خطة إدارة الجدول الزمني: كيفية صنع وصيانة واحدة

تساعدك خطة إدارة الجدول الزمني المناسبة على تسليم المشروع في الوقت المحدد. تبدأ عملية جدولة المشروع قبل إجراء الجدول وتستمر طوال دورة حياة المشروع. تتضمن الخطة المثالية تحديد التوقعات وتتضمن معلومات حول كيفية تطوير وإدارة وتنفيذ ومراقبة جدول المشروع.

في حين أنه ليس جزءًا أساسيًا من كل مشروع ، يجب أن يكون للمشاريع المعقدة خطة لإدارة الجدول الزمني لإبقاء فريقك على المسار الصحيح. بغض النظر عما إذا كنت تستخدمه طوال المشروع ، فمن المهم أن تعرفه في ممارسة إدارة المشروع.

ما هي خطة إدارة الجدول؟

خطة إدارة الجدول هي مستند يشرح كيفية إنشاء جدول المشروع وتعقبه وإدارته. تختلف خطط إدارة الجدول حسب المشروع ، لكنها تحدد عمومًا منهجية الجدولة وقياسات الأداء والأدوات والإجراءات التي سيتم استخدامها.

ذات صلة: قوالب جدولة المشروع

يعد إنشاء خطة إدارة الجدول هو الخطوة الأولى في عملية جدولة المشروع لأنها تحدد القواعد التي سيتم اتباعها لإنشاء وإدارة جدول مشروعك.

بمجرد إنشاء خطة إدارة الجدول ، يستخدم مديرو المشاريع برنامج إدارة المشاريع لإنشاء جداول المشروع باستخدام أدوات مثل مخططات جانت وقوائم المهام وتقويمات المشروع. ProjectManager هو برنامج قوي لإدارة المشاريع يحتوي على جميع ميزات جدولة المشروع التي تحتاجها لإنشاء جدول زمني للمشروع.

الأدوار والمسؤوليات

أول شيء يجب فعله هو تحديد من سيفعل ماذا. ستحتاج إلى تعيين شخص يمتلك الجدول ، وعادة ما يكون مدير المشروع. بعد ذلك ، حدد من لديه السلطة لتحديث الجدول في برنامج الجدولة الخاص بك. من المحتمل أن يكون هذا أيضًا مدير المشروع ؛ ومع ذلك ، قد يكون للمشاريع الأكبر مسؤول مشروع يتولى هذه المهمة. في بعض الحالات ، سيقوم الفريق نفسه بتحديث الجدول أثناء قيامهم بتسجيل الحالة الخاصة بهم عند العمل في مهمة. عادة ما يكون مدير المشروع هو الذي يعطي الموافقة النهائية.

تحديث الجدول

جزء من الخطة هو تحديد عدد المرات التي ستقوم فيها بتحديث الجدول. في بعض الأحيان ، يكون نشاط صباح الاثنين لبدء الأسبوع. في أوقات أخرى ، يمكنك تحديث الجدول الزمني في يوم آخر أو اختيار التحديثات نصف الأسبوعية. تعتبر التحديثات الأسبوعية هي القاعدة ويوصى بها بشدة ، ولكن يتم تحديد وتيرة تحديث جدولك من خلال المشروع وأصحاب المصلحة والمنظمة وغير ذلك.

استجابة

التعليقات هي عملية متكاملة في أي خطة لإدارة الجدول الزمني. الجداول مرنة وتقارير الحالة التي تحصل عليها من أعضاء فريق الخط الأمامي للمشروع ضرورية من أجل تلبية الاحتياجات المتغيرة للمشروع. لضمان بقاء هذه القناة مفتوحة وعدم سقوط أي شيء من خلال الثغرات ، تحتاج إلى تحديد كيفية تقديم التعليقات. يمكن أن يكون ذلك من خلال تقارير الحالة أو اجتماعات الفريق أو الاتصالات الأخرى.

جدول التغييرات

مع تغير الجداول الزمنية ، يجب مراجعة التغييرات والموافقة عليها. يجب تعيين عضو الفريق ، عادة ما يكون مدير المشروع ، كموافق على تغييرات الموعد النهائي. ومع ذلك ، إذا كان التغيير خارج التعويم المقبول في جدول ، فمن المحتمل أن يتطلب موافقة الإدارة العليا و / أو أصحاب المصلحة في المشروع.

أدوات الجدولة

ضع قائمة بالأدوات التي ستستخدمها لبناء جدولك وإدارته. من المهم أيضًا ملاحظة من سيستخدم هذه الأدوات وإلى أي مدى. حدد الأدوار مثل للقراءة فقط والتعديل والتحديث وما إلى ذلك.

الإبلاغ

تسمح لك التقارير بإبلاغ التقدم المحرز إلى أصحاب المصلحة ، والحصول على البيانات لاتخاذ قرارات أفضل وإبقاء مشروعك على المسار الصحيح. يحدد هذا الجزء من خطة إدارة الجدول الخاص بك أنواع التقارير التي تحتاجها ، والذين سيقومون بإنشائها واستلامها خلال المشروع ومدى تكرارها.

جدول التكامل

هذا المكون الأخير مخصص لأولئك الذين يديرون جدولًا يمثل جزءًا من جدول أكبر ، أو جدول مشروع واحد في برنامج أو مجموعة من المشاريع. إذا كانت هذه هي الحالة ، فأنت بحاجة إلى تتبع الجداول الزمنية الأخرى والتأكد من توافقها مع الجدول الزمني العام والاستراتيجية للآخرين.

كيفية عمل خطة إدارة الجدول

تعد خطة إدارة الجدول الزمني جزءًا من خطة إدارة المشروع الأكبر وهي وسيلة للتأكد من أنك تفي بمخرجات المشروع. كما أنه يحدد العمليات التي تسمح لك بالوفاء بمواعيد الاستحقاق الخاصة بك.

تتكون خطة إدارة الجدول الزمني من أربعة أقسام: تطوير الجدول الزمني ، ومراقبة الجدول الزمني ، وتغييرات الجدول الزمني ، والجدول الزمني للمشروع. دعونا نتعمق في كل من هذه الموضوعات.

تطوير الجدول

بمجرد أن يتلقى شخص ما من فريق المشروع هذه المهمة ، يقوم بجمع المدخلات من الفريق وكتابة الإجراءات للمساعدة في تقدير مدة كل مهمة بشكل أفضل والتكاليف المرتبطة والموارد اللازمة لإكمال المهمة.

يتضمن ذلك تدقيقًا شاملاً لكل ما هو ضروري لجدول المشروع (بما في ذلك برنامج إدارة المشروع) ، والمسؤول عن تطوير وإدارة الجدول ، ومن لديه السلطة لإجراء التغييرات وما إلى ذلك.

مراقبة الجدول الزمني

في هذه المرحلة ، تحتاج إلى تحديد كيفية قياس جدولك والتحكم فيه. هذا يعني وجود طريقة لمقارنة جدولك الزمني وتكاليفك المخطط لها مقابل جدولك وتكلفتك الفعلية. يجب عليك تحديد كيفية قياس الجدول الزمني مثل النسبة المئوية للاكتمال والساعات والتكلفة وما إلى ذلك.

سيكون لدى شخص ما من الفريق مسؤولية قياس التقدم. أحيانًا يكون مدير المشروع ، لكنهم ليسوا دائمًا الشخص المناسب للوظيفة. عادة ما يكون الفريق مشغولًا جدًا للقيام بهذا الدور أيضًا. اتخذ هذا القرار بناءً على مشروعك وفريقك وانتظام اتخاذ هذه القياسات.

جدول التغييرات

كما ذكرنا ، ستحدث التغييرات بلا شك في مشروع مثل الوقت الإضافي أو التكاليف الإضافية ، ومن المهم أن يكون لديك شخص يوافق على هذه التغييرات. عادة ما يكون هذا الشخص هو الراعي للمشروع ، وهو شخص لا يشارك في الأنشطة اليومية.

بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند حدوث التغييرات هي: هل هذا سبب لتغيير الجدول؟ هل هناك أعمال ورقية متضمنة؟ ما هو الإطار الزمني لتنفيذ التغيير بشكل واقعي؟ وبالطبع من المخول بالموافقة على التغيير؟

جدول المشروع

غالبًا ما يكون الجدول الزمني جزءًا من خطة المشروع ويتم تضمينه كأحد المستندات أو كملحق. عندما يكون المشروع أكبر والجدول أطول وأكثر تعقيدًا ، فعادة ما يتم دمجه في أداة برنامج إدارة المشروع.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يساعدك على إدارة خطة مشروعك وجدوله. انظر كيف من خلال مشاهدة هذا الفيديو القصير.

قائمة مراجعة إدارة الجدول

للتأكد من أن جدولك الزمني يتضمن جميع الأجزاء الضرورية ولتجنب زحف النطاق ، تأكد من الحصول على إجابات للأسئلة التالية.

• كيف ستضع الجدول؟

اختر برنامجًا يوفر أدوات لمساعدتك في إنشاء جدولك وإدارته ، مثل مخطط جانت ، الذي يجمع المهام وينظمها في مخطط زمني. يجب أن تعرف أيضًا الأساليب التي ستستخدمها لتقدير الوقت الذي سيستغرقه مشروعك بشكل أفضل.

• من هو في الحلقة؟

حدد أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى البقاء على اطلاع دائم بالتقدم المحرز واكتشف عدد المرات وبأي وسيلة يريدون الحصول على التحديثات.

• كيف ومتى يتم قياس الأداء؟

هناك العديد من الطرق لمراقبة وتتبع تقدم المشروع وأدائه. من لوحات المعلومات التي تقدم لقطات عالية المستوى إلى التقارير التي تتعمق في البيانات ، تأكد من أن لديك الأدوات المناسبة قبل تنفيذ جدولك.

• كيف ستبقى على المسار الصحيح؟

كما لوحظ ، تتغير المشاريع وقد تجد نفسك متأخرًا عن الجدول الزمني في مرحلة ما. إنها ليست نهاية العالم ، لكنها تتطلب وجود استجابة في مكانها للعودة إلى الموعد المحدد. بعض الأساليب شائعة الاستخدام هي التعطل (إضافة المزيد من الموارد) ، والتتبع السريع (تنفيذ عدة مهام في وقت واحد) ، وتغيير النطاق أو مراجعة الجدول.

• كيف ستتم إدارة الموارد؟

تعرف على الموارد التي ستحتاجها لإكمال كل مهمة ومدى ملاءمتها لجدولك. سترغب في الحصول على جميع المواد اللازمة عندما يكون فريقك جاهزًا لتنفيذ هذه المهمة.

قوالب إدارة الجدول

نحن نقدم العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية لمساعدتك في إدارة مشاريعك. فيما يلي ثلاثة قوالب مثالية لإنشاء جدول زمني للمشروع وجمع المعلومات الضرورية لخطة إدارة الجدول الزمني الخاص بك.

قالب مخطط جانت

مخططات جانت هي أداة متعددة الاستخدامات تسمح لمديري المشاريع بإنشاء وتعقب وإدارة جداول المشروع. يمكنك استخدام قالب مخطط جانت المجاني كملف Excel أو استيراده إلى ProjectManager لإنشاء جدول مشروع يمكنك أنت وفريقك الوصول إليه عبر الإنترنت.

نموذج هيكل تنظيم العمل

يتيح لك إنشاء هيكل تنظيم العمل تصور مهام مشروعك وتحديد أولوياتها وفقًا لذلك. هذه خطوة أساسية عند إنشاء جدول المشروع. يمكنك تنزيل قالب هيكل تنظيم العمل الخاص بنا أو استخدام مخطط جانت عبر الإنترنت الذي يحتوي على ميزة هيكلية لتقسيم العمل مدمجة تعمل على أتمتة العملية نيابة عنك.

نموذج نطاق المشروع

قبل إنشاء خطة إدارة الجدول الزمني ، ستحتاج إلى تحديد نطاق مشروعك الذي يحدد جميع أعمال المشروع التي يجب القيام بها. من المهم أن تحدد أيضًا ما لن يتم القيام به حتى تتمكن من إنشاء جدول زمني دقيق للمشروع.

كيف يساعد ProjectManager في جدولة خطط الإدارة

تشبه إدارة جدولك مشروعًا أصغر مدمجًا في المشروع الأكبر. بغض النظر عن حجم المشروع ، هناك جداول زمنية للوفاء بها وموارد لإدارتها وفرق لتعيينها. أنت بحاجة إلى إبقاء الجميع يعملون حسب السعة ومراقبة تقدمهم وعبء العمل. هناك الكثير لتفعله ، وهنا يأتي دور ProjectManager. يحافظ برنامجنا الحائز على جوائز على التنظيم والإنتاجية.

لبناء الجدول الزمني الخاص بك ومن ثم تأخذ الإدارة أداة قوية. يجمع مخطط جانت عبر الإنترنت مهام مشروعك ويضيف تاريخي البدء والانتهاء اللذين يتم تعبئتهما عبر مخطط زمني للمشروع. يمكنك بعد ذلك وضع علامة على المهام ذات الأولوية حتى يعرف فريقك ما هو الأكثر أهمية لإكماله ومتى. لتتبع التقدم بسهولة ، يمكن تقسيم الجدول الزمني بالكامل إلى مراحل مميزة باستخدام ميزة الإنجاز الخاصة بنا.

يمكن أيضًا جمع تكاليف العمالة والموارد على Gantt. بمجرد الانتهاء من جدولك الزمني ، يمكنك التصفية لرؤية المسار الحرج وحتى تعيين خط أساسي ، مما يسمح لك بقياس تباين المشروع. ستعرف دائمًا ما إذا كنت على المسار الصحيح أو تحتاج إلى إجراء تعديلات للعودة إلى الجدول الزمني. إذا كنت بحاجة إلى تغيير شيء ما في جدولك ، فما عليك سوى سحب المهمة وإفلاتها في التاريخ الجديد وسيتم تحديث كل شيء تلقائيًا.

لدى الفرق خيار تنظيم عملهم باستخدام إحدى طرق عرض المشروع المتعددة ، مثل قائمة المهام الديناميكية أو التقويم. تصور طريقة عرض لوحة كانبان سير عملك بحيث يمكن للمديرين معرفة من يعمل على ماذا. هناك أيضًا ميزات إدارة الموارد التي تضمن حصول الفرق على ما تحتاجه دون إثقال كاهلهم. تحافظ صفحة عبء العمل لدينا على توازن مهام فريقك لتحقيق إنتاجية أكبر.

أخيرًا ، فإن توصيل أداء المشروع لأصحاب المصلحة يجعلهم سعداء ويسمح لك بالحفاظ على جدولك الزمني. يمكن تصفية تقاريرنا التي تعمل بنقرة واحدة لعرض البيانات التي تريد أنت وأصحاب المصلحة رؤيتها فقط. من السهل أيضًا المشاركة ، إما كملف PDF أو حتى طباعته عند التقديم لأصحاب المصلحة. يتحكم ProjectManager في جدولك ويمنحك الشفافية التي تحتاجها للبقاء على المسار الصحيح.

ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة حائزة على جوائز ، وهي تنشئ جداول المشاريع وتديرها وتنفذ الخطط وتراقب التقدم وتقارير الأداء. إنه متجرك الشامل لجميع احتياجات إدارة المشاريع الخاصة بك. تعرف على سبب قيامنا بمساعدة عشرات الآلاف من الفرق في إدارة مئات الآلاف من المشاريع وإجراء هذه النسخة التجريبية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.