5 نصائح لاستضافة مؤتمر أو حدث افتراضي ناجح

مع انتشار جائحة COVID-19 الذي حد من السفر والتجمعات الشخصية المزدحمة ، حلت المؤتمرات والفعاليات الافتراضية محل نظيراتها الشخصية. بدلاً من أن تؤدي هذه الاضطرابات إلى إبطاء التخطيط ، يبدو أن هناك أحداثًا أكثر من أي وقت مضى ، بين الندوات عبر الإنترنت وأحداث الإطلاق ومؤتمرات الصناعة.

نظرًا لمدى شيوع هذه الأحداث الافتراضية الآن ، فإن التحضير والاستراتيجية الموضوعة هما مفتاح التميز عن الآخرين. الأحداث الافتراضية ليست بمفهوم جديد. غالبًا ما يكون لدى الشركات الموجهة للمستهلكين عمليات إطلاق منتجات رقمية فقط ، كما أن ميزات الوسائط الاجتماعية تجعلها أسهل وأسهل.

إذا كنت تستضيف مؤتمرًا أو حدثًا افتراضيًا لأول مرة ، فتسلح بهذه النصائح لتجربة ناجحة.

أنواع المؤتمرات والفعاليات الافتراضية

يمكن تحويل قدر كبير من الأحداث الشخصية إلى تجارب رقمية طالما وضعت التخطيط اللازم مسبقًا. تعمل المؤتمرات الصناعية المليئة بالعروض التقديمية والمتحدثين في بيئة افتراضية ، ولكن سيتعين عليك أيضًا التفكير في كيفية عمل جزء الشبكة المعتاد لحدث شخصي افتراضيًا. يذهب الناس إلى هذه الأنواع من الأحداث جزئيًا لإجراء محادثات مرتجلة وأحداث شبكات الأقمار الصناعية التي تنشأ.

إلى جانب مؤتمرات الصناعة ، رأينا الكثير من الأمثلة على الأحداث الافتراضية بما في ذلك المهرجانات والحفلات الموسيقية وإطلاق المنتجات وتجمعات الشركات وحتى الساعات السعيدة. هناك بديل افتراضي متاح لكل نوع من الأحداث تقريبًا.

1. الميزانية والميزانية والميزانية

لا يعني مجرد كونه حدثًا افتراضيًا الآن أنه يمكنك التخلص من ميزانيتك. نعم ، ستتمكن من التوفير في الطباعة والدعم الفني الشخصي وحجز المكان واللافتات ولكن لا تخدش التسويق تمامًا. تتمتع الأحداث الافتراضية بنفقات أقل من الأحداث الشخصية ، ولكن كلما زاد النشاط والحضور لديك ، ستحتاج إلى تخصيص ميزانية أكبر ، خاصة بالنسبة للتكنولوجيا الداعمة.

استبدال مكان الحدث هو البرنامج أو التطبيق الذي ستستخدمه لاستضافة الحدث. سيحدد عدد المشاركين ، من المتحدثين والحضور ، ومستوى التفاعل الذي تريده نوع منصة الإدارة التي ستستخدمها. تمت بعض الأحداث بالكامل على Instagram Live بينما البعض الآخر عبارة عن مقاطع فيديو مسجلة مسبقًا يتم إصدارها في أوقات محددة.

تعتبر الرعاية جزءًا رئيسيًا من التخطيط للحدث ، لذا إذا كنت لا تزال ترغب في إرسال غنيمة أو استضافة ساعات سعيدة افتراضية ، فتأكد من تعديل خطة الرعاية الخاصة بك إلى ما قد يحتاجه الحدث الافتراضي. هذا المتجر الشخصي الذي كان سيقام في الحدث؟ يمكن أن يكون الآن متجر دروبشيب عبر الإنترنت مع عروض أو عروض خاصة للحضور ..

تشمل عناصر الميزانية الأخرى التي ستحتاج إلى وضعها في الاعتبار والمرتبطة بالأحداث الافتراضية: الترويج المكثف لوسائل التواصل الاجتماعي ، والشرح المباشر ، والإشراف على التعليقات واستضافة مقاطع الفيديو والمستندات بعد انتهاء الحدث. لن تحتاج الأحداث الصغيرة مثل الندوات عبر الإنترنت والبث المباشر طوال اليوم إلى كل هذه الأشياء ، لذا راجع ما يجب أن تحدده من أولويات وما يمكنك خفضه من ميزانيتك.

2. امزج البث المباشر ومقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا

يعد تحديد الجدول الزمني الخاص بك والتوجه إلى المحادثات التي لا تريد أن تفوتها أجزاء مهمة من المؤتمر. فائدة الحدث الافتراضي هو أنك عادة ما تكون قادرًا على مشاهدة المحادثات التي فاتتك. ولكن بعد ذلك ، ما الفائدة من الحضور إذا كنت ستتمكن من المشاهدة لاحقًا؟ عزز أحداثك واجعلها أكثر جاذبية للحاضرين المباشرين من خلال البث المباشر الممتع ، أو غرف الاجتماعات الفرعية الافتراضية أو محادثات المناقشة والمواد التفاعلية الأخرى.

تسمح مقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا بمكبرات الصوت الخاصة بك بعيدًا عن أي مشكلات تقنية وتسمح أيضًا بالتحرير إذا لزم الأمر. في نهاية كل جلسة من جلساتهم ، يمكنك جعل المتحدثين ينضمون إما في فيديو مباشر أو في غرفة الدردشة للإجابة على الأسئلة ، تمامًا كما هو الحال في حدث شخصي.

اعتادت أكاديمية كاليفورنيا للعلوم أن تقيم حدثًا أسبوعيًا في NightLive. كان لكل حدث موضوع وشمل المتحدثين والعروض ذات الصلة. أثناء الوباء ، قام المتحف بتحويل هذه الأحداث الأسبوعية إلى Virtual NightLife و NightSchool ، وكلاهما من أحداث البث المباشر التي تعكس أحداثهم الشخصية. وجود هذه على Facebook Live يشجع التعليقات كما يحفظ الفيديو للمشاركين في المستقبل لمشاهدته.

تعد Livestreams ، سواء على Facebook Live أو Instagram أو أي منصة بث أخرى ، أكثر تفاعلية للجميع وقيمة مضافة إذا كان الحضور بحاجة إلى الدفع مقابل الحضور.

إن خلط نوعي مقاطع الفيديو في حدث واحد يجعل الأمر ممتعًا ولا يُنسى ، ويتغلب على عامل الجمود الذي يمكن أن تحتويه مقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا.

3. تحضير مكبرات الصوت الخاصة بك

لحدث افتراضي تمامًا ، تأكد من أن مكبرات الصوت لديك جاهزة تمامًا. يجب أن تجري الأحداث الأكبر اختبارات لسرعة الإنترنت ومستوى الراحة مع فحوصات التكنولوجيا والميكروفون. قد يكون البث المباشر واستخدام أي منصة حدث تختارها تجربة جديدة لمتحدثيك ، لذا من الأفضل إعدادهم لما قد يواجهونه. هل سيُطلب منهم تعديل التعليقات بأنفسهم؟ هل يحتاجون إلى مشاركة شاشتهم لعرض شرائح؟

تتضمن بعض السيناريوهات الشائعة التي يجب الاستعداد لها ما يلي:

• العثور على أفضل بيئة مادية لمكبر الصوت لتقليل الانقطاعات والحصول على صوت واضح. اختبر وتدرب وأعد المعدات للتأكد من أن جميع مكبرات الصوت ستبث على نفس مستوى الصوت تقريبًا لتجنب التغييرات المفاجئة في مستوى الصوت للمشاهدين.
• في حالة مشاركة شاشة أو بث مباشر ، يمكنك تقديم نصائح حول ما يجب إيقاف تشغيله على جهاز الكمبيوتر ، مثل تعليق جميع الإشعارات.
• للتعليق أو عدم التعليق؟ من الناحية المثالية ، سيكون لديك شخص منفصل يدير التعليقات حتى يتمكن المتحدث من التركيز على حديثه. في كلتا الحالتين ، تأكد من أنهم على دراية بمدونة قواعد السلوك الخاصة بالحدث وكيفية التعامل مع المعلقين المسيئين
• مشاكل التكنولوجيا. ماذا يحدث إذا فشلت تقنية مكبر الصوت أو أعطال البرامج أو كانت الشرائح الخاصة بهم لا تعمل؟ اجعل خطط النسخ الاحتياطي جاهزة لجميع هذه المشكلات المحتملة.

أخيرًا ، المتحدثون هم مصدر آخر للترويج لحدثك. تريد منهم الإعلان عن حديثهم حتى يشعر جمهورهم الحالي أن الحدث يستحق الحضور. لتسهيل ذلك على المتحدثين ، قم بإعداد العديد من المواد الترويجية بأحجام وسائط التواصل الاجتماعي المثالية والتعليقات التوضيحية المقترحة. بهذه الطريقة ، كل ما عليهم فعله هو جدولة المحتوى ولصقه في التسميات التوضيحية.

4. تعيين التوقعات للحاضرين

سواء كان مؤتمرًا صناعيًا كبيرًا أو بثًا مباشرًا لموضوع واحد ، فأنت بحاجة إلى توصيل ما يجب أن يتوقعه الحاضرون بشكل فعال. من النتن تخصيص وقت لحضور حدث فقط لإدراك أن الموضوع واسع جدًا أو موجه لجمهور مختلف. كن واضحًا في ماهية الحدث ومن هو. كيف تبرز من بين جميع الأحداث الافتراضية الأخرى الموجودة هناك؟

إذا كنت تقوم بتحويل حدث شخصي إلى حدث افتراضي ، فعليك التحدث عن كيفية ظهور الميزات الرئيسية على الإنترنت. كيف يبدو حفل الاستقبال الترحيبي وجزء المتحدث الرئيسي بالنسبة للحاضرين؟ تمامًا مثل أي حدث ، انشر جدولاً. دعهم يعرفون ما إذا كان قد تم تسجيله مسبقًا ، وإذا كانت التعليقات متوفرة ، وما إذا كان سيتم حفظ العرض التقديمي وكيف سيبدو التفاعل. هل سيتم تشغيل مقاطع الفيديو الخاصة بالحضور أو إيقاف تشغيلها؟ هل علامات التصنيف متاحة بحيث يمكن التغريد المباشر أو الدردشات التكميلية على Twitter؟

أصبح Comic-Con ، وهو حدث اجتذب تاريخيًا أكثر من 130.000 من الحضور ، افتراضيًا في عام 2020. لتكرار التجربة الشخصية ، والمسابقات المجدولة للحدث ، والكثير من المحادثات ، وقاعة المعارض عبر الإنترنت ، وحفلات المشاهدة والمزيد.

اجعل من السهل جدًا على الحاضرين إنشاء جدول للأحداث والحصول على الروابط الصحيحة للتوجه إليها عندما يحين وقت الحضور. إذا تم استخدام نظام أساسي للحدث ، فأرسل أدلة حول كيفية استخدامه وما إذا كانت التنزيلات ضرورية. يجب أيضًا مراعاة ميزات إمكانية الوصول مثل الترجمة والشرح المباشر والترجمات. مع حدث افتراضي ، لديك خيار توسيع قاعدة الحضور الخاصة بك وتوليد المزيد من العملاء المحتملين المحتملين والمشاركة الفعالة. أولئك الذين لم يتمكنوا من السفر إلى الحدث يمكنهم الآن حضور الحدث الافتراضي.

أخيرًا ، خصص وقتًا للتواصل الشبكي ، خاصةً إذا كان مؤتمرًا صناعيًا يحتوي عادةً على هذا المكون. ساعات التخفيضات التي يستضيفها الراعي والمحادثات السريعة بين شخصين وغرف الاجتماعات الموضعية هي طرق لتشجيع التواصل. لأي نظام أساسي تقرر استضافة الحدث عليه ، شجع الحاضرين على ملء ملفهم الشخصي بالكامل حتى يتمكنوا من التواصل بسهولة أكبر مع زملائهم في الصناعة.

5. خطة الترويج: قبل وأثناء وبعد

سيكون التسويق ، خاصة على وسائل التواصل الاجتماعي ، جزءًا كبيرًا من استعدادك. يعد الدفع مقابل إعلانات الوسائط الاجتماعية أمرًا ضروريًا للأحداث الرقمية ولكن لا تنسَ الصفحات المقصودة للحدث وإرسال الرسائل الإخبارية. الأحداث مثل Sprout Sessions Digital 2020 لها جدول ترويجي كامل يبدأ قبل الحدث. لا ينتهي الجهد مع يوم الحدث أيضًا - توفر الأحداث الافتراضية الكثير من الفرص لإعادة توظيف البث المباشر والمحتوى الرقمي لأسابيع بعد وقوع الحدث.

لحسن الحظ بالنسبة لك ، تسهل الأحداث الافتراضية تتبع عائد الاستثمار. بين الاستماع إلى الوسائط الاجتماعية وتقارير تحليلات الكلمات الرئيسية والعلامات وتحليلات الإعلانات الرقمية ، فأنت على استعداد لمعرفة مدى جودة أداء حملتك.

MozCon ، حدث شخصي ، أصبح رقميًا في عام 2020. الصفحة المقصودة واضحة فيما يمكن أن يتوقعه الحاضرون من الجانب الافتراضي. والأفضل من ذلك ، أن الترويج بعد الحدث يتضمن حزمة فيديو مدفوعة يمكنك شراؤها إذا فاتتك الحضور.

تعني استضافة الأحداث الافتراضية التي تتضمن جلسات فيديو أن لديك الآن كنزًا دفينًا من المحتوى المتاح لك. أعد استخدام المحتوى في تنسيقات أخرى مثل حلقات البودكاست ورسومات الاقتباس والمقالات الطويلة.

بعد انتهاء الحدث ، اشكر جميع المشاركين واستخدم استطلاعات المتابعة لفهم ما يمكنك العمل عليه في المرة القادمة. يمكن أن تصبح نتائج الاستطلاع هذه أيضًا شهادات للترويج لحدث العام المقبل.

استنتاج

التخطيط والإعداد هما ركيزتان لاستضافة مؤتمر أو حدث افتراضي ناجح. عندما يعرف الجميع - المتحدثون والحضور والمشرفون - ما يمكن توقعه وكيفية المشاركة ، فإن ذلك يجعل التجربة أكثر سلاسة. تتميز الأحداث الافتراضية بأنها أقل تكلفة ، وحضور جمهور أوسع ، ويسهل تتبع التحليلات ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك تبخير العناصر الضرورية الأخرى.

يزداد ازدحام مجال الأحداث الافتراضية بمرور العام ، لذا عليك أن توضح بشكل فعال سبب كونك من يحضر وليس الآخرين. ستعمل الميزات الإضافية مثل البث المباشر والأسئلة والأجوبة المباشرة على زيادة مشاركة الحضور.

هل أنت متحمس لاستضافة المؤتمر أو الحدث الافتراضي الخاص بك ولكن هل تحتاج إلى بعض الإلهام؟ استخدم الاستماع الاجتماعي لمعرفة الفجوات الموضعية التي يمكن سدها.