ما هو نطاق الزحف في إدارة المشاريع؟

ماذا لو تسبب شيء ما في وفاة مشروع موقع ويب طموح؟ قد تكون أفكارك الأولى هي أن هذا الشيء قد يكون تسويفًا ، أو نقصًا في التخطيط ، أو مصممين عديمي الخبرة ، ولكن في الواقع هناك شيء أكثر خطورة: زحف النطاق .

عندما تتجاوز المشاريع أهدافها الأولية ، تتراكم المزيد والمزيد من المهام ، حتى يتم تفويت الموعد النهائي ويفقد الجميع قوتهم. بمجرد أن يبدأ هذا في الحدوث ، قد يكون من الصعب التعافي.

هل أنت خائف من استسلامك أو استسلام مؤسستك لتسلل النطاق؟ من خلال التخطيط والتواصل والتوقعات المخففة ، يمكنك إيقافها في مساراتها.

دعونا نتعلم كيفية تحديد وتجنب زحف النطاق - قبل حدوثه.

عندما تقرر معالجة مشروع جديد ، فإن أول شيء تفعله هو إنشاء خطة. نطاق المشروع هو جزء من تخطيط المشروع ويتضمن تدوين الأهداف وتسليمات المشروع والتكاليف والنقاط الأخرى المتعلقة بالمشروع.

في نطاق المشروع ، تحدد كل شيء ، من المواعيد النهائية ، ومسؤوليات مختلف الأعضاء ، وتدابير مراقبة الجودة ، والتكلفة الإجمالية للمشروع.

نطاق المشروع ، في جوهره ، دليل للمشروع للفريق والعملاء ، وغالبًا ما يتم تضمينه في العقد. يساعد الجميع على التركيز على مهامهم ويمنح العملاء جدولًا زمنيًا ملموسًا لإنجاز المشروع.

زحف النطاق هو عندما تمتد متطلبات المشروع والتسليمات إلى ما هو أبعد من الرؤية الأولية. في إدارة المشروع ، يعد زحف النطاق أحد الأسباب الرئيسية للفشل. يحدث عندما تتدفق الطلبات الجديدة التي تنطوي على مراجعات إضافية ، وعمليات إعادة تصميم ، وإعادة تصميم ، ومتطلبات إضافية.

هناك العديد من الأسباب وراء ظهور زحف النطاق ، وأبرزها ضعف التواصل بين أصحاب المصلحة في المشروع ، ونقص التحديد الأولي لما هو مطلوب لتأمين أهداف المشروع.

فيما يلي مثال على زحف النطاق أثناء العمل:

تخيل أنك تعمل أنت وفريقك على موقع تشغيل WordPress لأحد العملاء. يحتاج الموقع إلى صفحة رئيسية وصفحة حول ومتجر صغير عبر الإنترنت. الموعد النهائي لإكمال هذا هو ثلاثة أسابيع فقط. على الرغم من أن هذا الموعد نهائي قصير ، إلا أنك وفريقك واثقون من أنه سيكون لديك موقع ويب جاهز للعمل في الوقت المناسب.

بعد كل شيء ، لقد قمت بإنشاء مواقع WordPress على الويب في الماضي وأنت تعرف بالضبط المدة التي ستحتاجها لإكمال المشروع ومدة ذلك. لا توجد تحديات صارخة ولديك جميع الأدوات والموارد اللازمة التي ستحتاج إليها ، بناءً على نطاق المشروع الذي تم تحديده في البداية

ومع ذلك ، بعد أسبوع من المشروع ، يطلب العميل المزيد من الميزات والوظائف الإضافية على الموقع. في البداية ، يطلبون فقط إجراء تعديل بسيط يمكنك دمجه في نطاق المشروع الحالي. لكنهم بعد ذلك يطلبون تغييرات أكبر ، مثل متجر موسع ، وإضافة مدونة إلى الموقع ، وتخصيص شعارهم ، وخدمات تحسين محركات البحث ، وإنشاء المزيد من الصفحات التي لم تكن مدرجة في الاتفاقية الأصلية.

قبل أن تعرفه ، انتقل نطاق المشروع من "موقع WordPress صغير به متجر على الإنترنت" إلى موقع كامل يحتوي على الكثير من الميزات والصفحات. لسوء الحظ ، لم يعد بإمكانك إكمال المشروع قبل الموعد النهائي وهو ثلاثة أسابيع.

هذا هو الشيء الشرير بشأن زحف النطاق: عادة ما يبدأ صغيرًا ، لذلك لا تلاحظ إلا بعد فوات الأوان.

فيما يلي العديد من الأسباب الشائعة والتي يمكن تجنبها لتسلل النطاق:

يعد عدم التخطيط لطلبات إضافية أحد الأسباب الرئيسية لتسلل النطاق. إذا نص العقد الأصلي على كيفية التعامل مع هذه المتطلبات الجديدة (أي زيادة الموعد النهائي ، وزيادة التكلفة ، وتوظيف موظفين إضافيين ، وما إلى ذلك) ، فلن تشكل هذه مشكلة ، ولا يمكن اعتبارها زحفًا على النطاق.

ولكن ، على افتراض أن المشروع سيستمر دون تغييرات يؤدي حتمًا إلى عدم القدرة على التعامل معها عند حدوثها.

يعد عدم الاتصال سببًا مهمًا آخر لتسلل النطاق. في بعض الأحيان يكون المشروع بينك وبين عميل واحد فقط. في أحيان أخرى ، يكون العميل شركة بأكملها ، وهذا يعني أن هناك الكثير من كبار المسؤولين الذين يريدون أن يكون لهم رأي في التصميم.

بغض النظر عمن تعمل معه ، غالبًا ما يؤدي ضعف التواصل إلى خروج التوقعات عن نطاق السيطرة. حتى لو كنت تفعل ذلك بنفسك ، فمن الجيد أن تعرف ما تريد وتضعه بوضوح كمجموعة من المهام ذات موعد نهائي.

يمكن أن يؤدي تكديس عدد كبير جدًا من المراجعات إلى إنهاء مشروع تصميم الويب. سيحتاج كل موقع إلى بعض التغييرات أثناء محاولتك التقاط رؤية العميل ، ولكن عندما يذهب بعيدًا ، يمكن أن يعرقل الجدول الزمني تمامًا

هذه المهام الصغيرة صغيرة جدًا لدرجة أنك قد لا تلاحظ مقدار الوقت الذي تستغرقه ، لكنها يمكن أن تسبب بعض الضرر الجسيم إذا لم تقم بإبقائها تحت السيطرة. غالبًا ما تسمى هذه الممارسة الخاصة للعمل في مشروع بعد نقطة تناقص الغلة بالطلاء بالذهب .

قد يكون نطاق المشروع غير المحدد جيدًا قاتلاً لنجاح مشروعك. إذا لم يكن أعضاء فريقك ومديرو المشروع وأصحاب المصلحة الآخرون واضحين بشأن متطلبات المشروع وتسليماته ، فمن المحتم أن يكون هناك انهيار في مرحلة ما.

يمكن أن يحدث زحف النطاق في أي وقت أثناء المشروع ، ولكن هناك بعض المراحل التي يجب أن تكون أكثر يقظة فيها

• أثناء مرحلة التخطيط الأولية ، عند محاولة وضع قائمة بالأهداف التي يمكن تحقيقها بشكل معقول
• بعد إرسال شيء ما إلى العميل ، قد يطلب المزيد من التنقيحات والإضافات أكثر مما لديك من الوقت ، أو المراجعات التي قد تستغرق وقتًا طويلاً للقيام بها.
• عندما يُترك شخص ما خارج عملية التخطيط ، فقد يأتي لاحقًا لطلب التغييرات.
• يمكن أن يؤدي منتصف المشروع ، الذي يسمح بإضافة عدد غير محدود من المهام إلى الجدول ، إلى جعل المشروع يبدو أقل واقعية بكثير.
• عندما ينتهي التخطيط ، وأنت تعمل بجد في المهمة ، مع وجود قدر أقل من المراسلات ، سيكون لدى العميل الوقت الكافي للتوصل إلى المزيد من الأفكار.
• بمجرد تفويت موعد نهائي واحد ، يصبح من الأسهل تركه يفلت أكثر من ذلك بقليل ويتراكم على المشكلة.
• صحيح أنك على وشك إنهاء المهام القليلة الماضية ، لا بد أن يقول شخص ما ، "ولكن ماذا لو أضفنا ...؟"

باختصار ، يمكن أن يظهر زحف النطاق في أي مرحلة من مراحل المشروع ، ولكن إذا كنت تتوقع وصوله بالفعل ، فقد يكون من الأسهل بكثير الوقاية منه.