5 نصائح أساسية للتحكم في الجدول الزمني في إدارة المشاريع

تتكون المشاريع من العديد من الأجزاء المتحركة. إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها تحديد ما إذا كان المشروع متأخرًا أو متقدمًا عن الجدول الزمني يسمى التحكم في الجدول.

تخطيط المشروع وجدولته والتحكم فيه كلها أمور تعمل معًا عند إدارة مشروع للبقاء في الوقت المحدد والوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك. تعلم ماهية التحكم في الجدول الزمني وما يمكنك القيام به لتطبيقه على أفضل وجه يمكن أن يساعدك في تنفيذ مشروعك التالي في الوقت المحدد وفي ظل الميزانية.

ما هو جدول التحكم؟

يتم استخدام التحكم في الجدول الزمني في إدارة المشروع لمراقبة أنشطتك ومهامك لضمان المضي قدمًا كما هو مخطط. بالطبع ، الأمر أكثر من مجرد مراقبة الحالة. يعني التحكم في جدول المشروع أيضًا تحديث عمليات المشروع وإدارة التغيير.

الطريقة الأكثر شيوعًا للقيام بذلك هي إنشاء خط أساس. يمثل خط الأساس كيف تتوقع أن يستمر المشروع. عندما يكون لديك خط أساس للجدول الزمني ، يمكنك إلقاء نظرة على تقدمك الفعلي ومقارنته بالتقدم المخطط له ، مما يتيح لك معرفة ما إذا كنت متقدمًا أو متأخرًا عن الجدول الزمني.

تم تبسيط هذه العملية برمتها بمساعدة برنامج جدولة المشروع مثل ProjectManager. يتيح لك ProjectManager إنشاء جدول زمني للمشروع وتحديد خط الأساس وتتبع التقدم في الوقت الفعلي. لم يكن من السهل أبدًا الحفاظ على جدولك الزمني تحت السيطرة.

يعد التحكم في الجدول الزمني جزءًا من عملية إدارة المشروع الأكبر للتحكم والمراقبة. وهذا يعني أن المشاريع تحتاج إلى المراقبة عن كثب ، ومع حدوث التغيير ، وهو ما سيحدث ، يجب التحكم في هذه التغييرات بشكل استباقي. هذا هو اختصاص مدير المشروع ، الذي وضع الجدول والمسؤول عن تنفيذه.

لماذا تعتبر مراقبة جدول المشروع مهمة؟

يعد التحكم في جدول المشروع أمرًا ضروريًا لأنه يُستخدم لمراقبة تقدم المشروع والتحكم فيه. المشروع الذي يفوت موعده النهائي لا ينجح. في حين أن هناك العديد من المقاييس لقياس نجاح المشروع ، فإن الالتزام بالجدول الزمني هو من بين أكثر المقاييس الأساسية.

جانب آخر مهم للتحكم في الجدول الزمني هو أنه يدير توقعات أصحاب المصلحة في المشروع. فهي تبقيهم على اطلاع بالتغييرات وكيف ستؤثر على المشروع. علاوة على ذلك ، فإنه يخبر أصحاب المصلحة كيف ستستجيب للقضايا لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح. هذه العملية هي المفتاح لإبقاء أصحاب المصلحة في الحلقة ويجب أن تتم طوال دورة حياة المشروع.

تخطيط المشروع والجدولة والتحكم في العمل جنبًا إلى جنب لتقليل التأثير على ميزانيتك. الفائدة هي الاستقرار المالي ، الذي تحتاج المشاريع لتسليمه بتكلفة وافق عليها أصحاب المصلحة. كما أنه ينشئ وثائق يمكن أن تكون مفيدة عند البحث عن بيانات تاريخية لمشاريع مستقبلية مشابهة لتلك التي تديرها حاليًا.

متى يكون التحكم في الجدول هو الأكثر أهمية؟

التحكم في الجدول مهم طوال المشروع. سيرغب أصحاب المصلحة في معرفة حالة الجدول الزمني ، من لحظة إنشائه إلى وقت اكتمال المشروع. لذلك ، يجب أن يتم تضمينها في جدولك أثناء تطويره.

بالطبع ، يكون الأمر أكثر أهمية عندما تبدأ في تنفيذ الجدول. يحدث هذا عندما لا يكون الجدول الزمني مجرد فكرة مجردة ، ولكنه أداة عملية لتنفيذ المهام في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. خلال مرحلة تنفيذ المشروع ، سيتأثر جدولك بالقوى الداخلية والخارجية التي من المحتمل أن تعرقل تقدمك.

تتم مراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه طوال فترة التنفيذ ، من بداية المهمة الأولى إلى نهاية المهمة الأخيرة. ومع ذلك ، في حين أن هذا هو الوقت الذي يكون فيه التحكم في الجدول مهمًا للغاية ، إلا أنه لا ينتهي أبدًا. وثق تغييراتك أثناء التنفيذ: الطريقة التي استجابت بها والنتائج هي مفتاح هذه المرحلة في المشروع.

ذات صلة: قوالب جدولة المشروع

كيف تفعل مراقبة الجدول الزمني في إدارة المشاريع

يعد التحكم في الجدول الزمني في إدارة المشروع طريقة للتأكد من أن الجدول الزمني يسير كما هو مخطط له. هناك خمس خطوات في هذه العملية:

1. ضع المعايير: من أجل معرفة ما إذا لم يتم الوفاء بالجدول الزمني ، فأنت بحاجة إلى وضع المعايير. بمعنى ، عليك تحديد المقاييس التي ستقيس من خلالها أداء مشروعك.
2. قياس الأداء: أثناء تنفيذ الجدول الزمني ، تحتاج إلى الحصول على بيانات حول تقدمه والاحتفاظ بالسجلات. القياس أمر بالغ الأهمية. أن تكون قادرًا على قياس أداء جدولك هو كيفية مقارنته بخط الأساس. يمكن أن تساعد لوحة القيادة.
3. قارن نتائجك: قارن قياسك لتقدم المشروع مقابل ذلك الأساس الذي قمت بإنشائه. أثناء إجراء هذه المقارنات المنتظمة ، يجب أن تكون متيقظًا لأي انحرافات. حددهم ، لأنهم أساسيون في الخطوة التالية.
4. تحديد المشكلات: بمجرد تحديد أي انحراف عن خط الأساس ، فإن الخطوة التالية هي معرفة سبب حدوث ذلك. فقط من خلال تحديد السبب وراء التغيير يمكنك وضع خطة مناسبة للرد عليها وحلها.
5. اتخذ إجراءً: اتخذ إجراءً لتصحيح المشكلة حسب الحاجة. يمكن القيام بذلك عن طريق تعديل الإيرادات والتكلفة والأرباح والمنتج والوقت والموارد وما إلى ذلك.

كل هذا يمكن القيام به باستخدام ProjectManager. تعرف على ما يمكن أن تفعله أداتنا للمساعدة في تحديد جدولتك من خلال مشاهدة هذا الفيديو التعليمي.

5 نصائح للتحكم في الجدول الزمني عند التخطيط والجدولة

إنه أمر مهم وأنت تعرف كيفية التخطيط له ، ولكن ما هي بعض النصائح عند التخطيط وجدولة مشروعك للتحكم في الجدول الزمني؟ أفضل طريقة لجدولة التحكم هي من خلال تطبيق تقنيات لمساعدتك على مراقبة وإدارة التغيير. هنا خمسة:

• مراجعات الأداء: استخدم هذا لقياس ومقارنة وتحليل أداء الجدول الزمني الخاص بك. هناك عدة طرق لتحديد الأداء الذي تريد مراجعته ، مثل تاريخي البدء والانتهاء الفعليين والنسبة المئوية للاكتمال والمدة المتبقية للعمل الجاري.
• طريقة المسار الحرج: يساعدك المسار الحرج على التنبؤ بالوقت الذي سيستغرقه المشروع من خلال تحليل تسلسل الأنشطة واكتشاف أيها ضروري ، وأيها يمكنك تخطيه مع الاستمرار في تسليم المشروع بنجاح.
• محاكاة مونت كارلو: تساعدك هذه التقنية في تحديد التكلفة الإجمالية لمشروعك ، مما يسمح لك بحساب توزيع محدد لإجمالي التكاليف للمشروع وتواريخ الإنجاز المحتملة.
• الرسم البياني للمورد: باستخدام الرسم البياني للمورد ، يمكنك إظهار استهلاك الموارد وتوافرها حسب الفترة الزمنية.
• تحليل التباين: الفرق هو الفرق بين الجدول الزمني المخطط والفعلي لمشروعك. يساعدك هذا التحليل في تحديد سبب التباين.

كيف يساعد ProjectManager في التحكم في الجدول

جميع هذه الأساليب مفيدة ، ولكن لمراقبة تقدمك وتتبعه بشكل أفضل والتحكم في الجدول الزمني ، تحتاج إلى استخدام برنامج إدارة المشاريع. ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تلتقط المعلومات الحية لمساعدة مديري المشاريع على اتخاذ قرارات أفضل وأكثر ثاقبة.

بناء جداول ديناميكية على مخططات جانت

يقدم مخطط جانت التفاعلي أداة قوية لجدولة مشروعاتك. على عكس الأدوات الأقل قوة التي تحدد الأولوية فقط وتربط التبعيات وتضيف الأحداث الرئيسية ، يمكنك أيضًا التصفية للمسار المهم وتعيين الخطوط الأساسية للمشروع على الفور.

تتبع الجدول الزمني الخاص بك مع لوحة القيادة

المراقبة والتتبع ضروريان للتحكم في جدول المشروع. تحتاج إلى رؤية تقدمك الفعلي في الوقت الفعلي والتصرف بسرعة عندما ينحرف عن الخطة. احصل على عرض عالي المستوى باستخدام لوحة التحكم التي لا تتطلب الإعداد. تلتقط لوحة المعلومات العديد من مقاييس المشروع ، بما في ذلك التباين ، وتعرض النتائج التلقائية في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة.

استخدم التقارير التفصيلية لتحليل المشكلات

في بعض الأحيان تريد رؤية أعمق للبيانات. هذا هو المكان الذي تكون فيه تقاريرنا التي تعمل بنقرة واحدة حول التباين والتكلفة وغير ذلك الكثير مفيدة. يمكن تصفية جميع التقارير لإظهار المعلومات التي تريد رؤيتها فقط. ثم اطبع النتائج أو شاركها كملف PDF. يعد هذا أمرًا رائعًا لإدارة توقعات أصحاب المصلحة وإبقائهم محدثين.

هذه ليست سوى عدد قليل من ميزات ProjectManager التي يمكن أن تساعدك في التحكم في الجدول الزمني. هناك أيضًا تنبيهات آلية وأدوات إدارة الموارد وجداول زمنية لتتبع الوقت الذي يقضيه فريقك في مهامهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للفرق استخدام طرق عرض متعددة ، بحيث يعمل الجميع بالطريقة التي يريدونها. لماذا تهتم بعدد قليل من التطبيقات بينما يمكن للمرء أن يفعل خدعة تقديم الجودة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية؟

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز ينظم المهام والفرق والمشاريع. يحتوي على ميزات لمساعدتك في كل مرحلة من مراحل المشروع ، من التخطيط إلى المراقبة وإعداد التقارير. انضم إلى عشرات الآلاف من الفرق في مؤسسات من وكالة ناسا إلى رالف لورين الذي يستخدم أداتنا لتنفيذ مشاريعهم. جرب ProjectManager اليوم.