كيفية تحديد مقاييس المبيعات وتتبعها والإبلاغ عنها
نشرت: 2022-01-17تعد استراتيجية إعداد تقارير المبيعات القوية أمرًا ضروريًا لأي مؤسسة. أولئك الذين لا يضعون مقاييس المبيعات ويبلغون بانتظام عن التقدم والنتائج - دون شك - سيفقدون فرصًا لتعزيز العملاء المحتملين والتحويلات والأرباح.
لوضع هذا في السياق ، تخيل أنك تخطط لتشغيل ماراثون. ربما لن تدخل في سباق الماراثون الذي سيحدث الأسبوع المقبل وتأمل فقط في الأفضل. ستنشئ خطة قابلة للتنفيذ وتضع أهدافًا محددة طويلة المدى وقصيرة المدى ، مثل الجري لمسافة 10 أميال بحلول تاريخ X ، ونصف الماراثون بحلول تاريخ Y ، وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا تتبع وتيرتك ووقت الاسترداد.
إذا كنت ستذهب إلى كل هذه المشاكل من أجل هدف شخصي ، فلماذا لا تبذل على الأقل نفس القدر من الجهد في وظيفة حاسمة لعملك؟
بعد كل شيء ، لا تختلف عملية إعداد تقارير المبيعات كثيرًا: فأنت تحدد أهدافًا طويلة وقصيرة المدى ، وتتبع التقدم ، وتحصل على ممثلين لك لتقديم تقرير بالنتائج إليك.
فيما يلي أفضل الممارسات التي يجب على جميع المؤسسات الالتزام بها عند تحديد كيفية تحديد مقاييس المبيعات وتتبعها وإعداد تقارير عنها.
ما هي مقاييس المبيعات ولماذا هي مهمة؟
مصطلح "مقاييس المبيعات" واسع جدًا. يمكنك قياس مجموعة كبيرة من الأشياء ، اعتمادًا على عملك ، ومنتجك ، وتركيب عملية المبيعات ، والعديد من العوامل الأخرى (المزيد حول هذا لاحقًا).
ولكن بشكل أساسي ، تساعدك مقاييس المبيعات في قياس نشاط مندوبي المبيعات خلال فترة زمنية محددة - أيام أو أسابيع أو شهور أو حتى سنوات. إنها تمنحك نظرة ثاقبة أكثر تفصيلاً حول كيفية أداء فريق المبيعات لديك بدلاً من مجرد النظر إلى النتيجة النهائية.
لماذا هذا مهم؟ لأن هذه المقاييس تساعدك على تقييم فعالية عملية المبيعات الخاصة بك وتوجيه عملية صنع القرار الخاصة بك. إذا كنت لا تعرف عدد المكالمات التي يجب أن يقوم بها مندوب المبيعات في متوسط الأسبوع ، على سبيل المثال ، لا يمكنك تقييم ما إذا كان عبء العمل الخاص به يمكن التحكم فيه بدقة أو ما إذا كان الوقت قد حان لتوظيف شخص جديد.
كيفية تحديد مقاييس المبيعات ذات الصلة
كما أشرت بالفعل ، تعتمد المقاييس "الصحيحة" على مجموعة من العوامل الخاصة بعملك. لكن بشكل عام ، سوف يندرجون في إحدى هذه الفئات:
1. أداء المبيعات الشامل
ترتبط مقاييس المستوى الأعلى هذه ارتباطًا مباشرًا بالأداء العام لشركتك - بشكل أساسي ، هل تجني أموالًا كافية؟ وهل تقوم به في المناطق الصحيحة؟ ربما لن يخبروك كثيرًا عن القوة النسبية لمندوبي المبيعات الفرديين أو التكتيكات ، لكنك سترغب في قياسها لإبقاء مجلس إدارتك ومدير البنك سعداء. الامثله تشمل:
- إجمالي الإيرادات
- اختراق السوق
- متوسط قيمة العميل مدى الحياة
- نسبة الإيرادات من الأعمال الجديدة
- نمو ربع سنوي أو سنوي
2. مقاييس النشاط
الآن أصبحنا أكثر تحديدًا! ستساعدك هذه المقاييس على التعمق في ما يفعله مندوبو المبيعات لديك فعليًا على أساس يومي أو أسبوعي. هل يستخدمون وقتهم بشكل فعال؟ هل يتحدثون إلى عدد كافٍ من الناس؟
يمكن أن تتأثر المقاييس الموجودة في هذا القسم بشكل مباشر بمدير المبيعات - أعني ، إذا كان مندوب المبيعات يقوم بإجراء مكالمات قليلة جدًا أو يرسل عددًا قليلاً جدًا من رسائل البريد الإلكتروني ، فإن الأمر متروك لمديره لفعل شيء حيال ذلك. الامثله تشمل:
- عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة
- عدد المكالمات التي تم إجراؤها
- عدد الاجتماعات المقررة
- عدد تفاعلات وسائل التواصل الاجتماعي
3. مقاييس خط الأنابيب
بينما تركز مقاييس النشاط على ما يحدث هنا والآن ، فإن مقاييس خط الأنابيب تدور حول ما سيحدث بعد بضعة أسابيع أو أشهر. قد تبدو الأمور وردية في هذه اللحظة ، ولكن هل أنت مستعد للحفاظ على مستويات النمو الحالية؟ ستساعدك هذه المقاييس في الإجابة عن هذا السؤال:
- متوسط طول دورة المبيعات
- إجمالي الفرص المتاحة حسب الشهر / الربع
- إجمالي الفرص المغلقة حسب الشهر / الربع
- القيمة المرجحة لخط الأنابيب حسب الشهر / الربع
- إجمالي قيمة المبيعات حسب الشهر / الربع
- متوسط قيمة العقد
4. قياسات جنرال الرصاص
على غرار خط الأنابيب الخاص بك ، فإن هذه المقاييس تدور حول توقع النجاح في المستقبل. نعلم جميعًا أنه إذا لم يكن لدينا ما يكفي من العملاء المحتملين في إدارة علاقات العملاء لدينا - أو إذا لم نتابع معهم في الوقت المناسب وبطريقة فعالة - فحينئذٍ تقترب الأوقات الصعبة في الأفق. الامثله تشمل:
- تواتر / حجم الفرص الجديدة المضافة إلى خط الأنابيب
- متوسط وقت استجابة الرصاص
- النسبة المئوية للعملاء المحتملين الذين تمت متابعتهم بـ
- متوسط الوقت اللازم للمتابعة مع عميل محتمل
- تكلفة اكتساب العميل
- النسبة المئوية للعملاء المحتملين المؤهلين
5. مقاييس التواصل عبر البريد الإلكتروني
نحن الآن نركز على قنوات محددة. هذا أمر مهم ، لأنك قد تستخدم بعض الأساليب المختلفة للفوز بعمل جديد ، لذلك من الطبيعي أنك تريد أن تفهم أيها أكثر فاعلية. تتضمن أمثلة مقاييس التواصل عبر البريد الإلكتروني ما يلي:
- عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة في اليوم / الأسبوع (الفردية وعلى مستوى الفريق)
- معدل مفتوح
- معدل المشاركة
- معدل الاستجابة
6. مقاييس الاتصال البارد
نفس مقاييس التواصل عبر البريد الإلكتروني ، ولكن مع التركيز على نشاط الاتصال البارد بدلاً من ذلك. الامثله تشمل:
- عدد المكالمات التي يتم إجراؤها في اليوم / الأسبوع (الفردية وعلى مستوى الفريق)
- عدد عمليات معاودة الاتصال التي تم إجراؤها
- النسبة المئوية للعملاء المحتملين الذين ينتقلون إلى الخطوة التالية في دورة المبيعات
7. مقاييس التحويل
هنا ، نحن نبحث في مدى فعالية فريق المبيعات في تحويل الآفاق والعملاء المحتملين إلى أموال صعبة وباردة. الامثله تشمل:
- النسبة المئوية للفرص المغلقة / الرابحة
- نسبة الفرص الضائعة
- النسبة المئوية للفرص التي فاز بها المصدر الرئيسي
- متوسط عدد المحادثات للفرص الرابحة / الضائعة
الأهم من ذلك ، لن يمنحك أي من هذه "الأنواع" من المقاييس القصة الكاملة.
ربما تكون قد أغلقت 100٪ من فرصك - ولكن إذا كنت تولد فرصة واحدة فقط في الشهر ، فقد لا يكون ذلك جيدًا بما يكفي.
أو يمكنك إرسال آلاف رسائل البريد الإلكتروني يوميًا وإنشاء خط أنابيب وافر ، لكن كل هذا الجهد لا يمثل أهمية كبيرة إذا لم تقم بتحويلها إلى صفقات.
لهذا السبب تحتاج إلى إلقاء نظرة على مجموعة واسعة من المقاييس لفهم أداء مبيعاتك حقًا.
كيفية تتبع مقاييس المبيعات
لقد حددت المقاييس التي تحتاج إلى مراقبتها. باهر! لكن لديك الآن تحدٍ آخر - إيجاد الطريقة الأكثر فعالية لتتبع الأداء.
الشفافية مهمة للغاية. يحتاج مندوبو المبيعات لديك إلى فهم كيفية أدائهم على مستوى الفرد والفريق من يوم لآخر ومن أسبوع لآخر. لكن من المحتمل ألا يكون لديهم الوقت الكافي لإعداد تقارير CRM مخصصة (تريدهم أن يركزوا على جني الأموال ، بعد كل شيء).
إذن ، إليك طريقتان لتتبع الأداء حتى يتمكن فريقك من الغوص في البيانات عندما يحتاجون إليها:
1. لوحات المبيعات
تتيح لك لوحات المعلومات عرض جميع مقاييس مبيعاتك الرئيسية في مكان واحد.
من الناحية المثالية ، سيكون من السهل فهمها ، لذلك يمكن لمندوبي المبيعات قضاء بضع دقائق كل صباح في التحقق منها دون الحاجة إلى الحصول على درجة علمية في علم البيانات للعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.
ستحتاج أيضًا إلى أن تكون مؤتمتة بنسبة 100٪ قدر الإمكان. لا شك أنك مشغول بالفعل ، لذا فإن آخر شيء تحتاجه هو قضاء ساعات كل أسبوع في حصاد البيانات يدويًا من مصادر متعددة وجمعها معًا في جدول بيانات.
أمثلة على برامج لوحة معلومات المبيعات
- كليبفوليو
- HubSpot
- داتاهيرو
- تحليلات Zoho
- سلمى
- مرئي
- انقر فوق النقرات
2. المتصدرين المبيعات
يميل مندوبو المبيعات إلى أن يكونوا مجموعة تنافسية. هذا أمر جيد - يدفع مندوبو المبيعات التنافسيون بعضهم البعض لأداء أفضل (فقط لا تدع الأمور تصبح تنافسية للغاية ؛ يجب أن يظل الجميع يسير في نفس الاتجاه).
تتمثل إحدى طرق تعزيز المنافسة الصحية في عرض مقاييس المبيعات الخاصة بك في شكل لوحات المتصدرين. من الذي أجرى أكبر عدد من المكالمات خلال الـ 24 ساعة الماضية؟ هل أضفت أكبر قيمة إلى خط الأنابيب الخاص بك؟ هل أغلقت معظم الصفقات في آخر 30 يومًا؟
من الناحية المثالية ، سيتم تحديث لوحة المتصدرين في الوقت الفعلي على شاشة تلفزيون أو شاشة ، حتى يفهم كل فرد في فريق المبيعات كيفية أدائهم ضد زملائهم.
أمثلة برامج ليدربورد المبيعات
- صعود.global
- اللعبة
- هوبلا
كيفية إعداد تقرير عن مقاييس المبيعات
كما أوضحت بالفعل ، المقاييس مهمة - لكن الأرقام نفسها ليس لها أي قيمة جوهرية.
مجرد معرفة أن Jenny أرسلت رسائل بريد إلكتروني أكثر من Virat الشهر الماضي لا تخبرك بأي شيء. ولا تفهم أنك أغلقت 40٪ من الفرص ، أو أن الإيرادات زادت بنسبة 5٪ على أساس سنوي.
هذا هو المكان الذي يأتي فيه إعداد التقارير. يجب أن تتعمق تقاريرك في البيانات ، وتسحب النقاط الرئيسية وتوفر رؤى قابلة للتنفيذ.
لنفترض أن فريق المبيعات الخاص بك يقضي 60٪ من وقت البحث على المكالمات الباردة و 40٪ على رسائل البريد الإلكتروني ، ومع ذلك فإن البريد الإلكتروني لديه ضعف معدل تحويل المكالمات. ربما ترغب في معاودة الاتصال وقضاء المزيد من الوقت على رسائل البريد الإلكتروني ، أليس كذلك؟
فيما يلي بعض أفضل الممارسات حول إنشاء التقارير التي تقدم المستوى الصحيح من البصيرة والعمل:
1. إنشاء نافذة الإبلاغ الصحيحة
ليس من غير المألوف أن تطلب المؤسسات تقارير تقدم شهرية من فرق التسويق والمبيعات ، وذلك ببساطة لأن معظم عناصر الأعمال يتم تتبعها من شهر لآخر.
هذا هو النهج الخاطئ في كثير من الأحيان.
على الرغم من أن التقارير الشهرية قد تكون مناسبة لبعض الشركات ، إلا أنها عادة ما تكون أقلية.
كم مرة يجب عليك الإبلاغ يعتمد على دورة المبيعات الخاصة بك. قد تستفيد الشركات ذات دورات البيع القصيرة من التقارير اليومية الموجزة والتقارير الأسبوعية الأكثر تفصيلاً. قد تحتاج الشركات ذات دورات المبيعات الأطول إلى تقديم تقرير في نهاية كل شهر فقط.
لماذا من المهم جدًا ضبط جدول إعداد التقارير بشكل صحيح؟
إذا فشلت في الإبلاغ بشكل كافٍ ، فإنك تخاطر بضياع فرص ومجالات جديدة ضعيفة الأداء أو يمكن أن تستفيد من مزيد من الاستثمار.
قم بالإبلاغ في كثير من الأحيان ، وستضع موظفيك تحت ضغط غير ضروري ، كل ذلك لتحليل الأرقام التي من المحتمل أن يكون لها معنى ضئيل للغاية.
2. أخبر قصة
التقرير يجب ألا يترك القارئ يفكر "ماذا في ذلك؟"
ابدأ بتحديد أهم شيء تريد توصيله وقم بتضمين ذلك في الملخص التمهيدي. في كثير من الحالات ، سيكون هذا هو عدد المبيعات أو قيمة الصفقات التي تمت خلال الفترة المشمولة بالتقرير ، وكيف يقارن ذلك بحصتك.
يجب أن يفصل نص التقرير بعد ذلك جميع المقاييس الأخرى ذات الصلة التي تتبعها ، متبوعة باستنتاج يوضح ما ستفعله بعد ذلك ولماذا.
3. أعط المعنى البيانات
لقد استغرقت وقتًا لتتبع كل تلك البيانات - إنها فرصتك الآن لإضفاء الحيوية عليها.
تقديم مقارنات شهرية وربع بعد ربع و / أو سنة بعد سنة. تصور الأرقام لتسهيل هضمها. صف العوامل التي أثرت على الأداء - من الواضح أن هذه الأرقام حدثت ، لكن لماذا ؟ هل تلقيت الكثير من الردود لأنك قمت بالتبديل إلى قالب بريد إلكتروني جديد ، أو قمت بإغلاق المزيد من الصفقات بعد تجديد عملية العرض التوضيحي لمنتجك؟
لا تجبر فريق القيادة على تخمين سبب حدوث شيء ما. تهجى لهم.
يتم بذل الكثير من العمل لتحديد مقاييس المبيعات الصحيحة ، وتتبعها بشكل فعال ، وإعداد تقارير عن نتائجك ، ولكنه عمل سيجعل حياتك أسهل. سيساعدك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً ، وفهم ما هو الأفضل (وما الذي لا يعمل) ، وفي النهاية بيع المزيد.
أو بعبارة أخرى: إذا كنت لا تقيس مقاييس المبيعات ، يبدو الأمر كما لو أنك تدخل هذا الماراثون ولم تقم بأي تدريب ، وترتدي حذاءًا خاطئًا ، وتحضر في الوقت الخطأ. قد يكون لديك أفضل النوايا وعقلية إيجابية ، لكنك لن تحصل على النتيجة التي تريدها.