ما هو مخطط تبعية المهام في إدارة المشاريع؟

ليست كل المهام متشابهة. يمكن عمل بعضها واحدًا تلو الآخر بالتسلسل ، بينما لا يمكن للآخرين البدء حتى ينتهي الآخر أو يبدأ. وهذا ما يسمى تبعية المهمة. تخطيط تبعية المهام هو أسلوب لتوضيح تبعيات المهام تلك لتجنب التأخيرات المكلفة.

قبل أن نغطي تعيين تبعية المهام ، دعنا أولاً نفهم المقصود بالتبعية في إدارة المشروع ونحدد الأنواع الأربعة المختلفة من تبعيات المهام. بمجرد أن يتضح ذلك ، سنشرح خريطة التبعية وسبب أهميتها للمشاريع.

ما هي التبعيات في إدارة المشروع؟

التبعية هي عندما يتطلب شيء ما شيئًا آخر من أجل القيام به أو الازدهار. بمعناه الأكثر عمومية ، نحن كأشخاص نعتمد على الغذاء والماء والهواء من أجل البقاء. فيما يتعلق بإدارة المشروع ، مع ذلك ، عندما نتحدث عن التبعيات ، فإننا نشير عادةً إلى تبعيات المهام.

المهام عبارة عن مجموعات صغيرة من العمل تقدم معًا المنتج النهائي أو الخدمة النهائية للمشروع. إنها طريقة لتقسيم العمل الأكبر إلى أجزاء أصغر يسهل التحكم فيها. لكن كما أشرنا ، ليست كل المهام متشابهة. تمامًا كما يتطلب الأمر العديد من القطع ذات الأحجام المختلفة لعمل لغز ، في إدارة المشروع ، هناك مهام مختلفة تقوم معًا بتسليم المشروع.

تتبع بعض المشاريع مسارًا مباشرًا ، ومهمة واحدة تتبع أخرى. تحدث تبعيات المهام عندما لا يتم تنفيذ المهام بسهولة. على سبيل المثال ، لا يمكنك طلاء المنزل حتى تقوم بحفر الأساس ، وتثبيت الجدران ، وما إلى ذلك. إنها إحدى المهام الأخيرة في مشروع البناء وتعتمد على العديد من المهام الأخرى التي يتم إكمالها مسبقًا.

فيما يتعلق بتعيين التبعيات ، يجب عليك أولاً تحديد جميع تبعيات المهام. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يسمح لك بتحديد جميع تبعيات المهام الأربع وربطها في مخططات جانت القوية الخاصة بنا. يصبح تعيين التبعية مرئيًا بعد ذلك في المخطط الزمني لمخطط جانت. هذا يمنعك من أن تفاجأ بتبعيات المهام ، والتي يمكن أن تؤخر المشاريع. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أنواع تبعيات المهام

هناك أربعة أنواع من تبعيات المهام: النهاية للبدء ، والنهاية حتى النهاية ، والبدء في البدء والبدء في النهاية. ولكن هناك تبعيات أخرى يجب استكشافها قبل أن نشرح تبعيات المهام هذه.

سنصل إلى تبعيات المهام ، وهي مهام تعتمد على مهام أخرى في لحظة. أولاً ، سوف نستكشف طريقة أخرى لتحديد تبعيات المهام. الطريقة الأخرى للنظر إلى التبعيات هي كيف تعتمد المهام على بعضها البعض.

في هذه الحالة ، نحدد تبعية المهمة سواء كانت موردًا أو شخصًا أو مشروعًا أو قائمًا على الفريق. على سبيل المثال ، التبعية القائمة على الموارد هي مهمة تشترك في نفس الموارد. قد تكون هذه مهمة تتطلب نفس قطعة المعدات ، مما يعني أنه يجب إكمال مهمة واحدة قبل أن تبدأ أخرى.

كما هو الحال مع التبعيات القائمة على الموارد ، فإن الاعتماد على شخص ما متشابه في أن عضوًا واحدًا فقط في الفريق يمكنه القيام بالعمل ويجب أن تنتظر المهمة بسبب نقص القوى العاملة. تعد إدارة عبء العمل أمرًا بالغ الأهمية في مثل هذه الحالات لضمان حصولك على موارد كافية يتم تخصيصها بذكاء.

ثم هناك تبعيات المهام بين المشاريع. يحدث هذا عند إدارة حافظة أو برنامج ، والذي يشارك الموارد عبر مشاريع متعددة. يتيح استخدام برنامج إدارة المحافظ الذي يعرض جميع مشاريعك في جدول زمني واحد للمديرين اتخاذ قرارات أكثر ثاقبة عند تخصيص الموارد.

تبعيات المهام بين الفرق هي عندما تشارك الفرق الموارد وإدارة عبء العمل هي المفتاح للحفاظ على هذه الفرق تعمل في القدرات. تتعلق هذه التبعيات الأربعة بالفهم الأكثر شيوعًا لتبعيات المهام التي لها علاقة سلف-خلف. دعنا نلقي نظرة فاحصة على التبعيات المرتبطة بتواريخ البدء والانتهاء.

1. انتهي من البداية

هذا هو أكثر تبعيات المهام شيوعًا لأنه الأكثر استخدامًا في إدارة المهام. هذا يعني أنه يجب إكمال المهمة قبل أن تبدأ المهمة التالية. على سبيل المثال ، في البناء ، لا يمكن تركيب دريوال حتى يتم صنع الإطار.

2. إنهاء للإنهاء

التبعيات من النهاية إلى النهاية أكثر تعقيدًا بعض الشيء. لا يمكن إكمال هذه المهام حتى يتم أيضًا إكمال مهمة تابعة أخرى. ستجد تبعية هذه المهمة عندما يتم العمل على مهمتين في وقت واحد ولكن لا يمكن إكمال إحداهما حتى تنتهي الأخرى أيضًا. على سبيل المثال ، يعد الحوائط الجافة وتركيب النظام الكهربائي في مبنى من التبعيات المهمة من النهاية إلى النهاية.

3. ابدأ في البدء

كما يوحي الاسم ، يجب أن تبدأ هذه المهام معًا. لا يمكن للمرء أن يبدأ دون أن يبدأ الآخر ، لكن هذا لا يعني بالضرورة في نفس الوقت. في مشروع البناء ، سيتعين عليك بناء السقالات لطلاء السطح الخارجي للمبنى ، ولكن بعد ذلك استخدم تلك السقالات للقيام بالمهمة. إنهما مهمتان تعملان معًا.

4. ابدأ حتى الانتهاء

ربما تكون الأنواع الأخيرة من تبعيات المهام الأربعة هي الأصعب. تعني البداية إلى النهاية أنه لا يمكن إكمال المهمة التالية حتى تكتمل المهمة السابقة. الأمر ليس معقدًا بسبب الجدل فحسب ، بل يعتقد الكثيرون أنه لا ينبغي استخدامه في رسم خرائط التبعية. مثال على ذلك هو بناء خط أنابيب غاز جديد ، والذي لن يتم تنفيذه حتى يتم إغلاق الخط القديم.

ما هي خريطة تبعية المهام؟

الآن بعد أن فهمنا تبعيات المهام المختلفة ، دعنا نلقي نظرة على كيفية استخدامها في إدارة المشروع. تعيين تبعية المهام هو إنشاء خريطة تبعية المهام ، وهي تمثيل مرئي لسلسلة التبعية للمهام في المشروع. الغرض من تحديد المهام التابعة ورسم خرائط التبعية هو منع الاختناقات التي يمكن أن تبطئ المشاريع وتهدد كلاً من جدول المشروع وميزانيته.

يسمح استخدام خريطة تبعية المهام لمديري المشاريع بتمييز أنماط التبعية ومعرفة كيف يمكن توزيع العمل عبر فرق مختلفة. يعد تخطيط التبعية أداة مهمة في تجنب أوجه القصور التشغيلية ، والحفاظ على جودة بياناتك واتصالاتك في جميع أنحاء المشروع. يستخدم مديرو المشاريع تخطيط تبعية المهام لتتبع وإدارة التبعيات

يساعد تخطيط التبعية مديري المشاريع على التنبؤ بشكل أكثر دقة عن طريق تحديد التبعيات وتصورها وإدارتها. وهذا يسمح لهم برؤية الاختناقات قبل حدوثها وإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة لتجنبها. بدون معرفة التبعيات التي تتعامل معها ، لا توجد طريقة للرد عليها حتى حدوثها. في هذه المرحلة ، يكون جدولك الزمني وميزانيتك في خطر.

تشمل الفوائد الأخرى لرسم خرائط التبعية تحسين سير العمل والمساعدة في تحديد أهداف أكثر واقعية للفرق وتوقعات أصحاب المصلحة. يعمل تخطيط التبعية أيضًا على تحسين المهل الزمنية ويساعد على إنشاء تخطيط وترتيب للأولويات أكثر كفاءة.

كيفية إنشاء خريطة تبعية

الآن بعد أن فهمت ماهية تبعية المهمة والأنواع المختلفة ومدى أهمية وجود مخطط تبعية في مشروعك ، دعنا نلقي نظرة على كيفية إنشاء واحدة. إنها أداة مهمة في إدارة التغيير. اتبع هذه الخطوات الخمس.

1. تحديد المهام

أولاً ، عليك أن تعرف جميع المهام في مشروعك. يمكنك استخدام هيكل تقسيم العمل لسرد جميع الإنجازات والمهام الخاصة بك. كن دقيقًا واشرك فريق المشروع بأكمله لضمان عدم ترك أي شيء بالخارج.

2. تعيين المهام لأعضاء الفريق

اختر عضو الفريق أو الفريق المناسب لامتلاك كل مهمة من المهام التي حددتها في الخطوة السابقة.

3. ملاحظة التبعيات

الآن بعد أن أصبحت لديك جميع مهامك وأعضاء الفريق المسؤولين عن تنفيذها ، فقد حان الوقت لتحديد المهام التابعة. يتضمن هذا جميع تبعيات المهام التي حددتها أعلاه. ولكن على وجه الخصوص ، تواريخ البدء وتواريخ الانتهاء ، حيث من الضروري وضع جدول زمني يتجنب حواجز الطرق ويسلم في الموعد النهائي.

4. أضف القيود

ستكون هناك قيود ومخاطر متأصلة في المشروع. هذا هو الوقت المناسب لتضمينهم في تعيين التبعية. فكر في الأنواع الستة الرئيسية للقيود: النطاق والوقت والجودة والتكلفة والموارد والمخاطر. لاحظ كيف يمكن أن يؤثروا على المشروع وكن مستعدًا للاستجابة بسرعة لهم في حالة ظهورهم.

5. اصنع الخريطة

مع كل المعلومات التي جمعتها ، حان الوقت لوضعها في الشكل المرئي لخريطة التبعية. هذا يسمح لك بمشاهدة جميع المهام والتبعيات بالإضافة إلى أي قيود. ستتم مشاركة ذلك مع الفريق لإعلام الجميع بتبعيّات المهام التي تؤثر على المشروع.

كيفية تعيين تبعيات المهام باستخدام ProjectManager

يعد استخدام برامج إدارة المشاريع طريقة أكثر فاعلية لرسم خرائط التبعية. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يساعدك في تحديد المهام التابعة وربطها لتجنب التأخيرات المكلفة وتسليم مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لقد أظهرنا لك قدرتنا على تحديد جميع مهامك وربط جميع أنواع التبعيات الأربعة بمخططات جانت القوية الخاصة بنا. يمكن بعد ذلك مشاركة هذه الخطة عبر فريق المشروع الخاص بك.

قم بتعيين المهام باستخدام أدوات تخطيط المشاريع المتعددة

يمكنك إجراء تعيينات على مخطط جانت ، ولكن هذه الأداة مخصصة أكثر لمديري المشاريع الذين يحتاجون إلى إدارة المزيد من المتغيرات لجدولة المشروع وتخطيطه بشكل أفضل. سيستخدم أعضاء الفريق أدوات مختلفة لتنفيذ هذه المهام ، وهذا هو السبب في أن برنامجنا يحتوي على طرق عرض متعددة للمشروع. تشترك جميع عروض المشروع في نفس البيانات ويتم تحديثها معًا في الوقت الفعلي. يمكن لأعضاء الفريق القيام بعملهم على قوائم المهام القوية أو لوحات كانبان التي تصور سير العمل. يمكن لأصحاب المصلحة استخدام عرض التقويم للتأكد من تحقيق المعالم. نعطي كل شخص الأداة التي يحتاجون إليها لإنجاز مهامهم بالشكل الصحيح.

تحقق من عبء العمل على فريقك باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

لقد ذكرنا مدى أهمية إدارة عبء العمل ولهذا السبب لدينا أدوات إدارة الموارد لتسهيل الانضمام وتعيين مدى توفر فريقك. بعد ذلك ، يمكنك الحصول على نظرة عامة عالية المستوى على تقدمهم وأدائهم على لوحات المعلومات في الوقت الفعلي. لا يلزم إعداد مضيعة للوقت كما هو الحال مع البدائل خفيفة الوزن. إنه جاهز عندما تريد تتبع التكلفة وعبء العمل والمزيد. عند الحديث عن عبء العمل ، يمكنك موازنة عبء العمل على فريقك والحفاظ على طاقته من خلال عرض مخططات عبء العمل المرمزة بالألوان. من السهل إعادة تخصيص الموارد مباشرة من المخطط لزيادة الإنتاجية.

لدينا أيضًا ميزات إدارة المخاطر وإدارة المهام لمساعدتك على تجنب التأخيرات المكلفة. تمنحك ميزات إعداد التقارير الخاصة بنا نظرة ثاقبة على حالة المشروع والحافظة بالإضافة إلى الجداول الزمنية والتباين والمزيد. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تدير مشاريع متعددة ، فاستخدم ميزات محفظتنا ، بما في ذلك لوحة معلومات الحافظة ومخطط عبء العمل لإنشاء مخطط تبعية لمشاركة الموارد بفعالية عبر جميع مشاريعك.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يربط بين جميع الأنواع الأربعة من تبعيات المهام لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح. يربط نظامنا الأساسي التعاوني فريقك سواء كانوا في المكتب التالي أو في منطقة زمنية مختلفة. يمكنك مشاركة الملفات والتعليق والمزيد. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون أداتنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.