كيفية عمل خطة إدارة النطاق

النطاق يمكن أن يصنع أو يفسد المشروع. إذا كنت لا تبقي إصبعك على نطاق المشروع ، فيمكن أن يخرج عن المسار بسرعة ، مما يؤدي إلى إفساد جدولك الزمني واستنفاد الميزانية. هذا هو عدد المشاريع التي تفشل.

نعم ، تعد إدارة النطاق أحد القيود الأخرى التي يجب على مدير المشروع إتقانها ، ولكن بعد ذلك يحب مديرو المشروع وضع خطط للتغلب على التحديات. خطة إدارة النطاق هي مجرد جزء آخر من المشروع سيحب أي مدير مشروع أن يغرق أسنانه فيه.

بعد كل شيء ، يتم تكليف مدير المشروع بضمان وصول المشروع إلى نتيجة مرضية. لا يمكن القيام بذلك دون وجود خطة إدارة النطاق. لكن أولاً ، ما هو نطاق المشروع؟

ما هو نطاق المشروع؟

نطاق المشروع هو كيفية تحديد أهداف المشروع وغاياته. يسرد بيان نطاق المشروع تلك الأهداف ، وما هي المخرجات ، والمهام اللازمة لتحقيق النتائج ، وما هي تكاليف ذلك ، والمواعيد النهائية. إنها ، في الواقع ، معلمات المشروع بأكمله.

لا يساعد Scope فقط في تحديد حدود المشروع ولكن أيضًا مع من سيكون مسؤولاً عن المهام التي يتكون منها المشروع والعملية التي سيتم تطبيقها للتأكد من أن كل شيء يتم بشكل صحيح والموافقة عليه. عادة ما يتم جمع هذه المعلومات في بيان النطاق ، والذي يُعرف أيضًا باسم بيان العمل.

بيان العمل هو حجر الزاوية لمديري المشاريع. التغييرات ستحدث في المشروع ، ولكن إدارة هذه التغييرات للبقاء ضمن النطاق يجب أن تحدث أو أن نجاح المشروع مهدد. لا يمكن تغيير نطاق المشروع إلا من خلال تقديم طلب تغيير إلى لوحة التحكم في تغيير المشروع.

في مشاريع البناء ، يتم استخدام نموذج أمر التغيير عند تغيير نطاق المشروع ويجب اعتماده من قبل المالك والمقاول.

ما هو Scope Creep؟

إذا كنت تعتقد أن زحف النطاق يبدو غير سار ، فأنت على حق. زحف النطاق هو ما يحدث عند حدوث تغييرات في المشروع دون إدارته والتحكم فيه. فكر في مشروع تمت فيه إضافة متطلبات جديدة بعد تنفيذ المشروع بالفعل. إذا كانت هذه المتطلبات الجديدة لا يمكن مراجعتها وتسليمها بنفس الموارد وفي نفس الوقت كما هو مخطط أصلاً ، فعندئذ يكون لديك نطاق زحف.

مثال آخر على زحف النطاق الذي يأتي من الاتجاه المعاكس هو عندما يكون هناك الكثير من التغييرات في المشروع وتتم الموافقة على كل هذه التغييرات. تبدو جيدة ، أليس كذلك؟ حسنًا ، ليس إذا تمت الموافقة على هذه التغييرات أم لا ، فقم بإنشاء مشروع لا ينتهي بلا نهاية في الأفق.

إحدى الطرق للتأكد من أن مشروعك لا يحتوي على نطاق زحف هو التخطيط ضده. هذا يعيدنا إلى أهمية خطة إدارة النطاق.

ما هي خطة إدارة النطاق؟

مثل أي خطة ، فإن خطة إدارة النطاق عبارة عن مجموعة من العمليات الموجودة للتأكد من أن المشروع يتضمن جميع المهام الضرورية. تهتم خطة إدارة النطاق في المقام الأول بتحديد كيفية شرح النطاق ، وتطويره ، وتنظيمه ، والتحقق منه.

باستخدام خطة إدارة النطاق ، يمكن لمديري المشاريع تحديد مشروعهم وتخطيطه ، بحيث يظل ضمن النطاق المخطط له. تساعد خطة إدارة النطاق مديري المشاريع على تخصيص الموارد بطريقة يمكن أن ينتهي بها المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية والجودة التي يتوقعها أصحاب المصلحة.

إدارة نطاق المشروع تدور حول:

• تخطيط عملية تحديد العمل الذي يجب القيام به خلال المشروع
• السيطرة على تلك العمليات ومراقبتها
• التوثيق والتتبع لتجنب زحف النطاق عند الموافقة على التغييرات أو رفضها
• الختام ، بما في ذلك تدقيق المخرجات وتقييم النتيجة مقابل الخطة

كيفية عمل خطة إدارة النطاق

للبدء ، يجب أن يكون لديك سلسلة من المدخلات ، بدءًا من ميثاق المشروع. هذا يحدد هدف المشروع. يحدد أهداف المشروع وأدواره ومسؤولياته. يتم تحديد أصحاب المصلحة أيضًا في هذه المرحلة. الميثاق هو وصف عالي المستوى للمشروع.

تعتبر خطة إدارة المشروع أساسية لإنشاء خطة نطاق المشروع. خطة إدارة المشروع هي الأساس الذي يمكن قياس خطة نطاق المشروع على أساسه. يتضمن ذلك خطة إدارة الجودة ووصفًا لدورة حياة المشروع والمنهجية التي سيتم استخدامها.

من المهم أيضًا التفكير في ثقافة المنظمة ، حيث سيكون لذلك تأثير على المشروع. سيكون للبنية التحتية أيضًا تأثير كبير على نطاق المشروع ، وبالتالي يجب تضمينها كجزء من الخطة. ثم هناك إدارة شؤون الموظفين التي يجب اعتبارها موردًا مؤهلًا جيدًا أو يحتاج إلى تدريب. بالطبع ، تؤثر ظروف السوق على نطاق المشروع ، لذا ضع ذلك في الاعتبار.

العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها هي العمليات والإجراءات ، والتي تعتبر أساسية لنجاح أي مشروع ، وقاعدة المعرفة المؤسسية. يتضمن ذلك السياسات وقواعد البيانات المالية والبيانات التاريخية والمزيد. كل هذه مع الحكم الجيد وتحليل البيانات والاجتماعات ، هي المواد التي ستساعد مدير المشروع على إنشاء خطة إدارة النطاق.

خطوات خطة إدارة النطاق

خطوات وضع خطة إدارة النطاق هي كما يلي:

1. تحديد أصحاب المصلحة والحصول على المتطلبات منهم.
2. قم بإنشاء بيان مفصل لنطاق المشروع يحدد أهداف المشروع وغاياته.
3. قم بإنشاء هيكل تنظيم العمل (WBS) لتعيين جميع المهام الضرورية.
4. تطوير العملية التي سيتم من خلالها الحفاظ على WBS والموافقة عليها.
5. قائمة بأدوار ومسؤوليات فريق المشروع.
6. إنشاء عملية القبول الرسمي لنواتج المشروع المكتملة.
7. تحديد كيفية التحكم في طلبات التغيير وتوثيقها مقابل بيان النطاق.

قوالب للمساعدة في خطة إدارة النطاق الخاص بك

هناك الكثير من القطع لتجميعها لبناء خطة إدارة نطاق جيدة. من المفيد امتلاك الأدوات التي تساعدك في جمع كل هذه البيانات. هذا هو المكان الذي تأتي فيه القوالب. في حين أن القوالب عبارة عن مستندات ثابتة تقدم يد المساعدة فقط ، فلا يزال بإمكانها تبسيط العملية والتأكد من عدم ترك أي معلومات قيمة.

لقد اخترنا عددًا قليلاً من قوالب المشروع المجانية لتبدأ في خطة إدارة النطاق الخاصة بك:

نموذج خطة المشروع

الخطة هي الكلمة التشغيلية في خطة إدارة النطاق ، وسيمنحك قالب خطة المشروع مكانًا لتجميع المهام والموارد التي ستحتاجها في المشروع. يتناول الجزء الأول من النموذج النطاق ويوفر مساحة لك لتكرار نطاق المشروع كما هو محدد في ميثاق المشروع.

نموذج سجل المخاطر

لا شيء يمكن أن يغير نطاق المشروع أسرع من المخاطرة المحققة. يجب أن تكون القدرة على تحديد ثم تتبع حل تلك المخاطر التي تنشأ في مشروعك جزءًا من أي خطة لإدارة النطاق. يسمح لك قالب سجل المخاطر المجاني بتحديد أولوية كل خطر ، وتعيين أحد أعضاء الفريق لامتلاك العملية ومراقبة تقدمهم في التعامل معها.

تغيير قالب السجل

تعد إدارة المخاطر أمرًا مهمًا ، لكن التغيير يمكن أن يأتي من أكثر من اتجاه. ماذا لو قام أصحاب المصلحة بتعديل توقعاتهم في منتصف المشروع؟ أنت بحاجة إلى عملية لإدارة هذا التغيير من الموافقة إلى الإكمال. هذا هو المكان الذي يكون فيه قالب سجل التغيير المجاني مفيدًا. يمكنك الآن التقاط هذا التغيير وتتبعه طوال دورة حياة مشروعك.

يمكن لـ ProjectManager تتبع خطة إدارة النطاق الخاصة بك والإبلاغ عنها

هناك العديد من النقاط في تطوير خطة إدارة النطاق الخاصة بك حيث يمكن لـ ProjectManager أن يجعل العملية أسهل وأكثر فعالية.

مخططات جانت للجدولة

يحتوي ProjectManager على ميزة مخطط جانت القوية. عندما تقوم بإدخال جميع مهام مشروعك ، يقوم برنامجنا تلقائيًا بإنشاء مخطط جانت بقائمة إلى اليسار وجدول زمني على اليمين. بعد ذلك ، ستضيف تاريخي البدء والانتهاء إلى كل مهمة ، مما سيعرض مدة كل مهمة.

نظرًا لأن بعض المهام لا يمكن أن تبدأ حتى المهمة قبل انتهائها ، يمكن ربط هذه المهام التابعة بسهولة في مخطط جانت. يمكن أن يؤدي إعداد المهام التابعة إلى قطع شوط طويل عندما يتعلق الأمر بمنع زحف النطاق.

لوحات القيادة للتتبع

نظرًا لأن ProjectManager عبارة عن برنامج إدارة مشروع قائم على السحابة ، تنعكس تحديثات الحالة على الفور ، ويُلاحظ التقدم في الوقت الفعلي على لوحة معلومات المشروع. تحتوي لوحة المعلومات في الوقت الفعلي على مقاييس للتقدم وعبء العمل والمهام والمزيد ، والتي تعمل على معالجة أرقام المشاريع تلقائيًا وعرضها في رسوم بيانية ومخططات ملونة سهلة القراءة.

عند استخدام خطة إدارة النطاق ، يعد التتبع وإعداد التقارير أمرًا أساسيًا. تتعقب لوحة التحكم في الوقت الفعلي التقدم فور حدوثه ، لذلك إذا خرجت الأمور عن المسار الصحيح ، فستتمكن من الاستجابة بسرعة وفعالية. جزء من ذلك يعني الإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع ، وهو المكان الذي تدعمك فيه لوحة التحكم في الوقت الفعلي.

كانبان لإدارة المهام

يحتوي ProjectManager أيضًا على طرق عرض متعددة ، لذلك إذا كان فريقك يريد فقط رؤية قائمة المهام الخاصة بهم ، فيمكنهم ذلك. أو إذا كنت تريد أداة مرئية لتتبع سير العمل ، فيمكنك عرض المشروع كلوحة كانبان ، حيث تكون المهام عبارة عن بطاقات أسفل أعمدة تمثل مراحل مشروعك.

يمكنك أيضًا عرض المشروع في التقويم. لن يكون لدى Scope creep الوقت الكافي لتعيينه مع ProjectManager مما يمنحك وجهات نظر متعددة حول المشروع في الوقت الفعلي.

لا تدع النطاق يهدد مشروعك ، قم بإدارته باستخدام ProjectManager. يحتوي برنامج إدارة المشاريع السحابي الخاص بنا على الأدوات اللازمة لتنفيذ خطة إدارة النطاق الخاصة بك والحفاظ على زحف النطاق بعيدًا. جربه الآن مجانًا مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.