7 مفاتيح للبقاء منتجة عندما يتم تفجير روتينك اليومي

كان لدي إيقاع.

كان لدي روتين.

في معظم الأيام ، كان لدي ما يكفي من الوقت.

في أيام قليلة رائعة ، كان لدي أكثر من الوقت الكافي. (لا ، حقًا. لقد كانت رائعة.)

ولكن بعد ذلك ولدت ابنتي. في النهاية عادت زوجتي إلى العمل. ومما يثير استياءنا ، عدم وجود خيارات رعاية نهارية أو مربية مقبولة.

فجأة ، أصبحت مقدم رعاية لطفلتي طوال اليوم ، بينما لا أزال أعمل بدوام كامل ، من المنزل ، نائب الرئيس للتسويق.

أوه ، وفوق كل هذا ، بمجرد أن لم تعد ماما موجودة للعمل مع Mama Nap Wizardry ، قررت ابنتي أنها لن تغفو في سريرها بعد الآن. كلا ، فقط عربة الأطفال التي تزيد مدتها عن ساعة واحدة تمشي في الخارج في حرارة الصيف في تكساس. بلى …

لذا ، ماذا يحدث عندما ينفجر جدولك اليومي المصمم بدقة إلى أشلاء بسبب سلسلة من الظروف (وإن كانت ظريفة حقًا) لم تخطط لها بالكامل؟

حسنًا ، على الأقل في تجربتي ، تتعلم بعض الدروس المهمة بسرعة كبيرة إذا كنت تريد أن يكون لديك أي أمل في البقاء.

لكن ملاحظة سريعة قبل أن نصل إلى تلك الدروس ...

إليكم السر الصغير القذر لهذا المنشور

لا تخطئ في التفكير في أن بقية هذا المنشور ينطبق عليك فقط إذا كنت والدًا جديدًا. أو تمر بمرحلة انتقالية أخرى في الحياة المجنونة. أو أنك عمومًا فوضى غير منظمة.

1. لا يمكنك دائمًا التخطيط للوقت المحدد الذي ستلقي فيه الحياة بمجموعة من المنحنيات على التوالي. لكنني أعدك أن وجود المفاتيح السبعة التي أشرحها أدناه في الجزء الخلفي من عقلك سيساعدك على الاستعداد بشكل أفضل إذا حدث ذلك (مثل وقت حدوثه).
2. لا تحتاج حقًا إلى الانتظار حتى تصبح الحياة مجنونة لاتباع النصائح أدناه لأن معظمها ينطبق بشكل عام على الإنتاجية. أعني ، هل هناك وقت في حياتك عندما يؤدي تحديد الأولويات والتركيز إلى نتائج عكسية؟ لا.

لذا ، استمر في القراءة.

إذا كان وضعك الحالي يجعلك تشعر وكأنك دجاجة مقطوعة رأسك ، فلدي خطة ستساعدك على استعادة القليل من العقل. (لقد ساعدني ذلك بالتأكيد.)

وإذا كان وضع حياتك الحالي ناعمًا ، فسيظل كل مفتاح تقرأه أدناه بمثابة تذكير مفيد لكيفية أن تصبح أكثر إنتاجية ... وكيفية التكيف والتفاعل في المستقبل في حالة حدوث تغيير كبير.

حسنًا ، الآن إلى الدروس ، التي نظمتها في سبعة مفاتيح للتنقل في هذه المياه التي يحتمل أن تكون متقطعة في تغيير الجدول الزمني بنجاح.

أطلق النار! لقد رأيت للتو ابنتي تغير أوضاعها في سريرها. ليس لدينا الكثير من الوقت ...

1. التواصل

عندما أدركت أن جدول عملي الشخصي سيتغير بشكل جذري ، عرفت أنه سيغير ما سأكون متاحًا للقيام به.

على سبيل المثال ، لقد أجريت الكثير من استضافة البرامج التعليمية على الويب على مدار الـ 18 شهرًا الماضية ، وغالبًا ما تكون جلستين في الأسبوع. ولكن كيف سأجد مجموعات موثوقة من 90 دقيقة خلال ساعات العمل العادية للتركيز على ندوة عبر الإنترنت مع طفل يزحف حولها؟

أدى ذلك إلى عدة محادثات - مع رؤسائي ومع أشخاص آخرين ستتأثر أدوارهم بسبب عدم قدرتي على استضافة ندوات عبر الإنترنت.

قد تشعر أحيانًا بالحرج لبدء محادثات كهذه ، لأننا لا نستمتع أبدًا بالاعتراف بأنه يمكننا القيام بشيء تم الاعتماد علينا للقيام به. لكن من الأفضل أن تحصل عليها على الفور ، بحيث يمكن وضع خطط جديدة ، بدلاً من الانتظار ثم إجبار الجميع على التدافع.

لحسن الحظ ، سرعان ما تم التخلص من أي مخاوف لدي.

لقد فهم رؤسائي ، وكانوا على استعداد للعمل مع الجدول الزمني الجديد الخاص بي ، وكان زملائي البارزون مثل كريس جاريت وويل ديويت على استعداد للتدخل والتعامل مع مهام التخطيط للندوة عبر الإنترنت والتنظيم والاستضافة في غيابي.

هل ينطبق هذا الدرس عليك إذا كنت تعمل في شركة واحدة ، على سبيل المثال رائد أعمال رقمي منفرد؟ إطلاقا.

لكن في حالتك ، قد تتواصل مع جمهورك بدلاً من فريق في العمل. إذا تم تغيير روتينك اليومي إلى النقطة التي سيتغير فيها جدول المحتوى الخاص بك ، فأبلغ جمهورك بذلك.

التوقعات هي كل شيء. ضع مجموعة مناسبة حتى يعرف الناس ما يمكن توقعه ، ولكي يكون لديك فرصة لتجاوزهم. تذكر: من الأفضل دائمًا التقليل من الوعود والإفراط في التسليم ، بدلاً من العكس.

2. تحديد الأولويات

بعد أن تتواصل مع الأطراف المتأثرة ، حان الوقت للجلوس وإجراء القليل من التواصل الصريح مع نفسك.

لأنه إذا كنت ستنتقل من ما شعرت به كأنه محيط غير متقطع من الوقت إلى ما سيبدو الآن وكأنه بضع برك صغيرة متناثرة من الوقت ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنك تعظم تلك البرك!

هذا يعني أن تحديد الأولويات هو المفتاح.

ما الذي يجب عليك فعله ... وما هو غير ذلك؟

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تنظيم مسؤولياتك في أربعة أجزاء:

• عاجل وهام
• غير مستعجل وهام
• عاجل وغير مهم
• غير عاجل وغير مهم

تأكد من أنك تعرف ما هو عاجل ومهم ، حتى لا ينزلق من الشقوق.

تأكد أيضًا من أنك تجد وقتًا للأنشطة غير العاجلة ولكنها مهمة ، والتي يسهل دفعها في مواجهة أزمة الوقت.

وبعد ذلك تكون قادرًا على تحديد الأشياء العاجلة ولكن غير المهمة ، وكذلك الأشياء غير العاجلة وغير المهمة ، بحيث يمكنك تحديد أولويات ما يتم دفعه جانباً وتجاهله.

لا يمكنك فعل كل شيء ، ولكن يمكنك التأكد من أنك تفعل الشيء الأكثر أهمية.

خلاصة القول هنا أنه إذا كان لديك وقت أقل ، فسيكون لديك هامش خطأ أقل من حيث ما يتم إنجازه وما لا يتم القيام به ، لأنه ، على الأرجح ، لن تتمكن من إنجاز نفس الحجم من الأشياء.

يجبرك الدخول في وضع تحديد الأولويات المفرطة على توضيح ما هو مهم وما لا يهم. ويمكن تطبيق الحكمة التي ستكتسبها من القيام بذلك بمجرد عودة جدولك الزمني إلى طبيعته ، مما قد يأخذ التخطيط والإنتاجية إلى مستويات الأبطال الخارقين.

3. تقرر

المفتاح التالي هو أن تأخذ ما تعلمته من تحديد الأولويات وتقرر ما ستفعله وتفوضه وترفضه.

يمكن أن يكون في كثير من الأحيان أكبر مفتاح لضمان استمرار كل ما تشارك فيه في الإزعاج كما لو أن جدولك الزمني لم يتغير أبدًا.

دعنا نعود إلى الأرباع الأربعة للإلحاح والأهمية أعلاه ، وننظر إليها من منظور ما يجب عليك فعله أو تفويضه أو رفضه.

1. عاجل ومهم: تفويض عندما يكون لديك شخص قادر على التعامل معه ، وإلا افعل ذلك بنفسك.
2. غير عاجل ومهم: افعل هذا بنفسك. من المحتمل أن تكون قدرتك على التفوق في هذه الأنشطة هي ما جعلك في المنصب الذي أنت فيه ، وما يمكن أن يبني قيمة طويلة الأجل لك ولشركتك.
3. عاجل وغير مهم: فوض إلى شخص قادر على التعامل (خاصة إذا كان بإمكانه تعلم شيء من التجربة) ، أو فكر في رفضها تمامًا.
4. غير عاجل وغير مهم: استبعاد. ليس لديك وقت لهذه الأشياء!

الآن اسمحوا لي أن أقدم تحذيرًا مهمًا ...

إنفجار جدولك الشخصي ليس ترخيصًا لتفويض (أو رفض) كل شيء. لذلك لا ترهق أعضاء فريقك بإرسال سيل من العمل الجديد بطريقتهم. حاول أن تكون استراتيجيًا.

التفويض هو فرصة لتوفير الوقت وفرصة لمنح الناس تجربة قيمة أكثر أو أحدث منك.

حيثما أمكن ، حاول مطابقة ما تفوضه مع ما سيشجع النمو في الشخص أو الأشخاص الذين تفوضهم. وتأكد من وضع المهام الجديدة على هذا النحو عند شرحها.

نظرًا لأنني مررت بهذه العملية بنفسي ، فقد كنت محظوظًا للغاية لوجود أشخاص مثل Will DeWitt و Loryn Thompson مستعدين وراغبين ومتحمسين للتعامل مع مسؤوليات جديدة. إنهم حريصون على التعلم والنمو ، بالإضافة إلى أنهم قادرون للغاية.

وجود أشخاص مثل هؤلاء في فريقك يجعل التفويض أسهل بكثير. وعندما تكون ذكيًا واستراتيجيًا بشأن ما تفوضه وترفضه ، فإنه يسمح لك بالتركيز بشكل أكبر على ما ستفعله.

4. تحديد

الآن بعد أن عرفت ما ستفعله وتفوضه وترفضه ، فقد حان الوقت لبدء التنظيم عندما تنوي فعلًا إنجاز الأشياء.

قبل أن تجلس وتبدأ في الضرب بشكل محموم على لوحة المفاتيح كما لو كنت Bruce Almighty ، من الأفضل أن تنظم نفسك.

نعم ، يتطلب التنظيم بعض الوقت.

ونعم ، الوقت هو الشيء النادر بالنسبة لك الآن.

لذلك قد تعتقد:

"ليس لدي وقت للعب بالتقويم وقائمة المهام الخاصة بي. أحتاج إلى العمل ، يا رجل! "

لكن هذه خطوة إلى الوراء ستساعدك على اتخاذ خطوتين أو ثلاث أو أربع خطوات للأمام مع تقدمك خلال أيامك. إنها أقل تكلفة من الوقت والمزيد من الاستثمار - وسوف تؤتي ثمارها.

سنبدأ في التخطيط لما ستفعله خلال كل من الكتل الزمنية التالية. هذا هو المفتاح رقم 5. ولكن هناك خطوة يجب أن تأتي قبل تلك الخطوة: تحديد الفترات الزمنية المتاحة لديك للعمل.

القيام بذلك يساعد بشكل كبير.

كان أحد أكبر التحديات التي وجدتها عند الانتقال من يوم عمل غير متقطع في الغالب خلال ساعات العمل العادية إلى جلسات عمل متفرقة في أي وقت من اليوم عندما أتمكن من استيعابهم ، هو مدى عدم التنظيم الذي شعرت به.

لكن التعرف على الكتل الزمنية المتسقة التي أملكها - والتي يمكنني الاعتماد عليها - ساعدني على الاسترخاء وإيجاد النظام وسط الفوضى.

• كنت أعلم أنه يمكنني الاستيقاظ مبكرًا والعمل في سلام وهدوء لمدة 90 دقيقة.
• كنت أعلم أنه يمكنني الحصول على كتلتين من 60-90 دقيقة من الوقت خلال النهار أثناء غفوة ابنتي ، بمجرد أن اكتشفت أخيرًا كيفية الحصول على قيلولة في سريرها وليس في عربة الأطفال. (ويمكنني حتى جدولة المكالمات أو تسجيلات البودكاست مبدئيًا حول هذه النوافذ ، نظرًا لأنها كانت قياسية إلى حد ما يومًا بعد يوم.)
• كنت أعلم أنه يمكنني التحقق من البريد الإلكتروني وإخراج بعض المهام العاجلة / المهمة السريعة على الغداء بينما كانت زوجتي في المنزل ، ثم بعد نصف ساعة من عودتها إلى المنزل بعد العمل.
• كنت أعلم أنه يمكنني الحصول على الكثير من الوقت الذي أحتاجه بعد العشاء ... على الرغم من أنني حاولت عدم إساءة استخدام ذلك والبقاء مستيقظًا لوقت متأخر جدًا ، حيث أنني ، بالعودة إلى النقطة الأولى أعلاه ، أردت أيضًا الاستيقاظ مبكرًا.
• وأخيرًا ، علمت أنه يمكنني العمل بدوام كامل بالإضافة إلى ساعات إضافية في عطلات نهاية الأسبوع.

أصبحت هذه كتل زمنية يمكنني وضعها في تقويمي. كنت بحاجة فقط لملء المهام التي سأقوم بإنجازها خلال كل واحدة.

لقد ساعدت هذه العملية حقًا في ترسيخ يومي ومنعني من الشعور بالإرهاق.

5. الخطة

ومع ذلك ، ما زلت لا محالة أشعر بالإرهاق.

ولكن بمجرد أن حددت سبب هذا الشعور ، أصبح التغلب عليه أسهل.

هذا ما أدركته ...

في كل مرة شعرت فيها بالإرهاق ، كان ذلك لأنني تركت فترة زمنية تمر دون تحقيق شيء محدد ومهم. ثم سأقوم بتمرير عمل إضافي إلى الكتلة الزمنية التالية ، أو في عطلة نهاية الأسبوع (لاف) ، مما سيقودني إلى الشعور بأن لدي الكثير لأفعله ولا يمكنني إنجاز كل شيء.

الإصلاح بسيط دائمًا: خذ بعض الوقت للتخطيط لما سأفعله مع كل كتلة زمنية ، بحيث بمجرد أن تبدأ ، يمكنني فقط البدء في العمل بدلاً من محاولة اكتشاف ما سأفعله.

قد يبدو هذا كخطوة إضافية.

ألا يمكنك قضاء بضع دقائق فقط في بداية كل كتلة ، ومراجعة قائمة المهام الخاصة بك ، واختيار العنصر الأكثر أهمية ، والبدء في العمل؟

ربما. ربما هذا سوف يعمل من أجلك أنا فقط أعلم أنه لا يناسبني.

إن السحب للتحقق من البريد الإلكتروني أو التحقق من Twitter أو فتح Feedly يكون دائمًا قويًا عندما أسقط أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بي. FoMO هو دواء جحيم. وبينما كان لدي وقت قليل من الراحة في يومي لسقوطي في حفر الأرانب ، لم أفعل ذلك الآن.

إذا كنت أعرف بالضبط ما سأعمل عليه عندما أجلس على الكمبيوتر ، سأعمل عليه. وهذا يضمن لي تحقيق تقدم ملموس في شيء مهم.

بعد ذلك ، وبعد ذلك فقط ، إذا انتهيت وكان لدي وقت إضافي في نهاية الفترة الزمنية ، يمكنني إجراء فحص سريع عبر البريد الإلكتروني / وسائل التواصل الاجتماعي / الأخبار. في هذه المرحلة ، لا داعي للقلق بشأن إضاعة الكثير من الوقت في حفر الأرانب المحتملة ، لأنني قمت بالفعل بفحص عنصر مهم ... ولأن الزحف / البكاء / البنات الصغيرات المحبوبات هي الترياق النهائي لأي حفرة أرنب سخيفة .

6. التركيز

كما ترى ، يعتمد كل مفتاح على المفاتيح السابقة.

المفاتيح الخمسة الأولى - التواصل وتحديد الأولويات واتخاذ القرار وتحديد والتخطيط - كلها تقود في اتجاه واحد محدد للغاية يسمح لك بالتركيز على إنجاز العمل المهم حتى عندما يكون جدولك الزمني غير جيد.

وكل مفتاح من هذه المفاتيح لا معنى له إذا لم تكن منضبطًا بما يكفي للتركيز.

لذا افعل كل ما عليك القيام به للتأكد من أن انتباهك يبقى مركزًا في الاتجاه الذي يجب أن يكون فيه خلال فترات الوقت.

كما ذكرت ، يساعدني تحديد النشاط المحدد الذي سأعمل عليه أولاً خلال كل مرة على التركيز.

فيما يلي بعض التقنيات الأخرى الأكثر دقة والتي ساعدت أيضًا:

• إزالة رمز تطبيق Twitter من شريط سطح مكتب Mac الخاص بي
• وضع هاتفي في غرفة أخرى
• إيقاف تشغيل Slack ، أو على الأقل تأجيل الإشعارات
• ارتداء سماعات الرأس وتشغيل الموسيقى إذا لم أكن أكتب (بما أنني لا أستطيع الكتابة بالموسيقى)
• الخروج من المنزل إذا كان هناك الكثير من الإلهاءات الليلية أو عطلة نهاية الأسبوع

هذه فقط بعض التقنيات التي نجحت معي.

لقد ساعدني أنني حاولت أن أكون صريحًا مع نفسي. وعلى الرغم من أنه من السخف أن تضطر إلى إخفاء رمز Twitter عن نفسي ، فأنا أعلم أنني سأفحصه بشكل أقل دون أن يلتقط هذا المؤشر البصري زاوية عيني عندما أنظر إلى شاشتي. لذا فهو يستحق ذلك.

ليس لدي دقائق ، حتى ثوان ، لأضيعها الآن. لا بد لي من حماية تركيزي.

لذا ، إذا وجدت نفسك في موقف تدمير الجدول كما أنا فيه ، فكن صريحًا مع نفسك.

ما هي التغييرات التي يمكنك إجراؤها ، حتى الصغيرة منها ، والتي من شأنها القضاء على عوامل التشتيت المحتملة وتساعدك على التركيز؟

بدون التركيز ، لن تنجز ما يكفي.

7. كن لطيفا

أخيرًا ، لا تنس أن تكون لطيفًا ... خاصة مع نفسك.

افهم أنك لست سوبرمان ولا إمراة رائعة. لا يمكنك فعل كل شيء.

ضع توقعات واقعية لنفسك ، وبعد ذلك يمكنك العمل على تجاوزها. الثقة التي تكتسبها من القيام بذلك ستعزز إنتاجيتك للمضي قدمًا.

افهم أيضًا أن التحولات قد تستغرق بعض الوقت.

عندما تكون معتادًا على قضاء ثماني ساعات من العمل غير المنقطع خلال أيام العمل ، ويتم تقطيعها وتناثرها على مدار الأسبوع ، فستحصل على فترة تعديل. لذلك عندما تتعثر حتمًا قليلاً ، وتكافح في البداية لمطابقة مستويات إنتاجك السابقة ، تحلى ببعض التعاطف مع نفسك.

وكن لطيفًا مع أولئك الذين يؤثر تعديل جدولك أيضًا - مما يقودنا إلى رقم 1 أعلاه. التواصل مهم جدًا ، وهو شكل أساسي من أشكال اللطف ، خاصة في مثل هذا الموقف.

من الأفضل كثيرًا أن تكون صريحًا بشأن تغيير ما يمكنك التعامل معه ، أو حتى تراجع في الإنتاجية ، بحيث يمكن للآخرين التخطيط حوله والاستعداد له أيضًا. وبهذه الطريقة ، يمكن لجميع المعنيين والمتأثرين التعامل معها بأفضل طريقة ممكنة ، على المدى القصير والطويل.

هل سبق لك أن تعاملت مع موقف لتغيير الجدول الزمني مشابه للموقف الذي وصفته هنا؟ كيف تتعاملون مع ذلك؟ ما هي المفاتيح الأخرى التي اكتشفتها للتنقل بنجاح في التغيير؟

. شاركوا تجاربكم في التعليقات بالأسفل