ما تحتاج الجهات الحكومية لمعرفته حول أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي

هناك إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، ثم هناك إدارة وسائل التواصل الاجتماعي للوكالات الحكومية. بعد كل شيء، من يستطيع أن يقول إن منشوراته تعتبر بمثابة سجل عام بموجب قانون حرية المعلومات (FOIA)؟

للحفاظ على الامتثال للقانون، يجب على المؤسسات الحكومية تنفيذ ممارسات أرشفة شاملة لوسائل التواصل الاجتماعي. إنه ليس العمل الأكثر إثارة، ولكنه بالغ الأهمية لحماية وكالتك من المخاطر المستقبلية. هناك عدد من أدوات الوسائط الاجتماعية التي تساعد الوكالات الحكومية على إدارة هذه العملية، ولكن قبل اتخاذ القرار، تحتاج إلى فهم النهج الفريد الذي تتبعه ولايتك في الاحتفاظ بسجلات وسائل التواصل الاجتماعي.

في هذه المقالة، نغطي أساسيات أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي حتى تتمكن من اتخاذ القرار الأكثر استنارة قدر الإمكان.

يرجى ملاحظة: المعلومات المقدمة في هذه المقالة لا تشكل، وليس المقصود منها، أن تشكل مشورة قانونية رسمية. يرجى مراجعة إخلاء المسؤولية الكامل قبل قراءة المزيد.

• ما هي أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي؟
• ما أهمية أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي للجهات الحكومية؟
• كيف ومتى يتم أرشفة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي
• أفضل الممارسات لأرشفة وسائل التواصل الاجتماعي
• أدوات أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي لتسهيل العملية

ما هي أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي؟

أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي هي ممارسة النسخ الاحتياطي للمحتوى الذي تتم مشاركته بواسطة مؤسسة ما بحيث يمكن الرجوع إليه في وقت لاحق. يتم تخزين هذه النسخ الاحتياطية محليًا بواسطة مؤسسة بحيث تحافظ على الامتثال لقوانين السجلات العامة.

على عكس السجلات العامة التقليدية، يمكن للجمهور عرض سجلات وسائل التواصل الاجتماعي على الفور بمجرد إنشائها بواسطة وكالتك وناخبيك. يمكن اعتبار التعليقات والردود والإشارات والرسائل المباشرة المشروعة (أي ليست بريدًا عشوائيًا) بمثابة سجل عام بمجرد نشرها على ملفات التعريف الاجتماعية الخاصة بك.

أصدرت العديد من الدول - ولكن ليس كلها - إرشادات محددة حول السجلات العامة لوسائل التواصل الاجتماعي وتخزينها. انتقل إلى موقع وزارة الخارجية الخاص بك للحصول على أحدث الإرشادات الخاصة بممارسات أرشفة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك.

ما أهمية أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي للجهات الحكومية؟

تعد أرشفة محتوى الوسائط الاجتماعية ممارسة مهمة للحفاظ على الشفافية. بدون وجود عملية حفظ سجلات خاصة بوسائل التواصل الاجتماعي، قد لا تتمكن مؤسستك من الامتثال لطلبات قانون حرية المعلومات للحصول على تلك المعلومات.

ربما تم سن قانون حرية المعلومات في عام 1966، ولكن تطبيقاته واسعة بما يكفي لتطبيقها على تكنولوجيا العصر الحديث من خلال تعريفها لمصطلح "السجل". وبموجب قانون حرية المعلومات، يعتبر السجل أي كتابة يتم إنشاؤها أو الحصول عليها من قبل وكالة أو تحت سيطرة الوكالة في وقت الطلب. يتضمن ذلك الكتب والأبحاث والصور الفوتوغرافية ومقاطع الفيديو، وبالطبع محتوى الوسائط الاجتماعية.

ضمن وسائل التواصل الاجتماعي، فهي تتضمن أكثر من مجرد محتوى المنشور نفسه. يتم أيضًا احتساب التعليقات والردود والإعجابات كسجلات تم الحصول عليها والتي يجب أيضًا أرشفتها بموجب قانون حرية المعلومات. حتى التحديثات المباشرة، مثل هذا المنشور من صفحة Facebook لمدينة لاس فيغاس، تخضع لممارسات الأرشفة على وسائل التواصل الاجتماعي.

تتولى الوكالات الحكومية مسؤولية إعداد عمليات أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بها. تحتفظ المنصات بمحتوى الوسائط الاجتماعية، ولكن لفترة طويلة فقط. الشبكات الاجتماعية - مثل Facebook أو X (المعروف سابقًا باسم Twitter) أو Instagram أو LinkedIn - هي شركات خاصة. إنهم غير ملزمين بقانون حرية المعلومات، وبالتالي ليست هناك حاجة لهم للاحتفاظ بمحتوى المستخدم إلى أجل غير مسمى. وبمجرد اختفاء هذا المحتوى، فمن المحتمل أن يكون قد اختفى إلى الأبد.

كيف ومتى يتم أرشفة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي

تعتبر وسائل التواصل الاجتماعي سجلًا عامًا في جميع أنحاء الولايات المتحدة، ولكن لدى بعض الولايات قوانين فريدة للاحتفاظ بالسجلات العامة لها آثار على كيفية ووقت أرشفة المحتوى الاجتماعي.

إذا لم يكن لدى ولايتك تشريعات محددة حول كيفية التعامل مع أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي، فإن إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية تقدم إرشادات حول القيام بذلك بشكل صحيح. وتشمل هذه الأساليب:

• استخدام موجز ويب لـ RSS أو المجمعات أو الطرق اليدوية لالتقاط المحتوى.
• استخدام الأدوات المضمنة في بعض منصات التواصل الاجتماعي لتصدير المحتوى.
• استخدام واجهات برمجة التطبيقات الخاصة بالنظام الأساسي (المعروفة أيضًا باسم واجهات برمجة التطبيقات) لسحب المحتوى.

إذا كانت وكالتك تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي بانتظام عبر منصات متعددة، فستحتاج إلى اتباع نهج واجهة برمجة التطبيقات (API). قد يبدو الأمر معقدًا، لكن أدوات وخدمات الطرف الثالث هذه تعمل على تبسيط الجهد اليدوي الذي يستغرق وقتًا طويلاً لتجميع وتنظيم المحتوى الصادر والوارد.

يعتمد جانب "متى" أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي إلى حد كبير على الطريقة التي تختارها. إذا كنت تخطط لأرشفة المحتوى يدويًا، فستحتاج إلى القيام بذلك أسبوعيًا أو حتى يوميًا لتجنب جعل العمل مرهقًا للغاية. ومع ذلك، إذا كنت تقوم بالأرشفة بدعم من إحدى الأدوات، فيمكنك الأرشفة على أساس ربع سنوي.

أفضل الممارسات لأرشفة وسائل التواصل الاجتماعي

قد تبدو فكرة تسجيل كل منشور وتعليق وتفاعل والاحتفاظ به عبر تواجد وكالتك على وسائل التواصل الاجتماعي أمرًا شاقًا، لكن لا داعي للذعر. استخدم أفضل الممارسات هذه لتظل متوافقًا دون أن تغرق.

تحديد الأدوار والمسؤوليات لإدارة السجلات

إن السماح لأرشفة وسائل التواصل الاجتماعي بأن تكون مسؤولية الجميع دون جعلها وظيفة أي شخص يترك وكالتك عرضة للكثير من المخاطر. وينطبق هذا بشكل خاص على المؤسسات التي تدير العديد من الملفات الشخصية عبر الأنظمة الأساسية. كلما زادت المعلومات التي تشاركها على مواقع التواصل الاجتماعي، أصبح من الأسهل اختفاء السجل.

تجنب هذا المصير من خلال تحديد أدوار ومسؤوليات الأرشفة جنبًا إلى جنب مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في وسائل التواصل الاجتماعي. العمل معًا لتحديد ما يلي:

• من سيكون الشخص المسؤول عن أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي؟ هذا الفرد مسؤول عن تطوير وصيانة عمليات حفظ السجلات المحدثة من حيث صلتها بوسائل التواصل الاجتماعي. كما أنهم مسؤولون عن أداء أو تفويض واجبات الأرشفة وفقًا للإيقاع المحدد لمؤسستك.
• كم مرة يجب أرشفة المشاركات؟ كما ذكرنا سابقًا، يعتمد هذا إلى حد كبير على طريقة الأرشفة المفضلة لديك.
• أين سيتم تخزين المحتوى المؤرشف ومن يمكنه الوصول إليه؟ الملفات المفتوحة في وحدات التخزين المشتركة تجعل الوكالات مسؤولة عن أي جهات فاعلة سيئة قد تتلاعب بالمحتوى المؤرشف. لكي تكون آمنًا، حدد المكان الذي يمكن تخزين السجلات (والنسخ الاحتياطية الخاصة بها) بشكل آمن.

قم بتعزيز ما يعتبر سجلًا عامًا مبكرًا وفي كثير من الأحيان

عندما يفكر الناس في "قانون حرية المعلومات"، فإنهم يصورون المستندات والصور ورسائل البريد الإلكتروني. من ناحية أخرى، لا تكون منشورات وسائل التواصل الاجتماعي في مقدمة أولوياتك عادةً. الأمر متروك لفريقك للتأكد من أن كل موظف في مؤسستك يفهم التعريف الحقيقي للسجل العام وأين تقع وسائل التواصل الاجتماعي في هذا المزيج.

قم بتضمين معلومات حول أنواع المحتوى التي تعتبر سجلاً عامًا في ولايتك أثناء تدريب الموظفين وجلسات الإعداد. قم بتحديث سياسة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك لتشمل ما يجب فعله وما لا يجب فعله بشكل صريح بشأن الامتثال لوسائل التواصل الاجتماعي. في بعض الأحيان، قد يبدو الأمر وكأنه الإفراط في التواصل، ولكن عندما يتعلق الأمر بالقطاع العام، فالأمر دائمًا أفضل من الأسف.

قم بمراجعة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك بانتظام

تتغير شبكات التواصل الاجتماعي كثيرًا، ويمكن أن تبدو هذه التغييرات كأي شيء — بدءًا من شروط الخدمة الجديدة وحتى الميزات الجديدة. يمكن أن تؤدي كل هذه التحديثات إلى تغييرات في نهج مؤسستك تجاه عملية أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي. ولهذا السبب من الضروري أن تقوم بإعادة النظر في سياسة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك بانتظام.

تتناول سياسة وسائل التواصل الاجتماعي الجيدة عددًا من المواضيع، بما في ذلك إرشادات الحساب الشخصي وقواعد الارتباط بالمؤسسة والمبادئ التوجيهية القانونية. هذه المواضيع ليست ثابتة على الإطلاق، لذا من الأفضل إعادة النظر فيها بشكل منتظم أو عند حدوث تغيير كبير في النظام الأساسي.

أدوات أرشفة وسائل التواصل الاجتماعي لتسهيل العملية

الآن وبعد أن أصبح لديك بعض أفضل الممارسات التي يمكنك الرجوع إليها، فأنت جاهز للتحقق من بعض الأدوات. ستساعدك الأنظمة الأساسية التالية على إدارة احتياجات الامتثال الخاصة بك دون التضحية بالكفاءة.

1. تنبت الاجتماعية

يعمل Sprout Social على توحيد جدولة وسائل التواصل الاجتماعي وإعداد التقارير والاستماع والأرشفة في أداة مركزية واحدة، مما يدعم سير العمل الأكثر انسيابية للوكالات الحكومية. في حالة طلب السجلات، يمكن للمسوقين عرض منشورات محددة باستخدام أداة البحث في قسم النشر . يمكن العثور على التعليقات والردود ذات الصلة باستخدام أداة البحث في Smart Inbox.

يمكن للوكالات الحكومية أيضًا استخدام Sprout's Inbox Export لتصدير المنشورات والرسائل والمراجعات بسرعة من Smart Inbox إلى ملف CSV لأغراض حفظ السجلات. توفر عمليات التصدير هذه توثيقًا واضحًا لبيانات التعريف الدقيقة، بما في ذلك نوع الرسالة والطوابع الزمنية ومستخدم Sprout الذي أرسل أو قام بتحرير كل رسالة والروابط الدائمة للرسالة على الشبكة الأصلية.

طلب العرض التوضيحي

3. الأرشيف الاجتماعي

ArchiveSocial هو حل أرشفة لوسائل التواصل الاجتماعي مدعوم من CivicPlus. تدعم هذه الأداة المسوقين في الوكالات الحكومية من خلال الاحتفاظ بالسجلات في الوقت الفعلي وفقًا لقوانين السجلات العامة. بينما تقدم CivicPlus مجموعة من الحلول لمؤسسات القطاع العام، فإن ArchiveSocial هو حل نقطي يركز بالكامل على الأرشفة.

3. مجمد الصفحات

Pagefreezer هو حل أرشفة رقمي آخر في الوقت الفعلي يدعم الاحتفاظ الصحيح بنشاط الويب والوسائط الاجتماعية. تسمح الأداة للمؤسسات من أي حجم بالحفاظ بشكل دائم على المحتوى الرقمي على وسائل التواصل الاجتماعي وخارجها، ثم الوصول إلى تلك الأرشيفات وإعادة تشغيلها كما لو كانت لا تزال حية. على الرغم من أن Pagefreezer يقدم أكثر من مجرد الأرشفة الاجتماعية، إلا أنه لا يقدم أي إمكانات جدولة أو إعداد تقارير أو استماع لوسائل التواصل الاجتماعي.

قم بتبسيط أسلوبك في أرشفة الوسائط الاجتماعية باستخدام Sprout

باستخدام Sprout Social، يمكن للوكالات الحكومية دمج إدارة وسائل التواصل الاجتماعي وأرشفتها تحت بند واحد في الميزانية، كل ذلك مع الحفاظ على مستوى قوي من الامتثال.

لمعرفة المزيد حول كيفية مساعدة Sprout للوكالات الحكومية على إنشاء علاقات أقوى مع ناخبيها من خلال قوة وسائل التواصل الاجتماعي، حدد موعدًا لعرض توضيحي اليوم.

تنصل

المعلومات المقدمة في هذه المقالة لا تشكل، وليس المقصود منها، أن تشكل مشورة قانونية رسمية؛ جميع المعلومات والمحتوى والنقاط والمواد هي لأغراض إعلامية عامة. قد لا تشكل المعلومات الواردة في هذا الموقع أحدث المعلومات القانونية أو غيرها من المعلومات. إن دمج أي إرشادات منصوص عليها في هذه المقالة لا يضمن تقليل المخاطر القانونية التي تواجهك. يجب على قراء هذه المقالة الاتصال بفريقهم القانوني أو محاميهم للحصول على المشورة فيما يتعلق بأي مسألة قانونية معينة ويجب عليهم الامتناع عن التصرف على أساس المعلومات الواردة في هذه المقالة دون طلب مشورة قانونية مستقلة أولاً. لا يؤدي استخدام هذه المقالة أو الوصول إليها أو أي من الروابط أو الموارد الموجودة داخل الموقع إلى إنشاء علاقة بين المحامي وموكله بين القارئ أو المستخدم أو المتصفح وأي مساهمين أو شركات محاماة مساهمة. الآراء التي عبر عنها أي مساهم في هذه المقالة هي آراء خاصة بهم ولا تعكس آراء Sprout Social. يتم التنازل صراحةً عن جميع المسؤوليات فيما يتعلق بالإجراءات المتخذة أو التي لم يتم اتخاذها بناءً على محتويات هذه المقالة.