توسيع نطاق الوكالة: دروس النمو والتغيير

لقد كانت قيادة وكالة سريعة النمو وتوسيع نطاقها رحلة رائعة ، خاصة وأن بناء شركة لم يكن حتى في رادار عندما بدأت بالاستشارة بشكل مستقل قبل ست سنوات.

على مدار السنوات الست الماضية في إنشاء شركة Eyeful Media ، استندت إلى شبكتي وزملائي ، وتحديداً أولئك الذين لديهم خبرة في الوكالة ، للتنقل في نمونا بنجاح. لقد تعلمت دروسًا لا تقدر بثمن في كل منعطف.

بينما تعلمنا بعض الدروس مبكرًا ، جاء الكثير منها مع نضوجنا. قسمنا رحلتنا إلى مراحل بناءً على نموذج دورة الحياة التنظيمية لـ Adizes:

• الطفولة.
• نمو Go-Go.
• مرحلة المراهقة.
• رئيس.

أدركنا الحاجة إلى تعديل نهجنا وتحسينه في كل مرحلة.

تم جمع العديد من فرص النمو الأكثر أهمية التي تمكنا من الاستفادة منها من تعليقات عملائنا وموظفينا.

استمرت تلك الدروس المهمة المستفادة في كل مرحلة من مراحل رحلتنا في التطور مع نضوجنا كمؤسسة.

وضع الموضوعات لتقدم الأعمال

لتوفير الوضوح والتوجيه ، قمنا بتعيين موضوع كل عام يمثل حالة أعمالنا.

في عام 2020 ، ركزنا على بناء البنية التحتية. 2021 كان لإنشاء الهيكل. في عام 2022 ، كان هدفنا هو تعزيز الكفاءة ، والتي تظل أولوية في عام 2023.

أحد أهم الأشياء التي قمنا بها هو صياغة وتحسين مهمتنا ورؤيتنا وقيمنا بعناية.

لقد سمح لنا الوضوح حول هذه الأشياء بالتوسع بطريقة تبدو مناسبة لنا ، بما في ذلك التوظيف من أجل الثقافة الملائمة وبناء البنية التحتية والهيكل والكفاءة بطرق تتماشى مع ما نريد تحقيقه والوقوف من أجله.

عام البنية التحتية (2020)

في السنوات الأولى لوكالتنا ، اعتمدنا على شبكة من المقاولين والاستشاريين.

ومع ذلك ، عندما بدأنا في تعيين موظفين بدوام كامل (FTEs) في عام 2020 ، كنا بحاجة إلى بنية تحتية أقوى لدعم فريقنا المتنامي.

كان السبب الرئيسي للتحول إلى FTEs هو الحصول على مزيد من القدرة على التنبؤ في التوظيف أثناء قيامنا بتقديم العروض للعملاء.

العناصر الواردة أدناه هي جميع الأشياء التي أتمنى أن ننفذها في وقت أقرب بكثير ، لذلك إذا سمحت ميزانيتك ، ففكر في وضعها في مكانها بأسرع ما يمكنك تحمله:

احصل على حل الرواتب

أدى الانتقال من الدفع للمقاولين من خلال PayPal إلى استخدام Gusto لكشوف المرتبات إلى تبسيط عملياتنا إلى حد كبير.

مع Gusto ، أصبح إصدار 1099s و W2s أكثر كفاءة. ساعدنا التكامل مع Corpnet والفوائد أيضًا في إدارة الموظفين في ولايات مختلفة بشكل أكثر فعالية.

استثمر في أدوات اتصال عالية الجودة

لقد أدركنا الحاجة إلى التعاون السلس والترقية من Google Chat إلى Slack بناءً على التعليقات الواردة من فريقنا.

يعد الاستثمار في أدوات الاتصال التي تسهل العمل الجماعي الفعال ومشاركة المعلومات أمرًا بالغ الأهمية ، خاصة بالنسبة للوكالات البعيدة.

اختر برنامج محاسبة الأعمال

ابدأ ببرنامج محاسبة أكثر قوة مثل QuickBooks Online لتجنب ترحيل البيانات لاحقًا من إصدار مصمم للعاملين المستقلين.

سيوفر الاتساق في تسمية المشروع وإنشاء الأقسام والفصول رؤى قيمة لتحليل النمو.

أتمتة جمع بيانات التقارير

لتقليل المهام اليدوية وتوفير وقت فريقنا للتحليل ، استخدمنا في البداية Supermetrics لسحب البيانات إلى جداول البيانات. (ومع ذلك ، مع نمو احتياجاتنا ، اعتمدنا Domo ، وهو حل أكثر شمولاً لإعداد التقارير ، لإنشاء تقارير داخلية وخارجية مفصلة خلال عام الكفاءة لدينا).

تتبع الوقت بدقة

على الرغم من أن الكثيرين لا يحبون تتبع الوقت ، فقد أدركنا أهميته في فهم ربحية المشروع والعميل.

كان تتبع الوقت في مكانه بدءًا من اليوم الأول نظرًا لأننا احتجنا إليه لأغراض الفوترة ، لكننا قمنا بالترقية إلى حل يتكامل بشكل أفضل مع بقية مجموعتنا التقنية.

(ملاحظة: في السنوات اللاحقة ، بدأنا في إجراء تحليل شهري أعمق للنسبة المئوية لإجمالي الوقت المتتبع وربحية العميل / المشروع ، ولكن هذا مهد الطريق)

استخدم حل إدارة المشروع

اعتماد أداة إدارة المشروع لتبسيط سير العمل وتحسين الكفاءة. تم دفع أول عملية تأجير لكبار المسئولين الاقتصاديين لإدارة المشروع.

منذ أن خرجت من دور قيادي داخلي ، لم أدرك أهميته في محاذاة العديد من المنظمات عبر مسارات العمل المتزامنة.

استثمر في الأدوات التي تسهل على فريقك مشاركة التعليقات

بصفتنا وكالة موجهة نحو القيم ، فإن وجود نبض ثابت حول أداء موظفينا أمر مهم. نفذنا 15 خمسة بعد اقتراح من صديق يدير وكالة أكبر بكثير.

على الرغم من أن الشركات الكبرى تستخدم عادةً أدوات إدارة القوى العاملة ، إلا أن هذا أحد الأشياء القليلة التي غيرت اللعبة بالنسبة لنا.

إنشاء قالب شرائح PowerPoint / Google مخصص

قد يبدو هذا سخيفًا ، لكن أحد أفضل استثماراتنا كان توظيف مصمم لإنشاء قالب العروض التقديمية من Google.

اعتدنا على قضاء ساعات لا حصر لها في إعادة صياغة الطوابق لأنها كانت غير متسقة. لقد كان توفيرًا كبيرًا للوقت وكلفنا أقل من 2000 دولار.

قم بإلغاء تحميل مسك الدفاتر واحصل على CPA الذي يمكن أن يدعم حالات متعددة

اعتدت على تصنيف كل حساب في QuickBooks يدويًا. في حين أنه من المقبول إدارة مسك الدفاتر الخاصة بك في وقت مبكر من رحلة شركتك لفهم نفقاتك ، إلا أنها تتوقف عن أن تكون أفضل استخدام لوقتك في مرحلة معينة.

ادفع لشخص ما (مثل Corpnet) لتعيين الولايات لك من أجل الضرائب والعثور على محاسب. بعد سنواتنا القليلة الأولى في العمل ، كان علينا أيضًا تعيين CPA جديد. لقد تجاوزنا أول واحد لدينا بسبب تعقيد العمل في العديد من الدول.

قم بإنشاء خطة تشغيل شاملة

كمؤسس ، قد يكون لديك صورة واضحة في رأسك عن المكان الذي تريد أن تذهب إليه مع الوكالة وما هو مهم بالنسبة لك.

ولكن ، مع قيامك بتعيين المزيد من القادة ، فإنك تريد التأكد من أن الأمر واضح لهم أيضًا. يساعدك وضع خطة على الورق أيضًا في تحديد الثغرات والفرص.

يمكنك إعداد مساحات Drive المشتركة وتنظيم مستنداتك

سأكون بخير وضع جميع المستندات في مجلد واحد والبحث. ومع ذلك ، لا يمكن للجميع العمل بهذه الطريقة ، وقد يكون من المؤلم للغاية العودة وتنظيم المستندات بعد ذلك.

قم ببناء هيكل ملف منظم وقابل للتطوير من شأنه أن يجعل من السهل تعيين موظفين جدد. عندما تنمو بسرعة ، فأنت بحاجة إلى تكثيف الأشخاص بسرعة ، وسيساعد قضاء بعض الوقت في التنظيم في تسريع العملية.

أثناء تواجدك فيه ، تأكد أيضًا من وضع جميع العقود في مجلد منظم.

تحديد مصادر الإيرادات والمصروفات

حدد ما تريد بيعه ، وكيف تريد تحصيل رسوم منه ، ومواءمة الموارد مع نوع العمل الذي تريد القيام به.

في السنوات القليلة الأولى لك ، قد تكون على استعداد لتولي أي مشاريع تأتي في طريقك ، ولكن مع توسيع نطاقك ، قد تختار توسيع نطاق عروضك أو تقليلها.

عام البناء (2021)

خلال هذه المرحلة ، كان تركيزنا الرئيسي هو إنشاء أساس متين وتحسين عملياتنا من أجل قابلية التوسع والمبادرات الاستراتيجية.

نهدف إلى تحرير الفريق للمبادرات الإستراتيجية وتحسين عملية الإعداد.

قد يكون من الصعب الابتعاد عن المهام اليومية ، خاصة إذا بدأت كمسوق وعليك الآن أن تصبح مديرًا تنفيذيًا "حقيقيًا".

ومع ذلك ، فإن تفويض المسؤوليات وإنشاء هيكل فريق قوي أمر بالغ الأهمية عند توظيف الأشخاص المناسبين.

قم بتعظيم التكنولوجيا التي لديك ، وقم بتوحيد الممارسات ، وفكر في استخدام أدوات أكثر تعقيدًا لدمج البيانات وتقديمها بشكل فعال.

إدخال طبقات إضافية من الإدارة لضمان التواصل الفعال والمواءمة داخل الوكالة. يمكن أن يدعم استكشاف الشراكات وتأمين خط ائتمان نمو وكالتك خلال هذه المرحلة.

بناء عملية إعداد قوية

لقد أجريت عملية الإعداد في السنوات القليلة الأولى منذ أن أردت التأكد من أن الناس يفهمون قيمنا. لكن هذا لم يكن فعالاً أو قابلاً للتطوير ولم يكن فعالاً بالقدر الذي يمكن أن يكون.

قرر بعض قادتنا بناء عملية أفضل بمزيد من الوضوح حول التوقعات للأيام التسعين الأولى ، وروابط لوثائق مهمة ، والالتقاء مع مختلف الزملاء والترحيب بهم.

إنشاء هيكل الفريق

في هذه المرحلة ، بدأنا في بناء طبقات إضافية من الإدارة ، بما في ذلك إضافة مديري المجموعة. سمح هذا لفريقنا أن يكون لديه مديرين يذهبون إليه للحصول على المساعدة وقدم المزيد من الوضوح في الأدوار.

تنفيذ المراجعات السنوية

لم أكن أبدًا معجبًا كبيرًا بالمراجعات السنوية لأنني أشعر أنه يجب على المديرين إرسال تعليقاتهم 365 يومًا في السنة.

ومع ذلك ، أراد بعض موظفينا الأكثر مراعاة للبيئة عملية أكثر تنظيماً تساعدهم على فهم ما يتطلبه الأمر للوصول إلى المستوى التالي.

بدأنا في القيام بذلك في محرر مستندات Google ثم نقلنا العملية إلى 15 خمسة.

تأمين خط ائتمان

أفضل وقت للحصول على حد ائتمان هو عندما لا تحتاج إليه.

كقائد ، أنت مسؤول عن سبل عيش موظفيك وعائلاتهم. ضع خط أمان في مكانه إذا واجهت مشكلة في التدفق النقدي.

قم بترقية علامتك التجارية

قد تكون تحلق تحت الرادار في السنوات القليلة الأولى. عندما تبدأ في التوسع ، حتى من خلال الحديث الشفهي ، ضع في اعتبارك إعادة تصميم موقع ويب أو تحديث الشعار. فقط تأكد من أنك لا تفرط في الإنفاق!

وظِّف مقدمًا ، لكن ليس كثيرًا

نظرًا لتوسيع نطاق وكالتك وتصبح الإيرادات أكثر قابلية للتنبؤ ، ففكر في التبديل من نموذج التوظيف في الوقت المناسب إلى إضافة موظفين قليلاً مقدمًا.

لا تفرط في العمل بحيث لا تواجه عرض النطاق الترددي الخامل (مثل الزهور ، ساعات عمل الوكالة قابلة للتلف - بمجرد ذهابها ، تختفي!). لكن وجود فريق عمل يمنح الفريق المزيد من المدرج للتدريب والتغطية لحالات الغياب.

استخدم المقاولين لتوسيع نطاق الموارد بسرعة إذا خرج المشروع من العدم وكنت بحاجة إلى النطاق الترددي.

عام الكفاءة (2022)

أصبحت الكفاءة محور تركيزنا الأساسي حيث كنا نهدف إلى تحسين عملياتنا واعتماد الأتمتة وتحسين ربحية العميل والمشاريع.

كما أننا نركز بشدة على تنمية شعبنا. على الرغم من أن التدريب على القيادة قد لا يكون مرتبطًا بالكفاءة ، يجب أن يكون هدفك دائمًا هو تقليل معدل الدوران غير الطوعي وخلق فرص نمو لفريقك. يمكن أن يساعد التدريب في هذين الأمرين.

احصل على مساعد

كمؤسس ، ستجد نفسك غالبًا تتولى مهام لا يوجد أي شخص آخر حولك للتعامل معها.

قد يشمل ذلك أشياء مثل إعداد عناوين البريد الإلكتروني للموظفين الجدد أو التعامل مع الأسئلة المتعلقة بالمزايا. ضع في اعتبارك تكلفة الفرصة البديلة لوقتك وأفرغ هذه العناصر إلى مساعد.

بناء العمليات والقوالب

قد يكون التنقل في تنفيذ العملية مع التعيينات المبكرة أمرًا صعبًا. من المحتمل أن تواجه مقاومة ، لذا تأكد من حصولك على ملاحظاتهم مبكرًا وفي كثير من الأحيان.

قد تتضمن القوالب خيارات مثل خطط 90 يومًا أو خطط إعداد التقارير ، ولكن يجب أن يكون هدفك هو العثور على أي شيء يتم إعادة إنشائه بشكل متكرر لتوفير وقت الفريق.

قد تكون قادرًا أيضًا على بناء مناهج ومحتوى مشروع يمكن إعادة استخدامه ، على الرغم من أنك تريد تجنب القيام بأي عمل يشعر بأنه "معلب" أو قاطع ملفات تعريف الارتباط.

كن جادًا بشأن ربحية العميل والمشروع

يجب أن يكون لديك دائمًا نبض جيد للربحية ، ولكن قد تكون على استعداد لقبول هوامش أقل خلال السنوات القليلة الأولى بينما تبني سمعتك.

تأكد من أن لديك معالجة جيدة للتكلفة الحقيقية لإدارة الحسابات بناءً على الفريق المعين وتكاليفهم المحددة.

طور موظفيك - وليس فقط من خلال التدريب على المنصة التكتيكية / التسويق

لا تفترض أن الناس لديهم نفس المهارات التي تمتلكها. تذكر أنك ربما رأيت الكثير مما رأوه.

أنشئ تقويمًا تدريبًا قويًا يغطي موضوعات مثل الاستماع النشط ، والتنقل في المحادثات الصعبة ، وتخصيص المواد للعملاء في المستويات التنظيمية المختلفة.

أعد تنظيم فريقك

الأشخاص الذين وصلوك إلى هنا ليسوا بالضرورة هم الذين أوصلوك إلى المستوى التالي من النمو ، لكنك تريد أن تظل مخلصًا للأشخاص الذين يقومون بعمل جيد.

أحد أصعب أجزاء تنمية الأعمال التجارية هو فهم ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير بعض أدوار موظفيك أو علاقة إعداد التقارير الخاصة بهم. من المهم أيضًا التأكد من أن أعضاء فريقك يتناسبون مع علامتك التجارية وقيمك.

قد يكون شخص ما عاملًا شاقًا بشكل لا يصدق ، لكن من الأفضل الابتعاد عنه إذا لم يكن مناسبًا للثقافة. يمكن أن تساعد عملية التوظيف الصارمة في فحص الأشخاص مقدمًا. ومع ذلك ، قد لا تحصل عليه دائمًا بشكل صحيح.

قم بترقية أوراقك القانونية

الآن بعد أن أصبح لديك المزيد من الموظفين والعملاء ، تأكد من أن لديك محاميًا يراجع اتفاقيات الاستشارات الخاصة بك ، وكتيبات الموظفين ، واتفاقيات التوظيف ، واتفاقيات عدم الإفصاح ، وغيرها من الأعمال الورقية المماثلة.

تتغير القوانين بشكل متكرر ، وتريد ضمان حماية عملك.

راجع حساباتك المصرفية

قد يكون لديك حساب جاري أساسي منذ أن بدأت وكالتك.

مع نمو عملك ، تأكد من التحدث مع مصرفي حول ترقية حسابك وفكر في إضافة حساب توفير مرتبط حتى تتمكن من البدء في جمع بعض الفائدة.

قد تتمكن أيضًا من التوفير في رسوم التحويل.

قم بترقية مجموعة التقارير الخاصة بك

الآن بما أنك من المحتمل أن تعمل مع المزيد من العملاء ، فابحث في مجموعة تقارير أكثر تقدمًا مثل Domo أو Tableau أو حل آخر يلبي احتياجات شركتك.

بناء ميزانية حقيقية

مع وجود شركة أكثر نضجًا بين يديك ، فقد حان الوقت لبدء التشغيل والإدارة وفقًا لميزانية مخططة.

ستكون مخطئًا في السنة الأولى ، لكن من الجيد بناء عضلة لفهم أين تنمو الإيرادات بشكل أسرع أو أبطأ مما هو متوقع وحيث تنحرف النفقات عن خططك.

6 نصائح إضافية حول نمو الوكالة يجب وضعها في الاعتبار

احصل على تعليقات متكررة من العملاء وفريقك

ليس هناك ما هو أكثر أهمية من ضمان شعور عملائك وأعضاء فريقك بأنهم مسموعون.

احصل على ملاحظات ربع سنوية أو أكثر بشكل متكرر ، بما في ذلك NPS و eNPS و Start / Stop / Continue.

انتبه إلى التعليقات التي تتلقاها لبناء وكالة قوية ودائمة.

نوِّع إيراداتك

قد لا تتمكن من التحكم في هذا أثناء وجودك في المراحل المبكرة وتقبل معظم ما يأتي في طريقك.

قد يوصيك مستشارو تطوير الوكالة بالتركيز على مكانة محددة ، وهو عمل موازنة لضمان حماية صحة العمل وسبل العيش التي تتحمل مسؤوليتها في مواجهة تلك النصيحة.

تجنب وضع الكثير من أعمالك في يد عميل أو قطاع واحد. يعد تحقيق التوازن بين الخدم والمشاريع لمرة واحدة أمرًا مهمًا للحفاظ على صحة عملك.

من الأسهل توظيف الخدم ، في حين أن المشاريع لمرة واحدة يمكن أن تكون مربحة طالما أنك لا تتعرض للكثير من الزحف في النطاق.

قل لا عندما تشعر وكأنه امتداد أو إذا لم يكن العميل مناسبًا

لا شيء جيد يمكن أن يأتي من تنفيذ مشروع ليس لديك المهارات اللازمة لدعمه.

ثق في وجهات نظر فريق القيادة الخاص بك ، ولا تعتمد فقط على حدسك الخاص. من الأفضل الابتعاد بلطف وحتى التوصية بشركة أخرى بدلاً من تقديم أعمال دون المستوى.

تذكر أنه يمكنك دائمًا الابتعاد إذا لم يكن العميل مناسبًا لك لأنهم يهينون الموظفين ، ويحاولون دائمًا الضغط عليك لمزيد من المعلومات ، أو أنهم عمومًا شريك سيء.

طبِّق الحد الأدنى الذي يسمح لك بأداء أفضل ما لديك

خلال المراحل المبكرة من نمو الشركة ، قد تكون على استعداد لمرونة الحد الأدنى من الخدم أو رسوم المشروع.

بمرور الوقت ، ستتعرف على عدد الساعات التي يجب أن يقوم بها فريقك بالعمل الذي تفخر به ويكون قادرًا على تحقيق النتائج.

لا تحرج من أسعارك. اشحن ما تستحقه أنت وعملك.

اكتشف أنواع الأشخاص الذين يزدهرون في شركتك

استنادًا إلى سرعة وتعقيد عملنا ، وجدنا صعوبة في توظيف المزيد من الأشخاص المبتدئين الذين يحتاجون إلى إرشادات عملية يومية.

تراجع إلى الوراء ، وانظر إلى أنماط من يزدهر ومن يميل إلى الانسحاب أو ضعف الأداء ، واضبط التوظيف وفقًا لذلك.

سترغب في أن يمتلك الأشخاص القيم والمهارات الصحيحة ، الأمر الذي يتطلب جهدًا.

حافظ على النفقات الصغيرة

إذا كنت بعيدًا تمامًا ، فستجد أن معظم نفقاتك هي أشخاص وبرامج - ويمكن أن تضيف البرامج بسرعة.

نصيحة سريعة واحدة هي التحقق بانتظام لمعرفة ما إذا كان العاملون المستقلون لا يزالون جزءًا من قائمتك بحيث يمكنك إلغاء البريد الإلكتروني وإدارة المشروع وتتبع الوقت والنفقات الأخرى التي تضيف بسرعة.

قم بإجراء مراجعة ربع سنوية لجميع البرامج للتأكد من أن فريقك لا يزال يستخدمها بنشاط.

احتضان مراحل النمو والتغيير المختلفة

توسيع نطاق الوكالة هو رحلة مثيرة مليئة بالتحديات والدروس. يمكنك توسيع نطاق وكالتك بنجاح من خلال تنويع الإيرادات ، وتعيين موظفين إستراتيجيين ، وتنفيذ عمليات فعالة ، والتركيز على تطوير الفريق.

احتضن مراحل النمو المختلفة ، وتكيف مع الاحتياجات المتغيرة لوكالتك ، وقم بتقييم وتحسين عملياتك باستمرار.

تذكر أن كل خطوة في الرحلة تجلب لك رؤى قيمة تساهم في نجاح وكالتك.