سبع قواعد سهلة لمزيد من التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني

بغض النظر عن مجال عملك أو مجالك أو وظيفتك أو مسؤولياتك اليومية أو واجباتك ، فإن الاتصال جزء لا يتجزأ من نجاحك.

هذا صحيح بشكل خاص في تحسين محركات البحث وبناء الروابط ، حيث يكون الاتصال أمرًا حيويًا لتثقيف العملاء وتنفيذ الحملات وتأمين الروابط وعرض النتائج.

ربما يكون البريد الإلكتروني هو الأسلوب الأساسي للاتصال في العالم الرقمي اليوم. إذا لم تتمكن من التواصل بشكل جيد عبر البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أن تعاني.

فوائد الاتصال الفعال

1. يؤسس الثقة ويحدد نطاق المشروع ويحدد التوقعات.
2. ينقل ويؤكد المعلومات الصحيحة.
3. يحدد عقبات الفريق ويسهل حل المشكلات.
4. تمكن من فهم الطرفين.
5. يضمن رضا العميل والفريق والشخصية.

قدرتك على تقديم نفسك بشكل جيد ، وتوصيل الأفكار ، والعرض التقديمي أمر أساسي للنجاح.

اسمحوا لي أن أكون واضحًا ، المعرفة والمهارة والنزاهة أمور حيوية لأي عمل تجاري. لكن القدرة على التواصل بشكل جيد أمر بالغ الأهمية في جميع جوانب العمل.

يزيد التواصل الجيد من القيمة ، ويغرس الثقة ، ويبني الثقة ، ويحل المشكلات ، ويكشف عن العقبات ، ويسهل فعليًا كل جزء من حملة تحسين محركات البحث والعلاقة مع العملاء والمشرفين وأعضاء الفريق.

يعتبر الاتصال ذا قيمة مضاعفة في بناء الروابط ، الأمر الذي يتطلب التواصل الفردي مع مالكي المواقع الآخرين من أجل تأمين الروابط. تحتاج إلى التواصل بشكل فعال لماذا من مصلحتهم (أو مصلحتهم) الارتباط.

قواعد الاتصال الفعال عبر البريد الإلكتروني (والتواصل)

1. استخدم القوالب للتنسيق.
2. اعرف جمهورك.
3. قيادة ذات قيمة.
4. كن واضحًا ومختصرًا.
5. تفوز اللغة النشطة.
6. إرسال رسائل بريد إلكتروني كاملة.
7. متابعة.

ما هو الهدف من بريدك الإلكتروني؟ يجب أن يدعم كل عنصر من عناصر بريدك الإلكتروني (سطر الموضوع ، والبنية ، واختيار الكلمات) ذلك.

1) القوالب: كيفية تنسيق رسائل البريد الإلكتروني

لقد تلقى كل شخص رسائل بريد إلكتروني رهيبة منتجة بكميات كبيرة مع قالب لا يحتوي على أي تخصيص.

إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا آخر باسم "عزيزي مشرف الموقع" ...

على الرغم من ذلك ، أنا أؤمن بشدة بقيمة القوالب. تؤدي القوالب إلى أنظمة وعمليات تؤدي إلى رسائل بريد إلكتروني جيدة التنسيق يسهل قراءتها وفهمها (ناهيك عن الإنتاج).

القاعدة الأساسية التي أستخدمها فيما إذا كنت أستخدم نموذجًا أم لا هي:

1. هل أرسل رسائل بريد إلكتروني متعددة إلى جمهور مماثل؟
2. هل سأرسل بريدًا إلكترونيًا مشابهًا في المستقبل؟
3. هل هناك طريقة مثلى لتنظيم المعلومات لإيصال رسالتي؟

سر النموذج الجيد هو تجزئة القائمة. يجب تخصيص النموذج الخاص بك لجمهورك ، مع ترك مساحة كافية للتنوع حسب الحاجة.

ما لم أرد على سلسلة رسائل أو أرسل بريدًا إلكترونيًا فريدًا ، فمن المحتمل جدًا أنني أستخدم نموذجًا ما.

حتى رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بخط اليد تتبع تنسيقًا عامًا (نموذج AKA). فكر في مختلف رسائل البريد الإلكتروني التي يتعين عليك إرسالها كل يوم. أراهن أن هناك عددًا قليلاً من القوالب العامة التي تتبعها ، حتى لو كنت تكتب كل بريد إلكتروني على حدة.

فيما يلي مثال على نموذج أستخدمه كثيرًا:

هذا ما أستخدمه عندما أقوم بتضمين إشارة إيجابية لشخص ما أو لشركته في منشور. يساعدني هذا في بناء اتصال ، وينبههم إلى حقيقة أنه قد تم ذكرهم ولماذا ، وربما حتى نشر بعض المشاركات الاجتماعية.

إنشاء العمليات هو مفتاح الفعالية. لا ينبغي أن تكون فكرة التحسين هذه جديدة على جمهور تحسين محركات البحث

2) اعرف جمهورك

أهم قاعدة للتواصل هي بناء المحادثة بأكملها حول جمهورك.

فكر في الأمر:

كيف تتحدث مع زميل؟ مشرف؟ عميل؟ صديق جيد؟ احد والديك؟

يختلف الأسلوب والنبرة واختيار الكلمات وطريقة الاتصال باختلاف الجمهور. إنه اتصال 101 - تحتاج إلى تنظيم المحادثة التي تكون منطقية وفعالة لذلك الجمهور.

إليك ما يجب أن تعرفه عن جهة الاتصال الخاصة بك قبل صياغة رسالة بريد إلكتروني:

1. اسم
2. العنوان / المنصب
3. شخصية
4. السلطة / النفوذ
5. أسلوب تواصلهم
6. كم مرة يتم نصبها
7. علاقتك المهنية.

إذا قمت بإرسال رسائل بريد إلكتروني مماثلة ، بغض النظر عن الجمهور ، فأنت تتواصل بشكل غير فعال.

3) التواصل ذو القيمة الأولى

هناك دائمًا سبب لإرسال بريد إلكتروني.

للتواصل بشكل فعال ، يجب أن يكون واضحًا سبب إرسالك بريدًا إلكترونيًا ، ولماذا يهم الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني.

إنه الجزء الأخير - سبب أهمية بريدك الإلكتروني لجهة الاتصال الخاصة بك - وهذا هو الأكثر أهمية. القيادة بهذه الطريقة هي الطريقة التي تؤسس بها القيمة وتكتسب الاعتبار.

لست بحاجة إلى كتابة مقدمة طويلة عن هويتك ، أو لماذا يهم العالم ما تفعله. قيادة مع القيمة لجمهورك.

لماذا يجب أن يهتموا؟

كلما تمكنت من الإجابة على هذا السؤال مسبقًا في رسالة بريد إلكتروني ، كان ذلك أفضل.

عند تعديل نموذج ، فإن خطوتي الأولى هي دائمًا نقل عبارة "سبب أهمية هذا بالنسبة إليك" إلى الأعلى (أو بالقرب من الجزء العلوي قدر الإمكان).

هذه رسالة بريد إلكتروني أتلقاها كثيرًا:

إليك كيفية جعل هذا البريد الإلكتروني ذا قيمة أولاً.

مرحبا كوري ،

هل تعمل على تحسين النطاق الترددي للمبيعات والتسويق؟

(خط مخصص يتحدث مباشرة إلى منصب الشخص أو الشركة).

في [منقح] نوفر لك قائمة B2B مخصصة لحساباتك المحتملة ، وتوليد العملاء المحتملين ، وخدمات إدارة البيانات ، لذلك فأنت تمتلك العميل أثناء قيامنا بجميع الأبحاث.

نحن متخصصون في:

• توليد الورق الأبيض الرصاص.
• صيانة بيانات CRM ودقتها.
• أبحاث استخبارات السوق.
• رسم خرائط السوق وتقييم السوق.

دعونا نناقش كيف يمكن أن يساعدك [منقح] في تحقيق أهدافك.

هل هي مثالية؟ لا - هذا ليس عملي لذا لا يمكنني إعادة صياغة الرسالة أو تحديد المواقع. أيضًا ، لا أتطلع إلى شراء أو الاستعانة بمصادر خارجية لبناء قائمة ، لذا فأنا الجمهور الخطأ.

ومع ذلك ، فإن هذه النسخة المعاد تنسيقها لها قيمة. لا تضيع أي وقت. إذا لم يكن ذلك مناسبًا ، فيمكنهم المضي قدمًا على الفور. إذا كان الأمر كذلك ، فمن المرجح أن يقرأوه ويردوا عليه بالفعل.

يجب أن يكون هناك دائمًا سبب لإرسال البريد الإلكتروني.

لا تدفن ليدك.

4) واضح ومختصر

سر الكتابة الجيدة هو التحرير الليبرالي.

اكتب بريدك الإلكتروني ، ثم قص أكبر قدر ممكن منه. ثم قطع قليلا.

أحب أن أقطع:

• الكلمات غير المهمة: هذا ، الكثير ، الشيء ، مثل ، يشعر ،
• التعبيرات الملطفة: احصل على المعنى ، للاستماع ، للمساعدة ، أخذ الوقت ، دعني أعرف ، أتطلع إلى الأمام ، أمثال ، استمر في الدورة ، إلخ.
• الظروف: كليًا ، تحديدًا ، كليًا ، خصوصًا ، إلخ.
• الضمائر غير اللائقة: أي تبديل غير ضروري. احتفظ بها أول شخص بقدر الإمكان.
• كل شيء: إذا كان بإمكاني قصه ، فسأفعل.

لا تعيد قراءة رسائل البريد الإلكتروني بقلق شديد قبل إرسالها. بدلاً من ذلك ، قم بقص كل شيء حتى تعرف أنه لم يتبق أي خردة. سيكون الجميع أكثر سعادة لذلك.

5) الصوت النشط للبشر

ينقل الصوت النشط المنظور الصحيح وتسلسل الأحداث في البريد الإلكتروني.

تعتمد تقارير البريد الإلكتروني بشكل خاص على الصوت النشط ، لأن الصوت المبني للمجهول قد يحرف العمل.

تحرم اللغة السلبية التواصل بين السبب والنتيجة ، مما يجعل من غير الواضح الإجراء الذي أدى إلى النتيجة ، وتقلل من أهمية التواصل عبر البريد الإلكتروني.

إذا كنت تعاني من الصوت النشط مقابل المبني للمجهول ، فابحث عن الصياغة المحرجة وفكر في من فعل ماذا. تأكد من عدم تشويش المعلومات لأي سبب من الأسباب.

بعض الأمثلة على المبني للمجهول مقابل النشط:

"تم تحسين الصفحة بواسطة مُحسنات محركات البحث." مقابل "تحسين محركات البحث على الصفحة".

"ثمانية روابط أنشأها الفريق على مدار الشهر." مقابل " أنشأ الفريق ثمانية روابط هذا الشهر".

"لقد تحسنت التصنيفات وزادت حركة البحث بفضل جهود تحسين محركات البحث المشتركة." مقابل "أدت جهود تحسين محركات البحث لدينا إلى تحسين التصنيف وزيادة حركة البحث."

سوف يقوض الصوت المبني للمجهول نبرة صوتك ، ويشوش المعنى ، ويضعف موقفك.

6) قم بتضمين عرضك

لا تقدم طلبًا لتقديم عرض تقديمي. لا تفعل ذلك.

يحدث غالبًا:

أفضل سيناريو هو "نعم ، أرسل عرضًا تقديميًا." قد يكون هذا الرد هو هدفك الفعلي - رابط ، منشور ، تغطية ، اجتماع ، إلخ.

لا تجعل الحياة أكثر صعوبة مما يجب أن تكون عليه. الجميع مشغولون ويتلقى الجميع عددًا كبيرًا جدًا من رسائل البريد الإلكتروني. لن يؤدي التأدب الزائف إلى زيادة احتمالات نجاح عرضك ، خاصة إذا اتبعت القاعدة رقم 2 وأرسلت رسائل البريد الإلكتروني فقط عندما يكون لديك قيمة تضيفها.

أفضل رسائل البريد الإلكتروني تجيب على أي سؤال في البريد الإلكتروني الأولي. ضع في اعتبارك جمهورك وتأكد من تغطية كل شيء في حدود المعقول.

7) المتابعة - إنها مهذبة

إذا كنت تنشئ روابط أو ترسل رسائل بريد إلكتروني ترويجية ، فأنت لا تقوم بعملك إذا لم تتابع.

ليس من الوقاحة إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة - إنه مهذب.

البريد الإلكتروني للمتابعة هو اختبار جيد لقيمة بريدك الإلكتروني.

إذا كنت تعتقد أن لديك شيئًا ذا قيمة لتقدمه ، فلا داعي للخجل من إرسال تذكير للتأكد من أن الشخص لديه فرصة لمراجعة بريدك الإلكتروني.

أنت تقدم لهم معروفًا في الواقع من خلال التأكد من أنهم لم يفوتوا فرصة معقولة. إذا كنت لا تشعر بهذه الطريقة ، فأنت لم تقم بتحسين نهجك بما فيه الكفاية. عليك أن تؤمن بقيمة رسالتك ، وقصر التواصل ، وأهداف جهة الاتصال الخاصة بك.

الحد الأعلى الذي سأرسله هو أربعة. الأصل ، مع ثلاث رسائل مترابطة.

هذا ليس لجهات الاتصال التي لديّ علاقة محددة بوضوح معهم - فقط عندما أعتقد أن شخصًا ما يفتقد حقًا رسائلي الإلكترونية ولدي سبب قيِّم للاتصال بهم.

لا يمكنني إخبارك بعدد المرات التي تلقيت فيها رسالتي الإلكترونية الثالثة (أو حتى الرابعة) ردًا إيجابيًا. الناس مشغولون.

إذا كنت لا تتابع بريدك الإلكتروني الأولي على الإطلاق ، فإنك تفوت فرصة كبيرة.