أدوات وسائل التواصل الاجتماعي للحكومة: ما يحتاجه فريقك للنجاح

تشبه وسائل التواصل الاجتماعي اجتماعًا مفتوحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع - تنتشر الأخبار والأزمات وتبرز أسئلة مهمة في الوقت الفعلي. إنه خط مباشر للمقيمين لديك والناخبين ، الذين يتوقعون منك أن تكون نشطًا ومستعدًا للمشاركة في الموضوعات الأكثر أهمية بالنسبة لهم.

لم يعد من الشاذ أن نرى حسابات القطاع العام تنتشر بسرعة. لكن إدارة وجود وكالة حكومية على وسائل التواصل الاجتماعي يأتي مع مجموعة فريدة من التحديات. متطلبات إدارة وأمن النظام الأساسي المعقدة. الموظفين الذين يوازنون بين مسؤوليات متعددة تتجاوز الاجتماعية. استراتيجيات دائمة التطور يمكن أن تتغير بين عشية وضحاها.

يعد اختيار أدوات الوسائط الاجتماعية المناسبة للوكالات الحكومية ومؤسسات القطاع العام الأخرى جزءًا غير قابل للتفاوض للوصول إلى مواطنيك وإشراكهم بشكل استباقي ، مما يوفر وقت فريقك الثمين ، وخلق رؤية داخلية ، وفي النهاية ، خدمة مجتمعك بشكل أفضل. استخدم المعايير التي تمت مشاركتها في هذه المقالة لمساعدة فريقك على الاستفادة من القوة الكاملة للتواصل الاجتماعي.

4 أشياء يجب البحث عنها عند تقييم أدوات التواصل الاجتماعي للجهات الحكومية

يُعد الاستثمار في منصة إدارة وسائط اجتماعية بديهية خطوة أساسية نحو بناء علاقة قوية مع جمهورك. ومع ذلك ، لا تستخدم العديد من الوكالات سوى الأدوات المحلية لإدارة حساباتها - مما يترك رؤى قيمة وفرصًا للاتصال غير مستغلة. يستخدم أقل من نصف كيانات القطاع العام البرمجيات لإدارة أو تنفيذ إستراتيجيتها لوسائل التواصل الاجتماعي ، وفقًا لـ ArchiveSocial. كشف التقرير أيضًا أن عدم قدرة الوكالات على إدارة تواجدها بالكامل بشكل مركزي هو الأسرع نموًا على حساب النجاح على الشبكات الاجتماعية.

ومع ذلك ، لا يتم إنشاء جميع منصات إدارة الوسائط الاجتماعية على قدم المساواة. عند تقييم الأدوات الاجتماعية لمساعدة وكالتك في إحداث موجات على الشبكات الاجتماعية ، ابحث عن الأداة التي:

1. يعيد فريقك الوقت

كما هو الحال في العديد من الصناعات ، فإن إدارة وسائل التواصل الاجتماعي الحكومية هي وظيفة تزيد عن 40 ساعة في الأسبوع ، خاصةً عندما يتوفق الموظفون مع تخصصات أخرى مثل الاتصالات والعلاقات العامة والتسويق الرقمي والمحتوى وغير ذلك. هذا لا يعرض الفرق لخطر الإرهاق فحسب ، بل يمنع الوكالات من تعظيم وجودها على المستوى الاجتماعي وإقامة علاقات أقوى مع مواطنيها ومجتمعاتها.

باستخدام منصة مركزية مثل Sprout Social ، يمكنك القيام بعمل سريع لتقديم المحتوى الاجتماعي ، حتى يتمكن فريقك من التركيز على إشراك ناخبيك وتحسين استراتيجيتك الإبداعية. وجدت دراسة Total Economic Impact أجرتها شركة Forrester Consulting بتكليف مؤخرًا أن أدوات Sprout ساعدت ممثل المؤسسة المركب للعملاء الذين تمت مقابلتهم على تحقيق 973000 دولار في إنتاجية فريق وسائل التواصل الاجتماعي وتوفير الكفاءة على مدى ثلاث سنوات ، وزيادة بنسبة 55٪ في العام 3.

فيما يلي بعض النقاط البارزة في جهاز Sprout والتي تساعد الفرق على التعاون بشكل أكثر فعالية:

• التقويم المشترك: خطط لإستراتيجيتك وحافظ على الإشراف من مركز مركزي بدلاً من التطبيقات أو جداول البيانات المتباينة. قم بتنظيم المنشورات عبر الملفات الشخصية والشبكات والحملات باستخدام تقويم مرئي لدعم استراتيجية طويلة المدى. على سبيل المثال ، يمكنك تخطيط مشاركاتك للأسبوع والشهر القادمين للتأكد من أن المحتوى الخاص بك يتماشى مع الأحداث المجتمعية ذات الأولوية.
• النشر والجدولة: عزز التعاون بين الموظفين وزد الإنتاجية باستخدام أدوات تخطيط الحملة ، وسير العمل الآلي ، وأدوات الجدولة والمراقبة. انشر المحتوى الخاص بك تلقائيًا في الأوقات التي يُرجح أن تصل فيها إلى الناخبين وتلقي تحديثات المشاركة في الوقت الفعلي.
• مهام سير عمل الموافقة على الرسائل: باستخدام ميزات الاعتماد الداخلية والخارجية ، تأكد من أن المحتوى معتمد دائمًا ومتوافق مع إرشادات الاتصال بوكالتك - كل ذلك داخل نظام Sprout الأساسي.

2. يمنحك السيطرة على إدارة الأزمات

سواء كانت أحداثًا محلية مهمة أو حالات طوارئ للسلامة العامة أو غير ذلك ، فإن الأزمات جزء لا مفر منه من جهود وسائل التواصل الاجتماعي الحكومية. يجب أن تكون الفرق قادرة على جعل نشرها محوريًا بسرعة ، والاستجابة للزيادة في الرسائل الواردة ، وأن تكون استباقيًا لتجنب نشر المعلومات المضللة.

ابق على اطلاع دائم بمحادثات وسائل التواصل الاجتماعي التي تتجه في دائرتك الانتخابية لمنع المخاطر الصغيرة من التحول إلى أزمات واسعة النطاق. عند تقييم أدوات الوسائط الاجتماعية للاستخدام الحكومي ، ابحث عن حلول قوية للاستماع الاجتماعي ومشاركة الجمهور التي تقوم بالأعباء الثقيلة نيابة عنك.

تمكنك منصة Sprout من إيقاف أزمة في مساراتها. نحن نقدم مجموعة من الأدوات المصممة لمساعدتك على إتقان إستراتيجية الاستجابة للأزمات الخاصة بك - من مراقبة رسائلك الواردة بسهولة إلى التركيز على المحادثات الرئيسية التي تحدث عبر الإنترنت.

• إيقاف كل المحتوى مؤقتًا: في مواجهة الأزمات ، تتيح لك هذه الميزة إيقاف جميع الرسائل الصادرة بنقرة واحدة - مما يوفر لك الوقت ويضمن وجود فريقك بأكمله في نفس الصفحة.
• تنبيهات ارتفاع الرسائل: إذا ارتفع حجم رسالتك ، فقد يكون ذلك مؤشرًا على أزمة تلوح في الأفق. ترسل هذه التنبيهات تلقائيًا إشعارات عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف المحمول عندما تتجاوز الرسائل الواردة متوسط ​​كل ساعة لديك ، لذلك لا يتعين على فريقك مراقبة صندوق الوارد الخاص بك يدويًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
• الاستماع الاجتماعي: يمكن أن تساعدك تقنية Sprout المدعومة بالذكاء الاصطناعي (AI) في اكتساب المعلومات الهامة حول الشخصيات العامة الرئيسية ، والمعلومات المضللة الشائعة والمخاوف المكونة. تتنقل المنصة عبر الملايين من نقاط بيانات الوسائط الاجتماعية في ثوانٍ ، مما يساعدك على الوصول إلى النتائج القابلة للتنفيذ ومشاركتها مع الشخصيات القيادية والحكومية البارزة التي تعمل معها.

3. يدعم مشاركة أقوى وأكثر جدوى من المواطنين

مهمتك الأساسية هي خدمة مجتمعك - والتي تتضمن خدمتهم على القناة التي يختارونها: وسائل التواصل الاجتماعي. للقيام بذلك ، تحتاج إلى فهم تفضيلاتهم واهتماماتهم واحتياجات التواصل ، وأن تكون مستجيبًا وأصليًا عندما يصلون إليك. عزز مشاركة مواطنيك باستخدام أدوات وسائل التواصل الاجتماعي التي تزود فريقك بذكاء قيم عن جمهورك ، وتمكن التواصل السريع والاستباقي.

باستخدام منصة Sprout ، يمكنك تجاوز توقعات جمهورك وتقديم تجارب أكثر تخصيصًا على وسائل التواصل الاجتماعي - مع توفير وقت فريقك. وفقًا لدراسة Total Economic Impact ، بالنسبة للمؤسسة المركبة ، وفر متخصصو خدمة العملاء وقتًا يساوي 142 ألف دولار على مدار ثلاث سنوات باستخدام جهاز Sprout للرد على الرسائل والاستفسارات الواردة.

تم تصميم أدوات Sprout هذه لمساعدتك على تعزيز الاتصالات مع مواطنيك:

• صندوق الوارد الذكي: قم بتوحيد قنواتك الاجتماعية في دفق واحد حتى تتمكن من مراقبة الرسائل الواردة ، وإنشاء المحادثات والرد على جمهورك بسرعة. من خلال وضع علامات على الرسائل وتصفيتها ، يمكنك تحديد أولويات ما هو أكثر أهمية واكتشاف فرص تفاعل فريدة. تعمل إشعارات الكشف عن التصادم المضمنة على التعاون السلس ، بحيث يمكنك معرفة من قام بالرد على رسالة ومنع العمل المكرر

• الكلمات الرئيسية للعلامة التجارية: غالبًا ما يتحدث الأشخاص عن وكالتك على الشبكات الاجتماعية دون وضع علامة عليك مباشرةً. إذا لم تكن تبحث بنشاط عن هذه الرسائل ، فقد تفوتك محادثات مهمة. الكلمات الرئيسية للعلامة التجارية هي عمليات بحث مخصصة على Twitter يتم تشغيلها وعرض النتائج باستمرار في صندوق الوارد الذكي الخاص بك ، بحيث يمكنك رؤية هذه المنشورات وثيقة الصلة والرد عليها بسهولة مثل أي رسالة أخرى. يمكنك أيضًا إعداد التنبيهات استنادًا إلى الكلمات الرئيسية ذات الأولوية العالية أو الكلمات الرئيسية الخاصة بالأزمة ، بحيث تكون دائمًا متقدمًا بخطوة.
• قوائم الشخصيات المهمة المخصصة: داخل صندوق الوارد الذكي ، يمكنك إضافة تصنيف VIP بجوار الصورة الرمزية لمستخدمي Twitter و Facebook و Instagram و LinkedIn الذين راسلوك. تساعدك هذه الميزة على تتبع المراسلات مع اللاعبين الرئيسيين في دائرتك الانتخابية ، مثل المراسلين والمسؤولين المنتخبين وقادة الأعمال.
• الاستماع: بالإضافة إلى مساعدتك في إدارة الأزمات ، يساعدك حل الاستماع الاجتماعي من Sprout على مواكبة المحادثات الشائعة ذات الصلة وقادة المجتمع المؤثرين. تجمع الأدوات تعليقات صادقة حول أداء وكالتك على المستوى الاجتماعي وما بعده. من خلال هذه الأفكار ، ستتمكّن من إنتاج محتوى أكثر جدوى وترقية ما تعلمته إلى صانعي القرار.

4. يعيد تشكيل التصور لما يمكن أن يفعله المجتمع

في القطاع العام ، لا يزال المجتمع يساء فهمه إلى حد كبير. يتمسك الكثيرون بالاعتقاد الراسخ بأنه يضر أكثر مما ينفع ، بينما يرى الآخرون أنه الغرب المتوحش للمعلومات المضللة. ستساعد الأداة المناسبة فريق الاتصالات الخاص بك على تحديد تأثير جهودك الاجتماعية وتغيير الطريقة التي يرى أصحاب المصلحة في وكالتك وسائل التواصل الاجتماعي (حتى لو لم يكونوا على دراية اجتماعية).

يجعل استخدام نظام أساسي لإدارة الوسائط الاجتماعية من السهل إنشاء تقارير واضحة توضح كيف تترجم إستراتيجيتك الاجتماعية إلى أهداف الوكالة. على سبيل المثال ، باستخدام أدوات Sprout للتحليلات ، يمكنك التخلص من عمليات جمع البيانات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً لصالح التقارير الآلية الجاهزة للعرض التقديمي. وجدت دراسة Total Economic Impact أن Sprout ألغت التجميع اليدوي للبيانات لإعداد التقارير الشهرية بنسبة 75٪ ، مما أدى إلى توفير 39000 دولار على مدى ثلاث سنوات.

باستخدام جهاز Sprout ، يمكنك إنشاء ما يلي تلقائيًا:

• تقارير العلامات: يمكنك الوصول إلى نظرة عامة على الرسائل ذات العلامات الواردة والصادرة لتحليل فعالية الحملة وأنماط الأداء والحجم.
• تقارير الأداء اللاحق: قم بتحليل الأداء عبر القنوات على مستوى المنشور لفهم الرسائل والتنسيقات التي يتردد صداها مع جمهورك ولماذا.
• تقارير أداء الملف الشخصي: يمكنك الوصول إلى نظرة عامة عالية المستوى للأداء عبر جميع الملفات الشخصية المتصلة لتقييم النمو الاجتماعي بسرعة ، وكيف يرتبط هذا النمو بالمبادرات الرئيسية.

اعثر على أدوات الوسائط الاجتماعية المناسبة لسير عمل وكالتك

عند تقييم أدوات الوسائط الاجتماعية لوكالتك الحكومية ، لإعادة صياغة JFK ، لا تتردد في السؤال عما ستفعله هذه الأدوات لك. باستخدام النظام الأساسي المناسب لإدارة الوسائط الاجتماعية ، يمكنك أداء أفضل أعمالك بكفاءة أكبر ، والحد من الأزمات بشكل استباقي ، وخلق المزيد من الوقت لمشاركة المواطنين ، وإثبات قيمة التواصل الاجتماعي في وكالتك بثقة.

لإلقاء نظرة أكثر شمولاً على القيمة التي توفرها وسائل التواصل الاجتماعي ، قم بتنزيل دراسة The Total Economic Impact of Sprout Social ، وتعرف على كيفية تحقيق Sprout لعائد استثمار بنسبة 233٪ على مدار ثلاث سنوات.