خطة الاستجابة للمخاطر في إدارة المشروع: الاستراتيجيات والنصائح الرئيسية

المشاريع هي عمليات حساسة. هناك الكثير مما يمكن أن يؤثر عليهم ؛ إن العاصفة التي تقطع سلسلة التوريد أو تعطل المعدات أو نزاع عمالي هي مجرد ثلاث حالات محتملة في تتابع لا نهاية له على ما يبدو من المخاطر.

قد تعني خطة الاستجابة للمخاطر التي تقوم بإنشائها للتعامل مع هذه المخاطر ، والتي تصف تحديد المخاطر وتقييمها واستراتيجيات الاستجابة للتخفيف منها ، نجاح أو فشل المشروع. لا عجب أن الكثير من إدارة المشاريع تركز على المخاطر!

يعد التحكم في المخاطر ، ووضع خطة للاستجابة للمخاطر وتنفيذ استراتيجيات الاستجابة للمخاطر طرقًا لإدارة مشروعك بشكل أفضل وتحقيق النجاح. هناك طريقة أخرى وهي أن يكون لديك برنامج لإدارة المشاريع لتخطيط وتتبع استراتيجيات الاستجابة للمخاطر.

ما هي مخاطر المشروع؟

مخاطر المشروع هي حدث غير مؤكد يمكن أن يؤثر على المشروع ، سواء بشكل إيجابي أو سلبي. يحتاج مديرو المشاريع إلى إنشاء خطط الاستجابة للمخاطر التي تصف استراتيجيات التخفيف من المخاطر التي سيستخدمونها لتقليل التأثير السلبي لأحداث المخاطر.

ذات صلة: قالب مجاني لتتبع المخاطر لبرنامج Excel

ما لا يفكر فيه الكثيرون هو أن المخاطر يمكن أن تكون مفيدة أيضًا لمشروع ما. مخاطر سلبية؟ عاصفة تسبب انقطاع التيار الكهربائي وتوقف الإنتاج. مخاطر إيجابية؟ انخفض سعر المواد التي تحتاجها لمشروعك بشكل كبير. في إدارة المشروع ، يشار إلى المخاطر السلبية عادة بالتهديدات ، بينما تُعرف المخاطر الإيجابية بالفرص.

• المخاطر السلبية (التهديدات)
• المخاطر الإيجابية (الفرص)

مهما كان نوع المخاطر التي تتعرض لها ، فأنت تريد أن يكون لديك سجل مخاطر وخطة استجابة للمخاطر للتعامل معها.

في حين أنه من المستحيل التحضير لكل ما قد يحدث في المشروع ، باستخدام البيانات التاريخية والخبرة والحظ ، يمكنك تحديد مخاطر المشروع التي من المحتمل أن تحدث ثم إنشاء خطة للاستجابة لها.

ما هي الاستجابة للمخاطر؟

الاستجابة للمخاطر هي عملية إدارة أحداث المخاطر التي تنشأ كقضايا في مشروعك. تسترشد عملية الاستجابة للمخاطر بخطة الاستجابة للمخاطر.

ما هي خطة الاستجابة للمخاطر؟

خطة الاستجابة للمخاطر هي وثيقة تشرح الاستراتيجيات التي سيتم اتخاذها للتخفيف من مخاطر المشروع السلبية. إنها جزء من خطة إدارة المخاطر الأكبر والتي تعد لاحقًا جزءًا من أي خطة لإدارة المشروع.

الاستجابة للمخاطر كما تبدو. أنت تستجيب للمخاطر. للقيام بذلك ، يجب على مديري المشاريع العمل مع أصحاب المصلحة ، وتأمين الموارد لاستراتيجيات الاستجابة للمخاطر وتعيين أصحاب المخاطر لنشرها.

قبل أن تستجيب للمخاطرة ، عليك أن تحددها. يتم تحديد المخاطر في مرحلة تخطيط المشروع. في حين أن تعريف المخاطر هو عدم اليقين ، فإن هذا لا يعني أن كل خطر محتمل على مشروعك سيخرج من المجال الأيسر ويفاجئك.

تبدأ الاستجابة الجيدة للمخاطر بتحديد جيد للمخاطر. كما هو مذكور أعلاه ، يمكنك معرفة الكثير من مخاطر المشروع المحتملة من خلال النظر في المشاريع المماثلة التي قمت بإدارتها ، والتحدث إلى أعضاء فريق المشروع ذوي الخبرة حول ما يعتقدون أنه يمكن أن يحدث والتواصل مع أصحاب المصلحة والموجهين.

جمع كل تلك البيانات ليس سوى البداية. الآن عليك أن تنظمها. يمكن أن تساعد برامج إدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يربط كل فرد في فريق المشروع. إذا كان لديهم خطر محتمل لاقتراحه ، فيمكنهم إضافته إلى عرض قائمة المهام ، وهي إحدى طرق عرض المشروع المتعددة المتاحة. جرب ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا تعتبر خطة الاستجابة للمخاطر مهمة في إدارة المشروع؟

من الواضح ، منذ حدوث المخاطر ، وجود خطة للاستجابة للمخاطر أمر مهم. تتمحور إدارة المشروع حول تنظيم الأنشطة للوفاء بالجداول الزمنية وقيود الميزانية. يمكن أن تؤثر مخاطر المشروع على هذا الجدول الزمني وتزيد من التكاليف. كلما قمت بتحديدها بشكل أسرع وحل أي مشاكل تطرأ ، زادت احتمالية تقديمك لمشروع ناجح.

لذلك ، فإن خطة الاستجابة للمخاطر هي وسيلة لتقليل أو القضاء على أي تهديدات للمشروع. يمكن استخدامه أيضًا لزيادة الفرص التي توفرها المخاطر الإيجابية. أي ، إذا كانت هناك مخاطر إيجابية يمكن أن تساعد المشروع ، فإن خطة مدروسة جيدًا تحدد كيفية الاستفادة بسرعة من المشروع قدر الإمكان.

في بعض الأحيان ، لن يتم حل المخاطر. الاستجابة للمخاطر هي أيضًا طريقة لوضع خطة الطوارئ موضع التنفيذ. أي أن يكون لديك خطة بديلة عندما لا يمكنك المضي قدمًا بالطريقة التي كنت عليها في المشروع.

مرة أخرى ، تمنح خطة الاستجابة للمخاطر مدير المشروع خيارات. يوفر الوعي بالمخاطر العديدة التي قد تحدث في المشروع ويوفر وسائل مختلفة لمواجهتها.

أنواع استراتيجيات الاستجابة للمخاطر

لقد تحدثنا كثيرًا عن وجود استجابة للمخاطر لمعالجة المخاطر الإيجابية والسلبية عند ظهورها في مشروعك. وهنا يأتي دور خطة الاستجابة للمخاطر.

توفر الخطة لمدير المشروع مجموعة متنوعة من استراتيجيات الاستجابة للمخاطر لتقليل المخاطر السلبية في حالة حدوثها. كما هو محدد ، فإن الخطر هو عدم اليقين الذي يمكن أن يؤثر على المشروع بطريقة سلبية أو إيجابية. على هذا النحو ، هناك استراتيجيات لتعظيم فائدة المخاطر الإيجابية.

الموضوعات ذات الصلة: نموذج تقييم مخاطر تكنولوجيا المعلومات المجاني لبرنامج Excel

استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للمخاطر السلبية (التهديدات)

الاستراتيجيات الأربع للمخاطر مذكورة أدناه:

1. تجنب: استراتيجية الاستجابة للمخاطر هذه تدور حول إزالة التهديد بأي وسيلة. قد يعني ذلك تغيير خطة إدارة المشروع لتجنب المخاطر لأنها تضر بالمشروع.
2. التخفيف: بعض مخاطر المشروع التي لا يمكنك تجنبها. تلك التي تحتاج إلى تخفيفها ، مما يقلل من تأثير المخاطر السلبية على المشروع.
3. التحويل: كما يوحي الاسم ، ستقوم هنا بنقل أو تمرير العمل على حل مخاطر المشروع إلى طرف ثالث ، مثل شراء التأمين أو الحصول على الضمان والضمانة.
4. القبول: تتمثل استراتيجية الاستجابة للمخاطر هذه في تحديد المخاطر وتوثيق جميع معلومات إدارة المخاطر المتعلقة بها ، ولكن عدم اتخاذ أي إجراء ما لم تحدث المخاطر.

استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للمخاطر الإيجابية (الفرص)

على الجانب الآخر من العملة ، هناك تلك المخاطر الإيجابية التي تريد استغلالها. هناك ثلاث استراتيجيات لهذه أيضًا:

1. استغلال: عندما يكون هناك خطر إيجابي أو فرصة تريد استغلالها ، فأنت بحاجة إلى إضافة المزيد من المهام أو تغيير خطة الإدارة للاستفادة منها. هناك مخاطر متأصلة في هذا النهج ، ولكن غالبًا ما تكون المكافأة تستحق العناء.
2. التحسين: هنا تزيد من فرصة حدوث مخاطر إيجابية في مشروعك.
3. مشاركة: هنا ستشارك الاستجابة للمخاطر مع شركاء آخرين عبر فرق أو مشاريع مختلفة. قد يعني ذلك مشاركة عضو فريق ماهر عبر مشاريع مختلفة.

ماذا لو كانت هناك مخاطرة إيجابية وسلبية؟

في بعض الأحيان ، يمكن أن يكون للمخاطر تهديد وفرصة على حد سواء. في هذه الحالة ، هناك استراتيجيتان للاستجابة للمخاطر يمكنك تطبيقها:

1. قبول: هنا تقبل المخاطرة وتنتظر حتى يمكن تحديد استجابة مناسبة ، مثل خطة الطوارئ أو تخصيص الوقت والتكلفة. يجب مشاركة هذا القرار مع أصحاب المصلحة.
2. التصعيد: إذا كان الخطر لا يمكن مراقبته وكان خارج إدارة المشروع ، فسيتم تصعيده إلى مستوى أعلى ، مثل إدارة البرنامج أو المحفظة.

كيفية عمل خطة الاستجابة للمخاطر

بمجرد فهمك لأنواع استراتيجيات الاستجابة للمخاطر ، يمكنك البدء في تطوير خطة الاستجابة للمخاطر. عملية تخطيط الاستجابة للمخاطر هي المكان الذي تحدد فيه الاستراتيجيات التي ستستخدمها لإدارة المخاطر السلبية (التهديدات) والمخاطر الإيجابية (الفرص).

ستشمل الخطة تحديد المخاطر والمهام المرتبطة بالاستجابة لها وصاحب المخاطر الذي يتخذ الإجراءات. الخطة هي طريقة لبناء استراتيجياتك للتأكد من عدم تخطي أي خطوات.

عليك أن تأخذ في الاعتبار احتمالية ومستوى تأثير المخاطر وترتيب أولويات استجابتك لها. بعد ذلك ، حدد ما إذا كانت فعالة من حيث التكلفة وواقعية وما إذا كانت ستنجح إذا تم اتباعها. يجب أن يتم الاتفاق على تقييم المخاطر الخاص بك من قبل جميع المعنيين ، وخاصة أصحاب المصلحة في المشروع.

ستستخدم الخطة إحدى استراتيجيات الاستجابة للمخاطر المذكورة أعلاه. بعد ذلك ، ستكون هناك محفزات للمخاطر أدت إلى بدء الخطة. يجب أيضًا ترتيب هذه الاستجابات حسب الأولوية ، من الاحتمالية المنخفضة والتأثير المنخفض إلى الاحتمالية العالية والتأثير العالي. سيساعدك هذا على تحديد المخاطر التي يجب الاستجابة لها.

كيف يساعد ProjectManager في الاستجابة للمخاطر

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يساعدك على تنظيم خطتك ومراقبة تقدمها وتقديم تقرير إلى أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم بتقدمك. يوفر ProjectManager بيانات في الوقت الفعلي تساعد في تحديد المخاطر بشكل أسرع وتتبع المخاطر في الوقت الفعلي.

قم بإنشاء خطط الاستجابة للمخاطر على مخططات جانت

بمجرد تحديد المخاطر المحتملة في مشروعك ، تحتاج إلى بناء خطة استجابة للمخاطر. يساعدك مخطط جانت عبر الإنترنت في ProjectManager على تنظيم المهام وتعيين أعضاء الفريق وتعيين الأساس. ثم في حالة حدوث الخطر ، يمكنك تتبع تقدمه الفعلي مقابل الخطة للتأكد من التزامك بجدولك الزمني وميزانيتك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن مشاركة Gantt مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لإبقاء الجميع على اطلاع.

تتبع التقدم في المشكلات المتعلقة بلوحات كانبان

يعد سير العمل المرئي الذي توفره طريقة عرض لوحة كانبان مجرد واحدة من العديد من طرق عرض المشروع المتوفرة في ProjectManager. يمكن للفرق استخدام عرض مجلس الإدارة لإدارة الأعمال المتراكمة والتخطيط للسباقات ، بينما يحصل المديرون على الشفافية في عملياتهم ويمكنهم تخصيص الموارد حسب الحاجة لإبقائهم يعملون بكفاءة.

تتبع المخاطر في الوقت الفعلي على لوحات معلومات المشروع

هناك أداة أخرى لمنح المديرين رؤية عالية المستوى للاستجابة للمخاطر وهي لوحة التحكم في الوقت الفعلي. على عكس الأدوات خفيفة الوزن ، لا يلزم تكوين لوحة القيادة الخاصة بنا. إنه جاهز للعمل عندما تكون كذلك. يقوم تلقائيًا بجمع تحديثات الحالة وحساب مقاييس المشروع ، والتي يتم عرضها بعد ذلك في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة.

ProjectManager هو برنامج حاصل على جوائز ينظم ويتتبع ويبلغ عن مخاطر المشروع من خلال البيانات الحية التي تُعلم اتخاذ القرارات الثاقبة. حافظ على تواصل فرقك سواء في المكتب أو موزعة في جميع أنحاء العالم. تعرف على سبب استخدام NASA و Bank of America و Ralph Lauren لأداتنا للعمل بشكل أكثر إنتاجية. جرب ProjectManager مجانًا اليوم!