرة على تقييم المخاطر بدقة إلى زيادة احتمالية نجاح المشروع. ليست كل المخاطر سيئة ، لكن عدم وجود خطة للتعامل مع المخاطر ليس جيدًا على الإطلاق. بدون الاستعداد للمخاطرة ، لا يمكنك الاستفادة من الإيجابي وتخفيف السلبية.

يؤدي استخدام هيكل توزيع المخاطر إلى إدارة المخاطر وإعداد خطة إدارة المخاطر الخاصة بك. إن امتلاك فكرة عما قد يحدث على مدار المشروع ، ثم معرفة المشكلة (أو الفرصة) المحتملة التي تستحق الاستجابة لها ، هي كيفية إدارة المخاطر وتحويل ما يمكن أن يكون كارثة إلى عثرة صغيرة على الطريق.

الموضوعات ذات الصلة : قوالب إدارة المشاريع المجانية

أمثلة على هيكل توزيع المخاطر

على الرغم من أننا ذكرنا بالفعل أن هناك الكثير من أمثلة هيكل توزيع المخاطر ، إلا أنها تختلف اعتمادًا على الصناعة التي تعمل بها. الهيكل المتدرج الفعلي لـ RBS هو نفسه بشكل أساسي.

لدى معهد إدارة المشاريع ورقة مؤتمر إعلامية حول RSB على موقعه على الإنترنت. تعتبر الورقة ، استخدم هيكل تقسيم المخاطر (RBS) لفهم المخاطر الخاصة بك مفيدة إذا كنت تحاول أن تلف عقلك حول ماهية هيكل تقسيم المخاطر وكيفية استخدامه.

هناك بعض الأمثلة لإعطائك فكرة عما سيبدو عليه أحد الصناعات المعينة. تتضمن أمثلة هيكل توزيع المخاطر ما يلي.

مثال على هيكل توزيع المخاطر العام

مثال على هيكل انهيار مخاطر البناء

مثال على هيكل انهيار مخاطر تطوير البرمجيات

كيفية إنشاء RBS باستخدام ProjectManager

يمكنك العثور على قوالب هيكل توزيع المخاطر لمساعدتك في تحديد المخاطر والتخطيط لها في مشروعك عبر الإنترنت ، ولكن القالب هو مستند ثابت وغير مفيد عند ظهور المشكلات ويجب تخصيصه وتعقبه. من الأفضل تحميل نموذج RBS هذا إلى ProjectManager ، وهو برنامج قائم على السحابة يمكنه مساعدتك في التخطيط للمخاطر وتتبعها والإبلاغ عنها.

تنفيذ حل المخاطر على مخططات جانت

تدور إدارة المخاطر حول تحديد المخاطر وإنشاء خطط لحل المشكلة أو الاستفادة منها إذا ظهرت في مشروعك. تمنحك مخططات جانت التفاعلية من ProjectManager الأدوات اللازمة للتخطيط وتحديد الأولويات وربط التبعيات وتعيين فريقك. احصل على المسار الحرج بدون حسابات معقدة ومستهلكة للوقت. بعد ذلك ، قم بتعيين خط أساس لتتبع التقدم الفعلي مقارنة بخطتك وتأكد من بقائك على المسار الصحيح.

قم بإنشاء مهام سير العمل على لوحات Kanban

نظرًا لأن ProjectManager لديه طرق عرض متعددة للمشروع لتلائم ولكنك تفضل العمل ، ما عليك سوى التبديل من طريقة عرض Gantt إلى طريقة عرض كانبان. يمكنك الآن تحديد دورة إنتاج المخاطر من خلال إنشاء أعمدة مخصصة للتعريف والعمل والحل. يمكن للفرق إدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط للسباقات السريعة لحل المخاطر ، بينما يمكن للمديرين رؤية عملهم ويمكنهم إعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة للحفاظ على عملهم بكفاءة.

إنشاء تقارير التقدم في ثوان

استخدم تقارير ProjectManager بنقرة واحدة لتتبع حل المخاطر وإطلاع أصحاب المصلحة على التقدم المحرز في تخفيف المخاطر. هناك تقارير واسعة حول حالة المشروع أو المحفظة ، ولكن هناك تقارير أكثر تفصيلاً عن الوقت والتكلفة وعبء العمل. كلها مفيدة عند إدارة المخاطر. يمكن تصفية كل تقرير لإظهار ما تريد رؤيته ومشاركته بسهولة مع أصحاب المصلحة حتى يتمكنوا من البقاء محدثًا.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد الفرق المختلطة على العمل بطريقة عملهم ، وقتما يريدون وأينما كانوا. احصل على أداة تمنحك مصدرًا واحدًا للحقيقة ومرنة بما يكفي للعمل بشكل تقليدي أو في بيئة أكثر مرونة. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا!