مخطط أصحاب المصلحة 101: دليل سريع لخرائط أصحاب المصلحة

أصحاب المصلحة هم أشخاص أو منظمات داخلية أو خارجية للمشروع ولديها مصلحة راسخة في نجاحه. يمكن أن يكون لهذه المصلحة تأثير إيجابي أو سلبي على تنفيذ المشروع. لذلك ، من الضروري معرفة أصحاب المصلحة.

أكثر من مجرد القدرة على تحديد أصحاب المصلحة في المشروع ، تحتاج إلى إدارتهم. إنها مهمة كبيرة. كيف تعرف من يحتاج ماذا عند التواصل معهم أثناء المشروع؟ هذه هي بداية إدارة أصحاب المصلحة ، وتبدأ بتحديد أصحاب المصلحة.

ما هي خريطة أصحاب المصلحة؟

خريطة أصحاب المصلحة هي مصفوفة مرئية من أربعة أرباع للتأثير والمصالح تستخدم لتحديد أصحاب المصلحة وتصنيفهم من حيث تأثيرهم واهتمامهم بالمشروع.

ذات صلة: قالب خريطة أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel

يحدد المحور ص مستوى الاهتمام ، من الأعلى في الأعلى إلى الأدنى في الأسفل - وهذا يعني مدى تأثر أصحاب المصلحة بنتيجة المشروع. يقيس المحور السيني للشبكة مستوى تأثير أصحاب المصلحة ، أو مدى تأثير أصحاب المصلحة على المشروع ، من الأسفل (الجانب الأيسر) إلى الأعلى (الجانب الأيمن).

ثم يتم رسم أصحاب المصلحة على هذه الخريطة اعتمادًا على كيفية وقوعهم في هذين المقياسين.

خريطة أصحاب المصلحة هي الخطوة الأولى نحو إدارة أصحاب المصلحة من حيث أنها تحدد علاقة أصحاب المصلحة بالمشروع. سيبلغ كل قرار تقريبًا يتخذه مدير المشروع فيما يتعلق بأصحاب المصلحة ، بما في ذلك تواتر اجتماعاتهم ومقدار المعلومات التي يتم تقديمها لهم حول المشروع.

أهمية مخطط أصحاب المصلحة

يعد تخطيط أصحاب المصلحة أمرًا مهمًا لأن أصحاب المصلحة مهمون لنجاح المشروع. عادة ما يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة ، مما يعني العديد من التوقعات المتنوعة. بدون تحديد أصحاب المصلحة فيما يتعلق بتأثيرهم واهتمامهم بالمشروع ، ستواجه صعوبة في التواصل معهم وإبقائهم سعداء.

لكنه أيضًا شارع ذو اتجاهين. إن وجود اتصالات جيدة مع أصحاب المصلحة يمنح مديري المشاريع نظرة ثاقبة هم في أمس الحاجة إليها في المشروع ، مما يساعدهم بطرق لا حصر لها. يساعد على تخفيف المخاطر واكتشاف الأهداف الحقيقية لأصحاب المصلحة للمشروع.

بمعنى آخر ، تخطيط أصحاب المصلحة هو بداية خطة اتصال فعالة. لا يمكن أن تنجح المشاريع إذا كان هناك القليل من الاتصالات أو منعدمة. كلما كان الاتصال أفضل ، كلما كان المشروع أكثر سلاسة وسهل فهم رغبات أصحاب المصلحة.

يعد تخطيط أصحاب المصلحة أيضًا طريقة لإدارة التوقعات. من خلال تحديد أصحاب المصلحة لديك ، فأنت تعرف كيف يقفون فيما يتعلق بالمشروع. لذلك ، أثناء تنفيذ المشروع ، يمكن لمدير المشروع التعامل بشكل متزايد مع تلك التوقعات ، وجعلها تتماشى مع المشروع بحيث يكون الجميع سعداء بالتسليمات.

مثال على خريطة أصحاب المصلحة

لإعطائك مثالاً وفرصة لإنشاء خريطة أصحاب المصلحة الخاصة بك ، قم بتنزيل قالب خريطة أصحاب المصلحة الخاص بنا. يوفر المخطط التفصيلي وكل ما عليك فعله هو إضافة التفاصيل. يظهر نموذج خريطة أصحاب المصلحة أدناه:

هناك أربع طرق لإدارة اتصالاتك مع أصحاب المصلحة: قم بإدارتها عن كثب ، وحافظ على رضاهم ، وإبقائهم على اطلاع أو ببساطة مراقبتهم.

• إذا كان أصحاب المصلحة لديك يتمتعون بمستوى عالٍ من التأثير في المشروع ولكن ليس لديهم نفس القدر من الاهتمام ، فيجب أن يظلوا راضين ، مما يعني أنهم بحاجة إلى تحديثات منتظمة وملاحظاتهم مهمة.
• يحتاج صاحب المصلحة الذي يتمتع بمستوى عالٍ من التأثير والاهتمام إلى الإدارة عن كثب. هذا يعني الاجتماع معهم أكثر من المجموعة التي تندرج في فئة "حافظ على رضاك" ، كما أن ملاحظاتهم مهمة أيضًا في أي عملية صنع قرار.
• يميل الأشخاص الأقل تأثيرًا والأعلى اهتمامًا إلى أن يكونوا قاعدة عملائك. إنهم بحاجة إلى تحديثات حول التقدم أيضًا ، ولكن ليس مع تكرار مجموعات "الإدارة عن كثب" و "الحفاظ على رضاهم". أولئك الذين هم منخفضون في التأثير والمصلحة يحتاجون إلى المراقبة ، بالطبع ، لكن ربما يحتاجون فقط إلى أن يكونوا على علم بالخطوات الكبيرة في المشروع.

كيفية إنشاء خريطة أصحاب المصلحة

عندما تكون جاهزًا لرسم خريطة أصحاب المصلحة والبدء في عملية تعيين أصحاب المصلحة ، سترغب في اتباع هذه الخطوات الأربع:

1. تحديد أصحاب المصلحة

يمكن أن يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة في المشروع. تعتمد القائمة التي تضعها على مؤسستك وتأثير المشروع وأهدافه. هذا يعني أنه قد يتعين عليك مراجعة القائمة طوال فترة المشروع.

2. تحليل أصحاب المصلحة

تتطلب الخطوة التالية بعض التحليل. يساعدك هذا في معرفة مدى ملاءمتها للمشروع ، بالإضافة إلى المنظور الذي تقدمه. للقيام بذلك ، حدد نوع أصحاب المصلحة هم ، ومقدار مساهمتهم في المشروع وشرعيتهم في القيام بذلك. هل هم على استعداد للمشاركة؟ ما مدى تأثيرهم ومشاركتهم في المشروع؟

ذات صلة: نموذج تحليل أصحاب المصلحة

3. تعيين أصحاب المصلحة

يحدث هذا عند إنشاء الصندوق الخاص بك وتقسيمه إلى أربعة ، مع قيام المحور الصادي بقياس مستوى التأثير من منخفض (أسفل) إلى مرتفع (أعلى). على المحور السيني ، يمكنك تعيين مستوى الاهتمام ، من منخفض (يسار) إلى مرتفع (يمين). باستخدام قائمة أصحاب المصلحة والتحليل الذي أجريته ، ارسمهم وفقًا للمحورين.

4. إعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة

الآن بعد أن قمت بإدراج وتحليل ورسم أصحاب المصلحة على الخريطة ، يمكنك البدء في وضع خطة حول كيفية التعامل مع أصحاب المصلحة على مدار المشروع. اعتمادًا على مكان هبوطهم على الخريطة ، ستديرهم عن كثب لمجرد مراقبتهم. هذه هي بداية خطة التواصل مع أصحاب المصلحة والإدارة العامة لأصحاب المصلحة.

أفضل الممارسات عند تحديد أصحاب المصلحة

من المفيد أن تحصل على أكبر قدر ممكن من المعلومات عن جميع أصحاب المصلحة لديك. تريد أن تعرف من هم وكيف يحبون التواصل. قد يطلب منك البعض فقط إرسال تحديثات إليهم ، والبعض الآخر يريد عروض تقديمية شخصية والبعض الآخر قد يفضل مكالمة هاتفية. تعرف على طريقة الاتصال التي يريدونها وحدد التردد المناسب لهم.

كن شاملاً

من الجوانب الأخرى لرسم خرائط أصحاب المصلحة فهم التنوع الثقافي أو اللغوي بينهم. إذا كانوا لا يتحدثون لغتك الأم ، فسيتطلب منك تعديل رسائلك. من المهم أن تكون شاملاً وأن تعرف أن ما هو صحيح بالنسبة لأحد أصحاب المصلحة قد يكون خطأ بالنسبة لآخر.

تواصل بوضوح

يجب أن يكون محتوى اتصالاتك واضحًا. تريد تجنب المصطلحات وتقديم الحقائق ببساطة. تحلى بالشفافية عندما تتواصل ، ولاحظ دائمًا ما هو مؤكد وما هو غير مؤكد. كن منفتحًا على ملاحظات أصحاب المصلحة واعرف كيف يمكنهم التأثير على قراراتك.

كن منفتحًا وصادقًا

لا تحجم أبدًا عن المعلومات ، خاصة الأخبار السيئة. وكلما أسرعت في نشره في العلن ، زادت سرعة قدرتك على معالجة توقعات أصحاب المصلحة وإدارة أي مخاوف قد تكون لديهم.

تبقى متاحة

أخيرًا ، احتفظ بخطوط الاتصال مفتوحة. ابق على اتصال مع أصحاب المصلحة لديك ، ولكن امنحهم أيضًا قناة يمكنهم من خلالها الوصول إليك إذا لزم الأمر. عندما يفعلون ذلك ، استمع إلى ما سيقولونه ، وتفاعل معهم ، واطرح أسئلتك الخاصة. التواصل هو تبادل للمعلومات.

كيف يساعدك ProjectManager في إدارة أصحاب المصلحة

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يعزز الاتصالات في الوقت الفعلي مع التقارير التي تسجل التقدم فور حدوثه للمساعدة في إبقاء جميع المشاركين في المشروع على اطلاع. تساعدك ميزاتنا على تحديث أصحاب المصلحة لديك بسهولة.

يريد أصحاب المصلحة أن يعرفوا كيف ستقوم بتسليم المشروع. يعمل مديرو المشاريع بجد لبناء جدول قابل للتطبيق على مخطط جانت عبر الإنترنت ، والذي ينظم المهام ويدير التبعيات ويحدد المعالم. يمكن مشاركة الجدول الزمني مع أصحاب المصلحة لإبقائهم في الحلقة.

تزويد أصحاب المصلحة ببيانات في الوقت الفعلي

بمجرد أن يعرفوا خطتك ، سيرغبون في معرفة مدى تقدمها أثناء التنفيذ. يمكنك مشاركة لوحة المعلومات في الوقت الفعلي ، والتي تعرض طريقة عرض عالية المستوى لمقاييس المشروع مثل التقدم المحرز في المهام والوقت المتبقي في العمل والتكاليف والمزيد.

أعط أصحاب المصلحة تفاصيل المشروع عند الحاجة

لإلقاء نظرة أكثر تعمقًا على التقدم والأداء ، لدينا إعداد التقارير بنقرة واحدة. قم بإنشاء تقارير الحالة وتكاليف المشروع وغير ذلك الكثير بضغطة زر. ثم اطبع التقرير أو شاركه مع أصحاب المصلحة ، ويمكن تصفية جميع التقارير لإظهار البيانات التي يهتمون بها فقط.

ProjectManager هي أداة حائزة على جوائز تنظم المهام والفرق وأصحاب المصلحة. يمكنك الحصول على ميزات للحفاظ على تعاون الفرق وتوازن عبء العمل لتحقيق إنتاجية أكبر. يمكن لأصحاب المصلحة رؤية تقدمهم على الفور والبقاء على اطلاع على مستوى عالٍ أو بمزيد من التفاصيل. إرضاء أصحاب المصلحة من خلال التخطيط والمراقبة والإبلاغ بشكل أفضل اليوم من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.