ما يمكن أن تتعلمه الفرق الاجتماعية من الاتصالات الداخلية حول رسائل COVID-19 الفعالة

إذا كان هناك شيء واحد صحيح ، فهو أن المسوقين الاجتماعيين يعرفون كيف يتعاملون مع اللكمات. بالنظر إلى عدد المنعطفات التي ألقى بها عام 2020 علينا حتى الآن ، من المهم أكثر من أي وقت مضى أن يحافظ المسوقون على خفة حركتهم وقدرتهم على التكيف.

لقد وضعت أزمة COVID-19 بالتأكيد مرونة المسوقين الاجتماعيين على المحك. في مواجهة الأزمة العالمية ، اضطر المسوقون الاجتماعيون إلى إعادة التفكير في استراتيجياتهم بالكامل وحتى إلغاء حملات كاملة لم تعد تشعر بأنها ذات صلة. وبدون دليل يتضمن خطوات تالية واضحة حول ما يجب فعله في حالة حدوث جائحة ، يلجأ المسوقون الاجتماعيون إلى أقرانهم للحصول على إرشادات في وقت لا يملك فيه سوى القليل من الأشخاص جميع الإجابات. لقد سألنا مجتمعنا عن الأسئلة التي لديهم وما هي الموارد التي يحتاجون إليها للتنقل في COVID-19 ، وتشمل الردود كل شيء بدءًا من كيفية البقاء متحمسًا إلى اكتشاف النغمة الصحيحة التي يجب اتباعها مع المنشورات الاجتماعية.

بالإضافة إلى التعلم من المسوقين الاجتماعيين والعلامات التجارية الأخرى ، هناك فريق آخر يمكن للمسوقين الاجتماعيين اللجوء إليه للحصول على المشورة بشأن التغلب على أزمة COVID-19: الاتصالات الداخلية. يتمتع المتصلون الداخليون برؤية شاملة لكل ما يحدث في مؤسستك وهم مسؤولون عن إبقاء الموظفين على اطلاع بأخبار الشركة. مع استمرار الفرق الاجتماعية في تحسين وتعديل استراتيجياتها الاجتماعية خلال COVID-19 ، ضع في اعتبارك استعارة الدروس التالية من فريق الاتصالات الداخلية.

اخلق مصدرًا مركزيًا واحدًا للحقيقة

تكمن مشكلة أزمة بهذا الحجم في أنها يمكن أن تؤدي بسهولة إلى انتشار المعلومات الخاطئة ، مما يؤدي إلى إرباك الجميع بما في ذلك فريقك وجمهورك. بالنسبة للمسوقين الاجتماعيين ، قد يكون من الصعب معرفة مكان مشاركة المعلومات المتعلقة بالوباء وكيفية دمج الأسئلة والتعليقات من جمهورك.

تتمثل إحدى طرق التواصل الداخلي في التخفيف من المعلومات الخاطئة عن طريق إنشاء مصدر وحيد للحقيقة ، أو تحديد موقع مركزي يتم فيه تحديث المعلومات بانتظام. في Sprout ، على سبيل المثال ، أنشأ فريقنا صفحة Wiki مخصصة لأزمة COVID-19 ، تحتوي على معلومات حول توفر المكاتب وسياسات العمل عن بُعد والموارد الصحية للموظفين. لدينا أيضًا موقعًا مركزيًا حيث يمكن للموظفين إرسال الأسئلة والمخاوف التي لديهم بشأن جميع الأشياء المتعلقة بـ COVID-19.

وبالمثل ، يجب على الفرق الاجتماعية التفكير في استخدام منصات مثل Twitter لنشر تحديثات متكررة ذات صلة بجمهورك. تقوم بعض العلامات التجارية بتثبيت التغريدات بمعلومات مهمة حول COVID-19 ، والتي تم استبدالها منذ ذلك الحين ببيانات العلامة التجارية Black Lives Matter. إذا كنت تعمل في مجال البيع بالتجزئة ، فقد ترغب في استخدام Twitter لمشاركة المعلومات المتعلقة بساعات عمل المتجر والخطوات التي تتخذها لضمان صحة الجميع وسلامتهم. بالإضافة إلى ذلك ، مع وجود الكثير من الأمور المجهولة المحيطة بخطط إعادة فتح الولايات ، ضع في اعتبارك أن تطلب من متابعيك إرسال أي أسئلة لديهم حتى تتمكن من العثور بسهولة على مخاوفهم والرد عليها.

يفعل:

• حدد المكان الذي ستشارك فيه التحديثات في الوقت المناسب حول عملك واطلب التعليقات من جمهورك.
• قم بتوجيه جمهورك إلى مواد منشورة أخرى (مثل موقع الويب أو المدونة الخاصة بك) والتي يتم تحديثها باستمرار من قبل فريقك.

لا:

• افترض أن كل شخص لديه نفس المستوى من الوعي بـ COVID-19 والأخبار المحدثة حول خطط إعادة فتح منطقتك.
• التزم الصمت بشأن الخطوات التي تتخذها لضمان صحة ورفاهية موظفيك حيث تبدأ الدول في تخفيف القيود.

كن مرنًا ومنفتحًا للتغيير

كان أحد أكبر التحديات التي واجهها كل فريق خلال بداية الوباء متمحورًا حول السرعة والسابقة. نظرًا لمدى سرعة تطور المعلومات حول COVID-19 ، لم يكن لدى الفرق الاجتماعية سوى القليل من الوقت لإعداد وتعديل استراتيجياتها وفقًا لذلك. في ظل هذه الظروف ، قد يجد المسوقون أنفسهم مضطرين لإنشاء محتوى اجتماعي في الوقت الفعلي.

لاستيعاب الموقف المتطور ، يجب على الفرق الاجتماعية النظر في اتباع خطى المتصلين الداخليين وتشكيل فريق استجابة سريعة. يضم أصحاب المصلحة عبر المنظمة ، فريق الاستجابة مستعد وقادر على التخلي عما يفعلونه للمساعدة في الرسائل الخارجية في الوقت المناسب. يمكنهم دعم الفرق الاجتماعية في جمع أحدث معلومات الأزمة ويمكنهم دعم إنشاء المحتوى حتى لا يقع العبء على المسوقين وحدهم.

بالإضافة إلى إنشاء اجتماع أسبوعي للتواصل مع التطورات الأخيرة ، ضع في اعتبارك إنشاء قناة Slack خاصة حتى يتمكن أعضاء فريق الاستجابة من مشاركة التحديثات في الوقت المناسب والتعاون في الرسائل الاجتماعية حسب الحاجة. يمكن أن يساعد الاستماع الاجتماعي أيضًا فرق الاستجابة على البقاء على اطلاع على الاتجاهات الصاعدة في محادثة COVID-19 وإبلاغ اتجاه رسائلهم.

يفعل:

• كن مستعدًا لإلغاء رسائلك الأصلية مع ظهور معلومات جديدة حول الأزمة على المستويين المحلي والوطني.
• اطلب المساعدة عندما يتعلق الأمر بالتنسيق وإنشاء المحتوى في الوقت المناسب مع استمرار تطور الموقف.

لا:

• اشعر بالضغط للتعليق على كل تحديث لـ COVID-19 في الوقت الفعلي ، فهذه طريقة سريعة لإرباك نفسك وفريقك ، ويمكن أن تؤدي إلى الإرهاق. حدد أولويات المعلومات الأكثر أهمية لجمهورك وراقب الاتجاهات التي بدأت تكتسب قوة جذب.

اعترف بما لا تعرفه

بينما نمزح حول أن "الأوقات غير المؤكدة" هي عبارة العام ، فإن الحقيقة هي أننا نحاول جميعًا التنقل في موقف بدون خارطة طريق أو دليل واضح. لم يكن من الممكن أن تكون أي من تجاربنا السابقة قد أعدتنا لـ COVID-19 ولا بأس من الاعتراف بأنه ليس لدينا أي فكرة عما نفعله.

تتضمن إستراتيجية الاتصالات الداخلية الفعالة معرفة متى تعترف بأنه ليس لديك جميع الإجابات. يفضل الموظفون كثيرًا أن يسمعوا من المتصلين الداخليين أنهم يعملون على إيجاد تلك الحلول بدلاً من سماع أي شيء على الإطلاق. وبالمثل ، يجب على الفرق الاجتماعية النظر في دمج هذا المستوى من الشفافية في جميع اتصالاتهم أثناء الأزمة. دع جمهورك يعلم أنك بحاجة إلى وقت لصياغة بيان رسمي للعلامة التجارية وكيف تتعامل مع الوضع الحالي. ستندهش من عدد الأشخاص الذين سيقولون إنهم يتعاطفون معك ويقدرون سماع ضعفك!

يفعل:

• اعترف عندما لا تكون لديك جميع الإجابات والتزم بمشاركة التحديثات بقدر ما تستطيع.
• أعط الأولوية للشفافية والتعاطف في اتصالاتك ، واجعل جمهورك يعرف الخطوات التي تتخذها لإيجاد حلول لتحدياتك الفورية.

لا:

• انتظر للحصول على جميع الإجابات قبل قول أي شيء. يمكن أن يترك جمهورك يشعر بالتجاهل أو تركه في الظلام.
• اذهب إلى الراديو صامتًا أو افترض أن الأزمة ستمر دون أن يلاحظها أحد. من الأفضل الاعتراف بأنك بحاجة إلى مزيد من الوقت لصياغة استجابة متعمقة بدلاً من جعل متابعيك يضعون افتراضات حول خطوتك التالية.

التطلع إلى عالم ما بعد الجائحة

في عالم مثالي ، يمكن للفرق الاجتماعية تخطيط تقويمات المحتوى الخاصة بهم قبل أشهر. ولكن إذا علمنا COVID-19 أي شيء ، فهو أنه حتى أفضل الخطط الموضوعة يمكن أن تتعطل بسرعة خلال الليل.

أجبر الوباء المسوقين على إعادة التفكير في استراتيجياتهم الأصلية ، كما أنه يتحدىهم أيضًا أن يبدأوا في التفكير فيما ينتظرنا في المستقبل عندما تبدأ الدول في إعادة فتح أبوابها. ليس هناك عودة إلى العمل كالمعتاد ويتم تكليف جهات التسويق بإنشاء رسائل تعكس عالم ما بعد COVID. وبينما نجد أنفسنا جميعًا في منطقة مجهولة ، يمكن للمتصلين الداخليين توفير إرشادات للمسوقين الاجتماعيين حول كيفية تطوير استراتيجيات الاتصالات في ظل ظروف متقلبة. مجهزة بهذه الدروس من فريق الاتصالات الداخلية ، سيكون المسوقون الاجتماعيون على استعداد للتعامل مع الكرة المنعزلة التالية التي يلقيها COVID-19 في طريقهم.