قوالب وأدوات تحديد أولويات المهام والأساليب

يعد تحديد أولويات المهام أداة قوية عند تنفيذ المشروع. هناك العديد من المهام المختلفة التي يمكن أن تنظر فيها إذا كان التوازن بين العمل والحياة يميل نحو عدم الحصول على أي إجازة أبدًا. لكن مديري المشاريع يدركون أن تطبيق أساليب إدارة المهام وإدارة الوقت سيعزز معنويات الفريق وإنتاجيته.

لهذا السبب من الضروري فهم تحديد أولويات المهام ، وسبب أهميتها ، وكيف يمكن لبرامج إدارة المشاريع أن تساعد الفرق على العمل بكفاءة أكبر مع تزويد مديري المشاريع بميزات تتبع الوقت التي تسمح لهم بالالتزام بالجدول الزمني. دعنا ندخل في كيفية تحديد أولويات قائمة مهام الفريق لضمان عدم إهمال أي شيء مهم للمشروع.

ما هو ترتيب أولويات المهام؟

تحديد أولويات المهام هو عندما ينظر مدير المشروع في العمل المخصص لفريقه ويقسمه حسب الحاجة الملحة. بهذه الطريقة ، يتم تحديد أولويات المهام الأكثر أهمية ويمكن لأعضاء الفريق التركيز على المهام الأكثر أهمية أولاً. يجب على مدير المشروع تحديد أي من هذه المهام يجب القيام به أولاً.

عند تقسيم المهام ، يكون لمديري المشاريع أربعة خيارات. يمكنهم إما وضع علامة على المهمة كأولوية عالية ، مما يعني أنه يتعين عليهم القيام بها على الفور بسبب ارتباطهم بالعمل أو أهداف العميل. التالي هو الأولوية المتوسطة ، وهي مهام مهمة ، ولكن بمواعيد نهائية غير ثابتة مثل المهام ذات الأولوية العالية. ثم هناك أولوية منخفضة. هذه لها مواعيد نهائية مرنة أو مهام دائمة الخضرة. أخيرًا ، هناك مهام طويلة الأجل يمكن أن تنتظر حتى يتم الانتهاء من كل شيء آخر.

يعد برنامج إدارة المشاريع مفيدًا للغاية عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويات المهام. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يساعدك في تقسيم مشروعك إلى مهام يمكن إدارتها وتفي بأهداف المشروع. تعد أداة قائمة المهام القوية إحدى طرق عرض المشروع المتعددة. يمكنك تعيين الأولوية وتاريخ الاستحقاق وإضافة العلامات لتسهيل العثور على المهمة. ولكن يمكن أيضًا التعليق على كل مهمة وإرفاق الملفات بها. حتى أن هناك حالة لمعرفة مدى اكتمال المهمة التي تعمل عليها. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا من المهم تحديد أولويات المهام في إدارة المشروع؟

يعد تحديد أولويات المهام أمرًا مهمًا في العمل أو أي عمل يقوم به المرء ، ولكن بشكل خاص مع إدارة المشروع. في إدارة المشروع ، أنت تتعامل مع مواعيد نهائية ضيقة وميزانيات وتوقعات أصحاب المصلحة. يأخذ تحديد أولويات المهام ما يمكن أن يكون مشروعًا جامحًا ويمهد الطريق لتسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

ولكنه يفعل ذلك مع تقليل إجهاد فريقك وزيادة إنتاجيته. إن وجود مهام محددة للعمل عليها بدلاً من أن تثقل كاهلهم جميعًا بشكل كبير هو أمر يتساءل عن الحالة النفسية للفريق. لديهم المرونة في إنجاز الأشياء المهمة أولاً ثم الانتقال إلى المهام التالية.

إنه ليس مفيدًا فقط للحالة الذهنية لأعضاء الفريق ، بالطبع. يعني تحديد أولويات المهام أنه يمكن لمديري المشاريع أيضًا تخصيص الوقت الذي يمكن فيه اختبار العمل واكتشاف أي أخطاء مبكرًا. هناك متسع من الوقت لإجراء أي تغييرات مطلوبة والالتزام بالجدول الزمني بدلاً من الاضطرار إلى العودة وإصلاح المشكلات.

كما تمنح إدارة المهام الفرق الوقت الذي يحتاجون إليه للتعويض عن عملهم ومواجهة مهام جديدة بتركيز متجدد. عندما لا تطارد المواعيد النهائية باستمرار وترهق نفسك والفريق ، فهناك متسع من الوقت لإعادة شحن بطارياتك. إن الفريق الذي يتمتع بقدر كبير من الراحة يكون أكثر إنتاجية ويمكنه حل المشكلات المعقدة.

تحديد أولويات المهام هو أيضًا ترياق للتسويف. إضاعة الوقت سيقتل إنتاجيتك. وجود مهام مجدولة وتحديد أولوياتها وإدارتها بشكل أكبر يعني أنه لا يوجد أحد مثقل بالأعباء ، ولكن لا يزال من الممكن إنجاز العمل في الموعد المحدد. هذا يعني أنه لا يوجد وقت للتسويف أو حتى الحاجة للانغماس فيه. ذلك لأن تحديد أولويات المهام يحافظ على تحفيز الفرق من خلال رؤية مقدار ما أنجزوه.

تقنيات تحديد أولويات المهام

من الواضح أن تحديد أولويات المهام مهم ، ولكن كيف يمكن للمرء أن ينفذها؟ القدرة على تمييز المهام ذات الأولوية العالية من تلك التي يمكن وضعها في الخلفية ليست واضحة دائمًا. للعثور على هذا المسار من خلال التسلسل اللامتناهي للمهام ، هناك تقنيات لتحديد أولويات المهام. فيما يلي بعض من أكثرها شعبية.

1. مصفوفة أيزنهاور

تمت تسمية مصفوفة أيزنهاور على اسم دوايت دي أيزنهاور ، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة والجنرال من فئة الخمس نجوم خلال الحرب العالمية الثانية. لقد علمه كونه في منصبين قياديين تحت ضغط عالٍ الكثير عن اتخاذ القرار وكيفية تحديد أولويات المهام. علم أن هناك مشاكل ملحة ومهمة. الأمور العاجلة ليست مهمة والمهمة ليست عاجلة.

من هذه الفكرة جاءت مصفوفة أيزنهاور ، التي تعطي الأولوية للمهام حسب الإلحاح والأهمية. يقوم بإنشاء صندوق مقسم إلى أربعة أرباع. عموديًا على اليسار "غير مهم" في الأسفل و "مهم" في الأعلى. في الجزء العلوي من المربع توجد كلمة "عاجل" على اليسار و "ليست عاجلة" على اليمين. سيضع مدير المشروع المهام في أحد هذه الأرباع الأربعة.

ستنتقل المهام التي لها مواعيد نهائية صارمة أو عواقب ويجب القيام بها الآن إلى أعلى اليسار. المهام ، حيث الموعد النهائي غير واضح ولكن لا تزال مهمة وتحتاج إلى جدولتها ، ستنتقل إلى أعلى اليمين. في الجزء السفلي الأيسر سيتم وضع المهام التي يمكن تفويضها. إنهم بحاجة إلى الإنجاز ولكنهم يمتلكون مجموعة مهارات مختلفة. أخيرًا ، في الجزء السفلي الأيمن توجد مهام يمكنك إزالتها. إنها غير ضرورية للمشروع المطروح ولن تؤدي إلا إلى تشتيت انتباه الفريق.

2. طريقة "أكل الضفدع"

"الضفدع" مهمة صعبة ، وأكل الضفدع يعني القيام بهذه المهمة الصعبة أول شيء في يومك. طريقة أكل الضفدع هي استراتيجية لتحديد أولويات المهام وزيادة الإنتاجية. يساعد مديري المشاريع على تحديد المهام الصعبة وإخراجها من الطريق أول شيء في الصباح. ثم يمكنك الانتقال إلى المهمة التالية.

الفلسفة الكامنة وراء تقنية تحديد الأولويات هذه هي أنك تنجز المهام الكبيرة والصعبة في وقت مبكر. يمنحك هذا الزخم ويضمن لك عدم ترك الأشياء الصعبة باقية في ذهنك طوال اليوم. هذا مفيد بشكل خاص لأولئك الأشخاص الذين لديهم أطنان من الطاقة عندما يبدأون يومهم ثم يتراجعون.

عادةً ما يتم قضاء بداية اليوم في تصفح رسائل البريد الإلكتروني أو Slack وربما الجلوس في اجتماع يومي. كل هذه المهام مفيدة ، لكنها ليست عاجلة. بحلول الوقت الذي تقوم فيه بهذه الواجبات الإدارية ، غالبًا ما تكون قد استخدمت قدرًا كبيرًا من الطاقة. إن ضرب الأشياء الصعبة أولاً يعني أنه يمكنك القيام بالعمل المزدحم بعد الغداء عندما تكون متعبًا من تناول الطعام. أكل الضفدع أولا.

3. طريقة MoSCoW

طريقة MoSCoW هي اختصار لما يجب أن يكون ، يجب أن يكون ، يمكن أن يكون ولن يكون كذلك. تم تطويره في Oracle بواسطة خبير تطوير البرامج Dai Clegg لمساعدة فريقه في تحديد أولويات المهام عند العمل على إصدارات المنتجات.

قبل استخدام طريقة MoSCoW ، يجب أن يجتمع الفريق مع أصحاب المصلحة لتحديد أهداف المشروع والاتفاق على المبادرة التي يجب أن تحظى بالأولوية. بمجرد أن يكون الجميع في نفس الصفحة ، يمكنك بعد ذلك تقسيم عملك إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة عن طريق تقسيمها إلى أربع فئات من طريقة MoSCoW.

المهام التي يجب أن تكون غير قابلة للتفاوض ولها أولوية قصوى. المهام "يجب أن يكون" مهمة أيضًا ولكنها ليست حيوية ، ولكنها تضيف قيمة إلى المشروع. سيكون من الجيد تضمين عبارة "يمكن أن يكون" ولكن سيكون لها تأثير طفيف على المشروع إذا تم استبعادها. مهام "لن يكون لديك" ليست مهمة ضمن الإطار الزمني المحدد الذي تعمل فيه.

4. طريقة ABCDE

ABCDE هي طريقة لتحديد الأولويات تساعدك على تحديد المهام الأكثر أهمية والأقل أهمية وحتى تلك التي يمكن حذفها لأنها غير ضرورية. إنها مثل قائمة المهام التي تكون أكثر تنظيماً وبناءة.

يقوم مدير المشروع وفريقه بتعيين حرف مختلف لكل مهمة حسب أولويتها. المهام "أ" هي تلك ذات الأولوية القصوى. المهام "ب" هي المهام التي يجب عليك القيام بها ، ولكن إذا لم تصل إليها ، فلن يكون هناك أي ضرر جسيم للمشروع. يمكنك الانتقال إليهم بعد الانتهاء من مهام "أ".

المهام "ج" هي المهام التي لا ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالمشروع ، ولكن ، مرة أخرى ، يمكن معالجتها بعد إكمال المهمتين "أ" و "ب". يمكن تفويض المهام "D". بهذه الطريقة يمكنك التركيز على المهام "أ" ويمكن أن تذهب مهام "د" إلى أعضاء الفريق المناسبين. أخيرًا ، هناك مهام "E". E تعني القضاء. لا تهم هذه المهام حتى تتمكن من التوقف عن القيام بها.

قوالب إدارة المهام

هناك أدوات أخرى يمكن أن تساعدك في تحديد أولويات المهام. على سبيل المثال ، يحتوي ProjectManager على العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامج Word و Excel والتي يمكنك تنزيلها على موقعنا. تغطي هذه القوالب كل جانب من جوانب إدارة المشروع ، من البداية إلى الإغلاق ، ويتضمن ذلك أدوات لمساعدتك في إدارة المهام. وهنا عدد قليل.

قالب تعقب المهام

استخدم قالب المهام المجاني لبرنامج Excel لإنشاء قوائم المهام والبدء في إدارة مشروع وتتبع عملك. سيكون لديك حقول لتسمية المهمة وأي تبعيات ومن تم تعيينها. ثم أضف الأولوية وتواريخ الاستحقاق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تتبع تقدمه من خلال ملاحظة حالته وتواريخ الاستحقاق المخططة والفعلية.

قالب قائمة المهام

قائمة المهام هي أداة أساسية لإدارة المهام. يحتوي قالب قائمة المهام المجانية لبرنامج Excel على كل ما تحتاجه لتحديد أولويات عملك. يسرد المهام وتواريخ البدء والاستحقاق والتقدم وحتى يحتوي على عمود مرمز بالألوان لإظهار النسبة المئوية لإكمال عملك.

قالب ترتيب أولويات المهام

لقد تحدثنا عن مصفوفة أيزنهاور ومصفوفة أولويات المشروع المجانية لبرنامج Excel واحدة. يمكن استخدامه لتحديد أولويات المشاريع إذا كنت تدير محفظة ، ولكنه مفيد بنفس القدر إذا كنت بحاجة إلى تحديد أولويات المهام في مشروع.

ProjectManager لديه أدوات قوية لتحديد أولويات المهام

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في تحديد أولويات المهام بشكل أفضل مما يمكن للقالب الثابت. لأحد ، لا يتعين عليك تحديث برنامجنا يدويًا. يحتوي على بيانات في الوقت الفعلي تبقي الجميع على نفس الصفحة بالإضافة إلى ربط الفرق متعددة الوظائف سواء كانوا في نفس المكتب أو في مناطق زمنية مختلفة. نظرًا لأن برنامجنا يحتوي على طرق عرض متعددة للمشروع ، يمكن للمديرين تخطيط المهام وجدولتها على مخططات جانت ويمكن للفرق تنفيذها في قوائم المهام أو لوحات كانبان أو عرض الورقة أو التقويم. يتم تحديث جميع طرق عرض المشروع تلقائيًا في الوقت الفعلي بحيث يعمل الجميع دائمًا باستخدام أحدث البيانات.

تتبع مهام المسار الحرج باستخدام مخططات جانت عبر الإنترنت

قبل أن تتمكن من تحديد أولويات المهام ، يجب عليك تنظيمها. تسمح لك مخططات جانت القوية الخاصة بنا بجدولة المهام على جدول زمني حتى تتمكن من رؤية المشروع بأكمله على شاشة واحدة. يمكنك أيضًا ربط جميع الأنواع الأربعة من تبعيات المهام لتجنب التأخيرات المكلفة وحتى تصفية المسار الحرج لمعرفة المهام التي يجب تحديد أولوياتها. ثم احفظ خطتك عن طريق تحديد خط الأساس. يمكنك الآن تتبع المسار الحرج والتقدم والأداء في الوقت الفعلي ، وعرض الجهد الفعلي مقابل جهدك المخطط. إذا كنت لا تفي بالمراحل الرئيسية ، فيمكنك إعادة تخصيص الموارد للعودة إلى الموعد المحدد.

قياس التكاليف باستخدام جداول الدوام ومخططات عبء العمل

بالطبع ، يمكنك تحديد أولويات جميع المهام التي تريدها. ولكن إذا كنت لا تولي اهتمامًا لقضايا إدارة الموارد ، فلن يعمل فريقك بكامل طاقته وستتأثر الإنتاجية. تساعدك ميزات إدارة الموارد لدينا على تتبع تكاليف العمالة وعبء العمل الجماعي. بمجرد تحميل فريقك ، يمكنك إضافة معدل كل ساعة وتوافرها ، مما يسهل تعيين المهام لهم. أثناء عملهم ، قم بالتبديل إلى مخطط عبء العمل المرمز بالألوان لمشاهدة مهام كل فرد في مكان واحد. إذا تم تخصيص شخص ما بشكل زائد ، يمكنك إعادة تخصيص عمله مباشرة من الرسم البياني. بمجرد موازنة عبء العمل الخاص بهم ، سيكون لديك فريق أكثر إنتاجية.

هناك طرق أخرى لمراقبة فريقك للتأكد من أنهم ينفذون المهام المتوافقة مع الجدول. للحصول على عرض عالي المستوى ، استخدم لوحة المعلومات في الوقت الفعلي ، والتي تعرض مقاييس مثل عبء العمل والمهام والمزيد في الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة. لا توجد تهيئة تستغرق وقتًا طويلاً كما هو الحال مع الأدوات الأخرى خفيفة الوزن. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا. يمكنك أيضًا إنشاء تقارير قابلة للتخصيص حول الجداول الزمنية والتباين والمزيد للحصول على مزيد من التفاصيل. ثم شاركها مع أصحاب المصلحة لتحديثها باستمرار.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعدك في تحديد أولويات المهام وتتبعها في الوقت الفعلي. قم بتمكين الفرق والحصول على الشفافية التي يحتاجها المديرون لإزالة الاختناقات والحفاظ على قدرة الجميع على العمل. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لإدارة مشاريعهم بنجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.