3 طرق لتعزيز كفاءة فريقك وإنشاء مهام سير عمل مخصصة في Sprout

قد يكون العمل في وسائل التواصل الاجتماعي مرهقًا نظرًا لوتيرة التغيير السريعة في صناعتنا. هناك العديد من العوامل الخارجة عن سيطرتك التي يمكن أن تمنع أداء فريقك ... مثل جائحة عالمي ، خاصة في منصب قيادي.

لهذا السبب ، من الأهمية بمكان أن تركز على العوامل التي يمكنك التحكم فيها لضمان إعداد فريقك للنجاح. بصفتك مديرًا ، قد تكون مسؤولاً بشكل مباشر عن كفاءة فريقك ، وكيفية إدارة مؤسستك الاجتماعية والتحقق من أن لديك الأشخاص والموارد المناسبة لتحقيق أهدافك.

يبدو سهلا ، أليس كذلك؟ بينما تبدو هذه المفاهيم واضحة ومباشرة ، وجد مؤشر Sprout Social ، الإصدار الخامس عشر: التمكين والرفع ، أن المسوقين الاجتماعيين غالبًا ما يتم إبعادهم عن العمل الاستراتيجي بسبب ضيق الوقت (59٪) ، والكثير من العمل التكتيكي (29٪) ، ونقص الموارد (27٪) ولا يعرفون من أين يبدأون (17٪) (فهرس ، 41).

ربما يمكنك التعرف على واحد على الأقل من هذه التحديات. بينما لا يمكننا التلويح بعصا سحرية وإصلاحها نيابةً عنك ، يمكننا أن نفعل أفضل شيء تالي: تحليل الاستراتيجيات البسيطة لتحسين الوقت والموارد المتوفرة لديك ، كل ذلك ضمن سير عمل واحد في Sprout.

دعنا نتعمق في كيفية تحسين فريقك باستخدام ثلاث ميزات قوية لجهاز Sprout. سنغطي كيفية:

• استخدم العلامات لزيادة كفاءة الفريق
• قم بإعداد مهام سير عمل مخصصة لتركيز جهود فريقك
• تابع فعالية فريقك وقم بإزالة الحواجز

بناء بنية تحتية قوية مع العلامات والأتمتة

يعني وجود بنية تحتية أن فريقك يمكنه أداء وظائفه بكفاءة ، مع توفير وقتك للعمل في المزيد من المبادرات الإستراتيجية.

ابدأ بالأساسيات: صنف وأضف اصطلاحات التسمية. هذا عذر لك للتفكير في أولوياتك الاجتماعية. على سبيل المثال ، إذا كان لدى فريقك حملة موسمية قادمة ، فقم بإعداد قائمة بجميع المحتويات التي سيكون من المهم للفريق تتبعها. أو ، إذا كان فهم التعليقات السلبية على المنتج مفيدًا لمؤسستك ، فهذه فرصة للتفكير في أنواع التعليقات السلبية التي تريد جمعها وتحديد أولويات الاستجابة لها.

بمجرد قيامك بتسمية هذه الفئات ، قم بإعداد العلامات بناءً على الفئات بحيث يمكنك تقسيم المحتوى ذي الصلة وفرزه وتصفيته وعزله. اختر أسماء علامات متسقة عبر جميع مناطق Sprout لتجنب التكرار أو الالتباس بين الفريق. نوصي بالالتزام بنمط يمكن استخدامه في العلامات المستقبلية.

نصيحة: يمكن أن تشمل الفئات الشائعة للعلامات الحملات أو الأحداث أو المؤثرين أو أنواع المنتجات أو أنواع المحتوى أو شكاوى خدمة العملاء أو وكلاء محددين.

بعد ذلك ، قم بخبز العلامات في مهام سير العمل الخاصة بك. تعتبر العلامات ضرورية لتسويق فريقك وجهود رعاية العملاء ويمكن تطبيقها على المنشورات الصادرة الجديدة والرسائل الواردة. على سبيل المثال ، إذا أضفت علامة "توابل اليقطين الموسمية" على كل المحتوى ذي الصلة لحملتك القادمة ، فإنها تتيح لفريقك عزل محتوى توابل اليقطين ذي الصلة عند التصفية حسب العلامات في عرض التقويم.

تلميح: تُمكِّن طريقة العرض هذه فريقك من تحديد فجوات المحتوى وملءها حول فئات العلامات.

لتحديد أولويات كيفية استجابة فريقك للرسائل ، يمكنك إضافة علامات إلى الرسائل الواردة في صندوق الوارد الذكي الخاص بك لتنظيم المحتوى بناءً على الاستعجال أو حالة الاستخدام - إعطاء كل فرد أوامر السير الخاصة به.

نصيحة: استخدم بنية سهلة يمكن تطبيقها على فئات وفئات فرعية مختلفة ، مثل علامة خدمة العملاء "CS - نوع الشكوى". في الواقع ، قد يبدو هذا مثل "CS - تأخر الشحن" ، "CS - تالف" ، إلخ.

أخيرًا ، قم بتعيين الأذونات للحفاظ على تركيز أعضاء فريقك على مسؤولياتهم من خلال منحهم رؤية فقط لما هو مناسب لدورهم. يمكن تخصيص الأذونات بناءً على كيفية تفاعل أعضاء فريقك مع الرسائل الواردة والصادرة وحتى قدرتهم على إنشاء علامات جديدة.

قم بإضفاء الطابع الشخصي على مهام سير العمل لإبقاء أعضاء الفريق في مهمة تتعلق بما هو ذي صلة

قد يكون العمل بكفاءة على الشبكات الاجتماعية أمرًا صعبًا ، خاصةً عند التوفيق بين أعضاء الفريق بمسؤوليات وخبرات مختلفة. في Sprout ، يمكنك تخصيص مهام سير العمل لإبراز ما هو مناسب لكل عضو في الفريق.

بمجرد تعيين الأذونات ، قم بإنشاء مهام سير عمل تتوافق مع أدوار الفريق الفردية. بناءً على العلامات التي قمت بإنشائها ، يمكنك إعداد طرق عرض ذكية لصندوق الوارد بناءً على توجيه الوكيل أو الفرز. يمكن تخصيص طرق عرض علبة الوارد هذه للوكلاء استنادًا إلى عوامل تصفية متعددة (الملف الشخصي ، ونوع الرسالة ، والكلمات الرئيسية للعلامة التجارية والعلامات) وستبقي كل وكيل في مهمة باستخدام سير عمل فعال يحسن وقتهم ، بدلاً من الفرز عبر بحر من الرسائل غير ذات الصلة.

لجعل سير العمل هذا أسرع ، استخدم قواعد علبة الوارد المستندة إلى العلامات لتوجيه الرسائل تلقائيًا إلى الوكيل المناسب أو عرض صندوق الوارد الخاص بالفريق. قد تبدو الأتمتة مخيفة عندما يتعلق الأمر بوسائل التواصل الاجتماعي ، ولكن مع العلامات ستكون الميزة الجديدة المفضلة لديك. قم تلقائيًا بتمييز الرسائل باستخدام قواعد علبة الوارد بناءً على معايير معينة (مثل الكلمات الرئيسية والمؤلف وما إلى ذلك) للعثور على الرسائل ذات الأولوية بشكل أسرع وتجنب العمل اليدوي المتكرر المتمثل في التمشيط عبر كل رسالة واردة في صندوق الوارد الذكي.

قم بتخصيص قواعد علبة الوارد بشكل أكبر عن طريق إعداد تنبيهات إعلامات لرسائل محددة ذات أولوية عالية ، أو حتى وضع علامة على اسم أحد أعضاء الفريق إذا كان يتعامل مع رسائل Smart Inbox الخاصة بالمحتوى مثل استفسارات خدمة العملاء السلبية.

نصيحة: تأكد من إعداد قواعد البريد الوارد لمجموعة متنوعة من الكلمات الرئيسية. أثناء العمل ، سيتم وضع علامة على "CS - تالفة" إذا تضمنت أي رسالة واردة "مكسورة" أو تالفة "أو متصدعة" أو "ممزقة" أو "ممزقة". تساعد بنية وضع العلامات الآلي هذه على توحيد سير عمل فريقك حتى يتمكنوا من البدء فورًا في الاستجابة للرسائل ذات العلامات السلبية ذات الأولوية. تعرف على المزيد حول قواعد علبة الوارد هنا .

قم بتضمين نُسخ احتياطية في سير عمل فريقك لضمان عدم تسلل أي شيء عبر الثغرات ، وتوجيه الرسائل ذات الأولوية إلى عضو الفريق أو الفريق الأفضل تجهيزًا للتعامل معها. بالنسبة للرسائل التي لم يتم وضع علامة عليها أو فرزها في عرض Inbox معين ، اطلب من عضو معين في الفريق المرور عبر إيقاع ووضع علامة يدويًا على أي رسائل مهمة.

نصيحة: ضع في اعتبارك وضع علامات على الرسائل الواردة من خلال اسم عضو الفريق الذي يجب أن يرد. على سبيل المثال ، يمكنك وضع علامة على وكيل خدمة العملاء ، "كارل". لتحسين سير العمل هذا ، سيكون لدى Carl عرض صندوق الوارد المخصص الذي يتضمن علامات "Carl" أو "CS - المستوى 3".

مراقبة أداء الفريق الفردي لتحديد وإزالة الحواجز

بغض النظر عن مدى جودة تنظيم فريقك ، إذا لم تتمكن من قياس فعالية جهودهم الاجتماعية ، فإن كل العمل التأسيسي الذي قمت به قد يذهب هباءً. إن الحصول على نظرة ثاقبة لإنتاجية فريقك يمكّنك من تحديد وإيجاد حلول لأي حواجز طريق وأن تكون موردًا لأعضاء الفريق الذين يعانون من عرض النطاق الترددي. بالاستفادة من تقارير فريق Sprout ، يمكنك البحث في رؤى الأداء الفردية التي تركز على الرسائل الواردة أو الصادرة.

يعد تقرير فريق Inbox مكانًا رائعًا للبدء لأنه يسلط الضوء على جهود رعاية العملاء لفريقك ويسمح لك بقياس الأداء بمرور الوقت. ضمن فترات زمنية مخصصة ، يمكنك رؤية رؤى مفيدة مثل متوسط ​​الوقت المستغرق للرد على رسالة واردة جديدة للفريق بأكمله.

يمكن لهذا التقرير أيضًا تصفية مقاييس الأداء لأعضاء الفريق المحددين. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في رؤية متوسط ​​الرد الأول ومتوسط ​​وقت الانتظار للعملاء الذين يعانون فقط من مشكلات خدمة العملاء السلبية ، فيمكنك فرز التقرير حسب أعضاء فريقك الذين يستجيبون بشكل خاص للتصعيد السلبي. أخيرًا ، يمكنك تقسيم مقاييس الأداء (مثل إجمالي الردود ، ومتوسط ​​وقت الرد ، وأبطأ وقت للرد ، وما إلى ذلك) من قبل أعضاء الفريق الفرديين ، مما يتيح لك محاكاة الممارسات من أفضل الموظفين لديك أو معالجة الفجوات مع أعضاء الفريق الأقل أداءً.

سيُظهر لك تقرير فريق النشر بالمثل سلوك النشر بواسطة عضو الفريق. سيساعدك هذا التقرير على فهم عدد المنشورات التي ينشرها كل عضو في الفريق خلال الفترة الزمنية المحددة الخاصة بك والنسبة المئوية من إجمالي المشاركات التي تشكل مساهمتها.

نصيحة: إذا كنت ترغب في الاطلاع على تفاصيل المنشورات المنشورة على وجه التحديد ، فإننا نوصي كل ناشر بإضافة اسمه كعلامة إلى كل منشور ينشره. ثم يمكنك استخدام تقرير العلامات وتحديد اسم عضو الفريق لرؤية قائمة بالرسائل ومقاييس ما بعد الأداء.

حقق أقصى استفادة من الوقت الثمين لفريقك

قد يكون إنشاء هيكل الفريق أمرًا شاقًا ، لكن استثمار الوقت فيه يمكن أن يساعد في كفاءة فريقك وإنتاجيته لمنحك مزيدًا من الوقت الاستراتيجي كمدير.

تذكر أن كل هذا يبدأ بوضع العلامات ، لذا تفضل بزيارة تطبيق Sprout الآن لإعداد العلامات الخاصة بك. إذا كنت جاهزًا لتخصيص علبة الوارد الخاصة بك ، فقم بإنشاء "عرض علبة الوارد" هنا. وضع علامات سعيد!

هل لديك أسئلة؟ تواصل معنا على Twitter!