ما هو خط الأساس للجدول وكيف أصنعه؟

قبل أن تبدأ مشروعًا ، عليك التفكير في الوقت. إنه أهم متغير يمكن أن يؤثر على خطتك. كيف يمكنك الحصول على ما تريد القيام به في الوقت الذي يتعين عليك القيام به؟ لتحقيق ذلك ، يجب على المرء أن يضع جدولاً زمنيًا.

الجدول الزمني هو مفتاح تخطيط المشروع ، لكن الجداول الزمنية هي في الحقيقة مجرد إطار عمل. بمجرد أن تتصرف وفقًا لذلك ، تنفيذ مهمة مشروعك حسب المهمة ، يتغير الجدول. كيف يمكنك التأكد من الالتزام بالجدول الزمني وإبقاء مشروعك على المسار الصحيح؟

هذا هو المكان الذي يأتي فيه إنشاء خط الأساس. من خلال إنشاء خطة مشروع أساسية ، وجدول أساسي ، لديك الوسائل لمقارنة مكانك في تنفيذ المشروع - وإذا كان ذلك يتماشى مع المكان الذي كنت تنوي أن تكون فيه في ذلك الوقت.

ما هو خط الأساس للجدول؟

سواء كنت تسميها جدولًا أساسيًا أو خط أساس للجدول ، يشير المصطلح إلى الجدول النهائي والمعتمد. يمكن استخدام خط الأساس للجدول كأداة لقياس الأداء من خلال الإبلاغ عن تباين الجدول الزمني. بمعنى ، يمكن استخدام الخط الأساسي للجدول لمقارنة المكان الذي خططت أن تكون فيه في وقت معين في المشروع مقابل المكان الذي تظهر فيه البيانات أنك موجود بالفعل.

ذات صلة: قوالب جدولة المشروع

كما تعلم ، فإن الجدول الزمني للمشروع عبارة عن مجموعة من المهام التي يجب إكمالها خلال جدول زمني محدد للوصول إلى التسليم النهائي للمشروع. لذلك ، يعد خط الأساس للجدول الزمني وسيلة لالتقاط هذا الجدول الزمني النهائي واستخدامه كمعيار لقياس تقدمك في تنفيذ المشروع.

يسجل خط الأساس للجدول التغييرات في جدولك والتي تحدث بسبب تطور المخاطر. يعني استخدام جدول أساسي أنه يمكنك رؤية هذه الاختلافات في جدولك عاجلاً وليس آجلاً ، وإجراء التعديلات بسرعة للبقاء على المسار الصحيح.

لماذا استخدام جدول الأساس؟

السبب الواضح لاستخدام الجدول الأساسي هو أنه يساعدك على الالتزام بالجدول الزمني. بدون واحد ، يبدو الأمر كما لو كنت تعمل خارج السياق الحالي لمشروعك. لا توجد طريقة لمعرفة أين يجب أن يكون في الجدول لأنه لا يوجد معيار لمقارنة تقدمك به.

نادرًا ما تمر المشاريع دون ظهور العديد من المشكلات. يمكن أن يكون هناك حادث بسيط أو كبير. بغض النظر عن خطورة المشكلة ، يمكن أن تتأرجح التداعيات حتمًا خلال جدولك الزمني ، مما يؤدي إلى تعطيل المواعيد النهائية في أعقابها. ستحتاج إلى إعادة تخصيص الموارد لتحقيق الاستقرار في مشروعك.

وهذا يعني تغيير أجزاء من الجدول الزمني للاستجابة للتغييرات والبقاء على المسار الصحيح للوفاء بالموعد النهائي. في ظل التدفق المستمر للتغييرات والنكسات ، يظل خط الأساس للجدول ثابتًا. إنه مشروع ثابت في بحر التغيير ، يسمح لك بالتنقل بنجاح عندما تأخذك عاصفة إلى مياه مجهولة.

بالطبع ، هناك أنواع مختلفة من خطوط الأساس. كلهم مهمون يبقيك الجدول الأساسي على الهدف ويرتبط بخطة المشروع الأساسية ، حيث يكون الجدول جزءًا من خطة المشروع الأكبر. لكن الجدول الأساسي يتضمن أصول العمل والموارد ، بحيث يمكنك تخصيصها بشكل صحيح للبقاء في الموعد المحدد.

كيفية عمل جدول أساسي

قبل أن تتمكن من تحديد جدولك الأساسي ، يجب أن يكون لديك جدول زمني. يبدأ ذلك بجمع كل المهام التي ستحتاج إلى تنفيذها لتؤدي إلى التسليم النهائي الخاص بك.

تحديد المهام

استخدم هيكل تقسيم العمل للعمل للخلف من الناتج النهائي الخاص بك. تعمل هذه الأداة على التأكد من عدم إهمال أي خطوات. لإنشاء جدول زمني ناجح ، تحتاج أولاً إلى تحديد كل مهمة بدقة. سيساعدك عقد اجتماعات التخطيط مع فريقك وأصحاب المصلحة على التأكد من عدم ترك أي خطوات مهمة خارج جدولك الزمني. يمكنك أيضًا استخدام البيانات التاريخية عند البحث عن مشاريع مماثلة.

تحديد المدة

بمجرد الانتهاء من ترتيب جميع أنشطتك ، ستحتاج إلى تقدير المدة التي ستستغرقها حتى تكتمل. هناك عدد من الأساليب لمساعدتك في الحصول على رقم دقيق. للحصول على نتائج أسرع ، هناك تقدير مماثل ، والذي يشير إلى الوقت المستغرق لإكمال مشاريع سابقة مماثلة. هناك أيضًا تقديرات من ثلاث نقاط ، والتي تستخدم صيغة لحساب المعلمات الأكثر ترجيحًا والتفاؤل والتشاؤم. بالطبع ، هناك أدوات أخرى. اختر الخيار المناسب لك ولمشروعك.

تحديد معالم

المشاريع كبيرة والمهام صغيرة. المعالم هي الخطوات بين هاتين النقطتين. تُستخدم عادةً لتحديد نهاية إحدى مراحل المشروع وبداية المرحلة التالية. ومع ذلك ، يمكنك استخدام حدث رئيسي لتحديد أي نقطة رئيسية في المشروع.

تحديد التبعيات

ستكون بعض المهام التي جمعتها قائمة بذاتها ، بينما سيعتمد البعض الآخر على الآخرين. أي أنهم لن يكونوا قادرين على البدء أو التوقف حتى يبدأ الآخر أو يتوقف. يمكن أن تتسبب هذه المهام التابعة في حدوث مشكلات لاحقًا في المشروع إذا لم تحددها.

أضف الموارد

المهام لا تكمل نفسها. تحتاج إلى إرفاق الموارد بهم. يمكن أن تكون الموارد أعضاء في الفريق ، ومواد ، وأدوات ، وما إلى ذلك. كل هذه لها تكاليف مرتبطة ومدة تقديرية أيضًا لتحديد المدة التي ستحتاج إليها فيها.

تعيين الأساس

الآن لديك جدول زمني للمشروع. يؤدي تعيين خط الأساس إلى تجميد هذه البيانات فقط - وأخذ لقطة منها. ستحتاج إلى ذلك لمقارنة تقدمك وأنت تنتقل إلى مرحلة تنفيذ المشروع.

في القسم التالي ، سنوضح لك مدى سهولة القيام بذلك في ProjectManager أو ، إذا كنت تفضل ذلك ، يمكنك مشاهدة هذا الفيديو التعليمي القصير.

كيفية عمل خط أساس للجدول في ProjectManager

بمجرد الانتهاء من جدولك ، احفظه. الآن ، لديك جدول أساسي للجدول ويمكنك استخدام هذا المستند للمقارنة مع تقدمك الفعلي عند تنفيذ المشروع. ولكن هناك طريقة أكثر فاعلية لحساب تباين مشروعك.

يعد الوقت موردًا قيمًا في أي مشروع ، واستخدام برنامج جدولة المشاريع المستندة إلى مجموعة النظراء مثل ProjectManager هو الطريقة التي يمكنك بها توفير الوقت والمال مع زيادة إنتاجية مشروعك. وإليك كيف يعمل.

أولاً ، سترغب في إنشاء جدولك الزمني على مخطط جانت عبر الإنترنت. قم باستيراد المهام أو استخدم أحد القوالب الخاصة بالصناعة للبدء. تمامًا مثل أي جدول ، تريد إضافة تاريخي البدء والانتهاء. بعد ذلك ، يقوم Gantt بتخطيط مشروعك عبر مخطط زمني. ولكن هنا حيث تصبح الأشياء مثيرة للاهتمام.

قسّم الجدول الأكبر إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة باستخدام ميزة المعالم الرئيسية لدينا ، والتي يمكن أن تقسم المشروع إلى مراحل أو تشير إلى المواعيد النهائية الرئيسية. يمكن تخصيص جانت بشكل أكبر حسب اللون.

بعد ذلك ، اربط التبعيات ، حتى لا تتسلل إليك أثناء التنفيذ. إذا كانت هناك تغييرات أثناء التنفيذ ، فيمكن تحرير جانت ببساطة عن طريق سحب المهمة وإفلاتها في التاريخ الجديد.

تحديد خط الأساس

كما لوحظ ، فإن تعيين الأساس هو كيفية قياس تباين المشروع عند تنفيذ المهام. لذلك ، بمجرد الانتهاء من خطتك ، فأنت تريد تعيين خط الأساس للجدول. كل ما عليك فعله باستخدام أداة جانت الخاصة بنا هو النقر فوق الإعدادات المتقدمة. هناك ، سترى خيارًا لتعيين خط الأساس. انه من السهل.

عندما تقوم بتعيين خط الأساس الخاص بك ، فإن تاريخي البدء والانتهاء المخططين سوف يملآن أعمدة البداية والنهاية الأساسية. لن تتغير هذه التواريخ إلا إذا قمت بإعادة تعيين خط الأساس وتجاوزها.

تتضمن تقاريرنا التي تعمل بنقرة واحدة تقرير تباين المشروع الذي سيقارن التقدم الفعلي بالتقدم المخطط له. هذه طريقة رائعة لحساب المخزن المؤقت للمشروع ، وهو مقدار الوقت الذي يمكنك إضافته إلى مهمة دون التأثير على الجدول الكلي.

ProjectManager هي أداة حائزة على جوائز تساعد المديرين على جدولة الجدول الزمني ومنحهم الأدوات التي يحتاجون إليها للحفاظ على هذا الجدول على المسار الصحيح. من جدولة الخطوط الأساسية إلى تعقب تباين المشروع ، يمكنك التحكم. تنظيم المهام وتخصيص الموارد ومراقبتها كلها في الوقت الفعلي.