أتمتة الأعمال الصغيرة: 6 عمليات يجب أن تكون آليًا

عندما تدير مشروعًا تجاريًا صغيرًا ، فإن كل دقيقة تكون ذات قيمة. لديك الكثير في صحنك وساعات طويلة فقط في اليوم لإنجازه.

معظم الشركات الصغيرة تضيع الوقت من خلال عدم الأتمتة.

في حين أن 40٪ من الشركات الكبيرة لديها عمليات مؤتمتة في وحدة عمل واحدة على الأقل ، فإن 25٪ فقط من الشركات الصغيرة يمكنها قول الشيء نفسه.

يشعر العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أن الأتمتة مخصصة للشركات الكبيرة فقط ، لكن هذا أبعد ما يكون عن الحقيقة. أظهر بحث من McKinsey أنه في حين أن الشركات الصغيرة أقل احتمالًا للاستثمار في الأتمتة من الشركات الكبيرة ، فإنها تحقق نجاحًا أكبر عندما تفعل ذلك.

إذن ، كيف يمكن أن يبدأ مشروعك الصغير في الأتمتة؟

تفصل هذه المقالة كل ما تحتاج لمعرفته حول أتمتة الأعمال التجارية الصغيرة ، بما في ذلك العمليات التي يجب أتمتتها وكيفية اختيار أفضل منصة للأتمتة.

ما هي فوائد أتمتة الأعمال الصغيرة؟

تحجم الشركات الصغيرة في بعض الأحيان عن الاستثمار في الأتمتة ، لكن أتمتة العمليات هي ميزة أساسية لديها. تقول 88٪ من الشركات الصغيرة أن الأتمتة تسمح لشركاتهم بالتنافس مع الشركات الكبيرة.

ستسمح الأتمتة لشركتك الصغيرة بتوسيع نطاق إنتاجها دون الحاجة إلى توظيف المزيد من الأشخاص. بالإضافة إلى ذلك ، تمكّنك أدوات الأتمتة من أن تكون أكثر اعتمادًا على البيانات وتتبع عائد الاستثمار بشكل أكثر فاعلية ، وهو أمر أكثر أهمية للشركات الصغيرة التي تعاني من ضائقة مالية أكثر من الشركات الكبيرة.

1. توفر الأتمتة وقت فريقك للتركيز على عمل أكثر قيمة

يقضي موظفو المكاتب أكثر من ثلاث ساعات يوميًا في المهام اليدوية المتكررة. ويقول 51٪ أن مهام الإدارة الرقمية المتكررة تعرقل أداء وظيفتهم الرئيسية.

تعمل الأتمتة على إخراج هذه المهام من لوحة فريقك. مع إبعاد المسؤوليات الأكثر تكرارًا ومللًا ، يمكن للموظفين التركيز على الأشياء التي يجيدونها حقًا - العمل الاستراتيجي الذي يضيف إلى المحصلة النهائية لشركتك الصغيرة.

2. الأتمتة تقضي على الخطأ البشري

أي شخص يقوم بنفس المهمة مرارًا وتكرارًا سيرتكب خطأ في النهاية. على سبيل المثال ، كان انقطاع خدمات Amazon Web Services في عام 2017 ناتجًا عن خطأ في كتابة أحد الموظفين لأحد الأوامر أثناء تصحيح الأخطاء الروتيني.

لا ترتكب برامج التشغيل الآلي هذا النوع من الأخطاء. تكمل أداة الأتمتة العملية بنفس الطريقة بالضبط في كل مرة.

3. الأتمتة تمكن من صنع القرار القائم على البيانات

تتخذ الشركات قرارات أفضل عندما يكون لديها البيانات لدعم خياراتها. لكن تجميع البيانات وتحليلها ومشاركة التقارير يستغرق وقتًا طويلاً إذا كان عليك القيام بذلك يدويًا.

تسمح الأتمتة للشركات بتجميع كمية كبيرة من المعلومات دون القيام بالكثير من العمل الإضافي.

6 مجالات يجب على الشركات الصغيرة أتمتة (مع أمثلة)

يمكنك أتمتة أي عملية متكررة تقريبًا. فيما يلي بعض المجالات الشائعة للأتمتة حيث يمكن للشركات الصغيرة الحصول على نتائج كبيرة.

1. قيادة وإدارة الاتصال

يمكن أن يكون التعامل مع العملاء المحتملين وجهات الاتصال يدويًا أمرًا شاقًا. ضع في اعتبارك استبدال جدول البيانات المعقد هذا بأتمتة CRM.

نماذج الاشتراك

تتيح نماذج الاشتراك على موقع الويب الخاص بك للعملاء المحتملين الاشتراك في قائمة المشتركين الخاصة بك. يمكن أن تأخذ الأتمتة هذه المعلومات وتضيفها تلقائيًا إلى قوائم التسويق الخاصة بك في CRM والبريد الإلكتروني. قسّم جهات الاتصال استنادًا إلى كيفية تسجيلهم أو بدء تشغيل بريد إلكتروني ترحيبي على الفور.

يؤدي التهديف

يمكن أن يؤدي كل تفاعل مع جهة اتصال إلى زيادة أو تقليل قيمتها بالنسبة لك. لكن هذا ليس شيئًا تريد أن تقلق بشأن حسابه يدويًا.

يمكن لمنصة إدارة علاقات العملاء (CRM) أتمتة تسجيل نقاط العملاء المتوقعين واتخاذ الإجراءات عندما تتغير النتيجة. على سبيل المثال ، يمكنه إخطارك عند تسخين الصفقة أو إطلاق حملة رعاية بريد إلكتروني عندما تصل جهة اتصال إلى درجة معينة.

تجزئة القائمة

يعد تقسيم قائمة جهات الاتصال الخاصة بك أمرًا أساسيًا لإرسال محتوى مخصص.

يمكنك القيام بذلك تلقائيًا بناءً على الإجراءات التي يتخذها الشخص. على سبيل المثال ، يمكنك نقل العملاء المتوقعين تلقائيًا إلى شرائح بناءً على مرحلة صفقاتهم.

مثال على هذه الأتمتة في العمل

كانت وكالة McCrindle للأبحاث الاجتماعية والتركيبة السكانية وتحليلات البيانات بحاجة إلى زيادة توليد العملاء المحتملين ومعدل التحويل. كان من المهم للوكالة تخصيص ارتباطاتها ، لكن تقسيم القوائم وإنشاء المحتوى استغرق ساعات.

تتيح الأتمتة من ActiveCampaign لـ McCrindle تقديم رحلة عميل شخصية وفعالة.

عندما يتخذ العميل إجراءً داخل مسار التحويل ، يتلقى الفريق تلقائيًا علامة ونقاط العميل المتوقع. تُستخدم هذه البيانات لإنشاء ملف تعريف لكل عميل وتوفر تفاصيل لتجزئة القائمة.

والنتيجة هي التواصل الشخصي ومعدل فتح / نقر 34٪ في المتوسط ​​على حملاتهم.

2. التسويق عبر البريد الإلكتروني

التسويق عبر البريد الإلكتروني له عائد استثمار لا يصدق. تكسب الشركات ما متوسطه 35 دولارًا لكل 1 دولار يتم إنفاقه. يمنحك البريد الإلكتروني خطًا مباشرًا إلى جمهورك ويساعدك على بناء الوعي بالعلامة التجارية.

لكن إرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية وشخصية إلى جميع جهات الاتصال الخاصة بك على أساس منتظم يعد أكثر من الوقت المتاح لمعظم الشركات الصغيرة. برنامج أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني يجعل الأمر أسهل.

دعنا نلقي نظرة على أنواع قليلة من رسائل البريد الإلكتروني الآلية التي يمكنك إرسالها.

ترحيب رسائل البريد الإلكتروني

اللحظة التي تنضم فيها جهة الاتصال إلى قائمة بريدك الإلكتروني هي اللحظة التي يهتمون فيها أكثر بما لديك لتقدمه.

استفد من ذلك عن طريق إرسال بريد إلكتروني ترحيبي تلقائي - أو سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية. اشكرهم على الاشتراك وحثهم على اتخاذ إجراء من اختيارك.

رسائل البريد الإلكتروني عربة التسوق المهجورة

تم التخلي عن ما يقرب من 70٪ من عربات التسوق في التجارة الإلكترونية. عندما يترك العميل عربته خلفه ، يمكن للعربة المتروكة تشغيل رسالة بريد إلكتروني تلقائيًا لتذكيره بالعودة وشراء العناصر.

عيد ميلاد و ذكرى رسائل البريد الإلكتروني

يمكنك تشغيل رسائل البريد الإلكتروني بناءً على عيد ميلاد جهة الاتصال أو الذكرى السنوية لليوم الذي انضموا فيه إلى قائمتك. يمكنك تضمين عرض خاص لجعل المشترك يشعر بالاحتفاء.

مثال على هذه الأتمتة في العمل

تقوم شركة Morrow Audio بتصنيع وبيع الكابلات والمكونات الصوتية المتطورة. يستخدم المؤسس مايك مورو عددًا من أتمتة البريد الإلكتروني للحصول على العملاء والاحتفاظ بهم.

على سبيل المثال ، أدت حملة البريد الإلكتروني التي تم التخلي عنها لعربة التسوق عبر البريد الإلكتروني إلى استرداد 26٪ من عربات التسوق المفقودة - أي 30 ألف دولار من المبيعات المفقودة التي تم استردادها.

3. وسائل التواصل الاجتماعي

تتضمن أتمتة الوسائط الاجتماعية أتمتة المحتوى الخاص بك للنشر على منصة التواصل الاجتماعي في أوقات معينة. لكن الاحتمالات تذهب أبعد من ذلك.

الاستماع الاجتماعي

يشير الاستماع الاجتماعي إلى مراقبة منصات الوسائط الاجتماعية وإخطارك عندما يذكر شخص ما علامتك التجارية. إنه مفيد بشكل خاص إذا كنت تستخدم العديد من مواقع التواصل الاجتماعي وتريد أداة موحدة للاستماع إلى كل قناة.

إعلانات وسائل التواصل الاجتماعي

جميع الشبكات الاجتماعية الرئيسية تسمح بالإعلانات المدفوعة. يمكنك الوصول إلى جمهور مستهدف في مكان يقضون فيه الوقت بالفعل.

ومع ذلك ، يمكن أن تكون إدارة الإعلانات أمرًا شاقًا.

تكاملات

يمكنك أيضًا دمج متابعتك الاجتماعية مع عملياتك الأخرى. على سبيل المثال ، يمكنك تلقائيًا جذب العملاء المحتملين من وسائل التواصل الاجتماعي إلى CRM الخاص بك.

مثال على هذه الأتمتة في العمل

Yes Supply هي عبارة عن منصة للتطوير الشخصي والتدريب أسسها Reese Evans.

تجمع إيفانز جهات الاتصال من خلال تقديم تدريب مجاني على موقعها. يحصل الزائرون الذين يختارون الاشتراك على محتوى مجاني لمدة خمسة أيام ، وبعد ذلك يتلقون رسائل بريد إلكتروني للتسجيل في دورة تدريبية رئيسية.

إذا لم يقوموا بالتسجيل على الفور ، يستخدم Evans جمهورًا مخصصًا لـ ActiveCampaign + Facebook لإعادة استهداف العملاء المتوقعين على وسائل التواصل الاجتماعي.

4. الإخطارات والتحديثات

الإخطارات هي نوع من الأتمتة لها فوائد كبيرة ، مثل زيادة الكفاءة والسرعة.

تمنحك الإشعارات التلقائية تحديثات حول الأحداث المهمة ، لذا عليك اتخاذ إجراء على الفور. على سبيل المثال ، قد يتلقى فريق المبيعات إشعارات عندما تتغير حالة الصفقة. لا يضيع الوقت في الاستجابة للتغيير.

مثال على هذه الأتمتة في العمل

تستخدم Sneleentaxi ActiveCampaign CRM لإدارة العملاء المحتملين والتوقعات. الإخطارات هي المفتاح لإبرام الصفقات مع الشركات الكبرى.

عند استخدام بريد إلكتروني لغير المستهلك ، يتم إخطار مندوب المبيعات ، حتى يتمكن من المتابعة مع هذا النشاط التجاري كشريك محتمل.

5. دعم العملاء

تهتم الشركات الصغيرة بعملائها وتلتزم بتقديم أفضل دعم ممكن.

لكنها ليست سهلة. لديك عدد قليل من الموظفين - أو ليس لديك موظفين - وتأتي مشكلات الدعم في جميع الأوقات على مجموعة متنوعة من القنوات.

يمكن أن تساعد الأتمتة.

احالة تذكرة

بغض النظر عن القناة التي يستخدمها العميل ، يمكن توجيه تذاكر الدعم إلى الشخص المناسب على الفور.

تحمي هذه الأتمتة الموظفين من الاضطرار إلى الفرز عبر رسائل البريد الإلكتروني ورسائل Facebook ورسائل الهاتف والمحادثات للعثور على الأسئلة ذات الأولوية العالية والإجابة عليها.

روبوتات المحادثة

أصبحت الشات بوتس شائعة بشكل متزايد في دعم العملاء. بينما تحصل روبوتات المحادثة أحيانًا على سمعة سيئة بسبب تفاعلاتها غير البشرية تمامًا ، يمكنها مساعدة الشركات الصغيرة على تقديم خدمة رائعة.

إنهم دائمًا على اتصال ، ويستجيبون على الفور ، وإذا كان السؤال معقدًا للغاية ولا يمكن الإجابة عليه ، فيمكنهم نقل العميل إلى وكيل بشري.

ثبت أن روبوتات الدردشة تزيد المبيعات بمعدل 67٪.

مثال على هذه الأتمتة في العمل

مصدر العلاج الخاص بك هو مورد علاجي عبر الإنترنت يستخدم ActiveCampaign لأتمتة التسويق. من المهم أن تقدم مؤسسة مارغريت رايس خدمة عملاء من الدرجة الأولى.

يحافظ YourTherapySource على رضا العملاء عن ميزة المحادثات. توفر المحادثات رسائل دعم العملاء عبر القنوات مع إمكانيات الدردشة الآلية والمباشرة.

عندما يتصل أحد العملاء بمصدر العلاج الخاص بك ، يتم إرسال الرسالة مباشرة إلى هاتف رايس حتى تتمكن من الرد على الفور.

6. تقديم التقارير

تحتاج إلى الحصول على عرض شامل لما يحدث في شركتك ، وتحتاج إلى معرفة ما إذا كانت جهود التسويق والمبيعات تؤتي ثمارها.

لسوء الحظ ، فإن تجميع التقارير الضرورية يدويًا يمكن أن يضيع ساعات ثمينة. حان الوقت للانتقال من الرسوم البيانية في Excel وإنشاء التقارير تلقائيًا.

مثال على هذه الأتمتة في العمل

دعنا نعود إلى ماكريندل.

يستخدم McCrindle تقارير CRM للحصول على رؤية بزاوية 360 درجة في رحلة العميل عبر خط الأنابيب. يمكنهم تقسيم بياناتهم حسب خط الأنابيب والمنتج وعائلة المنتج والشخصية لرؤية مزيج من الصورة الكبيرة والبيانات الدقيقة.

كيفية تنفيذ الأتمتة في عملك الصغير

تستفيد الشركات من جميع الأحجام من الأتمتة ، ولكن البدء قد يكون أمرًا شاقًا. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها:

الخطوة 1: تحديد فرص الأتمتة

أولاً ، قم بمراجعة عملياتك الحالية وقم بعمل قائمة بما يجب أتمتة. لا تقلق بعد بشأن كيفية القيام بذلك.

تحدث إلى موظفيك حول المهام التي تستغرق معظم وقتهم. سيكون أفضل مرشح لعملك الآلي الأول شيئًا مملاً ومتكررًا.

ابدأ بالعمليات السهلة ثم قم بالتوسيع. على سبيل المثال ، ربما تقضي وقتًا طويلاً في إدخال عملاء متوقعين في جدول بيانات. يعد استخدام CRM لإنشاء عملاء متوقعين تلقائيًا من حقول النموذج خطوة بسيطة ستوفر الكثير من الوقت.

الخطوة 2: اختر أدوات الأتمتة

الآن ، حان الوقت لاختيار الأداة للقيام بذلك.

من الناحية المثالية ، ستختار أدوات أتمتة الأعمال التي يمكنها تبسيط العمليات الحيوية المتعددة في مؤسستك. قم بعمل قائمة مختصرة من برامج التشغيل الآلي التي تهتم بها وجدولة العروض التوضيحية مع البائعين.

انتقل إلى العروض التوضيحية مع معرفة ميزانيتك وقائمة الميزات التي تحتاجها (بالإضافة إلى بعض الأشياء الجيدة).

الخطوة 3: التتبع والتحليل

تمنحك ميزات إعداد التقارير نظرة ثاقبة لعملياتك التجارية وتساعدك على اتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات. تأكد من أن برنامج التشغيل الآلي الخاص بك يمكن أن يوفر تحليلاً مفيدًا.

على سبيل المثال ، ستُظهر لك منصة أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني إحصائيات عن أداء حملتك ، ويجب أن يساعدك CRM في فهم حالة خط الأنابيب الخاص بك.

التحليلات مهمة لتحسين العمليات الآلية في المستقبل. على سبيل المثال ، يمكنك معرفة نوع البريد الإلكتروني المؤتمت الذي يحصل على أكبر قدر من المشاركة واستخدام هذه البصيرة لضبط عمليات التشغيل الآلي الأخرى.

كيفية اختيار نظام التشغيل الآلي لشركتك الصغيرة

العامل الأكثر أهمية هو أن البرنامج يفعل ما تريده أن يفعله. قم بعمل قائمة بالميزات التي تحتاجها قبل إعداد أي عروض توضيحية للمنتج.

إليك بعض الأشياء التي يجب البحث عنها:

السعر

بالنسبة للشركات الصغيرة ، يكون السعر دائمًا عاملاً. هذا لا يعني أن الخيار الرخيص هو الأفضل دائمًا. ابحث عن البرامج ذات الأسعار الملائمة للأعمال الصغيرة - أي أن الخطة الأساسية ميسورة التكلفة ، ولكنها تحتوي أيضًا على ميزات متقدمة يمكنك النمو فيها.

تكاملات

ضع في اعتبارك أيضًا عمليات الدمج التي تقدمها كل أداة. كلما زادت قدرة برنامج الأتمتة الخاص بك على العمل مع مجموعة التكنولوجيا الحالية لديك ، زادت كفاءة عملك.

قابلية التوسع

فكر في العمليات التي تريد أتمتتها اليوم وتلك التي تريد أتمتتها غدًا - فأنت لا تريد الاستثمار في أداة محدودة جدًا لاحتياجاتك المستقبلية.

خاتمة

تعمل الأتمتة على تبسيط عملياتك وتجعلك أكثر قدرة على المنافسة - خاصة إذا كنت شركة صغيرة.

تعد حلول التسويق وأتمتة إدارة علاقات العملاء من ActiveCampaign مثالية للشركات الصغيرة: ميسورة التكلفة وبديهية على أي مستوى من الخبرة ومستعدة للنمو معك.

جرب ActiveCampaign مجانًا اليوم.