كيفية استخدام أتمتة المهام: أمثلة وأدوات

ما هي أتمتة المهام؟

تتم أتمتة المهام عندما يكمل البرنامج نشاطًا عمليًا. إنها عملية يتم من خلالها نقل المهمة خلال العملية من أجل تبسيط هذه العملية وتقليل حجم العمل اليدوي المطلوب للقيام بالعمل.

ستطبق الشركات أتمتة المهام لتسريع أو تبسيط سير العمل والعمليات التجارية. كما أنه يزيل جانب العمل المزدحم الذي يمكن أن يؤدي إلى الإرهاق وانخفاض الروح المعنوية. مع أتمتة المهام ، يمكن لأعضاء الفريق التركيز على العمل الأكثر أهمية. كما أنها أوجدت قيمة لمنظمتهم من خلال السماح للفرق بالتركيز على الابتكار.

يمكن لبرنامج إدارة المشاريع أتمتة العمل المشغول لمنحك مزيدًا من الوقت للتركيز على مهامك. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع وعمل قائم على السحابة يقوم بتخصيص سير العمل ولديه موافقات على المهام للتحكم في عمليات الأعمال الخاصة بك. قم بتعيين العديد من المشغلات لإنشاء الإجراءات التي تحتاجها وتأكد من أنه لا يمكن تغيير حالة المهمة إلا من قِبل شخص تفوضه.

ما هي أتمتة سير العمل؟

تتم أتمتة سير العمل عندما ينفذ البرنامج عملية بناءً على مشغلات معينة تؤدي إلى إجراءات محددة. يمكن أن تكون هذه المهام أو البيانات أو الملفات التي يتم أخذها تلقائيًا من حالة إلى أخرى ، اعتمادًا على القواعد المحددة مسبقًا.

تعد أتمتة سير العمل أمرًا مهمًا لأنه يحسن الكفاءة ويضيف إلى الإنتاجية ويخلق المزيد من الدقة في العمل. إنه يجعل من السهل تدقيق العمل ، وينتج مستوى أعلى من المساءلة ويحسن الرضا الوظيفي عن طريق إزالة الكثير من الإجراءات الشاقة المطلوبة في وظيفة الفرد.

أمثلة على أتمتة المهام

دعنا نتوقف لحظة لنلقي نظرة على ما يمكن لأتمتة المهام القيام به في المواقف الواقعية. فيما يلي بعض الأمثلة على أتمتة المهام.

• إدارة عمليات الأعمال: يمكن لبرامج مثل ProjectManager أتمتة سير العمل وتعيين الموافقات على المهام بحيث لا يمكن إلا لمن لديهم سلطة تغيير حالة المهمة من التنفيذ إلى التنفيذ.
• التسويق عبر البريد الإلكتروني: خصص رسائل البريد الإلكتروني لتخرج في أعياد ميلاد عملائك أو أي تواريخ مهمة أخرى لبناء علاقات أقوى.
• الموارد البشرية: يمكنك أتمتة كشوف المرتبات لتحرير قسم الموارد البشرية لديك للقيام بمهام أخرى.
• المهام الإدارية: يمكن تنسيق مدفوعات الفواتير من خلال التطبيقات المصرفية للتأكد من دفع البائعين والمرافق وما إلى ذلك في الوقت المحدد.
• منشورات وسائل التواصل الاجتماعي: هناك تطبيقات يمكن أن تساعدك في جدولة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي عبر منصات مختلفة.

هذه ليست سوى بعض الأعمال التي يمكن لأتمتة المهام تبسيطها. هناك أكثر من ذلك بكثير. ولكن للحصول على أتمتة المهام يتطلب أدوات أتمتة المهام. دعنا نلقي نظرة على عدد قليل من أفضلها في السوق.

أهم 3 أدوات لأتمتة المهام

أتمتة المهام جيدة للأعمال. إذا كنت تبحث عن أداة لمساعدتك في تحقيق أهدافك ولا تحتوي على أتمتة المهام ، فمن المحتمل أن تستمر في البحث. لقد أجرينا بعض الأبحاث من أجلك ولدينا عدد قليل من أدوات أتمتة المهام الأفضل في السوق.

1. مدير المشروع

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع والعمل المستند إلى السحابة والذي يسمح لك بتخصيص مهام سير العمل وأتمتة الموافقات على المهام. يمكنك إنشاء مهام سير عمل مؤتمتة لمهامك وإبقائها تدفع المشروع إلى الأمام بدلاً من القيام بالأعمال المزدحمة.

لا يتطلب هذا البرنامج البديهي أي خبرة في الترميز. من السهل الإعداد باستخدام القوائم المنسدلة التي تسمح لك بإعداد العديد من المشغلات والإجراءات التي تحتاجها لإدارة سير العمل. سيؤدي تبسيط العمليات التجارية إلى زيادة إنتاجيتك.

يمكنك إعداد عمليات الموافقة على المهام بحيث لا يتمكن من القيام بذلك إلا من تقرره منهم. تعمل أتمتة المهام في ProjectManager بسلاسة مع التتبع في الوقت الفعلي وتبقيك على اطلاع دائم بتنبيهات البريد الإلكتروني والإشعارات داخل التطبيق.

2. زابير

Zapier هو برنامج يربط تطبيقاتك بأتمتة سير العمل. إنه سهل الاستخدام للشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء.

يلغي البرنامج المهام المتكررة من خلال إعداد الأتمتة. يرتبط بالتطبيقات المستخدمة بشكل متكرر مثل Dropbox و Google Drive و Slack والمزيد.

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate هو برنامج يبسط المهام ويعمل بسلاسة مع منتجات Microsoft الأخرى ، مثل Outlook. يمكنك تقليل المهام المتكررة وإنشاء مهام سير عمل آمنة للتركيز على المهام الأخرى الأكثر أهمية.

لا يلزم الترميز. هناك أيضًا ميزة سطح المكتب وهي أداة أتمتة العمليات الآلية. سوف يسجل خطوات سير العمل الخاص بك ، والتي يمكنك بعد ذلك تحريرها أو استخدامها لإجراء عملية تلقائية.

كيفية استخدام أتمتة المهام في إدارة المشاريع

يمكن استخدام التكنولوجيا لمساعدتك على إنجاز المزيد. إذا كنت تتأخر في أداء مهامك ، فإن Jennifer Bridges ، PMP ، توضح لك كيف يمكن أن تساعدك أتمتة المهام.

إليك لقطة شاشة للسبورة للرجوع إليها.

قيد المراجعة - كيفية استخدام أتمتة المهام لإنجاز المزيد

قالت جينيفر إنها تحب التكنولوجيا وكانت متحمسة لإظهار كيف يمكن أن تساعد الأدوات في جعل إدارة المشروع أكثر إنتاجية.

ركزت على إحدى ميزات التكنولوجيا الخاصة بهذا الفيديو التعليمي ، وهي أتمتة المهام. أولاً ، أوضحت أن الأتمتة هي تقنية لجعل جهاز أو عملية أو نظام يعمل تلقائيًا. بمعنى آخر ، الأتمتة هي طريقة ذكية لإنجاز المزيد بأقل وقت ومال وجهد.

ربما تكون قد استخدمت بعضًا من هذه الأتمتة ، مثل البرامج والتطبيقات والذكاء الاصطناعي (AI) وتكنولوجيا الألعاب ومنصات الأجهزة المحمولة وقارئات البطاقات أو رموز QR. يمكنهم القيام بأشياء مثل تتبع الأميال ، ومسح الإيصالات ضوئيًا ، ورحلات الخريطة ، وطلب الطعام وتسليمه ، وتتبع التقدم المحرز في المشروع.

إذن ، هذه مجرد أمثلة قليلة ومرة ​​أخرى ، هناك الكثير منها. ويهدف بعضها فقط إلى إثارة بعض الأفكار حول كيفية استخدام أتمتة المهام للسماح لك بإنجاز المزيد. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى أداة للمساعدة في أتمتة مهامك ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن في ProjectManager.

ProjectManager يبسط عملياتك باستخدام الأتمتة

برنامج ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشروعات حائز على جوائز يعمل على أتمتة سير العمل وتخصيصه لمنحك مزيدًا من الوقت للقيام بما هو مهم. لقد أوضحنا لك كيف يمكنك إعداد المشغلات التي تؤدي إلى إجراءات وحتى إعداد الموافقات على المهام. يمكنك تحقيق ما تشاء والتحكم في عمليات عملك مع تحرير فريقك للتركيز على ما هو مهم.

طرق عرض متعددة للمشروع

وجهات نظر مشروعنا المتعددة تعني أنه يمكنك العمل بالطريقة التي تريدها. يحب المديرون التخطيط على مخططات جانت ، وغالبًا ما تفضل الفرق قوائم المهام أو لوحات كانبان. تتم مشاركة كل هذه البيانات في الوقت الفعلي ، لذلك يوجد مصدر واحد للحقيقة والجميع دائمًا على نفس الصفحة.

تتبع التقدم في الوقت الحقيقي

الأتمتة مهمة ولكن تأكد من تحقيق تلك المعالم التي حددتها في خطتك. تجمع لوحة التحكم في الوقت الفعلي البيانات الحية وتحولها تلقائيًا إلى رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة حتى تتمكن من مراقبة ستة مقاييس للمشروع. لا يوجد إعداد مطلوب. إنه مثل وجود تقرير حالة في متناول يدك.

يمكن تصفية التقارير ومشاركتها بسهولة

تعمق أكثر في بياناتك من خلال تقاريرنا التي تعمل بنقرة واحدة. يمكن تصفية جميع تقاريرنا ، مما يتيح لك التركيز على ما تريد معرفته. من السهل أيضًا مشاركة التقارير ، ما عليك سوى إضافة ملف PDF إلى بريدك الإلكتروني أو طباعته. يمكن إرسالها إلى أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم بتقدمك.

هناك الكثير مما يمكننا القيام به لتبسيط عمليات عملك. تبقيك إشعارات البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل التطبيق على اطلاع دائم بأي تعليقات يتم إجراؤها أو عندما يتم تحديث شيء ما في المشروع. دع ProjectManager يقوم بالعمل المزدحم حتى تتمكن من القيام بعملك بشكل أفضل. ابدأ اليوم مجانًا.