21 مهارة في إدارة الوقت يحتاج كل محترف إلى امتلاكها

مهارات إدارة الوقت ضرورية للنجاح.

سيساعدك تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل فعال على إنجاز المزيد في كل يوم عمل ، وزيادة الكفاءة ، وزيادة القيمة في نهاية المطاف لشركتك.

في هذا الدليل ، سأوضح لك 21 مهارة في إدارة الوقت يجب أن تمتلكها.

مستعد؟ دعنا نتعمق!

أهم مهارات إدارة الوقت

إذن ما هي مهارات إدارة الوقت الأكثر أهمية؟

1. قائلا لا.

أولاً وقبل كل شيء ، عليك أن تكون قادرًا على صد جهود الآخرين في استغلال وقتك. بعض المهام والمسؤوليات في حياتك العملية لن تفعل شيئًا (أو لن تفعل شيئًا تقريبًا) لمساعدتك في تحقيق أهدافك الخاصة.

سيكون هناك عملاء لا يطورون عملك ، وواجبات لا تساعدك على التعلم أو النمو. تعلم كيفية تحديد هذه المصادر المحتملة لإضاعة الوقت ، وقول "لا" لها يمكن أن يساعدك على تجنبها ، وبدلاً من ذلك يوجه انتباهك إلى الفرص المهمة.

هذه واحدة من أهم نصائح إدارة الوقت للعمل خاصة.

2. تحديد الهدف.

عليك أيضًا أن تكون قادرًا على تحديد وفهم أهدافك الخاصة. يمكن أن تعني إدارة الوقت أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين ، وإذا لم تكن متأكدًا مما تريده ، فلن تتمكن من إثبات ذلك في أي اتجاه محدد.

على سبيل المثال ، لنفترض أن هدفك الرئيسي هو مغادرة المكتب في الوقت المحدد ، مع الاستمرار في إنجاز نفس القدر من العمل ؛ إذا كانت هذه هي الحالة ، فستحتاج إلى التركيز على تحسين كفاءتك.

ولكن إذا كان هدفك الرئيسي هو تحسين الربحية في عملك ، فستحتاج إلى تحسين نهجك بشكل مختلف.

تحديد الأهداف مهم أيضًا على نطاق أصغر ؛ على سبيل المثال ، يمكنك الالتزام بقضاء ثلاث ساعات أقل على وسائل التواصل الاجتماعي كل أسبوع ، حتى تتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية.

3. إدارة الإجهاد.

عبر GIPHY

يتعرض الجميع للتوتر في العمل ، ولكن إذا ارتفعت مستويات التوتر لديك بشكل كبير ، فيمكن أن تؤثر بشدة على أدائك ، مما يجعلك غير قادر على التركيز وفي بعض الحالات يتسبب في تفويتك لأيام كاملة بسبب المرض.

وفقًا لذلك ، يمكن أن تساعدك إدارة التوتر في إدارة وقتك.

هناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكن أن تقلل من مستويات التوتر لديك ، بما في ذلك التمارين البدنية والنوم الإضافي والتأمل والمزيد من وقت الفراغ.

4. التفويض.

يعد تعلم وقت التفويض وكيفية التفويض أحد أهم مهارات إدارة الوقت التي يجب على المحترفين إتقانها.

هناك احتمالات ، هناك مهام تقوم بها كل يوم يمكن أن يقوم بها شخص أقل مهارة أو مهارة بشكل مختلف أيضًا - وبأموال أقل مما تستحق. قد يكون هناك أيضًا أعضاء في فريقك لديهم القليل من المهام ، ويكونون قادرين على القيام بالعمل الإضافي. في هذه المواقف ، يكون تفويض المهمة أفضل من محاولة القيام بها بنفسك.

يمكن أن يساعدك تعيين المهمة لأفضل شخص ممكن ، وأن تكون دقيقًا وواضحًا في وصف مهمتك ، على التحسين بشكل أكبر.

5. تحديد الأولويات.

تجبرك إدارة الوقت على تحديد الأولويات بشكل صحيح. بشكل عام ، فإن أفضل طريقة للقيام بذلك هي تقييم مدى إلحاح وأهمية كل مهمة في قائمة المهام الخاصة بك.

يشير الاستعجال إلى مدى إلحاح الأمر ؛ هل هذا مناسب فقط في الساعات القليلة القادمة ، أم أنه شيء يمكن أن ينتظر لمدة شهر. تشير الأهمية إلى مدى أهميتها بالنسبة إلى أرباحك النهائية ؛ هل سيساعدك هذا في تحقيق أهدافك طويلة المدى أم أنه تافه في أحسن الأحوال؟

بدمج هذه العوامل ، يجب أن تكون قادرًا على التوصل إلى نظام ترتيب يتيح لك معالجة المهام الأكثر أهمية أولاً.

6. الجدولة.

قد تبدو الجدولة بسيطة ، ولكن هناك عنصرين للجدولة يمكن أن يحسنا بشكل كبير كيفية قضاء وقتك.

أولاً ، هناك محاربة قانون باركنسون. قانون باركنسون هو قول مأثور غير رسمي ينص على أن "العمل يتسع ليملأ الوقت المتاح لإكماله". بمعنى آخر ، كلما زاد الوقت الذي تخصصه لمهمة ما ، كلما استغرق إنجازها وقتًا أطول ؛ يمكنك محاربة هذا من خلال الجدولة بقوة ، مع أطر زمنية ضيقة.

ثانيًا ، هناك التوازن بين الصلابة والمرونة. من المهم جدولة أكبر عدد ممكن من المهام ، حتى تعرف كيفية التخطيط ليومك وتنفيذه ، ولكن من المهم أيضًا ترك مجال للمناورة ، في حالة ظهور أولويات جديدة أو أن بعض المهام تستغرق وقتًا أطول مما كنت تتوقع.

سيكون هذا التوازن مختلفًا لكل وظيفة.

7. التركيز.

ستعمل بشكل أكثر فاعلية ، وتستكمل المهام في وقت أقل ، إذا حظيت هذه المهام باهتمامك الكامل.

إذا كنت مشتتًا ، ولو قليلاً ، فقد يستغرق الأمر ما يصل إلى 23 دقيقة حتى تتعافى تمامًا. وبالمثل ، إذا حاولت القيام بمهام متعددة ، فسوف تقلل على الفور من فعاليتك في كل مهمة تحاول التوفيق بينها.

قد يكون تعلم التركيز أمرًا صعبًا ، ولكنه يصبح أسهل بكثير بمساعدة التأمل الذهني - وعندما تتخلص من عوامل التشتيت المحتملة في بيئة عملك.

8. التنظيم.

عبر GIPHY

لا ينبغي أن يكون سرًا أن الأشخاص الأكثر تنظيماً ينتهي بهم الأمر بقضاء وقت أقل في المهام. إنهم يعرفون بالضبط مكان العثور على كل ملف يحتاجون إليه ، ولا يفقدون أبدًا تتبع أشياء مثل ملاحظات الاجتماع.

هناك طرق تنظيم تنطبق على مجالات مختلفة من عملك ؛ على سبيل المثال ، لقد كتبنا هذا الدليل المفيد حول كيفية التنظيم بشكل أكبر في Gmail. ومع ذلك ، ستكون المهارات التنظيمية عالية المستوى أكثر فائدة بشكل عام. ابتكر نظامًا يتناسب مع أسلوب عملك ، وكن متسقًا معه.

يعد نظام التنظيم السليم أحد أهم نصائح إدارة الوقت للطلاب على وجه التحديد.

9. الحسم.

غالبًا ما يتم إعاقة جهود إدارة الوقت بسبب التردد. في بعض المواقف ، من المهم أن تأخذ وقتك ، وتفكر في جميع المتغيرات ، ولا تنهي قرارك إلا عندما تكون متأكدًا منه تمامًا.

في معظم الحالات ، من الأفضل إجراء تقييم عالي المستوى ، ثم المضي قدمًا في اتجاه واحد ، والتعديل على طول الطريق.

يوفر الحسم الوقت ليس فقط لأنه يحميك من التردد المفرط ، ولكن أيضًا لأنه يمنحك فرصة لجمع المزيد من المعلومات عند بدء التنفيذ.

10. الصبر (والانتهازية).

عبر GIPHY

يمكن أن يساعدك العمل على المهام الأكثر ملاءمة و / أو قوة في قضاء وقتك بحكمة أكبر ؛ هذا غالبا ما يتطلب الصبر والانتهازية. على سبيل المثال ، إذا كنت تستثمر في العقارات ، فسيتعين عليك معرفة صفقات العقارات التي ستفوت ، وتنتظر وقتك حتى تقفز على الفرصة "المثالية".

11. الدافع.

تعتمد الإنتاجية بشكل كبير على الدافع الشخصي ؛ الأشخاص الذين لديهم دوافع جوهرية سينجزون عملهم دائمًا بشكل أسرع (وأكثر شمولاً) من نظرائهم غير المتحمسين. إذا كنت قادرًا على تحفيز نفسك بشكل كافٍ ، حتى عندما تكون في نقطة منخفضة ، فستتمكن دائمًا من قضاء وقتك بشكل أكثر كفاءة.

الحيلة هي معرفة كيفية تحفيز نفسك. ذكّر نفسك بأهدافك طويلة المدى ، وحاول رسم خط يربط هذه المهمة بتلك الأهداف. يمكنك أيضًا التفكير في مكافأة نفسك عند اكتمال المهمة.

جرب لترى ما الذي ينجح ، وتأكد من إطلاعك على قائمة الاقتباسات التحفيزية للحصول على الإلهام!

12. التوثيق.

تتطلب إدارة الوقت أيضًا توثيق عملك وأفكارك بطريقة فعالة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك حددت هدفًا لنفسك ؛ هل كتبت هذا الهدف؟

هل تتعقبه؟ أم أنه مجرد شيء يكمن في خيالك؟ من المرجح أن تتحقق الأهداف الموثقة. وبالمثل ، سترغب في توثيق عملك الجاري بكفاءة للحفاظ على نفسك في المهمة والعمل بشكل منتج.

على سبيل المثال ، ستحتاج إلى تدوين ملاحظات الاجتماع التفصيلية حتى تتمكن من الرجوع إليها في المستقبل.

13. الإيجاز.

أولى السمات المميزة للتواصل الفعال هي الإيجاز. يحاول بعض الناس توفير الوقت عن طريق التسرع في الكلام. وبدلاً من "إضاعة" الوقت في التفكير في رسالتهم وتحريرها إلى الكمال ، فإنهم يبثون شجاعتهم بشكل غريزي ويضربون إرسال.

ومع ذلك ، هذا يأتي بنتائج عكسية. ستستغرق الكتابة والتحدث بإيجاز وقتًا أطول قليلاً ، حيث سيتعين عليك تعديل صياغتك ، لكن الأمر يستحق الاستثمار.

لن يقضي متلقي رسائلك وقتًا أقل في الحوار فحسب ، بل ستمنع أيضًا سوء الاتصالات - والتي تعد مصدرًا رئيسيًا لإضاعة الوقت لجميع المعنيين.

14. الوضوح.

ثاني السمات المميزة للتواصل الفعال هو الوضوح. سيساعدك الإيجاز على التعبير عن رسالتك بكلمات أقل ، لكن الوضوح سيقضي على الغموض.

على سبيل المثال ، لنفترض أن هناك مشكلة مع عميل غير راضٍ تحاول حلها مع أحد الموظفين. إن عبارة "اعتني بها من فضلك" موجزة ، لكنها أيضًا غامضة ؛ هل تعني عبارة "اعتني بها" منح العميل خصمًا على عملية الشراء التالية؟ برد الطلب؟ أو الخروج ببعض الحلول بمفردهم؟

حتى لو شعرت أن المعنى واضح ، فإن قضاء دقيقة أخرى لتوضيح الأمور يمكن أن يوفر لك الكثير من المتاعب.

15. الدقة.

عبر GIPHY

ثالث سمات مميزة للتواصل الفعال هي الدقة. الدقة هي تقديم المعلومات مقدمًا ، بدلاً من إرسالها مجزأة أو ترك الأشياء دون أن تُقال.

ربما يكون هذا الأمر أكثر أهمية عند تقديم طلب ، أو عند إسناد مهمة إلى أحد موظفيك ؛ إذا لم يكن لدى موظفك جميع المواد التي يحتاجها لبدء المهمة ، فسيتم تأخيرها.

تستغرق الدقة ، مثل الإيجاز ، وقتًا أطول في البداية ، لكنها استثمار ؛ إذا تم إجراؤه بشكل صحيح ، فسيوفر لك وقتًا أطول بكثير مما تكلفه في البداية.

16. تقدير الوقت.

تعني إدارة الوقت أيضًا تعلم كيفية تقدير مقدار الوقت الذي ستستغرقه المهمة بدقة. سيساعدك هذا بعدة طرق.

أولاً ، ستكون قادرًا على جدولة المهام والاجتماعات بشكل أكثر فاعلية ، مع تخصيص فترة زمنية ليست قصيرة جدًا ولا طويلة جدًا ؛ يمكن أن يساعدك هذا في حشد المزيد من المهام في يوم عملك دون إرهاقك.

ثانيًا ، سوف يساعدك على التعلم عندما تعمل بشكل غير فعال ؛ إذا تجاوزت وقتك التقديري بشكل كبير ، فستعرف أن شيئًا ما قد حدث بشكل خاطئ. يمكن أن يساعدك تقدير الوقت أيضًا في تحديد الأولويات أو معرفة وقت التفويض ؛ إذا كانت المهمة ستستغرق وقتًا طويلاً ، لكنها لن تساعدك في تحقيق أهدافك ، يمكنك إيجاد طريقة للخروج منها.

يعد تقدير الوقت من أصعب مهارات إدارة الوقت التي يجب إتقانها بسبب ميلنا الطبيعي إلى التقليل من مقدار الوقت اللازم لإكمال المهمة.

إنه في الواقع تحيز معرفي يُعرف باسم مغالطة التخطيط ، ويؤثر علينا جميعًا.

17. تخصيص الموارد.

يمكن أن يساعدك تخصيص الموارد أيضًا على إكمال المهام بشكل أكثر كفاءة ، وإضاعة وقت أقل. ستعتمد أنواع الموارد التي تخصصها على دورك.

على سبيل المثال ، قد تقوم بتعيين موظفين لمهام مختلفة ؛ إذا لعبت على نقاط قوة الموظف ، فستتمكن من إنجاز المزيد (كفريق) بشكل أسرع ، وتقضي وقتًا أقل في إجراء التصحيحات.

من المهم أيضًا عدم الإفراط في تخصيص الموارد ، وإلا فسوف ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الوقت أو جعل المهام الأخرى أكثر صعوبة.

18. الخطوط العريضة.

هناك العديد من المواقف التي ستستدعي مهاراتك في التحديد. في كل منها ، ستكون الخطوط العريضة بمثابة إطار هيكلي سيوجه بقية عملك. إذا كنت تكتب كتابًا إلكترونيًا ، فإن البدء بمخطط عالي المستوى للأقسام والأقسام الفرعية سيساعدك على إكماله بشكل أسرع.

إذا كنت تستضيف اجتماعًا ، فإن تحديد مسار الاجتماع سيساعدك على البقاء على المسار الصحيح وإضاعة وقت أقل. كما هو الحال مع العديد من العناصر في هذه القائمة ، قد يبدو الأمر وكأنه زيادة في الإنفاق على الوقت ، ولكنه في النهاية استثمار سيوفر لك الوقت على المدى الطويل.

19. الانفتاح على التغيير.

معظم الناس لديهم أشياء يرغبون في تغييرها في وظائفهم ، مثل عدد هائل من رسائل البريد الإلكتروني أو الشعور بالتخلف دائمًا ، لكنهم يترددون في تغيير عاداتهم لإحداث فرق.

التغيير يولد التغيير ، لذلك إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك في إدارة الوقت (وخبرة عملك بشكل عام) ، فيجب أن تكون على استعداد للتكيف. كن منفتحًا بشأن الأساليب الجديدة والأساليب الجديدة ، ولا تخف من تغيير روتينك الأساسي.

فقط من خلال هذه التعديلات ستتعلم ما يصلح حقًا.

20. التعاون.

عبر GIPHY

التعاون مهارة غامضة يجب تعلمها ، حيث يمكنك التعاون بعدة طرق مختلفة ، في العديد من المهام المختلفة. ولكن إذا كنت ترغب في قضاء وقتك بحكمة ، فأنت بحاجة إلى تعلم كيفية العمل بشكل جيد مع الآخرين.

يمكن أن يساعدك التواصل الجيد بشكل كبير هنا ، ولكن أهم شيء لتحسين التعاون هو القدرة على التكيف ؛ سيكون لدى الأشخاص المختلفين تفضيلات وأنماط وعادات مختلفة ، وستحتاج إلى إجراء تعديلات على أسلوبك للعمل بكفاءة مع الآخرين. تعرف على كيفية عمل شركائك ، وقم بتلبية احتياجاتهم عندما يكون ذلك ممكنًا.

للحصول على المساعدة ، راجع دليلي حول التعاون بين الموظفين.

21. التفكير والتحليل.

إن أعظم أداة في ترسانة إدارة وقتك هي التفكير. فكر في الطريقة التي تقضي بها وقتك ، وانظر إلى البيانات ، لتحليل ما يحدث بشكل صحيح وما يحدث بشكل خاطئ. يجهل معظم الناس الطرق التي يضيعون بها الوقت على أساس يومي ، ولا يفهمون كيف يمكن العمل بكفاءة أكبر.

من خلال دراسة عاداتك عن كثب والبحث عن الفرص ، ستكون أكثر قدرة على إيجاد منافذ جديدة للنمو. فقط تأكد من أن لديك أداة جيدة لمساعدتك في تتبع تقدمك.

قياس تقدم إدارة الوقت

سيؤدي شحذ مهارات إدارة الوقت هذه إلى تحسين كيفية تخصيص وقضاء وقتك ، ولكن كيف يمكنك التأكد من أنك تحرز تقدمًا؟ هل تقضي حقًا ساعات أقل في المهام الصعبة التي تشغل يومك؟

إذا لم يكن كذلك ، فما الذي يعيقك حقًا؟

الطريقة الوحيدة للتأكيد هي قياس وتحليل تقدمك. من المهم أن تتبع كيف تقضي وقتك ، وكيف تدير عملك ، وكيف تتحسن بمرور الوقت.

هناك العديد من تطبيقات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعدك في هذا المسعى ، ولكن يعد EmailAnalytics أحد أكثر التطبيقات فاعلية (وأسهلها في التعلم).

ستساعدك EmailAnalytics على تتبع عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها وتستقبلها ، ومتوسط ​​أوقات الاستجابة ، وعشرات المتغيرات الأخرى - كل ذلك باستخدام مرئيات بيانات مفيدة ، حتى تتمكن من استخلاص أفكار جديدة بشكل حدسي.

إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد حول تقدمك في إدارة الوقت ، فقم بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية اليوم!