أفكار اجتماعات المبيعات للحفاظ على تحفيز فريقك وتركيزه

تشترك الشركات في جميع أنحاء العالم في مشكلة مشتركة: الاجتماعات . لديهم الكثير منهم ، أو يدومون لفترة طويلة ، أو يشملون أشخاصًا لا يحتاجون حقًا إلى التواجد هناك - أو ، في كثير من الحالات ، مزيج من الثلاثة.

مهما كان السبب ، تظل الحقيقة أن العديد من الشركات لا تزال تعقد اجتماعات ليست مثمرة أو هادفة كما يمكن أن تكون.

وفقًا للإحصاءات التي نشرها إريك ديفاني من Drift ، يهدر الموظف العادي 31 ساعة في الشهر في اجتماعات غير منتجة ، بينما تبلغ التكلفة التقديرية للاجتماعات غير الضرورية للشركات الأمريكية 37 مليار دولار.

في الواقع ، مدير HubSpot دان تاير يكره الاجتماعات. في محادثة أخيرة ، قال لي: "الاجتماعات هي مخلفات من الثمانينيات. لقد امتصوا في ذلك الوقت ، وهم أسوأ الآن ".

من الصعب المجادلة.

وفقًا للإحصاءات التي نشرها إريك ديفاني من Drift ، يهدر الموظف العادي 31 ساعة في الشهر في اجتماعات غير منتجة ، بينما تبلغ التكلفة التقديرية للاجتماعات غير الضرورية للشركات الأمريكية 37 مليار دولار.

بالطبع ، هذا لا يعني أنه لا ينبغي لنا عقد اجتماعات - إنه يعني فقط أننا بحاجة إلى إعادة التفكير في كيفية عقدها. نحن بحاجة إلى ابتكار أفكار لاجتماعات المبيعات تزيد من وقتنا وجهدنا.

بينما تغطي المشكلة جميع الصناعات والإدارات ، يجب أن تكون فرق المبيعات على دراية خاصة بإضاعة الوقت في الاجتماعات لأن الوقت في الاجتماعات هو الوقت الذي لا يتم بيعه فيه - وهذا يعني خسارة الإيرادات.

قواعد عقد اجتماع المبيعات الإنتاجية

قبل أن ندخل في أفكار اجتماع المبيعات للحفاظ على تحفيز فريق المبيعات لديك وتركيزه ، دعنا نتأكد من حصولك على الأساسيات بشكل صحيح أولاً. فيما يلي بعض القواعد العامة لعقد اجتماعات مثمرة (مبيعات أو غير ذلك):

حدد هدفًا واحدًا

يجب أن يدور كل اجتماع حول تحقيق هدف واحد محدد. تميل الاجتماعات التي تدور حول أكثر من هدف إلى فقدان التركيز ، لذلك إذا كانت هناك أهداف متعددة على جدول الأعمال ، ففكر بجدية فيما إذا كان بإمكانك ترك أهداف أقل إلحاحًا لوقت آخر.

لا تستطيع التفكير في هدف؟

إذن ربما لا يجب أن تحضر الاجتماع.

تعيين قائد

يجب أن يكون لجميع الاجتماعات شخص مسؤول يكون مسؤولاً عن ضمان بقاء الأمور على المسار الصحيح.

عيّن هذا الشخص مسبقًا - سيتيح له ذلك الوقت للنظر في دوره في الاجتماع كما يخططون لذلك.

اجعل الاجتماعات قصيرة قدر الإمكان (والتزم بجدولك الزمني)

عادة ما يتم جدولة الاجتماعات في فترات زمنية مدتها نصف ساعة أو ساعة. أتخيل أن سببًا كبيرًا لذلك هو أنه بينما يمكنك الكتابة فوقه ، فإن 30 دقيقة هي الإعداد الافتراضي في تقويم Google.

في حين أن بعض الاجتماعات قد تتطلب نصف ساعة أو أكثر ، فإن الكثير منها لا يتطلب ذلك.

قد يستغرق الاجتماع التحفيزي البحت 10 دقائق فقط ، بينما قد يستغرق اجتماع العصف الذهني ساعة كاملة.

كن واقعيًا بشأن مقدار الوقت الذي تحتاجه ، ولا تقع في الفخ الكلاسيكي لجدولة الاجتماعات في نصف ساعة أو ساعة ، فقط لأن Google مهيأ بهذه الطريقة ، وهذا ما اعتدت عليه.

في الواقع ، يدعو Gary Vaynerchuk إلى جدولة الاجتماعات في فترات زمنية قصيرة جدًا ودقيقة للغاية - أقل من 7 أو حتى 5 دقائق - ولماذا لا؟ مع العلم أن هناك أقل من 10 دقائق لتحقيق الهدف وأن دقات الساعة محفز كبير. سيمنع أيضًا إهدار الوقت الكلاسيكي - سحب الاجتماعات إلى الخارج لملء نصف ساعة أو ساعة كاملة لمجرد أن التقويم ينص على أنه يجب أن تكون هناك لفترة طويلة.

وفقًا لدان ، يتم تقييد جميع اجتماعات المبيعات الخاصة به بحد زمني صارم مدته 25 دقيقة. قال: "آخر شيء تريده هو أن يتكلم شخص ما عن أشياء سخيفة لا أحد يهتم بها".

لماذا 25 دقيقة؟ "هذه هي الطريقة التي نعيش بها اليوم. كلنا مشغولون ". وسيشكرك فريق المبيعات الخاص بك على ذلك ، حيث يمنحهم خمس دقائق إضافية للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. إذا لم يكن لديك ما يعادل 25 دقيقة من الأشياء التي يمكنك تجاوزها ، يقترح دان إما إلغاء الاجتماع أو تغييره في اجتماع مدته عشر دقائق.

جدول اجتماع المبيعات

جزء من التأكد من أن اجتماعات المبيعات منتجة قدر الإمكان ولا تضيع الوقت الثمين لأي شخص هو إنشاء جدول أعمال اجتماعات مبيعات مثالي.

لا تحتاج فقط إلى أن تكون اجتماعات المبيعات تعليمية وتحفيزية ، ولكنك تريد أيضًا أن يتطلع ممثلوك إلى الاجتماعات وأن يستمتعوا بالمشاركة فيها.

إنها فرصة نادرة في أسبوع العمل للالتقاء معًا من أجل مكان من الترابط الجماعي - ووفقًا لدان ، هناك القليل من المرح.

لذلك لا تقلل من أهمية صياغة جدول أعمال مثالي للاجتماع ، واستمر في صقله من خلال التجربة والخطأ على مر السنين.

ستكون أكثر المقاطع نجاحًا هي أجزاء الاجتماع التي يتطلع إليها ممثلوك بانتظام ، والتي تجعلهم يتحدثون.

كيف يمكنك ان تحقق هذا؟

يعتقد دان أن كل ما تحاول الضغط عليه في اجتماعك يجب أن يكون ذا تأثير. ببساطة ، قطع الزغب.

في محادثتنا ، شارك هيكل اجتماع المبيعات الخاص به: هيكل لا يترك مجالًا للقلق على الإطلاق.

ترحيب ومقدمات

لا يلزم أن يكون قسم الترحيب والمقدمات طويلاً - في الواقع ، لا ينبغي أن يكون - ولكن يجب أن يضبط أسلوب الاجتماع ويضمن أن يشعر الجميع بالراحة.

إذا كان هناك أي شخص جديد في الاجتماعات ، يسألهم دان ثلاثة أسئلة لكسر الجمود. الأولين: من أنت؟ منذ متى وانت في HubSpot؟ السؤال الثالث هو شيء غريب بعض الشيء ، مثل "ما هي الجبن المفضل لديك؟" أو "أين كان آخر مكان سافرت إليه؟"

مراجعة من الأسبوع الماضي

يقول دان: "في هذه المرحلة يسأل الفريق أنفسهم:" هل هناك أي تشنجات معلقة من الأسبوع الماضي؟ "

إذا كان الأمر كذلك ، ففكر في أي منها يجب أن يتم نقله إلى هذا الأسبوع - ضمان الاستمرارية هو المفتاح للتأكد من معالجة جميع النقاط وعدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق.

خط انابيب

أحد أكثر الأجزاء تأثيرًا في الاجتماعات ، يدور قسم خط الأنابيب حول التأكد من أن الفريق على المسار الصحيح لتحقيق هدفه.

يقول دان: "نفوز كفريق ، نخسر كفريق". هذا لا يعني عار أي شخص. وإذا لم تكن الأرقام جيدة ، فإنه يشجع الموظفين على "عدم القلق حيال ذلك" وتذكر أن جميع المنظمات لديها أشهر جيدة وسيئة.

ما لا يزيد عن ثلاثة أشياء ملحوظة

يدور هذا القسم من الاجتماع حول إبلاغ الفريق - ولكن ليس بأكثر من ثلاث نقاط. يقول دان إنه إذا كان هناك أكثر من ثلاثة أشياء يجب طرحها ، فلا يمكن أن تكون جميعها بهذه الأهمية ويمكن نقلها إلى الاجتماع التالي.

تعلم مهارة جديدة في سبع دقائق

بعد ذلك ، يُدرج دان جزءًا تعليميًا في الاجتماع ، حيث يمكنه المساعدة في تطوير مهارات فريقه. وفقًا لدان ، سبع دقائق كافية لتعلم مهارة جديدة.

أسئلة وأجوبة

يحذر دان أثناء اجتماع القادة من عدم السماح لقسم الأسئلة الشائعة بخرق المهلة الزمنية الخاصة بهم.

يقول: "أنا شديد المتشددين بشأن دقيقي البالغ 25 دقيقة". "إذا كان سؤالًا رائعًا وفي الوقت المناسب ، سأقول" حسنًا ، سنستغرق دقيقتين للإجابة على ذلك الآن. " أو سأقول "هذا سؤال رائع ، دعني أسجل مقطع فيديو وأرسله إلى الفريق". أو سأقول "هل هذا يزعج الآخرين؟ هل هذه صفقة كبيرة للجميع؟ إذا كان الأمر كذلك ، فسأستغرق خمس دقائق إضافية ".

إذا كان السؤال مهمًا ولكنه ليس في الوقت المناسب ، يوصي دان بإحالته إلى الاجتماع التالي إذا كانت الساعة تنفد.

نهاية تحفيزية

هذا هو الوقت المناسب لك لتكثيف فريقك لتحطيم أهدافهم.

يقول دان: "دعنا نذهب من أجلها ، فلننتهي بقوة". هذا كله يتعلق بتعزيز تحفيز الفريق ، ويجب أن يكون ذا طاقة عالية.

يشرح قائلاً: "إنه مثل فريق كرة قدم: تدخل وتذهب BOOM!"

ركز على الإيجابيات

حفظ المظالم للاجتماعات الفردية - يجب أن تذكر اجتماعات المجموعة فقط الإنجازات وما تم بشكل جيد.

نادرًا ما توجد أي فوائد لمناقشة الأخطاء علنًا. إنه أمر محرج للشخص (أو الأشخاص) المعنيين ، ومثبط للهمم بالنسبة لبقية الفريق. كما أنه يرسم القادة المعنيين في صورة سيئة ، ومن المرجح أن يؤثر (سلبًا) على مشاعر مرؤوسيهم تجاههم.

ضع في اعتبارك العاملين عن بُعد

الشركات التي لديها عمال عن بعد - سواء أكانوا فردًا أو اثنين أو فريقًا كاملًا - لديها غلاية مختلفة تمامًا من الأسماك لقليها.

من الأسهل بكثير على العمال عن بُعد أن يتشتتوا ويبتعدوا عن اجتماع ما مقارنة بالعاملين الموجودين جسديًا أن يفعلوا الشيء نفسه. كما أنه من الأصعب ، إن لم يكن من المستحيل ، تنفيذ بعض المفاهيم المدرجة أدناه.

هذا يعني أنه يجب عليك توخي الحذر الشديد عند عقد اجتماعات تشمل العمال عن بعد. والأكثر من ذلك ، إذا كان اجتماعك يتضمن موظفين في الموقع وعن بعد (لأنه من السهل جدًا على العمال عن بُعد الشعور بالاستبعاد والانفصال).

إذا كان هذا ينطبق عليك ، فإليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:

• من المهم دائمًا جعل الاجتماعات قصيرة قدر الإمكان. بل إنها أكثر أهمية عند مشاركة العمال عن بعد.
• تأكد من حصول الجميع على فرصة للتعبير عن آرائهم.
• عامل العمال عن بعد كما لو كانوا في الغرفة.
• تأكد من أن جميع المشاركين يتحدثون بصوت عالٍ وواضح وإلى الجميع - سواء كانوا في الغرفة أم لا.
• استثمر في معدات عالية الجودة. إذا أخطأت في هذا الأمر ، فقد لا يحضر العاملون عن بُعد الاجتماع على الإطلاق.

أفكار اجتماعات المبيعات للحفاظ على تحفيز فريقك وتركيزه

بمجرد حصولك على أساسيات إدارة اجتماع مثمر ، يجب أن تكون مستعدًا لتنويع محتوى اجتماعاتك واستكشاف طرق جديدة للحفاظ على تحفيز فريق المبيعات لديك وتركيزه طوال هذه الاجتماعات.

فقط ضع في اعتبارك أن محتويات أي اجتماع - مبيعات أو غير ذلك - ستختلف وفقًا للحضور وتسلسلهم الهرمي. على سبيل المثال ، سيكون الاجتماع بين الرئيس التنفيذي ومدير التسويق ، مختلفًا تمامًا عن الاجتماع بين مسؤول التسويق وفريق المديرين التنفيذيين. من المحتمل أن يتغير الهيكل مرة أخرى إذا كان الاجتماع يتألف من كبير مديري التسويق أو رئيس المبيعات ومجموعة من الموظفين الجدد.

اجعلها ممتعة

عندما يتعلق الأمر بأفضل أفكار اجتماعات المبيعات ، فإن ضمان أنها ممتعة وممتعة هو أمر أساسي لمشاركة الموظفين.

يقول دان ، "إذا لم يغادر هؤلاء الرجال أو النساء اجتماع المبيعات وهم في حالة من الضخ الشديد ، معتقدين أنك مضحكة جدًا ، فلن يكون الاجتماع جيدًا. وإذا لم تكن مضحكا ، فابحث عن شخص يمكن أن يكون مضحكا. يجب أن تكون مؤثرًا ، وعليك أن تضيف قيمة ، وعليك أن تتأكد من أنه جاهز تمامًا للانطلاق. وإذا فعلت ذلك فستكون ناجحًا للغاية ".

للقيام بذلك ، يقترب دان من اجتماعاته بالطريقة التي يستخدمها في مجموعة الوقوف. حتى انه "مواضيع" لهم.

"هل سبق لك عقد اجتماع مبيعات بملابس النوم الخاصة بك؟" سأل. "عليك أن ترتدي ملابسك. أحضر كلبك إلى اجتماع المبيعات. إذا لم يكن لديك كلب ، احصل على كلب مستأجر ".

يقول: "إنك تريد فقط إبقائها فضفاضة". ”اجعله ممتعًا. امنحهم القليل من المعلومات ، لكن يجب أن يخرجوا من هناك ، "حسنًا ، لن أنسى ذلك الاجتماع حيث كان كل شخص لديه كلبه." وبعد ذلك تكون قد حققت هدفك ".

مشاركة المعلومات الداخلية

الشركات التي تتمتع بالشفافية لديها موظفين أكثر سعادة وفاعلية - في المقام الأول لأن الصراحة والصدق مع موظفيك يولد ثقافة الثقة والانفتاح ، والشعور بأنك تعمل جميعًا نحو هدف مشترك.

لبدء تبني ثقافة أكثر انفتاحًا وصدقًا في شركتك ، اجعل مشاركة المعلومات ميزة منتظمة لاجتماعات المبيعات.

اطلب من الموظفين لعب الأدوار

قبل أيام قليلة من الاجتماع ، امنح موظفيك موضوعًا واطلب منهم إعداد طريقة لعب الأدوار بناءً عليها. من الناحية النظرية ، يمكن أن يكون هذا أي شيء ، ولكن إليك بعض الأفكار المنطقية في بيئة المبيعات:

• كيف تغلبوا على اعتراض مخادع.
• أصعب رمية قاموا بها على الإطلاق.
• أكثر اللحظات إحراجًا لديهم كمندوب مبيعات.
• كيف تعاملوا مع احتمال جدلي.

يمكنك في الواقع أن تكون أكثر تحديدًا مع بعض هؤلاء. على سبيل المثال ، يمكنك توسيع هذه النقطة الأخيرة للنظر في أشياء مثل التعامل مع عميل محتمل:

• يعتقد أنهم أكثر دراية منك في مجال خبرتك
• يتهمك بالكذب
• يدعي أنه مهتم ولكن سيتحدث فقط إلى شخص فوقك

كحد أدنى ، عادةً ما يكون لعب الأدوار الكثير من المرح ، ولكن يمكن أن يكون أيضًا تعليميًا حقًا - خاصةً إذا شجعت الموظفين الأكثر خبرة على تمثيل السيناريوهات التي قد تكون جديدة للموظفين الأقل خبرة.

ومع ذلك ، لا تجبر الموظفين على المشاركة - فلن تحقق الكثير بإحراج فريقك. ومع ذلك ، فإن لعب الأدوار ذات قيمة عالية عندما يتعلق الأمر بصقل مهارات البيع. يجب على أي شخص ليس حريصًا على لعب الأدوار أمام زملائه أن يلعب الأدوار في مكان ما أكثر خصوصية.

"لعب الأدوار هي أداة تدريب المبيعات الأكثر استخدامًا والأقل تقديرًا في صناعة المبيعات بأكملها." ماركوس شيريدان ، أسد المبيعات

العب لعبة (مع جوائز)

يمكن للألعاب المصممة لمساعدة موظفيك على العمل معًا أن تساعد في تقوية العلاقات وتعزيز الثقة.

هناك عدد لا يحصى من الأفكار لألعاب بناء الفريق عبر الإنترنت ، لذا لن أخوض في الكثير من التفاصيل الآن ، ولكن إليك بعض الاقتراحات السريعة للألعاب التي أعتقد أنها تعمل بشكل جيد ويسهل تنظيمها.

الحقيقة والأكاذيب - اطلب من كل شخص التفكير في حقيقتين عن نفسه وكذبة واحدة. ثم يتم مشاركة "الحقائق" مع المجموعة ، ويتم تحدي باقي أعضاء الفريق لتخمين أيهم يكذب.

عمليات البحث عن الزبال - ضع فريقك في أزواج وامنحهم قائمة بالمهام السخيفة لإكمالها - أشياء مثل تحديد موقع عنصر يصعب العثور عليه أو التقاط صورة ذاتية مع شخص غريب. للحصول على الحد الأقصى من نقاط كعك بناء الفريق ، تأكد من إقران أعضاء الفريق الذين لم يترابطوا بعد.

قطرة البيض - قسّم فريقك إلى مجموعات صغيرة وتحديهم لصنع أداة غريبة ستؤوي بيضة غير مطبوخة (شيء مثل ما تراه أدناه) وتمنعها من الانكسار عند سقوطها على سطح صلب.

عقد جلسة تدريبية (قصيرة)

اختر موضوعًا واحدًا وعقد جلسة تدريبية مصغرة حول شحذ مهارات موظفيك في هذا المجال ، أو تعليم مهارة جديدة.

في المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك ، ربما ترغب في تولي دور المدرب بنفسك ؛ ومع ذلك ، أود أن أشجعك على فتح فتحات في المستقبل لفريقك بأكمله (مع ذلك ، كما هو الحال مع لعب الأدوار ، لا تجبر أي شخص على المشاركة - من الأفضل للجميع إذا كان جميع المشاركين على استعداد).

عقد عرض جوائز مرتجلة

غالبًا ما يتم حجز احتفالات توزيع الجوائز لحفلة عيد الميلاد أو لقاء سنوي آخر. هذا جيد ، لكنه يعني في كثير من الأحيان أن الإنجازات الصغيرة لا يتم الاعتراف بها إلى حد كبير.

بالإضافة إلى الاحتفال السنوي "الرسمي" ، اعترف بفوز فريقك الأصغر بجوائز مرتجلة خلال أحد اجتماعاتك المنتظمة (كاملة مع المكافآت بالطبع).

فاجئ موظفيك

اعقد اجتماعك في نهاية اليوم وفاجئ موظفيك بنشاط غير متعلق بالعمل (عادة ما تكون الأطعمة والمشروبات رهانًا آمنًا - فقط تأكد من مراعاة المتطلبات الغذائية للجميع وما قد يستمتع به غير الشاربين / السائقين).

هذا واحد من تلك الاجتماعات التي ربما يجب عليك جدولتها لمدة نصف ساعة أو حتى ساعة. فقط تأكد من إعلام فريقك مسبقًا بموعد الانتهاء من اليوم والتوجه إلى غرفة الاجتماعات.

امزج الأشياء

تجنب اتباع جدول أعمال محدد. اشطفها وكررها ، وسرعان ما سيصاب فريقك بالملل. والأسوأ من ذلك ، أنهم قد يكافحون لتذكر تفاصيل الاجتماع (إنها ظاهرة شائعة تسمى التشبع المتعمد).

امنع ذلك عن طريق خلط التنسيق الذي تستخدمه والأنشطة التي تخطط لها وطول الاجتماعات.