كيف تدير وكالتك الرقمية من أي مكان في العالم

تخيل لو كان بإمكانك الجمع بين العمل والمتعة ، وقضاء فترات بعد الظهر في الاستمتاع بأشعة الشمس أو استكشاف مدينة جديدة. تشعر بالسعادة لأن العمل يتم الاهتمام به وأنه يمكنك الاسترخاء والاستمتاع بمحيطك الخالي من الإجهاد.

حسنًا ، لم تعد تتخيل.

في هذه المقالة ، سأشارك نصائح من أكثر من 10 سنوات من الخبرة في القيام بذلك. تتمثل مهمتي في توضيح أن أسلوب الحياة هذا ليس مجرد حلم بعيد المنال ولكنه واقع يمكن تحقيقه ، يمكن تصميمه ليناسبك.

سواء كان ذلك يعني التسلل في عطلة إضافية كل عام ، أو قضاء بضعة أشهر في السفر في آسيا ، أو حتى الانتقال إلى بلد مختلف ، كل هذا ممكن.

على مدار الـ 16 عامًا الماضية ، امتلكت وأدير وكالة تسويق رقمية صغيرة. خلال ذلك الوقت ، سافرت كثيرًا ، ونادراً ما كنت آخذ إجازة كاملة من العمل (لا تحكم - أنا أحب ذلك بهذه الطريقة!) ، وقمت بالانتقال الدائم إلى إسبانيا وأدرت نشاطًا تجاريًا ناجحًا للغاية في جميع أنحاء العالم.

تعرف على كيفية إدارة عملك من أي مكان في العالم. السر يكمن في كيفية إدارتك لمساحة عملك ووقتك وحدودك وفريقك وتقنيتك.

1. تخطيط مساحة العمل الخاصة بك

لجعل ترتيبات السفر والعمل أكثر سلاسة ، ابدأ بالبحث عن مدى توفر خدمات الإنترنت وموثوقية الطاقة في البلد الذي تزوره. ستساعدك معرفة الظروف مقدمًا على التخطيط بشكل أفضل.

إذا كنت تنوي العمل من مكان إقامتك ، فقم بتعيين مساحة معينة لتكون مكتبك المخصص. تجنب التجهيز المؤقت على الأثاث أو استخدام منضدة المطبخ ، حيث يمكن أن يسبب ذلك مشكلة. إن حزم وتفريغ مكتبك في كل مرة تحتاج فيها إلى استخدام طاولة الطعام أمر غير مريح أيضًا.

ضع في اعتبارك مساحة عمل مشتركة ، ولكن تحقق من ساعات عملها للتأكد من أنها تتماشى مع جدول عملك. قم بإجراء بحث شامل قبل رحلتك لاتخاذ قرارات مستنيرة.

2. إدارة وقتك

حسِّن إنتاجيتك من خلال الاستفادة من المناطق الزمنية المختلفة. إذا كان بإمكانك العمل أثناء نوم عملائك ، فسوف تنجز المزيد. ضع في اعتبارك تبني عقلية "نادي الساعة 5 صباحًا".

أنشئ جدولاً يجمع بين ساعات العمل المتداخلة والوقت المخصص غير المنقطع للعمل العميق أو المهام المجمعة. يسمح هذا بالعمل المركز دون تشتيت الانتباه بينما لا يزال لديك وقت للاجتماعات والمكالمات والتواصل الجماعي.

حافظ على الانضباط للابتعاد عن العمل والاستمتاع بمحيطك. الهدف هو العمل لساعات أقل بشكل عام ، لذا فإن زيادة كفاءتك أمر بالغ الأهمية.

استخدم تقنيات مثل تجميع المهام وتقييد الوقت للبقاء مركزًا وتجنب تبديل المهام.

أكمل مسبقًا وجدولة المهام مثل النشر على وسائل التواصل الاجتماعي ، والمدونات ، والرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني إذا كانت رحلاتك قصيرة الأجل.

3. ضع حدودك

عند السفر مع العائلة أو في بيئة تشتت الانتباه ، فإن سماعات إلغاء الضوضاء ضرورية. يمكن أن يساعد تشغيل الموسيقى أثناء العمل في منع عوامل التشتيت والإشارة إلى أنه لا يجب مقاطعتك.

تواصل بشكل واضح مع رفقائك في السفر حيث أنك تركز خلال ساعات العمل ويجب أن تقتصر الانقطاعات على حالات الطوارئ. وبالمثل ، عندما لا تعمل ، خصص وقتك بالكامل لهم. التقيد الصارم بهذه الحدود أمر حيوي.

ضع حدودًا مع عملائك أيضًا. طالما يمكنك التواصل وتقديم العمل ، فلن يهتم معظم العملاء بموقعك الفعلي.

ضع في اعتبارك إضافة ملاحظة إلى توقيع بريدك الإلكتروني قبل السفر ، لإعلام المستلمين بأن ساعات عملك قد تختلف وقد لا ترد على الفور.

بدلاً من ذلك ، حدد أوقاتًا محددة لاستجابات البريد الإلكتروني. التزم بالجدول الزمني باستمرار. يتيح ذلك للعملاء والزملاء التكيف مع أنماط الاتصال الخاصة بك مسبقًا ، مما يسمح لك بمعالجة أي مشكلات قبل رحلتك.

4. قم بتمكين فريقك لتولي زمام الأمور

ستفاجأ بسرور بمدى قدرة فريقك على التعامل معه دون تدخلك المستمر. قد يكون من الصعب على أصحاب الأعمال التخلي تمامًا ، لكنك أنت وفريقك سوف يتأقلمون مع غيابك خلال فترة طويلة بعيدًا.

يتيح لك ذلك التركيز على المهام الأساسية التي تتطلب انتباهك مع تمكين فريقك من تحمل المزيد من المسؤولية دون السعي الدائم للحصول على الموافقة.

يعد الحفاظ على قنوات الاتصال المفتوحة أمرًا بالغ الأهمية للعمل عن بُعد. قم بجدولة اجتماعات منتظمة للفريق - مرتين في الأسبوع على الأقل - لمناقشة الأمور المتعلقة بالعمل بإيجاز والتواصل مع فريقك.

على الرغم من عدم وجود محادثات غير رسمية ، فإن إظهار الاهتمام الحقيقي بأعضاء فريقك يعزز علاقات صادقة ومفتوحة.

شجع الفريق على إجراء مناقشات دون مشاركتك في المشكلات اليومية البسيطة. إذا لم يكن لديك فريق ، ففكر في تعيين موظف مستقل للتعامل مع المهام الإدارية الأساسية وإدارة اتصالات العميل أثناء السفر.

حدد مسؤولياتهم بوضوح ، وقم بإنشاء إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) مقدمًا ، وقم بإحضارهم قبل أسبوعين على الأقل من مغادرتك.

حتى لو كانوا يعملون بضع ساعات فقط يوميًا ، فإن وجود شخص هناك يمكن أن يخفف كثيرًا من العبء العقلي لديك. قد تجد صعوبة في السماح لهم بالرحيل بمجرد عودتك.

5. اختر التقنية المناسبة

بالنسبة لمعظم حالات السفر ، قم بتعبئة الضروريات مثل الكمبيوتر المحمول وسماعات إلغاء الضوضاء (موصى بها بشدة!) والمحولات والهواتف المحمولة وأجهزة الشحن.

إذا كنت تتوقع وصولًا محدودًا لشبكة WiFi ، ففكر في إحضار دونجل WiFi عالمي. في حالة تعذر الاتصال عبر الإنترنت ، لا داعي للذعر. من المحتمل أن تسير الأمور بسلاسة بدونك ، وستستعيد الاتصال قريبًا.

تأكد من تخزين ملفاتك في السحابة بدلاً من الكمبيوتر المحمول فقط لتجنب الضغط المحتمل من الضياع أو التلف أو السرقة.

احتفظ بنسخة ورقية من أرقام الهواتف المهمة وجواز السفر والتأشيرات وبطاقات الهوية والتأمين على السفر. استخدم مجلدًا مقاومًا للماء وافصلهما عن الكمبيوتر المحمول والهاتف كلما أمكن ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، قم بتخزين نسخ من المستندات المهمة على هاتفك ، محمية بكلمة مرور للأمان.

لا تنس أن تحزم شواحن ومحولات احتياطية لتقنيتك ، حيث يمكن أن تنكسر بشكل غير متوقع أثناء السفر.

حقق أقصى استفادة من تجربتك

الهدف الرئيسي هو الاستمتاع بالبلد الذي تزوره ، لأن هذا هو سبب سفرك. انغمس في الثقافة وجرب المأكولات المحلية واستكشف وتفاعل مع السكان المحليين. العمل في الخارج لمدة ثلاثة أشهر ولكن رؤية ما هو أبعد من غرفة الفندق سيكون أمرًا مؤسفًا.

ضع في اعتبارك بدء العمل مبكرًا والانتهاء في وقت الغداء للحصول على بقية اليوم لقضاء وقت الفراغ. يوفر هذا وقتًا غير منقطع عندما يكون العملاء وأعضاء الفريق غير متاحين عادةً. الشعور بالثقة بأن كل شيء يمكن أن ينتظر حتى اليوم التالي يساهم في عقلية أكثر استرخاء.

قم بتعيين أحد أعضاء الفريق للاتصال بك فقط في الأمور المهمة ، مثل حدوث انخفاض كبير في حركة مرور موقع العميل على الويب. إن معرفة أنهم سيتواصلون مع القضايا العاجلة فقط يسمح لك بمغادرة مكتبك المؤقت.

للبقاء حاضرًا في الوقت الحالي ، فكر في استخدام هاتف أرخص أثناء استكشاف وترك هاتف العمل في مكان إقامتك. قد يستغرق الأمر بعض التعديل ، لكنه يساعد في منع التحديث المستمر للبريد الإلكتروني ويسمح لك بالمشاركة في أنشطتك بشكل كامل. اختر الطريقة التي تناسب شخصيتك بشكل أفضل.

إذا كان القيام برحلة طويلة يجعلك متوترًا ، فابدأ بإجازات مدرسية أقصر وقم بتمديدها تدريجيًا حتى تشعر بالراحة في الابتعاد لفترات أطول.

أخيرًا ، حاول ألا تقلق بشأن تصورات عملائك. بصفتي شخصًا يعيش في الخارج ، تحدث معظم تعاملات موكلي عن بُعد. لقد اعتاد العملاء على ذلك وأحيانًا يحسدون أسلوب الحياة.