اللجنة التوجيهية: التعريف والأدوار ونصائح الاجتماع

لقد تم تكليفك بقيادة مشروع وإنشاء خطة مشروع فقط لتعلم أنه ستتم مراجعته من قبل لجنة توجيهية. أو ربما ليس لديك حاليًا لجنة توجيهية لعملك ولكنك مهتم بتجميع واحدة. إذا لم تكن متأكدًا من ماهية اللجنة التوجيهية أو ما تفعله ، فلا داعي للذعر.

دعنا نستكشف ماهية اللجنة التوجيهية ، وكيف ترتبط بإدارة المشروع وماذا تفعل اللجان التوجيهية. ستتعرف أيضًا على الأدوار في اللجنة التوجيهية ، وكيفية إدارة اجتماع اللجنة التوجيهية وكيف يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشروع.

ما هي اللجنة التوجيهية؟

اللجنة التوجيهية هي مجلس استشاري له حوكمة على شركة أو حملة أو أي شيء بينهما. أيا كانت اللجنة المسؤولة عن التوجيه تحدد من هم أعضائها. بعبارة أخرى ، تتألف اللجان التوجيهية من خبراء وشخصيات في السلطة وكبار أصحاب المصلحة.

يركز الشاغل الرئيسي للجنة التوجيهية على الاتجاه والنطاق والميزانية والجدول الزمني والأساليب المستخدمة من قبل المنظمة. ستجتمع اللجان التوجيهية من وقت لآخر وتناقش هذه الموضوعات لمعرفة أين هم وأين يريدون أن يكونوا في المستقبل. يقومون أيضًا بإعادة تعيين أي مواضيع إذا لزم الأمر للبقاء على المسار الصحيح.

يربط برنامج إدارة المشاريع المشاريع واللجان التوجيهية لتحليل أفضل ونتائج أفضل. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ويحتوي على لوحات معلومات في الوقت الفعلي تقدم بيانات مباشرة حول مقاييس المشروع. لا يتطلب أي إعداد ويتتبع كل شيء من التكلفة إلى عبء العمل والصحة إلى المهام ، مما يوفر عرضًا عالي المستوى لتقدم المشروع وأدائه. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

تعريف اللجنة التوجيهية للمشروع

لا يختلف تعريف اللجنة التوجيهية للمشروع اختلافًا كبيرًا عن تعريف اللجنة التوجيهية ، لكنها تتكون من المديرين المكلفين بالإشراف على المشروع ودعمه. يتم ذلك من مستوى أعلى من الأنشطة اليومية لهذا المشروع ولكن بدلاً من ذلك من منظور إداري.

فيما يتعلق بمن يتم اختياره للجنة ، فعادة ما يعتمد ذلك على حصتهم في المشروع. يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة هؤلاء العملاء أو المقاولين أو حتى الإدارات الأخرى في المنظمة التي ستتأثر أكثر بالمشروع.

لا يعمل الأشخاص في اللجنة التوجيهية دائمًا على المشروع ؛ هذا الدور ينتمي إلى مدير المشروع وفريقهم. تتكون اللجنة التوجيهية من عدد أكبر من المديرين التنفيذيين من المستوى C.

ماذا تفعل اللجنة التوجيهية؟

كما يوحي اسمها ، فإن للجنة التوجيهية وظيفة واحدة: توجيه المشروع. كما تقوم بتوجيه سيارتك ، فإن لجنة التوجيه هي أداة تبقيك على الطريق وتتحرك في الاتجاه الصحيح. إنهم موجودون لاتخاذ القرارات الكبيرة مثل كيفية إدارة الشركة لعملياتها أو كيفية عمل الفرق معًا.

لنعد خطوة إلى الوراء ونفكر في وظائف اللجنة التوجيهية. ما الذي لديه السلطة للقيام به وكيف يمارس إدارته على المشروع؟ هذا يقودنا إلى تحديد الغرض من اللجنة التوجيهية.

1. دعم المشروع

من الصعب إدارة فريق بل والأكثر صعوبة عند إدارة فرق مشروع متعددة الوظائف. بالطبع ، مدير المشروع هو الشخص المسؤول عن الإدارة اليومية للفريق ، ولكن عندما يحتاجون إلى المساعدة ، تكون اللجنة التوجيهية موجودة. غالبًا ما يأتي أعضاء اللجنة التوجيهية من رؤساء الأقسام المختلفة التي لديها فرق منخرطة في المشروع وقد يكون لديهم المزيد من الجذب أو علاقة أفضل معهم.

2. اتخاذ القرارات

لقد تطرقنا بإيجاز إلى كيف يمكن للجنة التوجيهية المساعدة في توجيه المشروع واتخاذ قرارات كبيرة. تتضمن هذه القرارات أحيانًا حل النزاعات أو حل المشكلات ، ولكن غالبًا ما تكون هناك قرارات أكبر من المشروع الفردي. هناك أوقات يجب فيها الاختيار بشأن نماذج الأعمال الجديدة أو كيفية التعامل مع العمليات التجارية. هذه ليست جزءًا من مسؤوليات مدير المشروع ، وقد تم تصميم اللجنة التوجيهية للاستجابة بشكل أكثر ملاءمة لهذه القرارات.

3. حل المشكلات

عادة ما يكون مديرو المشاريع هم الذين يتدخلون إذا كان هناك تعارض أو عنق الزجاجة. يمكنهم تسوية الخلافات بين الأطراف أو إعادة تخصيص الموارد وفقًا لذلك. ولكن يمكن أن تكون هناك مشكلات لا يمكن لمدير المشروع وفريقهم حلها بمفردهم. اللجنة التوجيهية موجودة لدعم المشروع ويمكن استدعاؤها عند الحاجة لحل هذه المشكلات.

الموضوعات ذات الصلة: قالب تتبع المشكلات المجاني لبرنامج Excel

4. الموافقة على ميزانية المشروع

ينشئ مدير المشروع الميزانية ويتحدث إلى الخبراء وفرقهم لتحديد عدد الأموال اللازمة لإكمال جميع المهام في الإطار الزمني اللازم. يقدم مدير المشروع بعد ذلك ميزانية المشروع إلى اللجنة التوجيهية التي حصلت على الموافقة النهائية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا أراد مدير المشروع الإضافة إلى الميزانية أثناء تنفيذ المشروع ، فإن اللجنة التوجيهية مسؤولة عن الموافقة عليه.

5. احصل على تحديثات الحالة

من أجل تحقيق هدفها ، يجب على اللجنة التوجيهية معرفة ما يجري في المشروع. هذا لا يعني أنهم بحاجة إلى معرفة التفاصيل الدقيقة للمشروع ، ولكن يجب تحديثهم بانتظام بحالته. عادة ما يكون مدير المشروع هو المسؤول عن فريق المشروع الذي سيقدم تحديث الحالة إلى أصحاب المصلحة.

6. شجع مدير المشروع

مدير المشروع هو العضو الأكثر احتمالا للانخراط مع اللجنة التوجيهية حيث يحتاجون إلى علاقة جيدة لضمان نجاح المشروع. هذا يعني أنه في بعض الأحيان يكون للجنة التوجيهية ظهر مدير المشروع إذا احتاجوا إلى التشجيع أو إذا كان مدير المشروع يحتاج إلى أذن متعاطفة للتنفيس.

الأدوار في اللجنة التوجيهية

تعيش اللجنة التوجيهية أو تموت بسبب المشاركة المثمرة لأعضائها - فكل فرد مهم للغاية ويحتاج إلى المشاركة. يمكن أن تختلف الأدوار اعتمادًا على اللجنة التوجيهية والمنظمة والمشروع ، ولكن بشكل عام ، هناك بعض الأدوار المشتركة بين جميع اللجان التوجيهية.

• مدير الأعمال: هذا الشخص مسؤول عن مدير المشروع وصاحب دراسة الجدوى. إنهم ينظرون إلى المشروع من خلال عدسة العمل ويحددون ما إذا كان يلبي أهداف العمل واهتماماته وكذلك ما إذا كانت التكاليف مبررة مقابل فوائد المشروع.
• كبار المستخدمين: يمثل هذا الجزء من اللجنة التوجيهية المجموعة التي يتم تنفيذ المشروع من أجلها. فكر فيهم كمستخدمين نهائيين لمنتج أو خدمة. هذا يضمن أن مخرجات المشروع تتوافق مع متطلبات المستخدم.
• مورد أول: يوفر هذا الدور القوى العاملة والميزانية والخدمات للمشروع. يتأكدون من تلبية التصميم والمنتج والمعايير الأخرى. إن جدوى المنتج أو الخدمة في ظل قيود الميزانية وخطة المشروع هي مسؤوليتهم. قد يكون هذا الدور شخصًا من قسم تكنولوجيا المعلومات أو حتى أحد أصحاب المصلحة الخارجيين.

كيف تدير اجتماع اللجنة التوجيهية

يغطي اجتماع اللجنة التوجيهية تفاصيل مختلفة مقابل الأنواع الأخرى من الاجتماعات ، ولكن من حيث كيفية إدارتها ، فإن القواعد متشابهة. مع أي اجتماع ، لا تريد الدخول بدون جدول أعمال لأن جدول الأعمال يعني أنك لا تضيع وقت أي شخص.

على هذا المنوال ، لا تريد الانغماس في التفاصيل. لدى اللجنة التوجيهية وجهة نظر مختلفة عن المشروع عن فريق المشروع ولا يتعين عليهم معرفة كل مهمة وما إذا كانت في الموعد المحدد. مرة أخرى ، تقع هذه المسؤولية على عاتق مدير المشروع. بدلاً من ذلك ، توجد اللجنة التوجيهية للصورة الأكبر وتساعد مدير المشروع في اتخاذ قرارات تتجاوز الوصف الوظيفي.

يجب أن يقوم شخص ما بتدوين ملاحظات أثناء الاجتماع تغطي الخطوط العريضة لما تمت مناقشته وأي قرارات تم اتخاذها أثناء الاجتماع. قبل رفع الجلسة ، راجع هذه الملاحظات وتأكد من أن جميع الحاضرين يوقعون عليها لتجنب المشاكل في المستقبل.

إذا كنت تدير الاجتماع ، فكر أخيرًا: تعرف على الأشخاص الذين تعمل معهم. سيساعدك فهم شخصية كل عضو في اللجنة على التواصل معهم بشكل أفضل وإدارتهم أثناء الاجتماع. دائمًا ما تكون معرفة من تعمل معه هي السبيل للعمل بشكل أكثر إنتاجية.

كيف يساعد ProjectManager اللجان التوجيهية

سواء كنت تقوم بتوجيه الالتزام أو تقديم التقارير إلى أحدهم ، فأنت بحاجة إلى أدوات يمكنها تقديم بيانات في الوقت الفعلي من أجل معرفة ما يحدث في المشروع واتخاذ قرارات أكثر ثاقبة لضمان نجاحه. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يحتوي على ميزات تسمح لك بإدارة المشاريع وإبقاء اللجنة التوجيهية محدثة.

احصل على تقارير مفصلة بنقرة واحدة

عند التقديم إلى اللجنة التوجيهية ، يجب عليك الخروج بمقاييس المشروع دون أن تضيع في الأعشاب الضارة. تتيح لك ميزات إعداد التقارير بنقرة واحدة إنشاء تقارير حالة المشروع وحالة المحفظة أو تقارير أكثر تفصيلاً عن الوقت والتكاليف والمزيد. يمكن تصفية جميع التقارير لإظهار ما تريد اللجنة التوجيهية رؤيته فقط. بالإضافة إلى ذلك ، من السهل مشاركتها كملفات PDF أو طباعتها إذا كان ذلك مفضلاً.

شارك الخطط على مخططات جانت التفاعلية

في حين أن اللجنة التوجيهية لا تريد الانغماس في التفاصيل ، فإنها تريد رؤية خطة المشروع. يمكنك تنظيم المهام وربط التبعيات وإنشاء معالم على مخطط جانت أثناء التصفية للمسار الهام وتعيين خط أساسي لتعقب تباين المشروع. شارك مخططات جانت مع فريق المشروع واللجنة التوجيهية لإطلاع الجميع على التقدم المحرز. إذا كانت اللجنة التوجيهية مسؤولة عن أكثر من مشروع ، فهناك خارطة طريق يمكن أن تمنحهم نظرة عامة على الحافظة بأكملها.

بالطبع ، تريد اللجنة التوجيهية أن ينجح المشروع ، وكذلك يفعل ProjectManager. لهذا السبب توجد ميزات إدارة المهام وإدارة الموارد للحفاظ على عمل الفرق بكفاءة. يتعاون برنامجنا حتى النخاع ، ويربط بين الفرق المختلطة ويسمح لهم بمشاركة الملفات والتعاون ، كل ذلك لتعزيز بيئة عمل أكثر إنتاجية. لجنة التوجيه سوف تحب ذلك.

ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشروعات حائز على جوائز ، ويربط بين الفرق المختلطة ، بغض النظر عن مكان وكيفية ووقت عملهم. تضمن بيانات الوقت الفعلي مصدرًا واحدًا للحقيقة ، لذلك يعمل الجميع دائمًا على أحدث المعلومات. استنادًا إلى نظام أساسي تعاوني ، يساعدك برنامجنا على تخطيط ومراقبة وتتبع التقدم والأداء في الوقت الفعلي. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.