كيفية التحكم في تعارض الجدول الزمني في إدارة المشاريع

آخر شيء يريده مدير المشروع هو تعارض في الجدول الزمني. لكن تعارض الجدولة هو احتمال في إدارة المشروع. على الرغم من أن مهمة مدير المشروع هي التأكد من عدم وجود عوائق في سير العمل ، فإن مسؤوليتهم أيضًا هي حل تعارضات الجدولة عند ظهورها - وهي مشكلة لا مفر منها.

قبل أن تتمكن من التحكم في تعارض المواعيد ، عليك أن تفهم ما هو. بعد ذلك ، يمكنك وضع إستراتيجيات لطرق تجنب تعارضات الجدول الزمني واستخدام أدوات جدولة المشروع التي ستساعدك. سنستكشف كل موضوع من هذه الموضوعات وبحلول نهاية هذه المدونة ، سيكون لديك مقبض لإدارة الجداول الزمنية لمنع تعارض الجدول الزمني.

ما هو تضارب الجدولة؟

تعارض الجدولة هو ببساطة عندما يكون لديك نشاطان أو أكثر يتم إجراؤهما في نفس الوقت. يمكن أن تكون هناك مهام يتم تنفيذها في وقت واحد ، بالطبع ، ولكن فقط إذا كنت قد خططت للحصول على موارد ووقت كافيين لاستيعابها. لكن هذه الإستراتيجية مقصودة بينما جدولة التعارضات تميل إلى أن تتم بالصدفة.

عندما يكون لديك تعارض في الجدولة ، فلن تتمكن من تسليم المهام المعينة. سيتم توزيع أعضاء فريقك بشكل ضئيل للغاية وقد لا تتوفر الموارد الأخرى اللازمة لإكمال المهمة. يمكن أن تؤدي نتيجة تعارض الجدولة إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وتجاوز ميزانيتك وتآكل الروح المعنوية للمشروع. لا يستحق أي من هذه المخاطر الجدولة غير المتقنة التي تؤدي إلى تضارب المواعيد.

هذا لا يعني أن أخطاء الجدولة هي المسؤولة دائمًا عن تضارب المواعيد. هناك حوادث ناتجة عن خطأ بشري وهناك مخاطر كامنة في أي مشروع. في كلتا الحالتين ، من المحتمل أن تضطر إلى التعامل مع تضارب المواعيد. كلما كنت أكثر استعدادًا ، كان ذلك أفضل. جزء من الاستعداد هو استخدام برنامج إدارة المشاريع لجدولة مشاريعك.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يساعدك على جدولة وإدارة هذا الجدول الزمني وتتبعه في الوقت الفعلي. استخدم مخططات جانت القوية لتنظيم المهام والموارد. يمكنك ربط جميع الأنواع الأربعة من تبعيات المهام لتجنب تعارضات الجدولة والتأخيرات. قم بتصفية المسار الهام واطلع على المهام الضرورية لتقديم مشروع ناجح. بمجرد تعيين خط الأساس ، يمكنك تتبع تقدمك في الوقت الفعلي والتعرف على أي مشكلات وحلها والالتزام بالجدول الزمني. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

كيفية تجنب تعارض الجدول الزمني في إدارة المشاريع

في بعض الأحيان ، لا يمكنك تجنب تعارض المواعيد. هناك اجتماعات اللحظة الأخيرة ، وسوء التواصل وغيرها من القضايا التي تنشأ. ولكن خارج الحالات الشاذة ، توجد طرق لضمان خلو جدولك من تعارضات المواعيد. ينصح مديرو المشروع بأخذ هذه الاحتياطات.

استخدم هيكل تقسيم العمل لتحديد نطاق مشروعك بوضوح

يعلم الجميع أن المشاريع تتكون من العديد من المهام. ولكن غالبًا ما يتم التغاضي عن وجود أداة لتحديد تلك المهام. إذا كنت تستخدم هيكل تنظيم العمل (WBS) ، فيمكنك تعيين التسليمات والمهام في المشروع. إنه مخطط شجري يعلوه الناتج النهائي والأخرى الأصغر التي تؤدي إليه تتفرع أسفل ذلك. يوفر هذا النطاق الكامل للمشروع ويساعد في تجنب تعارضات الجدولة لأنه من الأسهل تجنب التعارضات عندما تعرف كل الأعمال والتسليمات مقدمًا.

حدد أي تبعيات مهمة

بالطبع ، ليست كل المهام متساوية. غالبًا ما توجد تبعيات أو مهام يمكن أن تبدأ أو تتوقف حتى تبدأ مهمة أخرى أو تتوقف. كمثال بسيط ، تبعية المهمة تشبه جدارًا لا يمكن طلاؤه حتى يتم بناؤه. يمكن أن تؤثر تبعيات المهام بشكل كبير على جدول المشروع ، لذا من المهم تحديدها بحيث لا يكون لديك تأخيرات مكلفة أو تعارضات في الجدول. ستحتاج أيضًا إلى ملاحظة نوع تبعية المهمة. هناك أربعة: ابدأ في البداية ، والذي يبدأ عندما يبدأ الآخر ؛ يبدأ إلى النهاية ، والذي يبدأ عندما ينتهي الآخر ، وينتهي حتى النهاية ، وينتهي عندما ينتهي الآخر وينتهي للبدء ، والذي ينتهي ببداية أخرى.

إنشاء تسلسل لمهام مشروعك

يجب أن تتبع جداول المشروع تسلسلاً للتأكد من أنك لست غمسًا مضاعفًا. يبدأ على نطاق واسع بتحديد أهداف المشروع وتحديد جميع أصحاب المصلحة. هذا يؤدي إلى موعد نهائي يحدد متى يجب إكمال جميع المخرجات. في هذه المرحلة ، سترغب في استخدام WBS الخاص بك لسرد جميع الإنجازات والمهام والخطوات التي ستتخذها لإكمال المشروع. ستقوم بإعداد العمليات والإجراءات. سيتم تعيين أعضاء الفريق للمهام ، والتي سيكون لها تواريخ البدء وتواريخ الاستحقاق. ثم تتم مشاركة هذا الجدول الزمني مع الفريق ويمكن تغيير أي تعارضات في الجدولة تم العثور عليها قبل تنفيذ المشروع.

الموضوعات ذات الصلة: 25 قالب وجداول بيانات لإدارة المشاريع يجب أن يكون لديك

تعيين الأدوار والمسؤوليات

هناك طريقة أخرى لتجنب تضارب المواعيد وهي التأكد من أن كل فرد في فريق المشروع قد تم تعيين دور له وفهم مسؤولياته. يمنح هذا كل عضو في الفريق ملكية لجزء من المشروع مما يؤدي إلى جودة أعلى وإنجاز مهامه في الوقت المناسب. هذا لأن كل عضو في الفريق سيكون مسؤولاً. سيكونون مسؤولين عن التعامل مع أي مشاكل ، مثل التأخير والموارد المفقودة والصراعات.

تحديد المسار الحرج

المسار الحرج هو أطول سلسلة من الأنشطة التي يجب إكمالها في الوقت المحدد حتى ينجح المشروع بأكمله. هناك طريقة أخرى للنظر إلى هذا وهي أن المسار الحرج يفصل بين تلك المهام الضرورية لتسليم المشروع عن المهام الأخرى التي يمكن إهمالها إذا أصبح الوقت والمال مشكلة. من المهم جدولة الجدول الزمني لأسباب واضحة. أنت الآن تعرف المهام الحرجة ويمكنك التركيز عليها ، بينما يمكن أن يتأخر الآخرون إذا كان هناك تعارض ، وكذلك مقدار التعويم أو الركود لديك.

إنشاء جدول المشروع

ما ورد أعلاه يوضح الخطوات اللازمة لعمل جدول زمني للمشروع. بدون جدول زمني للمشروع ، فأنت تطير عمياء. لا يوصى بهذا للمشاريع الصغيرة وبالتأكيد ليس للمشاريع الكبيرة والمعقدة. يتيح لك وجود جدول زمني للمشروع أيضًا تتبع مشروعك من خلال مقارنة التقدم المخطط له بالتقدم الفعلي. إنها تحافظ على عمل الجميع على نفس الصفحة حتى يعرفوا ما يجب القيام به ومتى يجب القيام به. كل هذا يعمل على إدارة مشروع ناجح مع عدد أقل من تعارضات المواعيد.

ما هي أدوات جدولة المشروع التي يمكن أن تساعد في جدولة التعارض؟

يعد إعداد جدول زمني للمشروع جزءًا من مرحلة التخطيط في إدارة المشروع. تحتوي إدارة المشروع على أدوات جدولة يمكن أن تساعدك في تخطيط المشروع وتنفيذه. لنلقِ نظرة على ثلاثة أنواع شائعة من أدوات جدولة المشروع وكيف تساعد في تقليل تعارضات الجدولة.

1. مخططات جانت

لقد تطرقنا بالفعل إلى مخططات جانت. هذه هي أحجار العمل لمنهجيات إدارة المشاريع التقليدية. إنها رائعة للمشاريع التي تتبع المراحل عندما يحدث شيء تلو الآخر. يعرضون تفاصيل المشروع بأكمله في مخطط زمني مرئي يعرض جميع المهام ومددها. يمكنك في كثير من الأحيان إضافة الأحداث الرئيسية وربط التبعيات والمزيد لجدولة المشروع من البداية إلى النهاية.

2. تقويمات المشروع

قد لا يكون تقويم المشروع قويًا مثل مخطط جانت ، ولكنه أيضًا أبسط كثيرًا في صنعه واستخدامه. لطالما استخدمت التقويمات في الجدولة لأنها تعمل. إنها أداة مرئية تحدد شهرًا على الصفحة وتمنحك تواريخ البدء وتواريخ الاستحقاق. من السهل مشاركتها وفهمها ، وهذا هو السبب في أنها كانت عنصرًا أساسيًا في جدولة المشروع منذ بداية المشاريع تقريبًا.

3. لوحات كانبان

تعد لوحات Kanban أداة أكثر حداثة. إنها نظام سير عمل مرئي يقسم جدول الإنتاج إلى أعمدة على لوحة مع مهام ممثلة ببطاقات تتحرك عبر اللوحة أثناء اكتمالها. يسمح هذا لمدير المشروع بمشاهدة العملية برمتها والتقاط المشكلات مثل تعارضات الجدولة قبل أن يواجهها الفريق. يمكن لمدير المشروع بعد ذلك إعادة تخصيص الموارد لحل المشكلة والحفاظ على عمل الفريق دون عائق.

ProjectManager هو برنامج جدولة مشروع قوي

ستجد كل أدوات جدولة المشاريع الثلاثة في ProjectManager ، وهو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يساعد في جدولة وإدارة وتتبع المشاريع في الوقت الفعلي. تبدأ الجدولة بتهيئة فريقك. يتيح لك برنامجنا ضبط مدى توفر فريقك ، بما في ذلك PTO والإجازات والعطلات العالمية ، مما يجعل التعيين أسهل. عندما تقوم ببناء الجدول الزمني لمشروعك ، يمكنك تجنب تعارض المواعيد من خلال معرفة من هو المتاح ومتى.

استخدم أدوات جدولة متعددة للمشروع

بمجرد جدولة مشروعك على مخطط جانت الخاص بنا ، يمكنك مشاركة هذه الخطة مع فريق المشروع الخاص بك. لكن أعضاء الفريق لا يحتاجون إلى جميع ميزات مخطط جانت ، ولهذا السبب لدينا أدوات مشروع متعددة. يمكنهم تنفيذ عملهم على أي أداة تناسبهم ، مثل قوائم المهام أو لوحات كانبان أو حتى التقويمات. تشترك جميعها في نفس البيانات وتحديثها في الوقت الفعلي في وقت واحد لإبقاء الجميع على نفس الصفحة.

مراقبة تقدم المشروع باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

يعد تحديث أدوات جدولة المشروع جانبًا واحدًا فقط من بيانات الوقت الفعلي. يعني وجود بيانات حية أن مديري المشاريع يمكنهم مراقبة الجدول الزمني للمشروع والتأكد من أن المشروع على المسار الصحيح. يمكن لمديري المشاريع الحصول على نظرة عامة عالية المستوى للمشروع من خلال التبديل إلى لوحات المعلومات في الوقت الفعلي. يقومون تلقائيًا بجمع البيانات الحية وعرضها على الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة التي تقيس المقاييس مثل الوقت والتكلفة وعبء العمل وغير ذلك الكثير. على عكس البرامج البديلة خفيفة الوزن ، لا يلزم إجراء تهيئة تستغرق وقتًا طويلاً. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا.

الجدولة ضرورية لتسليم المشروع في الوقت المحدد. يجعل برنامجنا ذلك ممكنًا من خلال طرق عرض متعددة للمشروع ولوحات معلومات وتقارير في الوقت الفعلي تتعمق في البيانات. التقارير قابلة للتخصيص للتركيز على البيانات المهمة فقط. يمكن مشاركتها بسهولة لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بتقدم المشروع. باستخدام برنامجنا ، يمكنك تخطيط جدولك وإدارته وتتبعه من البداية إلى النهاية.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يربط الفرق عبر الإدارات والقارات. يمكنك تخطيط جدولك الزمني ومشاركته مع الفرق الموزعة وتتبع تقدمهم في أي مكان وفي أي وقت. انضم إلى فرق من Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتقديم مشاريع ناجحة. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.