قوة الاستجابة السريعة: كيف تنقذ سرعة البريد الإلكتروني اليوم

ماذا لو كان بإمكانك الحصول على ثقة وولاء أفضل للعملاء مباشرة في متناول يدك؟

غالبًا ما تقضي الشركات سنوات عديدة في محاولة لتنمية تلك الثقة والولاء. لسوء الحظ ، تتجاهل العديد من الشركات أفضل طريقة لتحقيق هذا الهدف: صياغة استجابة سريعة لكل بريد إلكتروني للعميل.

يمكن أن توفر سرعة البريد الإلكتروني الموقف وتضع عملك حقًا (على وجه الخصوص شركة محلية) على الخريطة. ما زلت غير مقتنع؟ استمر في القراءة لاكتشاف دليلنا الكامل حول سبب أهمية الاستجابة السريعة للبريد الإلكتروني.

مجاملة بسيطة

في بعض الأحيان ، يكون أفضل سبب لفعل شيء ما هو أيضًا السبب الأبسط. وعندما يتعلق الأمر بالسبب الذي يجعل كل بريد إلكتروني للعميل يحتاج إلى استجابة سريعة ، فإن الكثير منه يعود إلى مجاملة بسيطة.

نعلم جميعًا كيف يمكن أن يكون الأمر محبطًا عندما لا يستجيب شخص ما لرسالة بريد إلكتروني. وقريبًا جدًا ، ستقرأ الكثير من النوايا في هذا النقص في الاستجابة. قد تعتقد أن الطرف الآخر فظ وغير محترم ورفض.

هذا سيء بما يكفي عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني الشخصية أو رسائل البريد الإلكتروني داخل الشركة. ولكن عندما يتعلق الأمر بالعملاء ، فمن غير المرجح أن ينتظروا الرد إلى الأبد. بدلاً من ذلك ، من المحتمل أن يأخذوا أعمالهم إلى منافسيك!

حتى لو كان بريدك الإلكتروني قصيرًا ومباشرًا (المزيد حول هذا لاحقًا) ، فإن الاعتراف السريع بالعملاء هو وسيلة لإظهار اللطف والاحترام لهم.

صندوق الوارد النظيف

دعنا نواجه الأمر: في بعض الأحيان ، لا يوجد شيء أكثر إرهاقًا من اكتشاف عدد رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة الموجودة في بريدك الوارد.

إذا لم تكن حريصًا ، فستستمر رسائل البريد الإلكتروني هذه في التراكم. لن يؤدي ذلك إلى الإضرار بإنتاجيتك فحسب ، بل سيؤدي مجرد ظهور أرقام البريد الوارد الخاصة بك إلى مزيد من التوتر كل يوم.

قصة طويلة قصيرة؟ تحتاج إلى التعود على الرد على رسائل البريد الإلكتروني (خاصة من العملاء) بمجرد وصولها. يتوقع العملاء عمومًا ردودًا أقصر ، لذلك لن يستغرق الرد الفوري الكثير من الوقت للكتابة. وستحافظ على سعادة عملائك أثناء تحقيق حلم كل عامل: بريد وارد بدون رسائل جديدة!

ظهور الموثوقية

عندما يتعلق الأمر بعملك وعلامتك التجارية ، فليس من المبالغة القول إن سمعتك هي كل شيء. هذا هو سبب ضخ الشركات لملايين الدولارات في حملات تسويقية معقدة: لبناء علامتها التجارية وتعزيز سمعتها. لكن إحدى أفضل الطرق لبناء سمعتك لا تكلف شيئًا ، وهي توفير استجابة سريعة لكل بريد إلكتروني للعميل.

بغض النظر عن كيفية استجابتك ومقدار ما تكتبه (أو قلة) ، فإن الاستجابة السريعة تخبر العملاء كثيرًا عنك وعن عملك. يظهر أنك سريع وموثوق. في النهاية ، سيرى العملاء الذين لاحظوا خدمة العملاء السريعة أن عملك جدير بالثقة للغاية.

وهذه الثقة لم تأت من حملة تسويقية باهظة الثمن. بدلاً من ذلك ، يعود الأمر برمته إلى الضغط على زر "إرسال" في الوقت المناسب.

زيادة المساءلة

لقد ركزنا كثيرًا على مدى فائدة الرد السريع عبر البريد الإلكتروني لعملائك. ولكنه مفيد لك أيضًا لأنه يساعد على فعل ما كنت تعتقد أنه مستحيل: فهو يزيل التسويف.

ال جوهر التسويف غالبًا ما يتعلق الأمر بهذه الكلمات الأربع الصغيرة: "سأفعل ذلك لاحقًا". ولكن عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني للعملاء ، فإن القيام بذلك "لاحقًا" يعد أمرًا خطيرًا للغاية. بحلول ذلك الوقت ، تكون سمعتك قد تعرضت بالفعل للضرر وربما يكون العميل قد نقل أعماله إلى مكان آخر.

ومع ذلك ، تخيل ما يحدث بعد أن ترسل ردًا سريعًا مثل ، "شكرًا لك على الوقت الذي قضيته في الكتابة إلينا. سأبحث في سؤالك وإجابتك في أقرب وقت ممكن ".

يسعد العميل أنك استجابت بهذه السرعة. ولكن بنفس الأهمية ، لقد قطعت وعدًا بالنظر في مشكلتهم. بدلاً من نسيان البريد الإلكتروني أو ما يقلقهم ، فقد تأكدت من أن حل مشكلتهم هو الآن أحد أولوياتك العاجلة لهذا اليوم.

وبهذه الطريقة ، فقد هزمت التسويف. تساعد الاستجابة السريعة على زيادة مسؤوليتك وإعادة تركيز أولوياتك حول خدمة العملاء المحسّنة.

اشتر لنفسك بعض الوقت

ما هو العائق الرئيسي لكتابة رد سريع على كل عميل؟ في بعض الحالات ، قد تكون قلقًا بشأن الرد على العملاء الذين لديهم أسئلة معقدة أو مشكلات خطيرة. والسبب هو أن الأمر سيستغرق بعض الوقت لصياغة الرد الذي يستحقونه.

ولكن كما لاحظنا ، فإن أحد أفضل الأشياء المتعلقة بالاستجابة الفورية لرسائل البريد الإلكتروني للمستهلكين هو أنه يمكن أن يكون قصيرًا. و "قصير" لا يعني "نهائي". كما أوضح المثال أعلاه ، يمكنك ببساطة شكر العميل على كتابته والتعهد بالعودة إليه في أقرب وقت ممكن.

هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني القصيرة تساعد العميل على الشعور بأنه يُرى ويُسمع. في الوقت نفسه ، توفر لك الاستجابة السريعة بفعالية بعض الوقت للنظر في ردود أكثر اكتمالاً على أي أسئلة أو مخاوف من العملاء.

نزع فتيل المواقف المتقلبة

عند الحديث عن أسئلة العملاء ومخاوفهم ، إليك حقيقة بسيطة: العملاء الأسعد والأكثر رضاءًا هم أقل احتمالية لإرسال بريد إلكتروني إليك. بدلاً من ذلك ، من المرجح كثيرًا أن تسمع من العملاء الذين مروا بتجربة سلبية.

لهذا السبب ، فإن أحد الأسباب الرئيسية لإرسال استجابة سريعة للعملاء هو المساعدة في نزع فتيل الموقف المضطرب. على مستوى أساسي للغاية ، تعمل هذه الإستراتيجية لأنه عندما يكون العميل غاضبًا بالفعل ، فإن جعله ينتظر وقتًا طويلاً للحصول على رد سيجعله أكثر غضبًا.

إذا كنت تريد التأكد من أن إجابتك الأولية تبدو محايدة ومحترمة بشكل مناسب ، فقد ترغب في استخدامها قالب بريد إلكتروني وتعديل ردك حسب الحاجة. مع وجود نموذج أو عدم وجود قالب ، يجب أن يؤكد بريدك الإلكتروني على احترامك للعميل ورغبتك في حل مشكلته.

في النهاية ، قد لا تتمكن من إسعاد الجميع. لكن الاستجابة السريعة لمخاوف العملاء بلطف واحترام هي حجر الزاوية في خدمة العملاء عالية الجودة.

استجابة سريعة لرسائل البريد الإلكتروني: ماذا بعد؟

أنت تعرف الآن سبب أهمية الرد السريع على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء. لكن هل تعرف من يمكنه نقل تسويقك عبر البريد الإلكتروني إلى المستوى التالي؟

نحن متخصصون في التسويق عبر البريد الإلكتروني ، والتحليلات ، واختبار A / B ، وغير ذلك الكثير. لمعرفة ما يمكننا القيام به لشركتك ، تعال وتعرف على المزيد حول خطط التسعير لدينا اليوم!